Відкликали з відрядження? Працівник сам завчасно
повернувся з відрядження? - Оформіть наказ!

(коментар до листа МФУ
від 19.03.2014 р. N 31-07230-16-29/5660)

В коментованому листі Мінфін роз'яснив два питання, які стосуються необхідності оформлення керівником бюджетної установи наказу (розпорядження) стосовно переривання службового відрядження працівника. Причини для цього розглядаються такі: 1 - відкликання працівника з відрядження, 2 - самовільне дострокове повернення працівника.

Відкликали з відрядження - видайте наказ!

Оформлення службових відряджень працівників бюджетних установ здійснюється згідно з нормами Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.1998 р. N 59 (далі - Інструкція N 59).

Підставою для направлення працівника установи у відрядження є наказ (розпорядження) керівника установи, у якому, зокрема, зазначають строк відрядження (п. 1 розд. II і п.1 розд. III Інструкції N 59).

Крім цього, в наказі можуть міститися умови щодо порядку відшкодування витрат, пов'язаних з відрядженням, установлюватися маршрут руху працівника у відрядженні, обмежуватися його витрати тощо.

Приказка "Не так сталося, як гадалося" є доречною в разі переривання відрядження та відкликання працівника з ініціативи керівника. Такий сценарій можливий, наприклад, якщо:

- завдання на відрядження виконане достроково;

- під час прямування працівника до місця відрядження відпала необхідність у виконанні завдання на відрядження;

- неможливо виконати завдання на відрядження з незалежних від працівника причин.

На жаль, механізм оформлення відкликання та повідомлення про нього відрядженого в Інструкції N 59 не прописаний, так само, як і не прописана необхідність оформлення керівником відповідного наказу.

Зважаючи на те, що оформлення наказу (розпорядження) про відрядження є обов'язковим, логічно було б припустити, що відкликання працівника з цього відрядження також має оформлятися окремим наказом (розпорядженням). На захист нашої гіпотези спираємося на те, що витрати, понесені у зв'язку з поверненням відрядженим працівником проїзного квитка можуть* бути відшкодовані з дозволу керівника установи лише з поважних причин, до яких належить рішення керівника про відкликання з відрядження.

Підтвердження того, що будь-яка зміна строку відрядження потребує оформлення окремого наказу керівника, знаходимо в таких ситуаціях:

- продовження строку відрядження працівника (п. 10 розд. II та п. 4 розд. III Інструкції N 59);

- скасування службової поїздки працівника (лист МФУ від 10.06.2003 р. N 03173-407-242/12-9558).

До того ж згідно з п. 8 розд. І Інструкції N 59 дата відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника на транспортному квитку має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Дата прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника на транспортному квитку має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.

Зауважимо, що в деяких галузевих порядках/інструкціях про службові відрядження прямо зазначено, що рішення про відкликання працівника (скасування відрядження або збільшення його строку) оформлюється відповідним наказом (наприклад, п. 4.10 Порядку здійснення службових відряджень у межах України та за кордон працівниками Мінрегіонбуду, затвердженого наказом Мінрегіонбуду від 29.06.2010 р. N 240).

Нагадаємо: згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами працівнику виплачується сума добових за кожен день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, ураховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), у межах сум, затверджених постановою КМУ від 02.02.2011 р. N 98 (абз. 4 п. 4 розд. II Інструкції N 59).

Отже, все це говорить про те, що в разі відкликання працівника з відрядження потрібно оформити відповідний наказ. Це підтверджує і Мінфін у листі, що коментується.

На наш погляд, наказ (розпорядження) про відкликання працівника з відрядження повинен включати такі елементи:

- причину переривання відрядження та відкликання відрядженого працівника;

- реквізити наказу про відрядження, строк якого змінюється;

- спосіб та строк повідомлення відрядженого працівника про відкликання;

- вказівку бухгалтеру щодо перерахунку витрат на відрядження та строк такої процедури;

- особу, відповідальну за виконання наказу керівника.

ВИСНОВОК. Оскільки саме наказ про відрядження працівника є підставою для відшкодування йому витрат на таке відрядження, в разі прийняття керівником рішення про відкликання працівника з відрядження необхідно видати відповідний наказ.

Працівник самовільно скоротив
строк відрядження - також видайте наказ!

Крім цього, в листі розглянуто доволі цікаве питання стосовно самовільного переривання працівником відрядження та повернення раніше строку, визначеного наказом про відрядження. Причини цього вчинку можуть бути, зокрема, такі:

- працівник упорався з завданням на відрядження достроково;

- працівник повернувся за сімейними обставинами.

Подібний випадок також не прописаний в нормах Інструкції N 59. Однак вона містить роз'яснення щодо зворотного процесу - необхідності оформлення наказу (розпорядження) про продовження строку відрядження працівника на підставі його доповідної записки (п. 10 розд. II Інструкції N 59). Отже, повернення працівника з відрядження пізніше, ніж це було визначено в наказі про відрядження, має легітимний характер, а повернення раніше визначеного строку - здається, що ні.

На щастя, спеціалісти Мінфіну зняли завісу невизначеності з цього питання та пропонують такий порядок дій після дострокового повернення працівника з відрядження:

- відряджений працівник подає доповідну записку з обґрунтуванням причини дострокового повернення та звітує про виконану у відрядженні роботу;

- керівник видає наказ (розпорядження) про скорочення строку відрядження (у разі згоди з аргументами відрядженого, викладеними в доповідній записці).

Тож, як і у випадку подовження відрядження, щодо скорочення раніше визначеного строку відрядження керівник має видати наказ (розпорядження).

ВАЖЛИВО! Дострокове повернення з відрядження потребує від працівника, який раніше повернувся, раніше подати звіт про витрачені кошти та раніше повернути невикористані кошти. А враховуючи, що строк відрядження скоротився, повернути буде що (щонайменше - видані добові).

___________

* Зрозуміло, за наявності документа, що засвідчує вартість цих витрат (абз. 8 п. 12 розд. II Інструкції N 59).

Віта Колісник,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"