АДМІНІСТРАЦІЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ СПЕЦІАЛЬНОГО ЗВ'ЯЗКУ
ТА ЗАХИСТУ ІНФОРМАЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
19.08.2008 N 135
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
11 вересня 2008 р. за N 840/15531
(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку
та захисту інформації України
N 410 від 30.06.2016)
Про затвердження Інструкції про порядок
розгляду звернень та організацію
проведення особистого прийому громадян
у Державній службі спеціального зв'язку
та захисту інформації України
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Адміністрації
Державної служби спеціального зв'язку
та захисту інформації
N 311 від 11.06.2013
N 583 від 01.11.2013
N 448 від 09.09.2014 )
Відповідно до Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ) та з метою удосконалення роботи зі зверненнями громадян у Державній службі спеціального зв'язку та захисту інформації України наказую:
1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду звернень та організацію проведення особистого прийому громадян у Державній службі спеціального зв'язку та захисту інформації України, що додається.
2. Керівникам територіальних органів Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, Головного управління урядового фельд'єгерського зв'язку Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку, територіальних підрозділів, закладів, установ і організацій Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України організувати розгляд звернень та особистий прийом громадян згідно з цією Інструкцією. ( Пункт 2 в редакції Наказу Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації N 448 від 09.09.2014 )
Голова Служби Ю.Б.Чеботаренко
Затверджено
Наказ Адміністрації
Державної служби
спеціального зв'язку
та захисту інформації
України
19.08.2008 N 135
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
11 вересня 2008 р. за N 840/15531
Інструкція
про порядок розгляду звернень та організацію
проведення особистого прийому громадян
у Державній службі спеціального
зв'язку та захисту інформації України
( У тексті Інструкції слова "відділ взаємодії із засобами
масової інформації та зв'язків з громадськістю
Департаменту забезпечення діяльності Голови Служби" у
всіх відмінках замінено словами та цифрою "5 відділ
(взаємодії з громадськими організаціями та засобами
масової інформації, організації опрацювання звернень
громадян) Департаменту організації та контролю cлужбової
діяльності" у відповідному відмінку згідно з Наказом
Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та
захисту інформації N 311 від 11.06.2013 )
( У тексті Інструкції цифру та слова "5 відділ (взаємодії
з громадськими організаціями та засобами масової інформації,
організації опрацювання звернень громадян) Департаменту
організації та контролю службової діяльності" у всіх
відмінках замінено цифрою та словами "1 відділ (взаємодія
з громадськими організаціями, організація опрацювання
звернень громадян) Управління зв'язків з громадськістю та
засобами масової інформації" у відповідних відмінках згідно
з Наказом Адміністрації Державної служби спеціального
зв'язку та захисту інформації N 448 від
09.09.2014 )
1. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція визначає єдиний порядок обліку, реєстрації, розгляду і вирішення пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) та скарг (далі - звернення) військовослужбовців, державних службовців та інших працівників Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, членів їх сімей, а також інших громадян України, осіб, які не є громадянами України і законно перебувають на території України (далі - громадяни), контролю за строками виконання, а також організацію прийому громадян в Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, її територіальних органах, Головному управлінні урядового фельд'єгерського зв'язку Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, підрозділах урядового фельд'єгерського зв'язку, територіальних підрозділах, закладах, установах і організаціях Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України (далі - органи та підрозділи Держспецзв'язку). ( Пункт 1.1 глави 1 в редакції Наказу Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації N 448 від 09.09.2014 )
1.2. Інструкція розроблена відповідно до Конституції України ( 254к/96-ВР ), Законів України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), "Про Державну службу спеціального зв'язку та захисту інформації України" ( 3475-15 ), Указу Президента України від 7 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", від 30 листопада 2011 року N 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади". ( Пункт 1.2 глави 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації N 311 від 11.06.2013 )
1.3. В органах та підрозділах Держспецзв'язку розглядаються звернення з питань, віднесених до компетенції Держспецзв'язку.
1.4. Вимоги до форми звернення
Звернення має містити: прізвище, ім'я та по батькові громадянина; місце проживання громадянина; суть порушеного питання (зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги); підпис заявника (заявників) із зазначенням дати; звернення має бути надруковано або написано від руки розбірливо і чітко.
Звернення може бути:
письмове - викладене в письмовій формі, надіслане поштою чи передане громадянином особисто або через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства;
усне - викладене в усній формі та записане посадовою особою Держспецзв'язку під час особистого прийому;
індивідуальне - подане окремою особою;
колективне - підписане двома та більше особами;
анонімне - викладене в письмовій формі без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо установити авторство;
повторне - викладене в письмовій формі винятково з тих питань, які вже були порушені громадянином у попередньому зверненні і на які громадянин отримав відповідь по суті і при цьому відсутні нові дані чи факти, що потребують перевірки;
дублетне - від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, надіслане різним адресатам і яке надійшло на розгляд від органів державної влади вищого рівня чи інших установ, організацій, підприємств, засобів масової інформації за належністю до Держспецзв'язку для вирішення по суті, якщо останньою вже отримано звернення відповідного змісту.
