Облік медикаментів у медичних закладах

(коментар до наказу МОЗ від 09.09.2014 р. № 635)

Коментованим наказом затверджено Методич­ні рекомендації ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров'я (далі - Методрекомендації № 635), які мають ви­користовувати державні, комунальні та приватні заклади охорони здоров'я (далі - 303). Слід зазна­чити, що ці Методрекомендації не нормативно-пра­вовий акт, а відомчий наказ.

На кого поширюються Методрекомендації

Відповідно до п. 9 Положення про Міністерство охорони здоров'я України, затвердженого Указом Президент України від 13.04.2011 р. № 467/2011 (далі - Положення № 467), МОЗ видає накази, ор­ганізовує та контролює їх виконання, а нормативно-правові акти МОЗ підлягають державній реєстрації в установленому законодавством порядку.

Рішення МОЗ України, прийняті в межах його повноважень, обов'язкові для виконання цен­тральними органами виконавчої влади, їх терито­ріальними органами та місцевими державними ад­міністраціями, органами влади АР Крим, органами місцевого самоврядування, підприємствами, уста­новами й організаціями всіх форм власності та громадянами.

Зі сказаного вище випливає, що юрособи, які про­вадять медичну діяльність і включені до Переліку № 385, мають керуватися в обліку надходження та витрачання лікарських засобів та медичних виробів Методрекомендаціями № 635.

Терміни та визначення

У Методрекомендаціях № 635 використовується термін «лікарські засоби», наведений у ст. 2 Закону України «Про лікарські засоби» від 04.04.1996 р. № 123/96-ВР. А в пп. 1 п. 2 цих Методрекомендацій надано доволі конкретне визначення медичних виро­бів, до яких належать:

- прилади, комплекси, системи, обладнання, апа­рати, інструменти, пристрої, імплантати, приладдя, матеріали чи інші вироби, у тому числі інвазивні ме­дичні вироби;

- медичні вироби для діагностики in vitro;

- медичні вироби, що не досягають основної пе­редбачуваної мети в організмі людини чи на ньому за допомогою фармакологічних, імунологічних або метаболічних засобів, але функціям яких такі виро­би можуть сприяти;

- медичні вироби, що використовуються як окре­мо, так і в поєднанні між собою, включаючи про­грамні засоби, необхідні для їх належного ви­користання з метою забезпечення профілактики, діагностики, лікування, спостереження або полег­шення стану пацієнта у разі захворювання, травми, каліцтва чи їх компенсації;

- дослідження, заміни чи видозмінювання струк­тури (анатомії) органів, тканин або фізіологічних процесів;

- контролю процесів запліднення.

Тобто медичними виробами називають оборотні активи (запаси), які належать закладу та забезпечу­ють його функціонування, а саме: перев'язувальні та шовні засоби, стоматологічні матеріали, са­нітарно-гігієнічні вироби та матеріали, протез­но-ортопедичні вироби та матеріали, посуд лабо­раторний, вироби окулярної оптики, вироби й матеріали, що призначені для пакування та зберігання виробів медичних та лікарських за­собів, набори реагентів для медичного, фотоме­тричного, імуноферментного, радіоімунологічного й інших видів аналізів, сумки санітарні, аптечки клінічні, вироби з полімерних, гумових та інших матеріалів, приладдя, пристосування, імпланта­ти, інструменти й інші вироби, що застосовуються в медичних цілях і будуть використані, як правило, протягом одного року та не беруться на облік як основні засоби.

З метою організації складського (внутрішнього) і бухгалтерського обліку керівник закладу охорони здоров'я розпорядчим документом має визначити По­рядок приймання, зберігання, відпуску (переміщен­ня), списання використаних лікарських засобів та ме­дичних виробів (п. 6 р. І Методрекомендацій № 635).

Схема руху медикаментів і документообігу

Зі Схемою можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Облік лікарських засобів та медичних виробів для бюджетних установ визначено розділами II-IV Ме­тодрекомендацій № 635.

Складський облік. Лікарські засоби й медичні вироби обліковуються бухгалтерською службою та матеріально відповідальною особою за місцем зберігання (знаходження). На складі облік здій­снюється за кожним лікарським засобом окре­мо, із зазначенням його назви, дозування, форми випуску (таблетки, ампули тощо), інформації про упаковку (коробки, флакони, туби тощо), назви виробника лікарського засобу, ціни та суми (п. 2 р. II Методрекомендацій № 635).

Для аналітичного обліку застосовується Книга складського обліку лікарських засобів та медичних виробів, форма якої наведена в додатку 1 до Метод­рекомендацій № 635.

Приймання лікарських засобів і медичних ви­робів оформлюється прибутковою накладною в трьох примірниках: перший передається до бух­галтерської служби, другий - залишається в матері­ально відповідальної особи, третій - повертається постачальнику (п. 4 р. II Методрекомендацій № 635).

Відпуск лікарських засобів і медичних виробів зі складу у відділення здійснюється за Наклад­ною (вимогою), форма якої наведена в додатку 2 до Методрекомендацій № 635, виписаною у двох при­мірниках старшою медсестрою відділення. Матері­ально відповідальна особа складу в цій накладній проставляє фактично відпущену кількість за кож­ним найменуванням, ціну та суму, а також загальний підсумок за цим обліковим документом у гривнях із копійками (п. 4 р. II Методрекомендацій № 635).

