Інвентаризація в бюджетних установах: про найактуальніше

ПИТАННЯ: Чи може інвентаризаційну комісію очолю­вати головний бухгалтер?

ВІДПОВІДЬ: Ні, це не передбачено норма­тивними актами. Комісію повинен очолювати керівник установи чи його заступник (п. 1.11 Інструкції з інвентаризації матеріальних цін­ностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Держказначейства Укра­їни від 30.10.1998 р. № 90, далі - Інструкція № 90). Відповідальність за організацію роботи, правильність і своєчасність проведення інвен­таризації теж покладено на керівника установи.

ПИТАННЯ: Чи можна до складу інвентаризаційної комісії включати не головного бухгалте­ра, а його заступника?

ВІДПОВІДЬ: Ні, таку можливість Інструкція № 90 не передбачає. У її п. 1.11 зазначено, що в ро­боті інвентаризаційної комісії обов'язково приймає участь головний (старший) бухгалтер. Це пов'язано з тим, що саме головний бухгалтер зобов'язаний контролювати проведення інвентаризації та дотри­мання встановлених для неї правил (п. 1.10 Інструк­ції № 90). Якщо головбуха протягом тривалого часу немає на роботі через хворобу чи коли ця посада ва­кантна, до складу комісії включають особу, яка ви­конує обов'язки головного (старшого) бухгалтера.

ПИТАННЯ: Чи можна не проводити інвентаризації перед здаванням річної звітності, якщо інвентаризацію матеріальних цінностей здійснювали під час позапланової перевір­ки (ревізії), у середині поточного року?

ВІДПОВІДЬ: Відповідно до п. 1.7 Інструкції № 90, інвентаризують усі цінності в установле­ні строки, незалежно від того, чи проводилися протягом року інвентаризації матеріальних цін­ностей (позачергові перевірки), у тому числі й контролюючими органами.

ПИТАННЯ: Чи можна проводити інвентаризацію, коли один із членів інвентаризаційної ко­місії відсутній через хворобу?

ВІДПОВІДЬ: Ні, якщо комісія не в повному складі, інвентаризацію проводити заборонено (п. 1.15 Інструкції № 90). Відсутність хоча б одного члена комісії - підстава, щоб визнати ре­зультати інвентаризації недійсними. Якщо хво­роба нетривала, то роботу комісії призупиняють або коригують строки закінчення інвентаризаці, або оновлюють склад комісії й починають знову.

ПИТАННЯ: Чи потрібно включати до складу комісії матеріально відповідальних осіб?

ВІДПОВІДЬ: Ні, таку норму Інструкцією № 90 не передбачено. Тим більше що матері­ально відповідальних осіб зазвичай декілька: завгосп, водії, касир, кастелянша, комірник, старші медичні сестри й інші. Але перевірку фактичну наявність матцінностей комісія мусить проводити в присутності матері­ально відповідальних осіб, які наприкінці кожного інвентаризаційного опису ставлять підпис.

ПИТАННЯ: З якою періодичністю потрібно інвента­ризувати талони на бензин?

ВІДПОВІДЬ: Оскільки талони на бензин об­ліковують як грошові документи на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валю­ті», то їх інвентаризують не рідше ніж раз на квартал (пп. 1.5.11 п. 1.5 Інструкції № 90).

ПИТАННЯ: Яку дату вказувати в описі, якщо інвен­таризація одного виду матцінностей триває більш один день?

ВІДПОВІДЬ: Інвентаризацію всіх матцін­ностей, крім продуктів харчування та гро­шових коштів, проводять станом на 1 число місяця (п. 1.18 Інструкції № 90). Проте вона може розпочинатися раніше першого числа місяця або закінчуватися пізніше цієї дати. У такому разі дані інвентаризації коригують станом на 1 число, а в описі вказують дату, станом на яку за наказом керівника проводять інвентаризацію.

ПИТАННЯ: На яку дату потрібно проводити інвен­таризацію каси?

ВІДПОВІДЬ: Під час інвентаризації каси керуються п. 4.10 Положення про ведення ка­сових операцій у національній валюті в Украї­ні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637. її проводять у строки, установлені керівником (не обов'язково на 1 число місяця). Під час цієї процедури пе­рераховують купюри всіх готівкових коштів і перевіряють інші цінності, які зберігаються в касі. Залишок готівки в касі звіряють із дани­ми обліку за книгами обліку. Готівку, що збе­рігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважають надлишком й опри­бутковують.

ПИТАННЯ: Чи потрібно інвентаризувати основні за­соби, які тимчасово відсутні в установі у зв 'язку з їх ремонтом?

ВІДПОВІДЬ: Такі цінності краще проінвентаризувати до моменту їхнього тимчасового вибуття (п. 1.25 Інструкції № 90). Тобто до їх передання ремонтній організації.

ПИТАННЯ: Чи вносити до інвентаризаційних описів спецодяг і білизну, які відправлено до ре­монту та прання?

ВІДПОВІДЬ: Так, їх записують до інвентари­заційного опису на підставі відомостей-накладних або квитанцій, виданих організаціями, що надають ці послуги (п. 13.3 Інструкції № 90).

ПИТАННЯ: Чи підлягають інвентаризації матцін-ності на відповідальному зберіганні й орендовані?

ВІДПОВІДЬ: Так, за п. 1.6 Інструкції № 90 інвентаризують матцінності, які установа орендує, і ті, що знаходяться в неї на відпо­відальному зберіганні. На кожен із таких ви­дів цінностей складають окремий опис (абз. 3 п. 1.19 Інструкції № 90). Дані інвентаризації оформлюють Інвентарним описом матеріаль­них цінностей, прийнятих (зданих) на відпові­дальне зберігання (додаток 11 до Інструкції).

ПИТАННЯ: Майже в кожній бюджетній установі працівники для забезпечення своєї роботи облаштовують робочі місця власними ре­чами: комп'ютерами, настільними лам­пами, телефонними апаратами тощо. Чи зобов'язана інвентаризаційна комісія ін­вентаризувати особисті речі працівників?

ВІДПОВІДЬ: Аби розібратися із наявним май­ном, до інвентаризаційних описів треба включа­ти й особисті речі працівників. Адже інвентари­зації підлягають усі матцінності, у тому числі й ті, що не належать установі. Без суцільної ін­вентаризації неможливо виявити ані надлишки, ані нестачі. Як правило, особисті речі облікову­ють на позабалансовому рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні». Згідно з п. 15.1 Ін­струкції № 90, інвентаризацію позабалансових статей проводять за загальним порядком.

ПИТАННЯ: Як інвентаризують матцінності, що зна­ходяться поза межами бюджетної уста­нови, у т.ч. на відповідальному зберіганні в інших установах?

ВІДПОВІДЬ: Відповідно до п. 14.2 Інструкції № 90, такі цінності фіксують в опису на підставі підтвердних документів про їхнє передання на зберігання з обов'язковим зазначенням номера та дати документа. Як роз'яснює лист Держказначейства від 20.02.2007 р. № 3.4-04/575-2209, у такому разі проводити інвентаризацію шляхом перерахунку та перевірки цінностей немає сенсу. Цю норму застосовують і при інвентаризації май­на, яке здали в оренду іншим установам.