1.5. У роботі зі зверненнями громадян потрібно забезпечувати кваліфікований, неупереджений, об'єктивний і своєчасний їх розгляд з метою оперативного розв'язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання таким порушенням у майбутньому.
1.6. Усі звернення громадян, що надходять до органів та підрозділів Держспецзв'язку, підлягають обов'язковій класифікації за установленими статтею 3 Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ) видами: пропозиції, заяви та скарги. Подальший розгляд пропозицій, заяв та скарг громадян проводиться з урахуванням особливостей їх розгляду, установлених статтями 14, 15 та 16 зазначеного закону.
2. Порядок розгляду звернень громадян
2.1. Звернення, що надійшли до Адміністрації Держспецзв'язку, доповідаються Голові Держспецзв'язку або його заступникам посадовою особою 1 відділу (взаємодія з громадськими організаціями, організація опрацювання звернень громадян) Управління зв'язків з громадськістю та засобами масової інформації Адміністрації Держспецзв'язку. Звернення, що надійшли до органу та підрозділу Держспецзв'язку, доповідаються начальнику (керівнику) або заступнику начальника (керівника) цього органу чи підрозділу Держспецзв'язку посадовими особами підрозділу документального забезпечення або режимно-секретного підрозділу згідно з розподілом функціональних обов'язків.
2.2. Звернення, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду.
2.3. Звернення, що надійшли до органів та підрозділів Держспецзв'язку від Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, повних кавалерів ордена Слави, осіб, нагороджених чотирма і більше медалями "За відвагу", розглядаються начальниками (керівниками) органів та підрозділів Держспецзв'язку особисто. Особлива увага приділяється розгляду звернень ветеранів війни та праці, інвалідів та інших непрацездатних осіб, а також осіб, що постраждали від аварії на Чорнобильській АЕС, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки. Звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.
2.4. Звернення, оформлене без дотримання установлених вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями в термін не пізніше 10 днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ). Копія такого звернення залишається у провадженні того органу чи підрозділу Держспецзв'язку, до якого звернувся громадянин. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо установити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення начальником (керівником) органу та підрозділу Держспецзв'язку, воно в термін не більше 5 днів повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями.
Не розглядаються звернення, що надійшли до органу та підрозділу Держспецзв'язку від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо це питання вирішено по суті, а також звернення, подані з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ). Пропущений з поважної причини термін може бути поновлений органом, що розглядає скаргу. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає начальник (керівник) органу та підрозділу Держспецзв'язку, про що повідомляється особа, яка подала звернення.
2.5. Повторними вважаються звернення, у яких:
2.5.1. Оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до органу та підрозділу Держспецзв'язку.
2.5.2. Повідомляється про несвоєчасний розгляд питань попереднього звернення, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь громадянину не надавалася.
2.5.3. Питання, порушене в попередньому зверненні, вирішено не в повному обсязі.
2.6. Якщо в черговому зверненні громадянин (разом з питаннями, що вже розглядалися і на які надано вичерпну відповідь або за якими прийнято відповідне рішення) звертається з іншими питаннями, новими фактами, то звернення не вважається повторним і розглядається в органах та підрозділах Держспецзв'язку в установленому порядку.
2.7. Звернення та запити народних депутатів України, які надійшли до органів та підрозділів Держспецзв'язку, розглядаються відповідно до Закону України "Про статус народного депутата України" ( 2790-12 ).
Звернення та запити депутатів місцевих рад, які надійшли до органів та підрозділів Держспецзв'язку, розглядаються відповідно до Закону України "Про статус депутатів місцевих рад" ( 93-15 ).
Звернення та запити депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, які надійшли до органів та підрозділів Держспецзв'язку, розглядаються відповідно до Закону України "Про статус депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим" ( 533-16 ).
2.8. Начальники (керівники) органів та підрозділів Держспецзв'язку під час розгляду звернень громадян зобов'язані уважно вникати в їх суть, уживати заходів для об'єктивного вирішення поставлених заявниками питань, з'ясовувати та усувати причини і умови, які спонукають громадян скаржитися, якщо це не суперечить чинному законодавству.
2.9. Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до повноважень Держспецзв'язку, вони в термін не більше 5 днів пересилаються за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. Копії таких звернень залишаються у тому органі та підрозділі Держспецзв'язку, до якого звернувся громадянин. Якщо порушені у зверненні питання частково належать до повноважень Держспецзв'язку, відповідь надається громадянину в установленому порядку, а за рештою питань, які підлягають вирішенню в інших органах державної влади чи місцевого самоврядування, роз'яснюється порядок вирішення цих питань.
3. Термін розгляду та надання
відповідей на звернення громадян
3.1. Питання, порушені у зверненнях громадян, розглядаються і вирішуються в термін не більше одного місяця від дня їх реєстрації в органах та підрозділах Держспецзв'язку, ураховуючи вихідні, святкові та неробочі дні.
Звернення, які не потребують додаткового вивчення, розглядаються невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.
Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, то керівники органів та підрозділів Держспецзв'язку або їх заступники установлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особа, яка подала звернення. За обґрунтованою письмовою вимогою громадянина термін розгляду його звернення може бути скорочено. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
3.2. Початком терміну розгляду звернення вважається день надходження та реєстрації в Держспецзв'язку, а закінченням - день надіслання відповіді заявнику на його звернення.
