Переведення працівника до іншої установи:
оформлення, розрахунки, облік

Ця тема не втрачає актуальності в умовах постійної реорганізації та оптимізації системи державних органів. Досить часто відбувається злиття бюджетних установ та переведення працівників до інших бюджетних установ. Ці процеси супроводжуються звільненням працівників у порядку переведення. Таке явище, як переведення працівника до іншої установи, часто відбувається і на прохання працівника, якщо новий роботодавець надає клопотання (лист-запит), а нинішній не заперечує проти переведення. У чому привабливість звільнення за переведенням? Сьогодні розглянемо процедурні питання переведення працівника до іншої установи.

Переведення до іншої установи:
переваги для працівника

Припинення трудових відносин при переведенні працівника за його згодою на інше підприємство, в установу, організацію відбувається на підставі п.5 ст. 36 КЗпП. Саме звільнення на підставі цієї норми дає право:

1) не одержувати працівнику, який переводиться, грошову компенсацію за не використані ним дні щорічних відпусток, а перерахувати її' на рахунок установи, до якої він переводиться (ч. 3 ст. 83 КЗпП);

2) на новому місті роботи взяти щорічну відпустку повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи після переведення, якщо він не використав її (повністю або частково) за попереднім місцем роботи і не одержав за неї грошової компенсації (ч. 1 ст. 81 КЗпП);

3) зарахувати до стажу роботи переведеного працівника, що дає право на щорічні основну та додаткові відпустки, час, за який він не використав ці відпустки за попереднім місцем роботи, якщо він не одержав за них компенсацію (ч. 2 ст. 81 КЗпП).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Перерахувати новому роботодавцю можна тільки грошову компенсацію за невикористані щорічні відпустки. А грошову компенсацію за невикористані додаткові відпустки "на дітей" працівнику мають виплатити на попередньому місці роботи (листи Мінсоцполітики від 20.09.2013 р. N 807/13/155-13 та Мінпраці від 22.02.2008 р. N 33/13/116-08). При цьому у році переходу на нове місце роботи новий роботодавець не надає відпустку "на дітей", бо вона надана (виплачено компенсацію) за попереднім місцем роботи (лист Мінсоцполітики від 20.10.2011 р. N 307/13/133-11). У свою чергу, таку відпустку надають за календарний рік незалежно від відпрацьованого часу. А двічі за один календарний рік відпустку використати не можна.

Також особі, запрошеній на роботу в порядку переведення з іншого підприємства, установи, організації за погодженням між керівниками підприємств, установ, організацій, не може бути відмовлено в укладанні трудового договору (ч. 5 ст. 24 КЗпП).

Тому дуже важливо ретельно та уважно поставитися до документального оформлення звільнення за переведенням.

Послідовність дій при переведенні
працівника

Законодавство не регламентує процедуру переведення працівника, але склалася певна практика. Опишемо її крок за кроком для ситуації, коли лікар - дільничний терапевт поліклініки переводиться до міської клінічної лікарні.

Місце роботи, з якого працівник звільняється

Крок 1. Керівник міської клінічної лікарні звертається до головного лікаря поліклініки з проханням звільнити лікаря - терапевта дільничного з роботи в порядку переведення на підставі п. 5 ст. 36 КЗпП шляхом направлення листа-запиту. У ньому обов'язково вкажіть термін, у який просять звільнити працівника, припустимо, до 13 червня 2014 року. Лист-запит видається працівнику або надсилається в інший заклад поштою (лист Мінсоцполітики від 25.09.2013 р. N 175/06/186-13).

Крок 2. Головний лікар поліклініки дає згоду на переведення, для чого проставляє позитивну візу на листі-запиті (він може також надати письмову відповідь адресату).

ВАЖЛИВО! Обидва роботодавці та працівник з третьої сторони мають досягти згоди щодо дати звільнення у зв'язку з переведенням. Якщо хтось проти такого переведення, то переведення неможливе.

Крок 3. Лікар - дільничний терапевт пише заяву про звільнення. У ній працівник обов'язково вказує, що він просить звільнити його за переведенням в міську клінічну лікарню у строки, узгоджені з обома роботодавцями (наприклад, 12 червня). У цій же заяві працівник, якщо бажає, повинен просити перерахувати грошову компенсацію за невикористані дні щорічних відпусток на рахунок нового роботодавця та зазначити його реквізити. Інколи оформлюють дві окремі заяви: одну - на звільнення в порядку переведення, а другу - на перерахування грошової компенсації.

