Касова дисципліна у приватних підприємців

Приватним підприємцям не обов'язково відкривати поточні рахунки в банках, тому у цих суб'єктів господарювання, як правило, переважають в їх господарській діяльності готівкові розрахунки.

Загалом, здійснення підприємницької діяльності приватними підприємцями неможливо без готівкових розрахунків. Саме ці суб'єкти господарювання використовують готівку найширше, а чинне законодавство передбачає для них більш м'які правила з касової дисципліни, які не розмежовують, як правило, особисті кошти громадян і ті які використовуються для господарської діяльності.

Підприємці, які відкрили поточні рахунки в банках і зберігають на цих рахунках свої кошти, здійснюють розрахунки по своїм грошовим зобов'язанням, що виникають в господарських відносинах, переважно в безготівковій формі, а також в готівковій формі (з дотриманням діючих обмежень) в порядку, встановленому законодавством України.

Касова дисципліна - це набір правил, які містяться в документах Національного банку України (НБУ). Усіх цих правил необхідно дотримуватися кожному підприємцю, який веде справи, використовуючи готівкові грошові кошти.

Порядок ведення касових операцій в національній валюті України підприємствами (підприємцями), а також окремі питання організації роботи з банками готівкою визначає Положення N 637.

Також з метою забезпечення ефективного контролю за правовими, організаційними та фінансовими відносинами у сфері торгівлі (послуг), дотриманням суб'єктами господарювання касової дисципліни, порядку проведення розрахунків, повноти оприбутковування виручки від реалізації товарів, та попередження фактів ухилення від виконання зобов'язань перед бюджетами та державними цільовими фондами затверджені Методичні рекомендації N 210.

Ці Методичні рекомендації є "шпаргалкою", керуючись якою контролюючі органи проводять перевірки на предмет дотримання касової дисципліни. Зокрема, контролюючі органи не заперечують, що ведення касових операцій приватними підприємцями має свої особливості: підприємці не зобов'язані вести касову книгу (п. 4.2 Положення N 637), хоча прибуткові та видаткові касові документи вони повинні оформляти.

Нагадаємо, що касові операції- операції підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами, що пов'язані з прийманням та видачею готівки під час проведення розрахунків через касу з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку (п. 1.2 Положення N 637).

Таким чином, касові операції охоплюють практично усі операції з готівкою:

- видачу готівки працівнику під звіт або на відрядження;

- видачу заробітної плати;

- видачу готівки на закупівлю за готівку товарів або послуг;

- приймання готівки від покупців, клієнтів тощо.

Яких же вимог при прийманні та видачі готівки повинен дотримуватися приватний підприємець, щоб не попасти під адміністративні або фінансові санкції?

Каса у підприємця

Оскільки Положення N 637 поширюється не лише на юридичних осіб, але й на приватних підприємців, то саме підприємцям необхідно визначитися із самим поняттям "каси" для них.

Каса є приміщенням або місцем для здійснення готівкових грошових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів (п. 1.2 Положення N 637).

Правда, для проведення розрахункових операцій до приватних підприємців, на відміну від підприємств - юридичних осіб, не пред'являються особливі вимоги щодо облаштування каси.

Отже, для підприємців касою може бути місце, де вони:

- проводять розрахунки готівкою;

- приймають гроші від покупців за допомогою РРО та розрахункових квитанцій (РК) або без таких;

- виплачують гроші працівникам (зарплату, відрядні, витрати на господарські потреби тощо);

- зберігають гроші або Книги обліку розрахункових операцій (КУРО) тощо.

Оприбутковування та видача готівки підприємцями

Уся готівка, що надходить до каси, повинна прибуткуватися вчасно (в день отримання готівки) і в повній сумі.

Згідно з п. 3.3 Положення N 637 прийом готівки в касу відбувається за прибутковими касовими ордерами. Видача готівки з каси проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. До видаткових ордерів можуть додаватися заяви на видачу готівки, розрахунки тощо.

Касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами з операцій із застосуванням електронних платіжних засобів, іншими касовими документами, які відповідно до законодавства України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) грошових коштів (п. 3.1 Положення N 637).

Касові операції, що проводяться відповідно до Закону про РРО, оформляються відповідно до вимог цього Закону.

На жаль, некоректність формулювань окремих норм Положення N 637 та Методичних рекомендацій N 210 щодо роботи з готівкою у підприємців, час від часу породжує суперечки про те, наскільки обов'язкове для них оформлення готівкових розрахунків касовими ордерами.

