МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

Затверджено
Наказ Міністерства
юстиції України
11.11.2014 N 1886
/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
11 листопада 2014 р. за N 1429/26206

Вимоги
до структури та змісту XML-схеми
обкладинок архівних електронних справ

I. Загальні положення

1. Ці Вимоги визначають структуру та зміст XML-схеми обкладинок архівних електронних справ (далі - ОАЕС), дозволяють унормувати створення інформаційних об’єктів, які призначені для приймання-передавання архівних електронних справ до державних архівних установ та архівних відділів міських рад від державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності (далі - установа).

2. На підставі цих Вимог центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства створюється еталонна XML-схема ОАЕС.

3. Еталонна XML-схема ОАЕС призначена для впровадження в інформаційних автоматизованих системах (далі - ІАС) установ та державних архівних установ, архівних відділів міських рад з метою контролю правильності створення відповідних XML-документів.

4. Еталонна XML-схема ОАЕС складається з таких XML-компонентів: контейнер, елемент, атрибут.

5. Терміни та визначення, що застосовуються у цих Вимогах, відповідають тим, які визначені Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року N 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за N 1421/26198 (далі - Порядок роботи з ЕД).

6. Принципи побудови моделі UІО, інформаційної взаємодії систем за допомогою UІО (структура XML-компонентів, їх допустима кількість (кратність) у структурі UІО, типи даних, словник мнемонік англомовної семантики для визначення ідентифікаторів XML-компонентів), а також загальні вимоги до UІО, його структури та змісту відповідають Вимогам до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року N 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за N 1423/26200.

II. Модель ОАЕС

1. Модель ОАЕС складається із зон описування: "Заголовок", "Створювач", "Користування", "Архів", "Документи", "Зберігання", "Розширення".

2. Зони описування ОАЕС оформляються як самостійні, незалежні елементи мови XML. Зона "Заголовок" розміщується на нульовому рівні ієрархії в структурі ОАЕС, інші зони є вкладеними в зону "Заголовок" та розміщуються на першому рівні цієї ієрархії. Всі інші XML-компоненти ОАЕС є похідними від визначених зон описування, сумісні з ними за принципом "знизу вгору", оформлюються як вкладені елементи, що розташовані на інших верхніх рівнях ієрархії в структурі ОАЕС.

3. У змісті зони можуть бути використані XML-компоненти тільки з переліку, визначеного у цих Вимогах для даної зони, зі встановленою допустимою кількістю (кратністю) і лише зі встановленим у цих Вимогах типом даних. Виняток становить зона "Розширення" - склад і структура XML-компонентів цієї зони визначаються під час впровадження ОАЕС у діяльність установ та державних архівних установ, архівних відділів міських рад або зміни організації їх роботи.

III. Порядок обробки файлів ОАЕС

1. Деякі зони ОАЕС можуть містити двійкові дані в кодуванні Base64:

1) у зону "Документ" додаються відомості у форматі XML про всі архівні електронні документи (далі - АЕД), з яких сформовано архівну електронну справу відповідно до друкованої форми архівної електронної справи, визначеної у додатку 16 до Порядку роботи з ЕД. Це забезпечить подальшу автоматизацію роботи з архівними електронними справами в державних архівних установах та архівних відділах міських рад;

2) для ЕЦП визначається формат "ЕЦП з повним набором даних для перевірки" відповідно до Вимог до формату підписаних даних, затверджених наказом від 20 серпня 2012 року N 1236/5/453, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 20 серпня 2012 року за N 1401/21713 (із змінами).

2. За потреби в зону "Розширення" UІО можна інкапсулювати файли, створені в будь-яких форматах (PDF, DOC, RTF, XLS, PPT, ODT, AVI тощо).

IV. Описання зон UІО

1. Зону "Заголовок" утворює XML-контейнер UIO нульового рівня ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення загальної структури ОАЕС та описання коду мови його змісту, а також стандарту кодування XML-документа.

2. Зону "Створювач" утворює XML-контейнер AgentAuthor першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих юридичної особи, що створила ОАЕС або внесла зміни до нього.

3. Зону "Користування" утворює XML-елемент AccessHistory першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-атрибути якого містять метадані історії користування ОАЕС.