ВЕРНІТЬ УВАГУ! Без заяви працівника про перерахування належної йому суми грошової компенсації на рахунок іншого закладу, поліклініка не мас права перерахувати ці кошти на рахунок нового роботодавця, адже це заробітна плата, якою може розпоряджатися тільки працівник (лист Мінпраці від 15.08.2005 р. N 09-293).

Крок 4. Головний лікар поліклініки видає наказ про звільнення лікаря - дільничного терапевта. При цьому в наказі слід вказати: "в порядку переведення"; за який період треба нарахувати компенсацію за невикористані дні щорічних відпусток; що нараховану грошову компенсацію (після відрахування податків, зборів, внесків) потрібно перерахувати на рахунок міської клінічної лікарні із зазначенням його реквізитів.

Крок 5. Кадрова служба має розрахувати кількість календарних днів невикористаної лікарем - дільничним терапевтом щорічних основної та додаткової відпусток. На практиці розрахунок часто проводять перед виданням наказу про звільнення, і в наказі вказують кількість календарних днів невикористаної відпустки, за які слід нарахувати грошову компенсацію.

Крок 6. Бухгалтерія розраховує суму грошової компенсації, утримує податок на доходи та єдиний внесок, а решту перераховує на рахунок нового роботодавця. На прохання працівника також оформлюється довідка про період, за який він не використав щорічну відпустку і не отримав грошову компенсацію, про нараховану і перераховану суму компенсації, а також проведені з неї утримання.

Крок 7. До трудової книжки працівника вноситься запис: "Звільнений у зв'язку з переведенням на роботу ..., за п.5 ст.36 КзпП України" (приклад заповнення див. на рисунку нижче). Трудова книжка у день звільнення видається на руки працівнику. Остаточний розрахунок з працівником проводиться у день звільнення. Цього ж дня потрібно перерахувати новому роботодавцю грошову компенсацію за невикористані дні відпустки.

Приклад заповнення трудової книжки для працівника,
переведеного до іншої установи
(заповнює старий роботодавець)

З Прикладом можна ознайомитись в розділі "Довідники" підрозділ "Додатки до документів" папка "Консультації".

Крок 8. Не пізніше ніж наступного дня після звільнення працівник пише заяву на ім'я головного лікаря міської клінічної лікарні з проханням прийняти на роботу в порядку переведення на посаду лікаря-терапевта. Прийняти працівника на нове місце роботи, куди він перевівся, повинні не пізніше ніж наступного робочого дня після звільнення. Оскільки він звільнився 12 червня 2014 року, то на роботу його мають прийняти в міську клінічну лікарню 13 червня 2014 року.

Нагадаємо! Трудовий договір з особою, запрошеною на роботу в порядку переведення, укладається із першого робочого дня, що настав після дня звільнення із попереднього місця роботи, а якщо була зазначена інша дата - із цієї дати. Якщо внаслідок відмови у прийнятті на роботу чи несвоєчасного укладання трудового договору працівник мав вимушений прогул, його оплачують як вимушений прогул за правилами ч. 2 ст. 235 КЗпП (п. 6 постанови Пленуму ВСУ "Про практику розгляду судами трудових спорів" від 06.11.1992 р. N 9).

Крок 9. Головний лікар міської клінічної лікарні видає наказ про прийняття працівника на роботу на посаду лікаря-терапевта. У наказі обов'язково зазначається "в порядку переведення", а також період, який належить зарахувати до стажу для надання щорічних відпусток. Дії нового роботодавця ми розглянемо найближчим часом у окремій статті.

Далі з'ясуємо, як визначається стаж для відпустки, кількість днів невикористаної відпустки, сума грошової компенсації.

Розрахунок суми грошової
компенсації, що перераховується
новому роботодавцю

Визначаємо суму компенсації

Компенсацію за невикористану відпустку розраховують точнісінько так, як і оплату за дні відпустки, коли працівник іде у відпустку (п. 7 Порядку N 100). Тобто потрібно поділити сумарний заробіток за останні перед наданням відпустки 12 місяців (або за менший фактично відпрацьований період) на відповідну кількість календарних днів (за винятком святкових і неробочих днів), а отриманий результат перемножується на число календарних днів відпустки (у даному випадку невикористані працівником до переведення).