Наприклад, щодо підпису касових документів в Методичних рекомендаціях N 210 зазначено, що для приватного підприємця не встановлено "спеціальних" правил візування видаткових ордерів, а в п. 3.3 та п. 3.4 Положення N 637 йдеться про керівника та головного бухгалтера підприємства. Контролюючий орган вважає, що візування документів приватним підприємцем є обов'язковим.

Також зазначимо, що в прибуткових та видаткових касових ордерах є ще й реквізит для підпису касира

І хоча в Методичних рекомендаціях N 210 контролюючі органи не виключають перевірок дотримання касової дисципліни у приватних підприємців, але при цьому не роз'яснюють, чи повинен підприємець ставити свій підпис один раз (і в якому реквізиті - за касира, головного бухгалтера чи керівника) або в усіх реквізитах, призначених для підписів.

Важливо зазначити, що форма та реквізити прибуткових та видаткових касових ордерів передбачають їх застосування тільки підприємствами, установами та організаціями, з оформленням цього касового документу бухгалтерією підприємства (випискою, завіренням відбитком печатки підприємства і підписами бухгалтера та касира), обліком в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, видачею касиром клієнту відповідної квитанції про приймання від нього готівки, веденням аналітичного обліку з використанням плану бухгалтерських рахунків.

Ось така половинчастість та недомовленість в нормативних документах і породжує масу проблем у приватних підприємців, які так і не можуть зрозуміти де ж остаточно вони повинні вести облік отриманої та виданої готівки і за допомогою яких документів.

Згідно з абзацом 4 п. 4.2 Положення N 637 приватні підприємці не ведуть касову книгу. Цей момент має вирішальне значення для організації касової роботи. Адже виписка касових ордерів без відповідних записів в касовій книзі зводить нанівець побудову усієї касової роботи відповідно до Положення N 637.

Схемно касова "епопея" виглядає таким чином: касові ордери мають бути відповідним чином оформлені, зареєстровані в журналах реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, а потім внесені до касової книги. Але такий порядок можуть і повинні дотримуватися тільки підприємств - юридичні особи, оскільки у них є каса - приміщення або місце, де здійснюються готівкові розрахунки і зберігається готівка та касові документи. У багатьох приватних підприємців каси в розумінні Положення N 637 немає, оскільки немає такого від-кремленого приміщення або місця.

Як правило, підприємці реєструються за місцем проживання і взагалі можуть не мати приміщень для здійснення своєї господарської діяльності. Тому оформлення касових ордерів з метою оприбутковування своїх власних грошей або оформлення їх видатку виглядає, щонайменше, безглуздо. Проте в Положенні N 637 у визначенні терміну "оприбутковування готівки" міститься вказівка на те, що ця процедура повинна проводитися не лише підприємствами, але й підприємцями.

Підприємці здійснюють облік операцій з готівкою у відповідних книгах обліку (абзац 2 п. 2.2 Положення N 637), до яких можуть бути віднесені Книги обліку доходів, Книги обліку доходів та витрат та КУРО.

Так, приміром, якщо підприємець застосовує РРО або РК, готівка буде оприбутковуватися через РРО або РК і потім в КУРО. У тому випадку, коли приватний підприємець приймає готівку без застосування РРО або РК, то оприбутковуванням готівки вважатиметься проведення обліку готівки, що надійшла, в Книзі обліку доходів або Книзі обліку доходів та витрат.

Готівкова виручка (готівка) підприємців, у тому числі готівка, отримана з банку, використовуються ними для забезпечення потреб, які виникають в процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами та державними цільовими фондами з податків та зборів (обов'язкових платежів) (п. 2.9 Положення N 637).

Підприємці при здійсненні розрахунків зі споживачами за готівку зобов'язані приймати до оплати за продукцію (товари, роботи, послуги) без обмежень банкноти та монети (у тому числі розмінні, оборотні, пам'ятні монети, зношені, значно зношені банкноти та монети) усіх номіналів, що випускаються НБУ у обіг, які є дійсними платіжними засобами і не викликають сумніву щодо їх справжності та платіжності.

