Механізм відновлення касових видатків

Відновлення касових видатків за загальним фондом відбувається у зв'язку з компенсацією орендарями оплати за надані комунальні послуги чи компенсацією бюджетній установі збереженого середнього заробітку за період навчальних зборів, через відшкодування винними особами зайво виплаченої заробітної плати або через повернення коштів на рахунок через неправильно зазначені в платіжному дорученні реквізити.

Для відновлення касових видатків за конкретним КЕКВ необхідно надати до органів Казначейства розрахунковий документ, на підставі якого й буде виконана операція відновлення. Адже кошти спочатку зараховуються за КЕКВ 0000, а не на конкретний КЕКВ, за яким було (чи буде) здійснено видатки. Тож розберімося із процедурою відновлення касових видатків загального фонду для розпорядників бюджетних коштів, які утримуються із державного бюджету.

Крок 1. Бюджетна установа отримує виписки з рахунка, де в графі «Кредит» відображається інформація про наявність коштів, отриманих для відновлення касових видатків.

Відповідно до Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов'язаннями бюджетних установ, наведеної в додатку 2 до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611, бюджетна установа повинна відобразити відновлення за дебетом субрахунку 321 «Реєстраційні рахунки» та кредитом субрахунку 364 «Розрахунки з іншими дебіторами». Відновлення фактичних видатків відображати не потрібно, оскільки бухгалтерську проводку Дт 801 Кт 364 роблять, коли виставляють рахунок орендарю.

Крок 2. Слід підготувати належним чином оформлене платіжне доручення на відновлення касових видатків за відповідним КЕКВ. Адже підставою для бухгалтерського обліку операцій із виконання бюджетів в органах Держказначейства є первинні документи, що повинні містити обов'язкові реквізити з пп. 2.1.1 Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності виконання державного та місцевих бюджетів в органах Державного казначейства України, затвердженого наказом Держказначейства від 28.11.2000 р. № 119. Серед таких реквізитів і коди економічної класифікації видатків (КЕКВ). На те, що в разі відновлення касових видатків бюджетній установі потрібно надати, платіжне доручення, указує Держказначейство в наказі від 09.07.2009 р. № 274, у якому прописано Технологічний регламент Державного казначейства України за функцією № 1 «Обслуговування бюджетів, розпорядників та одержувачів бюджетних коштів, інших клієнтів».

Тобто в платіжному дорученні на відновлення касових видатків, наприклад, із відшкодування оплати електроенергії, необхідно зазначити КЕКВ, за яким відновлюються касові видатки, тобто КЕКВ 2273 «Оплата електроенергії».

Крок 3. Після перерахування коштів із КЕКВ 0000 на КЕКВ 2273 на наступний за операційним день установі повертають другий примірник платіжного доручення з відбитком «Оплачено» та виписку з рахунка, де в графі «Дебет» відображено відновлення касових видатків, а зарахування таких коштів - у графі «Кредит» (за відповідним КЕКВ).

Крок 4. На підставі даних розрахункових документів - виписки з рахунка та платіжного доручення на відновлення касових видатків - бухгалтерія відображає в меморіальному ордері № 2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)» обороти за дебетом і кредитом субрахунку 321.

Крок 5. Для використання коштів, що надійшли як відновлення касових видатків, потрібно буде подати платіжне доручення в межах залишку за КЕКВ 2273 на балансових рахунках 3521, 3523.

У разі невикористання коштів на кінець кварталу (наявності їх на рахунку на звітну дату) сума в графах «Надійшло коштів за звітний період (рік)» та «Касові видатки за звітний період (рік)» форми № 2 (форми № 4-3) відрізнятимуться на суму відновлених касових видатків, яка відображена в залишку коштів на КЕКВ.

Якщо розпоряднику чи одержувачу бюджетних коштів необхідно здійснити видатки на суму більшу, ніж залишок на реєстраційному чи спеціальному реєстраційному рахунку за конкретним КЕКВ, треба надати ще одне платіжне доручення, але вже в межах залишку на за балансових рахунках 907 групи, оплата якого здійснюється з підкріпленням.

Нагадаємо! У 2014 році під час відновлення касових видатків повернення коштів на рахунки 907 групи не відображається, а відновлюються касові видатки та збільшуються залишки за кошторисом і планом асигнувань за конкретним КЕКВ. Сума відновлення лишається на реєстраційному чи спеціальному реєстраційному рахунку для використання за конкретним КЕКВ. Такий порядок дій передбачений і наказом Держказначейства від 11.08.2008 р. № 327.

Для розпорядників та одержувачів бюджетних коштів, що фінансуються із місцевих бюджетів, порядок відновлення касових витрат не змінився порівняно з діючим у попередніх роках, адже забалансові рахунки 907 групи використовуються лише для державного бюджету.