Якщо установі потрібна допомога працівника:
як врахувати особисті речі, матеріали, послуги

Сьогодні бюджетні установи часто нарікають на брак бюджетних коштів на поточні і невідкладні потреби. У такій ситуації працівники можуть надати установі благодійну допомогу або особисте майно у тимчасове користування. Як установі правильно оформити такі операції, чи потрібно враховувати майно працівників і як відзвітувати за отримані цінності - розглянемо в цій статті.

Особисті речі працівника:
чи потрібен облік

Для початку все ж скажемо, про які особисті речі працівника йде мова. Звісно, що особистий посуд, змінне взуття чи одяг - це не ті цінності, про які піде мова далі. У нашому випадку йдеться про майно працівника, яке використовується в установі. Це може бути телефонний апарат, обігрівач, офісна техніка, письмовий стіл або стілець та інші подібні речі. Ситуація, коли працівник надає особисті речі у тимчасове користування установі, може статися, наприклад, коли працівнику необхідно поліпшити умови праці, але в кошторисі відповідні витрати не передбачені.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Особисті речі працівника, які використовуються в установі, повинні бути відображені в обліку.

Однак може трапитися так, що працівник приніс на роботу обігрівач або вентилятор і не повідомив при цьому установу. Чим це загрожує? При проведенні інвентаризації згідно з п. 1.6 Інструкції N 90 обов'язково інвентаризують матеріальні цінності, які перебувають на обліку, але не належать установі, а також невраховані цінності незалежно від причин такого неврахування. Проведення інвентаризації суцільним порядком передбачає фіксацію фактичної наявності цінностей, а отже, при проведенні інвентаризації невраховані цінності будуть визнані надлишками і оприбутковані.

Без документального оформлення факту передачі в користування установі особистих речей працівника довести, що річ належить саме працівнику, практично неможливо. Саме тому радимо вам правильно оформити цінності, передані працівником установи, для того щоб у майбутньому не виникло проблем ні з їх обліком і використанням, ні з поверненням.

Крім того, може виникнути ситуація, коли установі потрібно понести витрати на обслуговування особистої речі працівника (наприклад, заправити картридж для принтера). За наявності коштів, передбачених у кошторисі на такі витрати, законодавство не забороняє їх здійснити. Тим більш важливим стає правильне документальне оформлення, інакше питання про правомірне використання бюджетних коштів виникнуть вже у перевіряючих з Держфінінспекції.

Працівник надає особисті речі у тимчасове
користування: які документи оформити

У деяких установах документом, на підставі якого працівник може принести і використовувати цінності, є заява працівника. Однак сама по собі заява не є приводом для того, щоб відобразити наявність цінностей в обліку, навіть якщо цей облік позабалансовий. А ми вже домовилися, що відображати такі операції в обліку не тільки можна, але й потрібно. Крім (або замість) заяви, установі потрібно укласти з працівником договір. Аналізуючи давнішній лист ДКУ від 26.04.2007 р. N 3.410/1084, робимо висновок, що договір, про який йде мова,- це договір відповідального зберігання з правом використання. Проте в деяких випадках потрібно укладати договір позички.

Підставою для бухгалтерського обліку речей, зазначених в договорі, буде Акт приймання-передачі до договору (далі - Акт). Такий Акт обов'язково повинен містити дату передачі особистих речей в користування установі, перелік та їх вартість.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Вартість переданих речей повинна бути обов'язково зафіксована в договорі і Акті в першу чергу для цілей бухгалтерського обліку, а також для того, щоб відшкодувати збиток працівнику у разі псування його особистої речі.

Якщо речі, що передаються, нові, визначити їх вартість можна на підставі документів на їх придбання, але в будьякому разі вартість встановлюється за домовленістю установи і працівника на підставі цін на аналогічні товари та з урахуванням зносу.

Договір зберігання

Зупинимося детальніше на договорі, який слід укласти установі з працівником. Порядок укладання договору зберігання регулює гл. 66 ЦКУ. Неважко здогадатися, що за договором зберігання одна сторона (установа) зобов'язується зберігати річ, передану другою стороною (працівником), і в зазначений термін повернути її збереженою. Особливість договору в нашому випадку-окремо надане право використовувати предмет зберігання в діяльності. Договір зберігання уданому випадку обов'язково укладають у письмовій формі на безоплатній основі. Установа і працівник можуть зазначити термін, на який передається майно. Якщо термін в договорі не буде зазначений - договір буде вважатися безстроковим, а повернути річ установа в такому випадку зобов'язана на вимогу працівника.