У разі отримання від споживачів у сплату за продукцію (товари, роботи, послуги) зношених та/або значно зношених банкнотів підприємства (підприємці) зобов'язані не видавати таких банкнотів на здачу і надалі здати їх разом з готівковою виручкою (готівкою) до обслуговуючих банків. Крім того, підприємці повинні забезпечувати наявність в касі банкнотів та монет для видачі здачі (за винятком тих номіналів монет (банкнотів), випуск у обіг яких припинено НБУ).

І все ж, як би приватні підприємці не відмежовувалися від застосування касових ордерів, але при розрахунках зі споживачами вони повинні видавати розрахунковий документ встановленої форми, оскільки така вимога міститься в Законі про захист прав споживачів.

Правда таким розрахунковим документом не обов'язково має бути касовий ордер. Наприклад, фізичні особи - підприємці, що є платниками єдиного податку, згідно з п. 6 cт. 9 Закону про РРО при здійсненні готівкових розрахунків не застосовують РРО та РК, але при цьому вони можуть видавати споживачам розрахунковий документ у довільній формі (наприклад, товарний чек), оскільки для них не існує законодавчо ухваленого документу, який підтверджував би проведення розрахункової операції. Як правило, підприємці виписують споживачу документ, що поєднує в собі і товарний, і розрахунковий документи, за допомогою якого споживач у спірній ситуації зміг би захистити свої права.

Наведемо зразки форм товарних чеків для підприємця в ситуації, коли він є платником ПДВ і не є платником цього податку (табл. 1 та 2).

Таблиця 1

Таблиця 2

При здійсненні готівкових розрахунків із суб'єктами підприємництва (при отриманні грошових коштів) підприємець також повинен видати документ, який підтверджував би для платника грошових коштів здійснення розрахункової операції. В цьому випадку підприємець будь-якої системи оподаткування може використати прибутковий касовий ордер, щоб його контрагент (часто це підприємство), отримавши квитанцію такого ордера, був спокійний в плані своїх витрат.

За неоприбутковування (неповне та/або несвоєчасне оприбутковування) в касах готівки підприємцю може погрожувати штраф в п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми (абзац 3 ст. 1 Указу N 436).

Якщо вести мову про те, наскільки обов'язково підприємцю оформляти видачу готівки з використанням видаткових касових ордерів (у тому числі і своїм працівникам під звіт), то зазначимо наступне.

Згідно з пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 розд. IV ПК України сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податків на відрядження або під звіт і не повернених у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 розд. IV ПК України, включаються у загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід платника податків.

Ця норма торкається усіх найманих працівників, у тому числі і працюючих у приватних підприємців (самозайнятих осіб). Отже, для того, щоб правильно застосувати її - необхідно документально зафіксувати не лише сам факт видачі грошей, але також дату та суму. У цій ситуації найбільш оптимальним буде застосування саме видаткового касового ордера

Якщо працівнику видавали аванс на відрядження або кошти під звіт на господарські (виробничі) цілі, а також на витрати, пов'язані з виконанням деяких цивільно-правових дій, то він зобов'язаний складати і подавати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі - Авансовий звіт), форма якого затверджена Наказом N 845.

Згідно з пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 розд. IV ПК України Авансовий звіт подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, який забезпечує формування і реалізує державну податкову та митну політику, до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, в якому платник податків:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії з доручення і за рахунок особи, яка видала кошти під звіт.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податків в касу або зараховується на банківський рахунок особи, яка їх видала, до або під час подання вказаного Авансового звіту.

Такі ж вимоги поширюються на витрати, пов'язані з відрядженням або виконанням деяких цивільно-правових дій, які були сплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням наступних особливостей:

а) у випадку якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податків отримала готівку із застосуванням платіжних карток, вона подає авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;

б) у випадку якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податків застосувала платіжні картки для проведення розрахунків в безготівковій формі, а строк подання платником податків авансового звіту не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Таким чином, якщо працівник (платник податків) не повертає підприємству (податковому агенту) суму надміру витрачених коштів, раніше отриманих під звіт, протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк повернення цих грошей (до закінчення 3-го або 5-го, а в окремих випадках 10-го або 20-го банківського дня, наступного за днем, в якому платник податків завершує відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії з доручення і за рахунок податкового агента платника податків, що надав кошти під звіт), то така сума підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб за правилами, наведеними в п. 167.1 ст. 167 розд. IV ПК України (п. 3 Порядку N 845).

У самому Авансовому звіті, затвердженому Наказом N 845, наведена формула розрахунку для утримання податку з доходів фізичних осіб:

ПДФО = неповернена сума х ставка податку.