Розрахунковий період - 12 календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю виплати компенсації (абз. 1 п. 2 Порядку N 100), або менший фактично відпрацьований період, але з нього виключаються святкові та неробочі дні. Також з розрахункового періоду виключається час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за нілмт не зберігався заробіток або зберігався частково (абз. 6 п. 2 Порядку N 100).

Підраховуємо кількість днів відпустки

При визначенні суми компенсації виникне питання з кількістю днів відпустки, які не використані працівником та підлягають оплаті як компенсація.

Порядок розрахунку кількості днів щорічної відпустки нормативно-правовими актами не визначено. Механізм обчислення днів компенсації відпустки запропоновано в листах Мінпраці від 24.06.2011 р. N 208/13/116-11, від 27.03.2013 р. N 321/13/84-13 та Мінсоцполітики від 08.05.2013 р. N 498/13/84-13. У них рекомендується при підрахунку днів щорічної відпустки пропорційно до відпрацьованого часу використовувати механізм нарахування оплати за дні відпустки, закладений у Порядку N 100, тобто прив'язку розрахунку днів відпустки слід робити до календарних днів робочого року.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! За кожним видом відпусток, які підлягають компенсації при звільненні, розрахунок кількості невикористаних днів відпустки проводять окремо.

Нижче пропонуємо формулу для розрахунку днів щорічної основної відпустки, що підлягають компенсації при звільненні (Д_комп):

Д_комп = Д_осн / (365(366)-Д_св) x (Д_відпр - Д_{св.відпр}),

де Д_осн - число календарних днів щорічної основної відпустки, на яку має право працівник за відпрацьований робочий рік;

365 (366) - кількість календарних днів у році за 12 місяців у звичайному та високосному році відповідно;

Д_св- кількість святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, які припадають на рік;

Д_відпр- кількість календарних днів до дня звільнення, за які не надавалася щорічна основна відпустка. При підрахунку цього показника ви маєте враховувати правила визначення стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку. Так, крім відпрацьованого періоду, слід зараховувати також (ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки):

- час фактичної роботи, час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково чи виплачувалася допомога за державним соціальним страхуванням (крім відпустки для догляду за дитиною до 3 років (за медичним висновком - до 6, за хворою на цукровий діабет І типу - до 16 років);

- періоди відпусток без збереження зарплати, визначених ст. 25 і 26 Закону про відпустки;

- час навчання тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях ПТНЗ;

- час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв'язку із змінами в організації виробництва та праці;

Д_{св.відпр} - кількість святкових і неробочих днів, що припадають на відпрацьований період, за який щорічну відпустку не надавали (в межах періоду показника Двідпр).

А ось для щорічних додаткових відпусток, надання яких передбачено ст. 7 і 8 Закону про відпустки (Д_{комп(дод)}), формула дещо складніша. Це пояснюється тим, що право на таку відпустку виникає лише за умови роботи в таких умовах не менше половини робочого часу. Наводимо нашу ексклюзивну формулу, що допоможе вам швидко розрахувати кількість днів:

Дкомп(дод) = Д_дод / (365(366) - Д_св) x (Д_{відпр(д)} — Д_{св.відпр(д)}) х (РД_відпр / РД_баланс),

де Д_дод-число календарних днів додаткової відпустки, на які має право працівник за відпрацьований робочий рік;

365 (366) - кількість календарних днів у році за місяців у звичайному та високосному році відповідно;

Д_св - кількість святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, які припадають на рік;

Д_{відпр(д)}- кількість календарних днів до дня звільнення, за які не надавалася щорічна додаткова відпустка;

Д_{св.відпр(д)}- кількість святкових і неробочих днів, що припадають на відпрацьований період, за який щорічну відпустку не надавали (в межах періоду показника Д_{відпр(д)});

РД_відпр - кількість робочих днів, що дають право на таку відпустку у періоді, за який не надавалася щорічна додаткова відпустка, зокрема*:

- робочі дні, в яких працівником фактично відпрацьовано не менше половини тривалості робочого дня в таких умовах;

- робочі дні, що припадають на час щорічної основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами і за особливий характер праці (відповідно окремо для кожного виду відпустки);

- робочі дні, що припадають на час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів;

РД_баланс - кількість робочих днів за балансом робочого часу працівника у періоді, за який не надавалася щорічна додаткова відпустка.