Далі ви знайдете зразок договору зберігання та Акта до нього¹.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Укладання договору зберігання, нехай навіть і з наданням права установі використовувати особисті речі працівника, не дає можливості нестм експлуатаційні витрати, тобто ремонтувати, купувати витратні матеріали тощо.

Сама природа договору зберігання не передбачає якихось змін властивостей предмета договору. Отже, договір зберігання з правом використання є сенс укладати тільки для тих речей, які з великою ймовірністю не вимагатимуть таких витрат (настільна лампа, калькулятор, вентилятор тощо). Якщо ж мова йде про надання техніки, яку будуть використовувати для потреб установи і яка, можливо, потребуватиме додаткових витрат, то доцільно укласти договір позички.

Договір позички

Згідно зі ст. 827 ЦКУ договір позички передбачає передачу будьякої речі в користування протягом встановленого терміну. Сторонами договору позички є позичкодавець і користувач.

За своєю суттю договір позички дуже близький до договору оренди (обидва договори укладають з метою передачі майна в користування на певний термін). Схоже, саме тому деякі правила, що стосуються договорів оренди (а саме гл. 58 ЦКУ), поширюються і на договір позички. Основна відмінність полягає в тому, що за договором позички майном користуються безоплатно.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Користування майном за договором позички буде безоплатним, тільки якщо сторони прямо вказали на це в договорі (ч. 2 ст. 827 ЦКУ).

Як і договір зберігання, договір позички слід укласти в письмовій формі, із зазначенням терміну його дії. Якщо установа планує понести витрати на обслуговування речей, наданих в користування, доцільно також вказати це в договорі. У такому разі в установи з'явиться підстава здійснювати і враховувати відповідні витрати, а у працівника - право вимагати підтримувати таке майно в належному стані.

ВАЖЛИВО! Договір позички транспортного засобу (крім наземних самохідних транспортних засобів), в якому хоча б однією стороною є фізособа, укладається у письмовій формі і підлягає нотаріальному посвідченню (ч. 4 ст. 828 ЦКУ).

Договір позички і договір зберігання:
бухгалтерский облік

Отже, що ж потрібно відобразити в обліку установи, якщо працівник приносить на своє робоче місце особисті речі?

Бюджетне законодавство не містить якихось суворих норм щодо обліку особистих речей працівників. Однак для того, щоб дотримати порядок ведення бухгалтерського обліку, все ж варто уважно ставитися до чужого для установи майна. Правила обліку таких матеріальних цінностей прописують в наказі про облікову політику².

Договір
про зберігання ї використання індивідуально визначених речей

м._______________                                                               "___"_______________20___ р.
 

_____________________________________________________________________________________________________________
(П.І.Б. Поклажодавця, обіймана посада)

__________________________________________________________________________________________(далі - Поклажодавець)
(структурний підрозділ, у складі якого працює поклажодавець)

_____________________________________________________________________________________________________________
(повна назва усатнови, організації)

(далі - Зберігач) в особі ________________________________________________________________________________________
(П.І.Б. Представника, обіймана посада)

що діє на підставі _____________________________________________________________________________________________
(статуту, положення, довіреності)

(далі - Сторони), керуючись Цивільним кодексом України, уклали цей Договір про зберігання і використання індивідуально визначених речей (далі - Договір) про наступне:

1. Предмет Договору і дія Договору

1.1. За умовами цього Договору Поклажодавець передає, а Зберігач приймає на відповідальне безоплатне зберігання такі індивідуально визначені речі (далі -майно).

1.2. Право власності на майно до Зберігача не переходить.

1.3. Договір складений у двох примірниках, по одному для кожної зі Сторін. Зміни і доповнення до нього викладаються письмово і підписуються Сторонами.

1.4. Договір набирає чинності з дати його підписання і діє до дати, зазначеної у письмовій заяві про намір розірвати договір однієї зі Сторін.

2. Права і обов'язки Сторін

2.1. Зберігач:

- приймає на зберігання майно на підставі цього Договору;

- має право використовувати у своїй діяльності майно, передане на зберігання;

- забезпечує повне збереження майна, а після закінчення терміну дії Договору повертає майно Поклажодавцю. Майно має бути повернене в тому ж стані, в якому воно прийняте на зберігання і використання, з урахуванням його нормального зносу;

- забезпечує наявність пристосованих для зберігання майна приміщень, виключає доступ сторонніх осіб до майна;

- піклується про майно як про власне, вживає усіх необхідних заходів для його збереження від знищення, ушкодження, іншого знищення споживчих якостей;

- за тиждень письмово попереджає Поклажодавця про намір розірвати Договір.