4. Зону "Архів" утворює XML-контейнер AgentAddresseRecord першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих державної архівної установи, архівного відділу міських рад, до яких передаються на зберігання АЕД, зазначені в ОАЕС.

5. Зону "Документи" утворює XML-контейнер Record першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих всіх АЕД, з яких сформовано архівну електронну справу.

6. Зону "Зберігання" утворює XML-контейнер ArchivalPreserv першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих архівного зберігання архівної електронної справи.

7. Ієрархічну структуру всіх зон ОАЕС разом з допустимими для них XML-компонентами представлено в додатку до цих Вимог.

V. Скорочення у додатку

А - XML-атрибут.

ДСТУ 4145:2002 "Інформаційні технології. Криптографічний захист інформації. Цифровий підпис, що ґрунтується на еліптичних кривих. Формування та перевірка", затверджений наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 грудня 2002 року N 31.

E - XML-елемент.

ЄДРПОУ - Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України.

ІД - інструкція з діловодства установи.

К - XML-контейнер.

П.І.Б. - прізвище, ім’я, по батькові.

Постанова від 28 жовтня 2004 року N 1452 - постанова Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року N 1452 "Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності".

ISO 639-1:2002 - ISO 639-1:2002 Codes for the representation of names of languages - Part 1: Alpha-2 code (Коди для представлення назв мов. Частина 1. Двобуквений код).

Заступник директора Департаменту взаємодії
з органами влади С.В. Мартиненко

Додаток
до Вимог до структури та змісту
XML-схеми обкладинок архівних
електронних справ
(пункт 7 розділу IV)