На підставі прибуткових і видаткових накладних матеріально відповідальна особа заносить дані до:

- Реєстру отриманих прибуткових накладних (додаток 3 до Методрекомендацій № 635);

- Реєстру виданих накладних (вимог) (додаток 4 до Методрекомендацій № 635).

Матеріально відповідальні особи складу склада­ють і подають до бухгалтерії:

- не пізніше 1 числа місяця, наступного за звітним такі Реєстри у двох примірниках, один примірник якого повертається після перевірки бух­галтерією з відміткою про перевірку;

- не пізніше 2 числа місяця, наступного за звітним, Звіт про надходження і відпуск (викорис­тання) лікарських засобів та медичних виробів, на­ведений у додатку 6 до Методрекомендацій № 635 (далі - Звіт№ 1).

У відділеннях ЗОЗ облік ведеться матеріально відповідальними особами відділень у кількіс­ному виразі. Надходження та використання лі­карських засобів та медичних виробів у кожному відділенні відображаються в Журналі обліку отри­маних і використаних лікарських засобів та медич­них виробів, форма якого наведена в додатку 5 до Методрекомендацій № 635 (далі - Журнал № 1). Під час заповнення Журналу слід узяти до уваги таке:

- у графі 8 «Видано: кількість» зазначається кіль­кість лікарських засобів і медичних виробів, виданих на пости;

- у графі 9 «Фактично видано: кількість» пока­зують дані про фактичне використання запасів, що має дорівнювати даним графи 4 «Фактична кіль­кість: використано» Звіту про надходження і ви­користання лікарських засобів та медичних виробів постами (маніпуляційними кімнатами) (додаток 8 до Методрекомендацій № 635);

- графа 10 «Залишок на кінець місяця» дорів­нює: графа 3 «Залишок на початок місяця» плюс графа 6 «Надійшло: кількість» мінус графа 9 «Фак­тично видано: кількість».

Матеріально відповідальні особи відділень не пізніше 2 числа місяця, наступного за звітним, пода­ють до бухгалтерської служби Звіт про надходжен­ня і відпуск (використання) лікарських засобів та медичних виробів.

Видачу лікарських засобів і медичних виробів на пости (у маніпуляційні кімнати) здійснюють голо­вні (старші) медичні сестри відповідно до листків-призначень хворим.

Медичні сестри постів (маніпуляційних кімнат):

- ведуть Журнал обліку фактично отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виро­бів постами (маніпуляційними кімнатами), форма якого наведена в додатку 7 до Методрекомендацій № 635 (далі - Журнал № 2);

- складають Звіт про надходження і відпуск (ви­користання) лікарських засобів та медичних виро­бів постами (маніпуляційними кімнатами), форма якого наведена в додатку 8 до Методрекомендацій № 635 (далі - Звіт № 2) на підставі даних Журналу № 2.

Особливості бухобліку медикаментів у бюджетних ЗОЗ

Під час списання лікарських засобів і медичних ви­робів застосовуються загальні правила, визначені По­ложенням № 947. Так, у положенні про облікову по­літику бюджетного ЗОЗ необхідно визначити метод списання медикаментів: за балансовою вартістю чи за середньозваженою собівартістю.

Середньозважена вартість визначається за кож­ним видом подібних медикаментів, розділивши сумарну вартість залишку на початок звітного пе­ріоду та вартості одержаних у звітному місяці на сумарну їх кількість. Цей метод застосовується за наявності великої кількості однотипних медикамен­тів, придбаних за різними цінами. Середньозважена вартість може обчислюватися періодично чи при над­ходженні кожної партії (п. 4 р. VI Методрекомендацій № 635).

Бухгалтерська служба на підставі звітів про над­ходження та використання лікарських засобів та ме­дичних виробів веде накопичувальні відомості. За результатами інвентаризації допускається взаєм­ний залік лишків і нестач, що утворився внаслідок пересортування, але тільки:

- у тотожній кількості;

- за умови, що вони утворилися за один і той же період, що перевіряється;

- в однієї і тієї самої матеріально відповідаль­ної особи, яка перевіряється.

До того ж тепер урегульовано проблемне питання щодо передання медикаментів між установами (за­кладами), що утримуються із різних рівнів бюджетів - отримані запаси відносять до другої підгрупи дру­гої групи власних надходжень.

Облік медикаментів, отриманих як гуманітарна та благодійна допомога, гранти, дарунки, пожертви ведеться відповідно до Порядку розподілу товарів, отриманих як благодійна допомога, та контролю за цільовим розподілом благодійної допомоги у вигляді наданих послуг або виконання робіт, затвердженого постановою КМУ від 17.08.1998 р. № 1295, та По­рядку отримання благодійних (добровільних) вне­сків і пожертв від юридичних та фізичних осіб бю­джетними установами і закладами освіти, охорони здоров'я, соціального захисту, культури, науки, спор­ту та фізичного виховання для потреб їх фінансуван­ня, затвердженого постановою КМУ від 04.08.2000 р. № 1222.

Детальніше про особливості бухгалтерського облі­ку медикаментів розповімо в наступних публікаціях.