2.2. Поклажодавець:

- передає майно на зберігання і використання в процесі виконання покладених на Зберігача обов'язків;

- письмово попереджає Зберігача про наявні (приховані) ушкодження майна;

- за місяць письмово попереджає Зберігача про намір розірвати Договір.

3. Відповідальність Сторін

3.1. Сторона, постраждала від невиконання або неналежного виконання іншою Стороною зобов'язань за Договором, має право вимагати відшкодування заподіяних збитків.

3.2. Зберігач несе відповідальність перед Поклажодавцем у разі ушкодження майна, яке призвело до погіршення споживчих якостей настільки, що його використання за призначенням стало неможливим.

4. Форсмажор

4.1. Сторона звільняється від відповідальності за невиконання умов Договору, якщо таке стало наслідком обставин непереборної сили, що настали після укладання Договору незалежно від волі Сторін.

5. Врегулювання спорів

5.1. Спори, що виникають під час дії цього Договору, Сторони вирішують шляхом переговорів. Якщо згоди не досягнуто, то спори вирішуються в судовому порядку, встановленому чинним законодавством України.

ЗАТВЕРДЖУЮ

_____________________________________
(посада)
_____________________________________
(П. I. Б., підпис)

______ _______________________20___р .

Акт
приимання-передачі особистих речей переданих на
відповідальне безоплатне зберігання і безоплатне використання

Ми,__________________________________________________________________________________________________________
(П. І. Б. поклажодавця, обіймана посада)

_____________________________________________________________________________________________________________
(структурний підрозділ, у складі якого працює Поклажодавець)

постійно діюча комісія __________________________________________________________________________________________
(повна назва установи, організації)

у складі:

голови комісії

              ____________________                     __________________________________________
                   (П. І .Б.)                           (обіймана посада і структурний підрозділ) 

та членів комісії

              ____________________                     __________________________________________
                   (П. І .Б.)                           (обіймана посада і структурний підрозділ) 

              ____________________                     __________________________________________
                   (П. І .Б.)                           (обіймана посада і структурний підрозділ) 

              ____________________                     __________________________________________
                   (П. І .Б.)                           (обіймана посада і структурний підрозділ) 

              ____________________                     __________________________________________
                   (П. І .Б.)                           (обіймана посада і структурний підрозділ) 

склали цей акт про те, що_____________________________________________________________________________________
(П. І. Б. поклажодавця)

передав(ла)_________________________________________________________________________________________________
(повна назва підприємства, установи, організації)

Прийняла на відповідальне безоплатне зберігання і безоплатне використання особисте майно, а саме:

Що стосується обліку таких матеріальних цінностей, Держказначейство ще в листі від 26.04.2007 р. N 3.4-10/1084 рекомендувало враховувати майно, яке перебуває у тимчасовому розпорядженні установи (утому числі і особисті речі працівників) на позабалансовому рахунку "Активи на відповідальному зберіганні". Вважаємо, що цю рекомендацію потрібно застосовувати, коли йдеться про договори відповідального зберігання. А ось речі, які перебувають в установі на підставі договорів позички, рекомендуємо враховувати на рахунку "Орендовані необоротні активи", оскільки на договори позички поширюються всі норми, що діють для договорів оренди. Нагадаємо, що для позабалансових рахунків не працює правило подвійного запису, а отже, при надходженні активів на відповідальне зберігання або за договором позички запис роблять тільки за дебетом відповідного позабалансового рахунка, а при їх поверненні - тільки за кредитом.

Для обліку матеріальних цінностей, що перебувають на відповідальному зберіганні або в користуванні за договором позички, використовується Меморіальний ордер N 16 "Накопичувальна відомість позабалансового обліку", форма якого затверджена наказом N 68. У цьому Меморіальному ордері N 16 бюджетні установи ведуть облік надходження і вибуття в розрізі об'єктів позабалансового обліку.

Працівник надає власне майно у вигляді
благодійної допомоги

Коли допомога працівника благодійна?

Нерідко буває й така ситуація, коли майно, надане працівником установі, за своєю суттю не може бути повернене. Наприклад, працівник відремонтував свій кабінет за власні кошти, купив фарбу для підлоги, лінолеум, оплатив ремонт офісної техніки або іншого об'єкта необоротних активів. На жаль, часто недостатність бюджетного фінансування змушує працівників самостійно поліпшувати умови своєї праці. І хоча повернути працівнику вартість майна або кошти, витрачені на ремонт, не вийде, але враховувати отримані цінності установа зобов'язана. Єдина можливість правильно враховувати такі надходження у натуральній формі - це визнати допомогу від працівників благодійною.