Структура
та зміст XML-схеми ОАЕС

  Найменування і рівень вкладеності XML-компонентів   
Індекс XML-компонента  Тип XML-компонента  Нульовий рівень  Перший рівень  Другий рівень  Третій рівень  Четвертий рівень  Назва XML-атрибута  Кратність  Тип даних  Описання  Правила заповнення 
10  11  12 
К  UIO  String  Містить службову інформацію, необхідну для правильної обробки та інтерпретації всього ОАЕС в цілому  XML 
          formatUIO  String  Стандарт XML  XML 
          versionUIO  String  Версія XML-схеми  1.0 
          codeLanguageUIO  String  Код мови змісту  ISO 639-1:2002 
          encodingUIO  String  Стандарт кодування символів  Unicode 
К    Access  String  Містить інформацію про обмеження доступу до АЕС  XML 
          codeAccess  Enum  Код доступу до інформації ОАЕС  Визначається відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації": 0 - відкрита інформація; 1 - інформація з обмеженим доступом 
          nameRequisitesFileRestrictionAccess  String  Назва грифа обмеження доступу  Визначається відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" та ІД: "Для службового користування", "Конфіденційно", "Таємно" 
          groundsActionFileRestrictionAccess  String  Посилання на нормативний документ, відповідно до вимог якого здійснюється організація роботи з документною інформацією з обмеженим доступом  Відповідно до державної реєстрації нормативних документів України. Наприклад, для опрацювання службової інформації в установі: посилання на Інструкцію установи про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію. Для фізичної особи - лист, договір, угода тощо про співробітництво з установою 
10            groundsPeriodFileRestrictionAccess  String  Посилання на норму у нормативному документі, що визначає строки обмеження доступу до документної інформації  Згідно з нормативним документом, що визначає строки обмеження доступу до документної інформації. Наприклад, для службової інформації, що міститься в ЕД установи: посилання на пункт із Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, що створюється в установі відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації". Для фізичної особи відповідно до вимог документа про співробітництво з установою 
11            periodRestrictionAccess  String  Строк обмеження доступу до документної інформації  Відповідно до вимог нормативних актів, що визначають строки обмеження доступу до документної інформації. Наприклад, для службової інформації, що міститься в ЕД установи, строк визначається відповідно до затвердженого Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, що створюється в установі. Для фізичної особи відповідно до вимог документа про співробітництво з установою 
12        PersFileRestrictionAccess  String  Метадані особи, яка обмежила доступ до інформації, що міститься в інкапсульованих в ОАЕС ЕД або його додатках  XML 
13            namePersFileRestrictionAcces  String  П.І.Б. особи, що обмежила доступ до інформації  ІД 
14            rankOffPersFileRestrictionAcces  String  Посада особи, що обмежила доступ до інформації  Відповідно до штатного розкладу установи. Не зазначається для фізичної особи 
15        RemovalFileRestrictionAccess  String  Метадані зняття обмеження доступу до ОАЕС  XML 
16            dateRecordRemovalFileRestrictionAccess  String  Дата протоколу з рішенням ЕК установи, що відміняє обмеження доступу до документної інформації по завершенні визначеного строку обмеження доступу до цієї інформації. Передчасне зняття обмеження доступу до документної інформації можливо на підставі документа, що фіксує виявлення порушення щодо неправомірного обмеження доступу до цієї інформації. У разі якщо установа, яка створила документ, що містить інформацію з обмеженим доступом, ліквідована без правонаступника, рішення про зняття обмеження доступу до цієї інформації здійснюється на підставі експертного висновку державного експерта в галузі, до якої відноситься установа, що створила ОАЕС  ІД 
17            numberRecordRemovalFileRestrictionAccess  String  Номер протоколу з рішенням ЕК установи або ЕПК державного архіву, що відміняє обмеження доступу до документної інформації по завершенні визначеного строку обмеження доступу до цієї інформації, або документа, що знімає обмеження доступу до документної інформації, якщо було встановлено, що обмеження доступу до цієї інформації було встановлено неправомірно  ІД 
18  К    AgentAuthor  1-n  String  Метадані установи, яка створила або змінила ОАЕС  XML 
19            fullNameAgentAuthor  String  Найменування установи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
20            shortNameAgentAuthor  String  Скорочене найменування установи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
21            ownershipAgentAuthor  String  Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму установи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
22            stateCodeAgentAuthor  Num  Код за ЄДРПОУ установи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
23            mandateAgentAuthor  String  Метадані про правові повноваження та функції установи, що створила або змінила ОАЕС  Відповідно до статуту установи 
24      AddrAgentAuthor  String  Метадані адреси установи, яка створила або змінила ОАЕС  XML 
25            postAddrAgent  String  Поштова адреса установи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
26            cityAddrAgent  String  Назва населеного пункту установи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
27            areaAddrAgent  String  Назва району установи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
28            regionAddrAgent  String  Назва області установи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