Проте в ПК України передбачено, що при оподаткуванні надміру витрачених коштії необхідно застосовувати "натуральний коефіцієнт", який розраховується згідне з п. 164.5. ст. 164 розд. І ПК України за наступною формулою:

К = 100: (100 - Сп),

де А"- коефіцієнт;

Сп - ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.

Також приватним підприємцям необхідно пам'ятати, що згідно з п. 2.11 гл. 2 Положення N 637 граничний строк між датою отримання коштів під звіт і датою завершення виконання окремої цивільно-правової операції передбачений дещо інший ніж у ПК України.

Так, видача готівкових грошових коштів під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції і заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше 10 робочих днів з дня видачі готівкових грошових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби на строк не більше двох робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

За перевищення зазначених строків (перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки) накладається штраф у розмірі 25 %, виданих під звіт сум, згідно з абзацом 5 cт. 1 Указу N 436.

Оскільки ПК України та Положення N 637 передбачають різні строки подання Авансових звітів у разі видачі коштів під звіт для інших виробничих цілей, а також різні види відповідальності, то підприємцям в цій ситуації необхідно орієнтуватися не на максимальні, а на мінімальні строки.

Адже сплата ПДФО із суми надміру витрачених коштів, отриманих платником податків на відрядження або під звіт і не повернених у встановлені законодавством строки, і дотримання касової дисципліни - це дещо різні речі, хоча й прив'язані до строку подання Авансових звітів, але регулюються різними документами і передбачають різні види "покарань".

Обмеження готівкових розрахунків у підприємців

Підприємці мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою та/або з фізичними особами протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами в межах граничних сум розрахунків готівкою, встановлених відповідною постановою Правління НБУ. Платежі понад встановлені граничні суми проводяться через банки або небанківські фінансові установи, які у встановленому порядку отримали ліцензію на переказ коштів без відкриття рахунку, шляхом перерахування грошових коштів з поточного рахунку на поточний рахунок або внесення грошових коштів в банк для подальшого їх перерахування на поточні рахунки. Кількість підприємств (підприємців) та фізичних осіб, з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується (п. 2.3 Положення N 637).

Згідно з п. 1 Постанови N 210, встановлена наступна гранична сума розрахунків готівкою:

- підприємств (підприємців) між собою протягом одного дня у розмірі 10 000 грн;

- фізичної особи з підприємством (підприємцем) протягом одного дня за товари (роботи, послуги) у розмірі 150 000 грн.

Вказані обмеження стосуються також розрахунків при оплаті за товари, придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок готівкових коштів, отриманих за допомогою електронного платіжного засобу.

Кількість суб'єктів підприємництва (підприємств, підприємців), з якими здійснюються готівкові розрахунки протягом дня, при цьому не обмежується.

Тобто, головне, щоб протягом дня сума готівкова розрахунків одного підприємства (підприємця) з будь-яким з підприємств (підприємців) не перевищила 10 000 грн.

Не обмежується також кількість платіжних документів, якими оформляються готівкові розрахунки одного суб'єкта підприємництва з іншим суб'єктом підприємницької діяльності.

Загалом, це не обов'язково має бути строго один документ (наприклад, чек або прибутковий ордер), яким оформляються готівкові розрахунки, а можуть бути і декілька таких платіжних документів - важливо, щоб при цьому загальна сума за усіма документами (при розрахунках з одним суб'єктом підприємницької діяльності) за день не виявилася більше 10 000 грн.

Вказані обмеження не поширюються на:

1) розрахунки підприємств (підприємців) з бюджетами та державними цільовими фондами;

2) добровільні пожертвування та благодійну допомогу;

3) використання коштів, виданих на відрядження.

Звертаємо увагу на те, що обмеження у розмірі 10 000 грн поширюється також на придбання товарно-матеріальних цінностей працівником, який відряджається, протягом дня за рахунок коштів, виданих йому на відрядження.

Коли сума платежу будь якому суб'єкту підприєм ництва перевищує граничю величину (припустимо, скла дає 23 000 грн), підприємство щоб не порушувати касово дисципліни, може скористатися схемою "дроблення" платежу або розстрочкою:

а) перерахувати готівкок (у рамках гранично встановленої суми) суму в 10 000 грн, а потім решту 13 000 грн - перерахувати цього ж дн; безготівковим способом;

б) розподілити платіж т декілька днів, використовуючи виключно готівковий платіж, наприклад в перший та другий день по 10 000 грн (у рамках встановленої граничної суми), а залишок - 3000 грн на третій день. У такому разі також усі вимоги "готівкового" законодавства будуть дотримані.