Законодавчі підстави

Загальні принципи благодійної діяльності в Україні визначені Законом про благодійну діяльність. Надати установі благодійну допомогу у вигляді матеріальних цінностей, робіт або послуг працівник цілком може, оскільки така допомога віднесена до благодійної згідно зі ст. 5 Закону про благодійну діяльність.

БКУ також передбачено включення отриманої благодійної допомоги до першої підгрупи другої групи власних надходжень бюджетних установ та зарахування відповідної суми до складу доходів спеціального фонду. Такі кошти можуть використовувати на організацію основної діяльності установи.

Для бюджетних установ і закладів освіти, охорони здоров'я, соціального захисту, культури, науки, спорту та фізичного виховання затверджено спеціальний Порядок N 1222, який і регулює питання отримання такими організаціями благодійної допомоги у грошовій формі або у вигляді товарів, робіт або послуг.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Заборонено отримувати від фізичних осіб безоплатно послуги та майно органам державної влади та органам місцевого самоврядування (ст. 17 Закону N 3206), Безоплатне отримання майна від фізичних осіб (у тому числі працівників установи) у такому разі буде вважатися корупційним правопорушенням. На решту установ, які фінансуються з державного або місцевих бюджетів, Закон N 3206 таку заборону не поширює.

Докумнтальне оформлення та бухгалтерський облік

Від того в якій формі благодійна допомога буде надана установі, залежить і перелік облікових документів, які необхідно оформити. Але для початку загальні моменти.

Будьякі матеріальні цінності, роботи, послуги, які передає працівник установі, приймає комісія, створена керівником установи. До складу цієї комісії обов'язково входить працівник бухгалтерської служби, а для нижчестоящих розпорядників бюджетних коштів - ще й представник установи вищого рівня. Комісія складає акт, у якому зазначає найменування, кількість і вартість отриманих матеріальних цінностей. На підставі цього акта прийняте майно відображають у бухгалтерському обліку.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Для об'єктів необоротних активів потрібно відразу визначити інвентарний номер і проставити його на прийнятому майні. Також зазначений інвентарний номер фіксує комісія в акті.

Схема допоможе вам не помилитися при документальному оформленні цінностей, отриманих у вигляді благодійної допомоги.

Благодійна допомога у вигляді робіт чи послуг може бути надана установі сторонньою організацією, а оплачує проведення таких робіт або послуг працівник. У такому разі укладається тристоронній договір, умовами якого визначаються обсяги робіт, терміни виконання, права та обов'язки кожної зі сторін, порядок приймання та оплати виконаних робіт і послуг. Підставою для приймання ремонтних робіт бюджетною установою буде затверджений керівником третій примірник Акта прийманняпередачі виконаних робіт (наданих послуг), підписаний благодійником і підрядником.

Як бачимо, бухгалтерський облік необоротних активів та запасів, отриманих як благодійна допомога, ведеться у загальному порядку відповідно до суті переданого майна, але окремо від аналогічних цінностей, придбаних за рахунок коштів загального або спеціального фондів кошторису. Для бухгалтерського обліку та відображення у звітності надходження в натуральній формі умовно прирівнюють одночасно до надходжень та касових видатків. Отримані активи установа повинна оприбуткувати у місяці їх надходження, а несвоєчасне оприбуткування безоплатно отриманих цінностей - пряме порушення правил ведення бухгалтерського обліку (вимог п. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Перевірка повноти надходження, достовірності та правильності визначення і відображення в обліку доходів передбачена п.п. 5.1 Примірної програми ревізії, а отже, і пильну увагу перевіряючих до ведення обліку отриманих цінностей гарантовано.

Внесення змін до кошторису та звітності

Звичайно ж, установа не може внести до кошторису заплановані показники з благодійної допомоги, адже неможливо передбачити, чи буде вона взагалі, і якщо буде, то на яку суму. У зв'язку з цим при надходженні благодійної допомоги установі потрібно вносити зміни до кошторису за спеціальним фондом. Але для того щоб внести ці зміни, потрібно до закінчення звітного періоду, в якому надійшла благодійна допомога, подати до органів Держказначейства Довідку про надходження у натуральній формі³. На її підставі орган Держказначейства видає Довідку про підтвердження надходжень у натуральній формі на спеціальний реєстраційний рахунок.