Як підрахувати кількість днів невикористаної відпустки для держслужбовців, ви можете дізнатися зі статті "Додаткова відпустка для держслужбовців: нюанси надання". До речі, відпустка держслужбовця належить до щорічних відпусток (спільний лист Мінпраці і Головного управління держслужби від 27.01.1999 р. N 13-294, N 10/364). Атому компенсацію за невикористані її дні працівник може також перерахувати на рахунок нового роботодавця при переведенні.

Якщо ж звільняється за переведенням працівник, який має невикористані відпустки "на дітей", то підрахувати кількість днів відпустки, що ви маєте оплатити при звільненні, допоможе стаття "Дитяча підстава для дорослої відпустки".

Ще у працівника може бути право на "чорнобильську" відпуску. Але така відпустка не компенсується, бо вона не належить до виду щорічних, які підлягають компенсації. Ця відпустка є гарантованою державою пільгою, що надається протягом календарного року (лист Мінпраці від 18.06.2007 р. N 150/13/133-07).

Розрахунок компенсації на прикладі

Розглянемо механізм розрахунку компенсації за невикористані дні щорічної основної та додаткової відпустки на прикладі.

Приклад. Лікар - терапевт дільничний звільняється у зв'язку з переводом 12 червня 2014 року. Він не використав щорічну основну та додаткову відпустку за період з 01 липня 2013 року по 12 червня 2014 року. Протягом зазначеного періоду лікар хворів з 18 по 22 листопада 2013 року та з 24 по 28 лютого 2014 року, а також у грудні 2013 року брав 12 календарних днів відпустки без збереження зарплати (пропущено робочих днів). За розрахунковий період лікарю було нараховано заробітну плату 36534 грн, у тому числі лікарняні в сумі 1650 грн. За 8 робочих днів червня нарахували зарплату в сумі 1026,57 грн. Лікар працює за п'ятиденним робочим тижнем (вихідні у суботу та неділю).

Тривалість щорічної основної відпустки для лікаря - терапевта дільничного - 24 календарних дні (Д_осн), а щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, тривалість якої визначено колдоговором, - 7 календарних днів (Д_дод)- Проведемо розрахунок крок за кроком. Розрахунковим періодом для розрахунку середньої зарплати є червень 2013 року травень 2014 року.

1. Визначаємо кількість календарних днів щорічної основної відпустки:

Д_комп = (Д_осн / (365(366) - Д_св) х (Д_відпр - Д_{св.відпр}) = 24 / (365 - 10) х (347-9) = 22,85 приблизно 23(к.дн),

де Д_відпр - це кількість календарних днів за період з 01.07.2013 р. по 12.06.2014 p.:

31_07/2013 + 31_08/2013 + 30_09/2013 + 31_10/2013 + 30_11/2013 + 31_12/2013 + 31_01/2014 + 28_02/2014 + 31_03/2014 + 30_04/2014 + 31_05/2014 + 12_06/2014 = 347 (к.дн.);

Д_{св.відпр}-це кількість святкових і неробочих днів, що припадають на період з 01.07.2013 р. по 12.06.2014 р. = 9 (к.дн.)**;

2. Визначаємо кількість календарних днів щорічної додаткової відпустки:

Д_{комп(дод)} = Д_дод / (365 (366) - Д_св) х (Д_{відпр(д)} - Д_{св.відпр(д)}) х (РД_відпр / РД_баланс) = (7 / (365 — 10)) х (347-9) х (220 / 241) = 6,08 приблизно 6 (к.дн)

де Д_{відпр(д)} - це кількість календарних днів за період з 01.07.2013 р. по 12.06.2014 р., за який не надавалася додаткова відпустка. У нашому випадку Д_{відпр(д)} = Д_відпр = 347 (к.дн.);

Д_{св.відпр(д)}- це кількість святкових і неробочих днів, що припадають на період з 01.07.2013 р. по 12.06.2014 р., за який не надавалася додаткова відпустка. У нашому випадку Д_{св.відпр(д)} = Д_{св.відпр} = 9 (к. дн.);

РД_відпр - це кількість робочих днів, коли працівник фактично відпрацював не менше половини тривалості робочого дня в таких умовах, включаючи робочі дні, що припадають на час щорічної основної та додаткових відпусток, за період з 01.07.2013 р. по 12.06.2014 p.:

23_07/2013 + 21_08/2013 + 21_09/2013 + 23_10/2013 + 16_11/2013 + 12_12/2013 + 21_01/2014 + 15_02/2014+ 20_03/2014 + 21_04/2014 + 19_05/2014 + 8_06/2014 = 220 (роб.дн);

РД_баланс-кількість робочих днів у періоді з 01.07.2013 р. по 12.06.2014 р. за балансом робочого часу.