29            postCodeAddrAgent  String  Поштовий індекс установи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
30            eContactAddrAgent  String  Адреса електронного засобу комунікації установи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
31  К      DepartmentAgentAuthor  String  Метадані підрозділу установи, в якому було створено або змінено ОАЕС  XML 
32            nameDepartmentAgentAuthor  String  Назва підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС  Відповідно до штатного розкладу установи 
33            nameProgDepartmentAgentAuthor  String  Назва програмного засобу створення та користування ОАЕС підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС  Відповідно до технічної документації 
34        AddrDepartmentAgentAuthor  String  Метадані підрозділу установи, в якому було створено або змінено ОАЕС  XML 
35            postAddrDepartmentAgent  String  Поштова адреса підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
36            cityAddrDepartmentAgent  String  Назва населеного пункту підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
37            areaAddrDepartmentAgent  String  Назва району підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
38            regionAddrDepartmentAgent  String  Назва області підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
39            postCodeAddrDepartmentAgent  String  Поштовий індекс підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
40            eContactAddrDepartmentAgent  String  Адреса електронного засобу комунікації підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
41  К        OffPersDepartmentAgentAuthor  String  Метадані посадової особи установи, яка створила або змінила ОАЕС  XML 
42            nameOffPersDepartmentAgentAutho  String  П.І.Б. офіційної особи, що створила або змінила ОАЕС  ІД 
43            rankOffPersDepartmentAgentAutho  String  Посада особи, що створила або змінила ОАЕС  Відповідно до штатного розкладу установи 
44          SignOffPersDepartmentAgentAuthor  String  Метадані ЕЦП посадової особи установи, яка підписала новий або змінений АЕД  XML 
45            algorithmSignOffPersDepartmentAgentAuthor  String  Стандарт ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС  ДСТУ 4145:2002 
46            formatSignOffPersDepartmentAgentAuthor  String  Формат даних ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС  Наказ від 20 серпня 2012 року № 1236/5/453 
47            encodingSignOffPersDepartmentAgentAuthor  String  Кодування даних ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС  Наказ від 20 серпня 2012 року № 1236/5/453 
48            nameProgSignOffPersDepartmentAgentAuthor  String  Назва програмного засобу ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС  Відповідно до технічної документації 
49            nameFileSignOffPersDepartmentAgentAuthor  String  Найменування файла для інкапсуляції підписаних даних та даних ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС  Збігається з ім’ям файла АЕД, але має інше розширення 
50            fileSignOffPersDepartmentAgentAuthor  Base64  Файл зовнішнього ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС  Base64 
51      GroundsAgentAuthor  String  Метадані підстави для зміни ОАЕС установою  XML 
52            dateRecordGroundsAgentAuthor  String  Дата документа про внесення змін до ОАЕС  ІД 
53            numberRecordGroundsAgentAuthor  String  Номер документа про внесення змін до ОАЕС  ІД 
54            descriptionGroundsAgentAuthor  String  Описання змін, що було внесено до ОАЕС  Перелік доданих ідентифікаторів або тих, дані яких було змінено 
55  К    AccessHistory  1-n  String  Містить інформацію про історію користування ОАЕС  XML 
56            dateAccessHistory  DateTime  Дата і час транзакції з ОАЕС  ISO 8601:2004 
57            loginAccessHistory  String  Логін користувача ОАЕС  Відповідно до призначеного ІАС 
58            nameOffPersAccessHistory  String  П.І.Б. користувача ОАЕС  ІД 
59            codeRightsActionAccessHistory  String  Код прав щодо модифікації ОАЕС  Згідно з Інструкцією установи із захисту інформації 
60  К    AgentAddresseRecord  1-n  String  Метадані архіву (державної архівної установи, архівного відділу міських рад), до якого передаються архівні електронні справи  XML 
61            fullNameAgentAddresseRecord  String  Найменування архіву  Відповідно до Положення про архів 
62            shortNameAgentAuthor  String  Скорочене найменування архіву  Відповідно до Положення про архів 
63            ownershipAgentAuthor  String  Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму архіву  Відповідно до Положення про архів 
64            stateCodeAgentAuthor  Num  Код за ЄДРПОУ архіву  ІД 
65            mandateAgentAuthor  String  Метадані про правові повноваження та функції архіву  Відповідно до Положення про архів 
66      AddrAgentAddresseeRecord  String  Метадані архіву  XML 
67            postAddrAgentAddresseRecord  String  Поштова адреса архіву в населеному пункті  ІД 
68            cityAddrAgentAddresseRecord  String  Назва населеного пункту архіву ЕПОС  ІД 
69            areaAddrAgentAddresseRecord  String  Назва району архіву  ІД 
70            regionAddrAgentAddresseRecord  String  Назва області архіву  ІД 
71            postCodeAddrAgentAddresseRecord  String  Поштовий індекс архіву  ІД 
72            eContactAddrAgentAddresseRecord  String  Адреса електронного засобу комунікації архіву  ІД 
73  К    Record  String  Містить інформацію про АЕД та ЕД, що в них знаходяться, з яких сформовано архівну електронну справу  XML 
74            nameFileRecord  String  Назва файла АЕД  Відповідно до назви файла в ІАС 
75            registrationIndexRecord  String  Реєстраційний індекс ЕД, що міститься в АЕД  ІД 