Розрахунки підприємця з фізичними особами за товари (роботи, послуги), вартість яких перевищує 150 000 грн, необхідно здійснювати фізичним особам у безготівковому порядку з використанням платіжних інструментів, які використовуються для ініціації переказів, або ж шляхом внесення готівки для подальшого безготівкового зарахування коштів на поточні рахунки юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців - одержувачів коштів (Лист N 11-116/2874/10064).

Якщо підприємці здійснюють готівкові розрахунки без відкриття поточного рахунку шляхом внесення в банки готівки для подальшого її перерахування на рахунки інших підприємств (підприємців) або фізичних осіб, то такі розрахунки для платників коштів є готівковими, а для одержувачів коштів - безготівковими (п. 2.5 Положень N 637).

Нові обмеження готівкових розрахунків, які введені з 01.09.2013 p., призвели до зміни відповідальності. Так, по суті, скасовані фінансові санкції за перевищення встановлених граничних сум розрахунків готівкою і посилена адміністративна відповідальність фізичних осіб - підприємців.

Згідно зі ст. 163-15 КУпАП за порушення порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги), у тому числі перевищення граничних сум розрахунків готівкою, недотримання встановлених законодавством вимог відносно забезпечення можливості розрахунків за товари (послуги) з використанням електронних платіжних коштів передбачена адміністративна санкція у вигляді штрафу, яка застосовується і до фізичних осіб - підприємців у розмірі:

- від 1700 до 3400 грн (при першому порушенні протягом року);

- від 8500 до 17 000 грн (при подальших таких порушеннях, допущених особою протягом року).

Згідно зі ст. 234-2 КУпАП розглядати, зокрема, справи про адміністративні правопорушення, що пов'язані з порушенням порядку проведення готівкових розрахунків і розрахунків з використанням електронних платіжних коштів за товари (послуги), будуть органи доходів і зборів (ст. 163-15).

Від імені органів доходів і зборів розглядати справи про адміністративні правопорушення і накладати адміністративні стягнення мають право керівники органів доходів і зборів та їх заступники.

Які вимоги з касової дисципліни, не поширюються на приватних підприємців

Формально приватний підприємець не зобов'язаний виписувати прибуткові та видаткові касові ордери при прийманні та видачі грошей. Також приватні підприємці не ведуть Касову книгу. Функції касової книги для приватного підприємця виконує Книга обліку доходів або Книга обліку доходів та витрат, а також КУРО.

Приватним підприємцям не встановлюється ліміт каси та строки здачі готівки. Це означає, що готівкова виручка у підприємця може зберігатися в будь-якому розмірі і без обмеження по дням. Здавати таку виручку в банк також не обов'язково.

Список використаних документів

КУпАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення

ПК України - Податковий кодекс України

Закон про захист прав споживачів - Закон України від 12.05.1991 р. N 1023-ХП "Про захист прав споживачів" в редакції від 01.12.2005 p. N 3161-IV

Закон про РРО- Закон України від 06.07.1995 р. N 265/95-ВР "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" в редакції від 01.06.2000 р. N1776-111

Указ N 436 -Указ Президента України від 12.06.1995 р. N 436/95 "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки"

Методичні рекомендації N 210 - Методичні рекомендацій щодо порядку проведення перевірок з питань дотримання суб'єктами господарювання касової дисципліни, повноти оприбутковування виручки від реалізації товарів (послуг), затверджені наказом ДПАУ від 23.04.2009 р. N 210

Наказ N 845 - Наказ Міндоходів України від 24.12.2013 р. N 845 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, і Порядку його складання"

Положення N 637 -Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. N 637

Порядок N 845 - Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Міндоходів України від 24.12.2013 р. N 845

Постанова N 210- Постанова Правління НБУ від 06.06.2013 р. N 210 "Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою"

Лист N 11-116/2874/10064 - Лист НБУ від 16.08.2013 р. N 11-116/2874/10064 "Про застосування вимог постанови Правління Національного банку України від 06.06.2013 N 210"

"Консультант бухгалтера" N 10 (758) 26 травня 2014 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)