3.3. За зверненнями громадян, за якими неможливо закінчити перевірку та прийняти в установлений термін рішення, виконавець не пізніше ніж за 3 робочі дні до закінчення цього терміну письмово доповідає начальнику (керівнику), який установив контроль за строком, і порушує питання щодо продовження терміну в межах, установлених законодавством про звернення громадян. Про продовження вказаних термінів своєчасно інформуються громадяни, що надіслали звернення.
3.4. Відповідь за результатами розгляду звернень громадян в обов'язковому порядку надається тим органом, який отримав ці звернення і до компетенції якого належить вирішення порушених у зверненнях питань, за підписом начальників (керівників) або інших посадових осіб Держспецзв'язку у межах їх повноважень та компетенції.
3.5. Звернення вважається розглянутим, якщо всі порушені в ньому питання розглянуто, прийнято обґрунтоване рішення та вжито необхідних заходів щодо його виконання, а заявника повідомлено про результати перевірки звернення.
3.6. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина у письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. Якщо надавалася усна відповідь, то складається відповідна довідка за згодою громадянина.
3.7. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення надсилається тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана. У тексті відповіді потрібно зазначити загальну кількість громадян, що зверталися.
3.8. Відповідь на звернення громадян готується з урахуванням вимог статті 11 Закону України "Про засади державної мовної політики" ( 5029-17 ). ( Главу 3 доповнено новим пунктом згідно з Наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації N 448 від 09.09.2014 )
4. Порядок реєстрації, обліку та
зберігання звернень громадян
4.1. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається в Адміністрації Держспецзв'язку на 1 відділ (взаємодія з громадськими організаціями, організація опрацювання звернень громадян) Управління зв'язків з громадськістю та засобами масової інформації Адміністрації Держспецзв'язку, а в інших органах та підрозділах Держспецзв'язку - на посадових осіб підрозділів документального забезпечення або режимно-секретних підрозділів, в обов'язки яких входить робота зі зверненнями громадян.
4.2. Усі письмові звернення громадян незалежно від способу їх надходження реєструються в день їх надходження у журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян (додаток 1) або на них заводиться єдина реєстраційно-контрольна картка (додаток 2).
Може використовуватися й автоматизована реєстрація звернень та обліку особистого прийому громадян, яка здійснюється шляхом уведення даних реєстраційно-контрольних форм у персональний комп'ютер.
4.3. Журнал реєстрації звернень, реєстраційно-контрольна картка ведуться згідно з вимогами щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки (РКК), журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян і журналу обліку особистого прийому громадян (додаток 3).
4.4. Кожному зверненню присвоюється реєстраційний індекс. Штамп з реєстраційним індексом ставиться на нижньому полі першого аркуша звернення праворуч або на іншому вільному місці, крім місця, призначеного для підшивання. Якщо звернення надійшло в конверті з відміткою "Особисто" або "Конфіденційно", то його не розкривають, а штамп з реєстраційним номером проставляється на конверті.
Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення, яке надійшло, наприклад, Д-401, а для колективних звернень та звернень без підпису - відповідно КО-401, БП-401.
У разі надходження повторних звернень їм присвоюється черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольного журналу та/або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки зазначається реєстраційний індекс першого звернення. На верхньому полі першого аркуша повторного звернення, праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО".
Звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.
4.5. Посадові особи 1 відділу (взаємодія з громадськими організаціями, організація опрацювання звернень громадян) Управління зв'язків з громадськістю та засобами масової інформації Адміністрації Держспецзв'язку, підрозділів документального забезпечення або режимно-секретних підрозділів, в обов'язки яких входить робота зі зверненнями громадян, попередньо розглядають звернення громадян, що надійшли, та подають їх на розгляд начальнику (керівнику) органу та підрозділу Держспецзв'язку.
4.6. За дорученням начальника (керівника) органу та підрозділу Держспецзв'язку звернення невідкладно передаються посадовим особам відповідного органу та підрозділу Держспецзв'язку, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань.
Якщо в резолюції зазначено декілька виконавців, кожному надається копія. Відповідальною за виконання є посадова особа, зазначена в резолюції першою, якщо не обумовлено інше. Для виконання резолюції цій посадовій особі надається право скликати інших виконавців, координувати їх роботу, вимагати від них необхідну інформацію. Інформація від співвиконавців надається не пізніше ніж за п'ять днів до встановленого терміну.
Посадова особа, зазначена в дорученні першою, повинна забезпечити підготовку узагальненої відповіді заявнику, беручи до уваги інформацію усіх виконавців. Відповідальність за надану інформацію в однаковій мірі несуть усі виконавці, зазначені в резолюції.
4.7. Звернення громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду та вирішення мають бути повернуті посадовим особам органу та підрозділу Держспецзв'язку, які ведуть діловодство за зверненнями, для централізованого формування справи, картотек. Формування і зберігання у виконавців перших примірників справ забороняється.
Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожне звернення з усіма документами щодо його розгляду й вирішення становить у справі самостійну групу. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів.
Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені звернення, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.