76            dateRecord  Date  Дата створення ЕД, що міститься в АЕД  ISO 8601:2004 
77  А            titleRecord  String  Заголовок ЕД, що міститься в АЕД  ІД 
78  К    ArchivalPreserv  String  Містить інформацію про метадані архівної електронної справи  XML 
79  К      MetadataArchival Preserv  1-n  String  Метадані архівного описування ЕД  XML 
80            numberFundMetadataArchivalPreserv  String  Номер фонду  Правила роботи архівних установ України 
81            numberInventoryMetadataArchivalPreserv  String  Номер опису справ постійного зберігання  Правила роботи архівних установ України 
82            numberFolderMetadataArchivalPreserv  String  Номер справи  Правила роботи архівних установ України 
83            titleFolderMetadataArchivalPreserv  String  Заголовок справи  Правила роботи архівних установ України 
84            dateFolderMetadataArchivalPreserv  String  Крайні дати створення ЕД  Правила роботи архівних установ України 
85            periodFolderMetadataArchivalPreserv  Num  Строк зберігання АЕД  Правила роботи архівних установ України 
86      LocateHistoryArchivalPreserv  1-n  String  Метадані історії зберігання ОАЕС в державному архіві  XML 
87            dateLocateHistoryArchivalPreserv  Date  Дата надходження ОАЕС до державного архіву  ISO 8601:2004 
88            idenifierMediaLocateHistoryArchivalPreserv  String  Ідентифікатор носія та сховища  Відповідно до технічної документації 
89            typeMediaLocateHistoryArchivalPreserv  String  Тип носія  Відповідно до специфікації вибраного формату 
90            linkFileLocateHistoryArchivalPreserv  String  Посилання на файл ОАЕС в ІАС державного архіву, де він постійно зберігається  Відповідно до організації ІАС архіву 
91            linkFileReservLocateHistoryArchivalPreserv  String  Посилання на резервну копію файла ОАЕС в ІАС державного архіву, де він постійно зберігається  Відповідно до організації ІАС архіву 
92  К      VerificHistoryArchivalPreserv  1-n  String  Метадані перевіряння ЕЦП ОАЕС та справжності ОАЕС за її ЕЦП  XML 
93            dateVerificHistoryArchivalPreser  Date  Дата перевіряння  ISO 8601:2004 
94  К        AgentVerificHistoryArchivalPreserv  String  Метадані установи, що здійснила перевіряння ЕЦП ОАЕС та справжності ОАЕС за її ЕЦП  XML 
95            fullNameAgentVerificHistoryArchivalPreserv  Date  Найменування установи, що здійснила перевіряння  ІД 
96            shortNameAgentVerificHistoryArchivalPreserv  String  Скорочене найменування установи, що здійснила перевіряння  ІД 
97            ownershipAgentVerificHistoryArchivalPreserv  String  Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму установи, що здійснила перевіряння  ІД 
98            stateCodeAgentVerificHistoryArchivalPreserv  Num  Код за ЄДРПОУ установи, що здійснила перевіряння  ІД 
99            mandateAgentVerificHistoryArchivalPreserv  String  Дані про правові повноваження та функції установи, що здійснила перевіряння  Відповідно до статуту установи 
100          AddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv  String  Метадані адреси установи, що здійснила перевіряння ЕЦП ОАЕС та справжності ОАЕС за її ЕЦП  XML 
101            postAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv  String  Поштова адреса установи, що здійснила перевіряння, в населеному пункті  ІД 
102            cityAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv  String  Назва населеного пункту установи, що здійснила перевіряння  ІД 
103            areaAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv  String  Назва району установи, що здійснила перевіряння  ІД 
104            regionAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv  String  Назва області установи, що здійснила перевіряння  ІД 
105            postCodeAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv  String  Поштовий індекс установи, що здійснила перевіряння  ІД 
106            eContactAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv  String  Адреса електронного засобу комунікації установи, що здійснила перевіряння  ІД 
107          OffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv  String  Метадані посадової особи, що здійснила перевіряння ЕЦП ОАЕС та справжності ОАЕС за її ЕЦП  XML 
108            nameOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv  String  П.І.Б. особи, яка здійснила перевіряння ЕЦП  ІД 
109            rankOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv  String  Посада особи, яка здійснила перевіряння ЕЦП  ІД 
110            loginOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreser  String  Логін особи, яка здійснила перевіряння ЕЦП  Відповідно до призначеного ІАС 
111  К        ResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv  String  Метадані результатів перевірки справжності ОАЕС за її ЕЦП  XML 
112            identifierResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv  String  Ідентифікатор ОАЕС  Відповідно до визначеного в ІАС 
113            validResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv  Enum  Результат перевіряння справжності ОАЕС за його ЕЦП  1 - позитивний; 0 -негативний 
114          ResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv  String  Метадані результатів перевіряння ЕЦП ОАЕС  XML 
115            identifierResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv  String  Ідентифікатор ЕЦП ОАЕС  Відповідно до визначеного в ІАС 
116            validResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv  Enum  Результат перевіряння ЕЦП ОАЕС  1 - позитивний; 0 -негативний 
117  К    EXT  String  Призначений для включення інформації, що не передбачена структурою та змістом ОАЕС, але необхідна для здійснення діяльності, для забезпечення якої використовується ОАЕС, виходячи з особливостей організації цієї діяльності  XML