Довідку про надходження у натуральній формі разом з Довідкою про зміни у кошторисі надають до територіального відділення казначейства. Отриману благодійну допомогу відображають у рядку 020 Звіту про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ (форма N 42д, N 42м), форма якого наведена в додатку 6 до Порядку N 44.

Приклад. Працівники медичного закладу прийняли рішення надати допомогу реабілітаційному відділенню лікарні. Протягом місяця закладу були безоплатно передані бинти, шприци, перев'язувальні матеріали, дезинфікуючий розчин - на загальну суму грн (сума згідно з доданими чеками), а також нові книги для бібліотеки на загальну суму грн (сума згідно з доданими чеками). Крім того, медсестра реабілітаційного відділення надала установі у тимчасове користування приватне майно - масажний стіл і інвалідну коляску (згідно з договором позички загальна вартість столу і коляски визначена в грн).

В обліку установи ці операції відображаємо так, як показано у наступній таблиці.

Благодійна допомога в обліку

Загальна сума надходжень у натуральній формі, яку слід вказати в Довідці про надходження у натуральній формі, 2600 грн (2000 +600).

Шпаргалка

Для того щоб установі було простіше правильно цінностей в тимчасове і постійне користування від празадокументувати та відобразити в обліку надходження цівників до установи, пропонуємо вам схему.

Зі схемою (Цінності, отримані у вигляді) можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Зі схемою (Особисте майно працівника) можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Головні тези

- Надати особисті речі установі працівник може в тимчасове або постійне користування, уклавши з установою договір.

- Особисті речі працівника, надані на підставі договору відповідального зберігання, враховуються на позабалансовому рахунку 02 "Активи на відповідальному зберіганні", а речі, надані на підставі договору позички, - на позабалансовому рахунку 01 "Орендовані необоротні активи".

- Матеріальні цінності в натуральній формі, які працівник передає у власність установи, визнаються благодійної допомогою і враховуються за відповідними правилами. У вигляді благодійної допомоги можуть бути передані також роботи або послуги.

- Усі надходження в натуральній формі обов'язково оформляють відповідними документами і оприбутковують в обліку установи. Також не забудьте щодо всіх таких надходжень подати довідку до органів Держказначейства.

________________

¹ Запропоновані документи ви зможете легко скопіювати і, заповнивши, використовувати в діяльності своєї установи.

² Про те, як правильно скласти наказ про облікову політику, див. статтю "Облікова політика у бюджетникіе: як скласти" //"Бухгалтерія: бюджет" N 4/2014, с. 8.

³ Бюджетні установи, які фінансуються за рахунок коштів місцевого бюджету, при отриманні благодійної допомоги у натуральній формі складають Довідку про надходження у натуральній формі за формою, наведеною в додатку 34 до Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом МФУ від 23.08.2012 р. N 938. Для установ державного бюджету аналогічна форма визначена в додатку до Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за видатками, затвердженого наказом МФУ від 24.12.2012 р. N 1407.

Використані документи

ЦКУ - Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. N 435-IV.

БКУ - Бюджетний кодекс України від 08.07.2010 р. N 2456-VI.

Закон про благодійну діяльність - Закон України "Про благодійну діяльність та благодійні організації" від 05.07.2012 p. N 5073-VI.

Закон N 3206 - Закон України "Про засади запобігання і протидії корупції" від 07.04.2011 р. N 3206-VI.

Закон про бухоблік - Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 р. N 996-XIV.

Наказ N 68 - наказ ДКУ "Про затвердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання" від 27.07.2000 р. N 68.

Інструкція N 90 - Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом ГУ ДКУ від 30.10.1998 р. N 90.

Порядок N 1222 - Порядок отримання благодійних (добровільних) внесків і пожертв від юридичних та фізичних осіб бюджетними установами і закладами освіти, охорони здоров'я, соціального захисту, культури, науки, спорту та фізичного виховання для потреб їх фінансування, затверджений постановою КМУ від 04.08.2000 р. N 1222.

Примірна програма ревізії - Примірна програма ревізії фінансовогосподарської діяльності, затверджена наказом Держфінінспекції від 14.03.2014 р. N 80.

Положення N 611 - Положення з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затверджене наказом МФУ від 14.11.2013 р. N 611.

Положення N 947 - Положення з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затверджене наказом МФУ від 14.11.2013 р. N 947.

Порядок N 44 - Порядок складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затверджений наказом МФУ від 24.01.2012 р. N 44.