4.8. Термін зберігання документів за зверненнями визначається затвердженими начальниками (керівниками) органів та підрозділів Держспецзв'язку переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності.
Установлюється п'ятирічний термін зберігання звернень та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням.
5. Особистий прийом громадян
5.1. Начальники (керівники) органів та підрозділів Держспецзв'язку зобов'язані проводити особистий прийом громадян.
Прийом громадян може здійснюватися й іншими уповноваженими посадовими особами, які мають право приймати рішення з питань, що входять до їх компетенції.
Дні та години особистого прийому громадян установлює начальник (керівник) органу та підрозділу Держспецзв'язку. Графіки особистого прийому громадян вивішуються у приміщеннях органів та підрозділів Держспецзв'язку в доступних для вільного огляду місцях.
За бажанням відвідувачів може здійснюватися попередній запис на особистий прийом.
Особистий прийом громадян проводиться у спеціально визначених приміщеннях (не режимних) в установлені графіком дні. В окремих випадках прийом може проводитися у службовому кабінеті начальника (керівника) органу та підрозділу Держспецзв'язку, а також за місцем роботи чи проживання заявника.
Прийом Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, повних кавалерів ордена Слави, осіб, нагороджених чотирма і більше медалями "За відвагу", проводиться першочергово.
Прийом народних депутатів України здійснюється з урахуванням вимог Законів України "Про статус народного депутата України" ( 2790-12 ) та "Про комітети Верховної Ради України" ( 116/95-ВР ). ( Пункт 5.1 глави 5 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації N 311 від 11.06.2013 )
5.2. Особистий прийом громадян Головою Держспецзв'язку та його заступниками (далі - керівництво Держспецзв'язку) здійснюється відповідно до затвердженого Головою Держспецзв'язку графіка.
5.3. Графік особистого прийому громадян керівництвом Держспецзв'язку розміщується на веб-сайті Держспецзв'язку та інформаційному стенді в приміщенні Адміністрації Держспецзв'язку в доступному для вільного огляду місці.
5.4. Особистий прийом громадян здійснюється керівництвом Держспецзв'язку лише за попереднім записом, який припиняється за сім днів до початку прийому.
5.5. Попередній запис громадян на особистий прийом до керівництва Держспецзв'язку здійснюється відповідальним працівником 1 відділу (взаємодія з громадськими організаціями, організація опрацювання звернень громадян) Управління зв'язків з громадськістю та засобами масової інформації Адміністрації Держспецзв'язку. Під час попереднього запису громадянина на особистий прийом до керівництва Держспецзв'язку з'ясовується його прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийняте рішення, визначається орган та підрозділ Держспецзв'язку, до компетенції якого належить питання, вивчаються документи, інші матеріали, подані громадянином, з обґрунтуванням причин заяв (клопотань), скарг або пропозицій (зауважень).
Не допускається з'ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.
5.6. Повторний прийом громадянина з питання, яке вже розглядалося керівництвом Держспецзв'язку, проводиться в разі, коли питання, порушене в першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті.
5.7. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їхні представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних стосунках з цими громадянами.
Начальник (керівник) органу та підрозділу Держспецзв'язку, який здійснює особистий прийом, для забезпечення кваліфікованого вирішення порушених відвідувачем питань залучає до їх розгляду фахівців або використовує потрібну інформацію.
Особи, визнані судом в установленому порядку недієздатними, на прийом без участі їхніх законних представників не допускаються.
Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.
5.8. Якщо порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви.
Подана громадянином на особистому прийомі письмова заява розглядається у порядку, установленому законодавством для письмових звернень.
Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (на його бажання).
5.9. Облік особистого прийому громадян ведеться у журналі обліку особистого прийому громадян (додаток 4), який заповнюється згідно з вимогами щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки (РКК), журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян і журналу обліку особистого прийому громадян (додаток 3).
5.10. Якщо вирішення питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції Держспецзв'язку, посадова особа, яка проводить прийом, пояснює громадянинові, до якого органу державної влади, підприємства, організації чи установи необхідно звернутися.
5.11. Спілкування під час особистого прийому громадян ведеться з урахуванням вимог статті 11 Закону України "Про засади державної мовної політики" ( 5029-17 ). ( Главу 5 доповнено новим пунктом згідно з Наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації N 448 від 09.09.2014 )
6. Контроль за розглядом звернень
громадян, їх узагальнення та аналіз
6.1. На контроль беруться усі зареєстровані звернення, розглянуті начальниками (керівниками) органів та підрозділів Держспецзв'язку, на які надані доручення щодо їх розгляду.
6.2. 1 відділ (взаємодія з громадськими організаціями, організація опрацювання звернень громадян) Управління зв'язків з громадськістю та засобами масової інформації Адміністрації Держспецзв'язку здійснює безпосередній контроль за строками розгляду письмових звернень та за виконанням доручень, що надані під час особистого прийому громадян керівництвом Держспецзв'язку. Контроль за розглядом звернень в органах та підрозділах Держспецзв'язку покладається на посадових осіб 1 відділу (взаємодія з громадськими організаціями, організація опрацювання звернень громадян) Управління зв'язків з громадськістю та засобами масової інформації Департаменту організації та контролю службової діяльності Адміністрації Держспецзв'язку, підрозділів документального забезпечення або режимно-секретних підрозділів, в обов'язки яких входить робота зі зверненнями громадян.