23_07/2013 + 21_08/2013 + 21_09/2013 + 23_10/2013 + 21_11/2013 + 22_12/2013 + 21_01/2014 + 20_02/2014 + 20_03/2014 + 21_04/2014 + 19_05/2014 + 9_06/2014 = 241 (роб.дн)

3. Середньоденну зарплату знаходимо шляхом ділення заробітку за розрахунковий період на кількість календарних днів такого періоду за вирахуванням неоплачуваної відпустки (ст. 26 Закону про відпустки):

36534 грн : (365 - 10_{святкові} - 12_{неоплачувана віпустка}) = 106,51 грн.

4. Компенсація за дні невикористаної щорічної відпустки становить 3088,79 грн, у тому числі:

- основної: 106,51 грн х 23 к. дн. = 2449,73 грн;

- додаткової: 106,51 грн х 6 к. дн. = 639,06 грн.

Облік та перерахування грошової компенсації

Сума грошової компенсації за невикористану відпустку, як і оплата відпусток, належить до фонду оплати праці у складі додаткової зарплати (п.п. 2.2.12 Інструкції N 5).

Під час кожної виплати зарплати, потрібно сплачувати нарахований єдиний внесок (ч. 5 ст. 7, абз.2 ч. 8 ст. 9 Закону N 2464). Податок на доходи теж перераховується до бюджету під час видачі (перерахування) доходу працівнику (п.п. 168.1.2 ПКУ).

Враховуючи, що перерахування компенсації новому роботодавцеві здійснюється фактично за бажанням (за дорученням) працівника, то саме дату перерахування слід умовно вважати датою виплати доходу працівникові. Тому, до того як перерахувати грошову компенсацію новому роботодавцю, саме старий роботодавець утримує з неї податок на доходи (роз'яснення у категорії 103.01 ЗІР), нараховує (утримує) єдиний внесок (роз'яснення у категорії 301.06.01 ЗІР) і перераховує їх в установлені законодавством строки.

Як обліковувати операції з нарахування компенсації працівнику, який переводиться, та перерахування її новому роботодавцю, дізнаєтесь з таблиці.

У формах N Д4 та 1 ДФ компенсацію за невикористані відпустки, що перераховується новому роботодавцеві, відображаєте за тими ж правилами, що й компенсацію, яку виплачуєте працівнику на руки при звільненні. Тому у таблиці 6 форми N Д4 за червень заповніть один рядок на зарплату за 8 відпрацьованих днів у червні та нараховану та перераховану працівнику компенсацію:

графа 9 - "1";

графу 10 не заповнюєте;

графа 15 - "12";

графи 17 та 18 - "4115,36" (3088,79 грн + 1026,57 грн);

графа 19 - "148,15" (4115,36 грн х 3,6 %).

А ось у формі N 1ДФ компенсація потрапить до звітності за II квартал 2014 року.

Іще не забудьте у звітності заповнити дані про звільнення працівника. У таблиці 5 форми N Д4 заповніть рядок на звільненого працівника, зазначивши у графі 11 "дата закінчення" "12", а у графі 13 підставу звільнення - "п. 5 ст. 36 КЗпП". У формі N 1ДФ дату звільнення впишіть до графи 7 - "12.06.2014".

Про отримання суми компенсації новим роботодавцем (бюджетною установою) та надання щорічної відпустки на новому місці роботи розповімо в наступній консультації.

Відображення в обліку нарахування та перерахування
грошової компенсації

Використані документи

КЗпП - Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р.

ПКУ - Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. N 2755-VI.

Закон про відпустки - Закон України "Про відпустки" від 15.11.1996 р. N 504/96-ВР.

Закон N 2464 - Закон України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування" від 08.07.2010 p. N 2464-VI.

Порядок N 100 - Порядок обчислення середньої зарплати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 р. N 100.

Інструкція N 5 - Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. N 5.

________________

* У цьому показнику враховуємо стаж, що дає право на щорічну додаткову відпустку (передбачено ч. 2, ст 9 Закону про відпустки).

** Це такі дні: 24.08.2013 р.; 01.01.2014 р.; 07.01.2014 р.; 08.03.2014 р.; 20.04.21014 р._{Великдень}; 01-02.05.2014 р.; 09.05.2014 р.; 08.06.2013 р._Трійця

Олена Співак,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"