6.3. Під час узяття на контроль звернення на лівому полі першого аркуша звернення проставляється штамп "Контроль" або літера "К".
6.4. Стан контролю за розглядом звернень та виконанням доручень стосовно них відображається у журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян (додаток 1) або в реєстраційно-контрольних картках (додаток 2).
6.5. З метою запобігання несвоєчасному виконанню доручень посадові особи, які наділені функцією контролю, зобов'язані у процесі контролю розгляду звернення своєчасно доповідати відповідним начальникам (керівникам) про хід виконання цих доручень з посиланням на причини затримки, а також, за потреби, вимагати від відповідних посадових осіб органів та підрозділів Держспецзв'язку інформацію з цих питань.
6.6. Зняття з контролю виконання доручень за зверненнями проводиться тільки після надання вичерпної відповіді на порушені у зверненні питання, а також даних про те, коли і ким дана відповідь, про що в реєстраційно-контрольних картках робиться відмітка "Знято з контролю".
Не може бути підставою для зняття з контролю передоручення виконання доручення за зверненнями іншому органу та підрозділу Держспецзв'язку.
Розгляд звернення не можна вважати закінченим, якщо повідомляється лише про передбачувані заходи для вирішення порушених заявником питань.
6.7. Звернення громадян, а також критичні зауваження, які в них містяться, мають систематично узагальнюватися й аналізуватися з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав та інтересів громадян, удосконалення роботи органів та підрозділів Держспецзв'язку. Особливу увагу слід звернути на усунення недоліків, які спричиняють повторні й колективні скарги, а також змушують громадян звертатися до центральних органів державної влади з питань, які можуть і повинні розв'язуватися в органах та підрозділах Держспецзв'язку.
6.8. В органах і підрозділах Держспецзв'язку для доповіді відповідним керівникам Держспецзв'язку складаються довідки про стан роботи з питань розгляду письмових та усних звернень громадян за перше півріччя (додаток 5). Копії таких довідок надсилаються до 1 відділу (взаємодія з громадськими організаціями, організація опрацювання звернень громадян) Управління зв'язків з громадськістю та засобами масової інформації Адміністрації Держспецзв'язку до 3 числа місяця, наступного за звітним періодом. ( Пункт 6.8 глави 6 в редакції Наказу Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації N 583 від 01.11.2013 )
6.9. 1 відділ (взаємодія з громадськими організаціями, організація опрацювання звернень громадян) Управління зв'язків з громадськістю та засобами масової інформації Адміністрації Держспецзв'язку за результатами стану роботи з питань розгляду письмових та усних звернень громадян в Адміністрації Держспецзв'язку за перше півріччя доповідає Голові Держспецзв'язку до 10 числа місяця, наступного за звітним періодом. ( Пункт 6.9 глави 6 в редакції Наказу Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації N 583 від 01.11.2013 )
6.10. Щороку в органах та підрозділах Держспецзв'язку проводиться аналіз роботи з питань розгляду звернень, а також з прийому громадян. Узагальнені аналітичні довідки доповідаються начальникам (керівникам) відповідних органів та підрозділів Держспецзв'язку, а їх копії щороку до 10 січня надсилаються до 1 відділу (взаємодія з громадськими організаціями, організація опрацювання звернень громадян) Управління зв'язків з громадськістю та засобами масової інформації Адміністрації Держспецзв'язку. ( Пункт 6.10 глави 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації N 583 від 01.11.2013 )
6.11. За результатами узагальнення та аналізу 1 відділ (взаємодія з громадськими організаціями, організація опрацювання звернень громадян) Управління зв'язків з громадськістю та засобами масової інформації Адміністрації Держспецзв'язку складає довідку (огляд або інформаційний лист) з конкретними пропозиціями про подальше удосконалення організації роботи з питань розгляду звернень, а також з прийому громадян, яку щороку до 20 січня надає Голові Держспецзв'язку. ( Пункт 6.11 глави 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації N 583 від 01.11.2013 )
Заступник начальника Департаменту
забезпечення діяльності Голови Служби
Адміністрації Держспецзв'язку А.О.Борисенко
Додаток 1
до Інструкції про порядок
розгляду звернень
та організацію проведення
особистого прийому громадян
у Державній службі
спеціального зв'язку
та захисту інформації
України
ЖУРНАЛ
реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян
______________________________________
(назва органу, підрозділу Держспецзв'язку)
---------------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата | Прізвище, | Звідки | Стислий | Коли і кому | Кому |Результати|
|з/п| надходження | ім'я, по |надійшов | зміст |доповідалося,|передано, |розгляду, |
| | та | батькові |документ,|звернення| указівка | куди | індекс, |
| |реєстраційний| заявника, | його | |(резолюція). |направлено| дата |
| | індекс | адреса чи |номер та | | Термін |звернення |одержання |
| | звернення | місце | дата | | виконання | |відповіді |
| | | роботи, | | | | | від |
| | | категорія | | | | |виконавця |
| | |(соціальний| | | | | |
| | | стан) | | | | | |
| | | заявника | | | | | |
|---+-------------+-----------+---------+---------+-------------+----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
---------------------------------------------------------------------------------------
Заступник начальника Департаменту
забезпечення діяльності Голови Служби
Адміністрації Держспецзв'язку А.О.Борисенко
Додаток 2
до Інструкції про порядок
розгляду звернень
та організацію проведення
особистого прийому громадян
у Державній службі
спеціального зв'язку
та захисту інформації
України
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
(лицьовий бік)
---------------------------------------------------------------------------------
| | Реєстраційно-контрольна | Відмітка про |
| | картка | контроль |
|----------------------------+-----------------------------+--------------------|
| | Місце проживання | |
| Кореспондент |-----------------------------+--------------------|
| | | Пропозиція, заява, |
| | | скарга |
| | |--------------------|
| | | Колективна |
|----------------------------+-----------------------------+--------------------|
| Дата | Реєстраційний |Звідки |Дата |Індекс |Одержано поштою, на |
| надіслання | індекс |одержано | | доку- |особистому прийомі, |
| | | | | мента | передано через |
| | | | | | уповноважену особу |
|----------------------------------------------------------+--------------------|
|Попередні звернення N від N від | Індекси |
|----------------------------------------------------------+--------------------|
| |1. |Питання |Підпитання |
| |-------------------------------------+--------------------|
| | | |
| |-------------------------------------| |
|Стислий зміст | | |
| |-------------------------------------+--------------------|
| |2. | |
| |-------------------------------------| |
| | | |
| |-------------------------------------| |
| | | |
| |-------------------------------------+--------------------|
| |3. | |
| |-------------------------------------| |
| | | |
| |-------------------------------------| |
| | | |
|--------------------+-------------------------------------+--------------------|
|Резолюція | | Категорія |
| | | (соціальний стан) |
| | | заявника |
| |-------------------------------------+--------------------|
| | | |
| |-------------------------------------+--------------------|
| | | |
|----------------------------------------------------------+--------------------|
|Автор резолюції | |
|----------------------------------------------------------+--------------------|
|Термін виконання |Виконано за __ днів |
---------------------------------------------------------------------------------
(зворотний бік)
Хід виконання
-----------------------------------------------------------------------
| Дата |Виконавець | Записи про продовження |Контрольні |
| передачі на | | терміну, попередню відповідь | відмітки |
| виконання | | або додаткові питання | |
| | | | |
|---------------------------------------------------------------------|
| |
|---------------------------------------------------------------------|
|Перевірено на місці "___"_________ 20___ р. |
| |
|_____________________________________ |
|(підпис, ініціали та прізвище особи, |
| що здійснювала перевірку) |
| |
|Дата, індекс, виконання __________________ |
|Адресат _____________________ |
|Вирішено ____________________ |
|---------------------------------------------------------------------|
|Результати |1. |
| розгляду |---------------------------------------------------------|
| питань |2. |
| |---------------------------------------------------------|
| |3. |
|---------------------------------------------------------------------|
|З контролю зняв ___________________________________________________ |
|Справа __________________ Том _________ Аркушів ___________ Фонд ____|
|Опис _______________ Справа ________________ |
-----------------------------------------------------------------------
Заступник начальника Департаменту
забезпечення діяльності Голови Служби
Адміністрації Держспецзв'язку А.О.Борисенко
Додаток 3
до Інструкції про порядок
розгляду звернень
та організацію проведення
особистого прийому громадян
у Державній службі
спеціального зв'язку
та захисту інформації
України
ВИМОГИ
щодо заповнення реєстраційно-контрольної
картки (РКК), журналу реєстрації пропозицій,
заяв і скарг громадян і журналу обліку
особистого прийому громадян
Реєстраційно-контрольна картка
(лицьовий бік)
------------------------------------------------------------------
|Елементи |Пояснення для заповнення |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Кореспондент |Прізвище, ім'я, по батькові автора, для |
| |колективних листів - запис "колективний" і |
| |прізвище одного з авторів |
|Адреса |Місце проживання або роботи, телефон |
| |заявника |
|Дата надходження |Число, місяць, рік одержання |
|кореспонденції | |
|Реєстраційний |Початкова літера прізвища автора (для |
|індекс |колективних листів, листів без підпису - |
| |відповідно "КО", "БП") та порядковий номер |
| |кореспонденції |
|Звідки одержано |Назва організації, що надіслала |
| |кореспонденцію |
|Дата надіслання |Число, місяць, рік надіслання листа |
| |кореспонденту |
|Індекс документа |Індекс супровідного листа організації, що |
| |переслала пропозицію, заяву, скаргу |
|Попередні звернення|Дати і реєстраційні індекси попередніх |
| |звернень |
|Стислий зміст |Стисле викладення пропозиції, заяви, скарги |
|Резолюція |Переноситься з документа або картки |
| |(журналу) обліку особистого прийому громадян|
|Автор резолюції |Посада, прізвище та ініціали |
|Термін виконання |Зазначається відповідно до |
| |резолюції або термінів |
| |виконання, установлених |
| |законодавством України |
|Відмітки: |У правій частині лицьового боку РКК |
|"Контроль" або "К" |відмітка про контроль та |
| |власний контроль; у лівій |
| |частині графи - про контроль |
| |організації, що переслала і |
| |контролює виконання |
|Вид документа |Пропозиція (зауваження), заява |
| |(клопотання), скарга; |
| |колективна, без підпису; |
| |одержано поштою, на особистому |
| |прийомі, передано через |
| |уповноважену особу |
|Індекси питання і |Заповнюються відповідно до |
|підпитання |форми статистичного звіту про |
| |розгляд звернень громадян в |
| |організаціях згідно з переліком |
| |питань і підпитань, визначених |
| |відповідними організаціями |
|Категорія |Дані про заявника (інвалід, |
|(соціальний стан) |ветеран війни, ветеран праці, |
|заявника |багатодітна сім'я, робітник, |
| |службовець, підприємець, |
| |пенсіонер тощо) |
|Виконано за ___днів|Зазначається фактичний строк |
| |виконання |
|Штамп "ПОВТОРНО" |Проставляється у прямокутнику |
| |ліворуч від відмітки про |
| |контроль під час реєстрації |
| |повторних звернень |
------------------------------------------------------------------
Примітка. У разі використання персонального комп'ютера в
діловодстві за пропозиціями, заявами і скаргами громадян
допускається застосування реєстраційно-контрольних карток та
карток обліку особистого прийому громадян, що містять усі
зазначені та інші необхідні елементи, розміщені в послідовності,
зручній для застосування персонального комп'ютера.
(зворотний бік)
------------------------------------------------------------------
|Елементи | Пояснення для заповнення |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Дата передачі на |Зазначається дата вручення |
|виконання |документа безпосередньо |
| |виконавцю |
|Виконавець |Прізвище, ініціали та телефон |
| |безпосереднього виконавця |
| |(графи заповнюються після |
| |кожного переміщення документа) |
|Записи про |Новий термін, посада і прізвище |
|продовження |керівника, який прийняв рішення |
|терміну, попередню |про його зміну; адресат, дата, |
|відповідь або |індекс, стислий зміст |
|додаткові питання |попередньої відповіді або |
| |питання |
|Контрольні |Відмітки про нагадування, стан |
|відмітки |виконання тощо |
|Перевірено на |Дата перевірки, прізвище та |
|місці |ініціали особи, що здійснювала |
| |перевірку, наслідки перевірки |
|Дата, індекс, |Дата та реєстраційний індекс |
|виконання |документа, у якому міститься |
| |остаточне рішення |
|Адресат |Зазначаються усі адресати, яким |
| |надіслано документ з остаточним |
| |рішенням |
|Результати |Стисле викладення прийнятих |
|розгляду питань |рішень з усіх порушених питань |
|Вирішено |Зазначається характер відповіді |
| |на пропозицію, заяву, скаргу |
| |(позитивна або негативна) |
|З контролю зняв |Посада, прізвище та ініціали |
| |керівника або іншої посадової |
| |особи, яка прийняла рішення про |
| |зняття з контролю пропозиції, |
| |заяви, скарги, та підпис |
| |відповідального за контроль |
|Справа, том, |Індекс справи за номенклатурою, |
|кількість аркушів |номер тому та аркушів |
| |(проставляються після прийняття |
| |рішення) |
|Фонд, опис, справа |Проставляються після передачі |
| |справи до архіву |
------------------------------------------------------------------
ЖУРНАЛ
реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян
------------------------------------------------------------------
| Елементи | Пояснення для заповнення |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 1 |Порядковий номер надається |
| |в порядку надходження |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 2 |Число, місяць, рік надходження, |
| |початкова літера прізвища автора |
| |(для колективних листів, листів без |
| |підпису - відповідно "КО", "БП") |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 3 |Прізвище, ім'я, по батькові, адреса |
| |проживання чи місця роботи та дані |
| |про автора (інвалід, ветеран війни, |
| |ветеран праці, багатодітна сім'я; |
| |робітник, службовець, підприємець, |
| |пенсіонер тощо) |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 4 |Найменування організації, |
| |що надіслала пропозицію, заяву, |
| |скаргу, дата та індекс супровідного |
| |листа, відмітка про контроль |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графи 5, 5а |Стисле викладення порушених питань |
| |(підпитань) та їх індекси, що |
| |проставляються у такому самому |
| |порядку, як і при заповненні |
| |реєстраційно-контрольної картки |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 6 |Основний зміст та дата резолюції; |
| |посада, прізвище та ініціали |
| |керівника - автора резолюції, |
| |прізвище виконавця, термін |
| |виконання (указується відповідно |
| |до резолюції або термінів, |
| |установлених законодавством) |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 7 |Дата, реєстраційний індекс і зміст |
| |документа, у якому міститься |
| |остаточне рішення, та прийняті |
| |рішення з усіх порушених питань; |
| |виконавець, посада, прізвище |
| |керівника або посадової особи, |
| |яка прийняла рішення |
| |про зняття з контролю |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 8 |Заповнюється після прийняття |
| |рішення "До справи" |
------------------------------------------------------------------
ЖУРНАЛ
обліку особистого прийому громадян
------------------------------------------------------------------
| Елементи | Пояснення для заповнення |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 1 |Заповнюється у картці при |
| |повторному зверненні громадян, |
| |у журналі - у порядку запису |
| |громадян на особистий прийом |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 2 |Число, місяць, рік прийому |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 3 |Прізвище, ініціали та посада керівника або |
| |іншої посадової особи, що проводить прийом |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 4 |Заповнюється аналогічно до графи 3 журналу |
| |реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян|
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графи 5, 5а |Аналогічно до відповідних граф журналу |
| |реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян|
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 6 |Прізвище та посада виконавця, зміст |
| |доручення, термін виконання; якщо заявнику |
| |дано роз'яснення на особистому прийомі, |
| |робиться запис "Роз'яснено", а при поданні |
| |громадянином письмової пропозиції, заяви |
| |скарги - запис "Лист" |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 7 |Прийняті рішення з порушених в усному |
| |зверненні питань; реєстраційний індекс |
| |документа, дата одержання відповіді від |
| |виконавця, у якій міститься |
| |остаточне рішення |
------------------------------------------------------------------
Заступник начальника Департаменту
забезпечення діяльності Голови Служби
Адміністрації Держспецзв'язку А.О.Борисенко
Додаток 4
до Інструкції про порядок
розгляду звернень
та організацію проведення
особистого прийому громадян
у Державній службі
спеціального зв'язку
та захисту інформації
України
ЖУРНАЛ
обліку особистого прийому громадян
____________________________________
(назва органу, підрозділу Держспецзв'язку)
-----------------------------------------------------------------------
| N | Дата | Хто | Прізвище, | Порушені | Кому |Результати|
|з/п|прийому|приймає| ім'я, по | питання |передано, |розгляду, |
| | | | батькові |---------------| куди | індекс, |
| | | | заявника, |короткий|індекс|направлено| дата |
| | | | адреса чи | зміст | | |одержання |
| | | | місце | | | |відповіді |
| | | | роботи, | | | | від |
| | | | категорія | | | |виконавця |
| | | |(соціальний| | | | |
| | | | стан) | | | | |
| | | | заявника | | | | |
|---+-------+-------+-----------+--------+------+----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 5а | 6 | 7 |
-----------------------------------------------------------------------
Заступник начальника Департаменту
забезпечення діяльності Голови Служби
Адміністрації Держспецзв'язку А.О.Борисенко
Додаток 5
до Інструкції про порядок
розгляду звернень
та організацію проведення
особистого прийому громадян
у Державній службі
спеціального зв'язку
та захисту інформації
України
ДОВІДКА
про стан роботи з питань розгляду
письмових та усних звернень громадян
до _______________ ___________________________
(назва органу, підрозділу Держспецзв'язку)
у _____________________ 200_ р.
(місяць, квартал, рік)
------------------------------------------------------------------------
| N | Звідки |Кількість| З них | Кількість |
|з/п| надійшли |звернень | |звернень з |
| | звернення | |--------------------------------|урахуванням|
| | | |1|2|3|4|5|6|7|8|9|10|11|12|13|14|колективних|
|---+-----------+---------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+--+--+-----------|
|1 |Від | | | | | | | | | | | | | | | | |
| |громадян | | | | | | | | | | | | | | | | |
| |поштою | | | | | | | | | | | | | | | | |
|---+-----------+---------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+--+--+-----------|
|2 |Від | | | | | | | | | | | | | | | | |
| |громадян на| | | | | | | | | | | | | | | | |
| |особистому | | | | | | | | | | | | | | | | |
| |прийомі | | | | | | | | | | | | | | | | |
|---+-----------+---------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+--+--+-----------|
|3 |Від | | | | | | | | | | | | | | | | |
| |організації| | | | | | | | | | | | | | | | |
| |вищого | | | | | | | | | | | | | | | | |
| |рівня | | | | | | | | | | | | | | | | |
|---+-----------+---------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+--+--+-----------|
|4 |Від інших | | | | | | | | | | | | | | | | |
| |органів | | | | | | | | | | | | | | | | |
|---------------+---------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+--+--+-----------|
| Разом | | | | | | | | | | | | | | | | |
------------------------------------------------------------------------
Примітка. 1 - колективні звернення, 2 - повторні звернення,
3 - звернення від Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв
Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, 4 - від
ветеранів війни та праці, багатодітних сімей та інших громадян,
які потребують соціального захисту та підтримки, 5 - пропозиції,
6 - заяви, клопотання, 7 - скарги, 8 - інформаційні запити,
9 - кількість роз'яснень, необхідної інформації, 10 - надіслано на
розгляд за належністю іншому органу влади, установі чи
організації, 11 - відмовлено в задоволенні клопотання, запиту,
скарги, 12 - у стадії розгляду (вирішення), 13 - розглянуто,
надано відповідь з порушенням термінів, 14 - вирішено позитивно.
Начальник (керівник)
органу (підрозділу)
Держспецзв'язку _________________________________________________
(підпис, ініціали та прізвище)
Заступник начальника Департаменту
забезпечення діяльності Голови Служби
Адміністрації Держспецзв'язку А.О.Борисенко