Розраховуємо суму відпускних
Формула для розрахунку відпускних
Для розрахунку суми відпускних (В) спочатку розрахуйте середньоденну зарплату (ЗПср):
ЗПср = ЗП:(Дрп-Дсв-Днпп),
а після цього розраховуйте суму відпускних:
В=Двідпустки Х ЗПСР.
Показник Двідпустки - це кількість календарних днів відпустки, що надається.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! При визначенні тривалості щорічних відпусток та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, не враховуйте святкові та неробочі дні (ст. 73 КзпП). На ці дні відпустку подовжують, але самі святкові та неробочі дні не оплачуються за середнім заробітком.
Приклад 1. Працівник пішов у відпустку на 24 календарних дні з 1 травня. Останнім днем відпустки буде 27 травня, оскільки на цей період припадає 3 святкових дні: 1, 2 і 9 травня. При цьому відпускні ви нараховуєте за 24 календарних дні, а не 27.
Показник ЗП - це сума зарплати та інших виплат, нарахованих працівнику у розрахунковому періоді: за останні повні 12 календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю надання відпустки або за меншу кількість місяців, що включаються до розрахункового періоду.
Перелік виплат, які включаємо в розрахунок відпускних, названо в п. 3 Порядку N 100. А ті, які не включаємо, - у п. 4 Порядку N 100.
Якщо у розрахунковому періоді у працівника не було заробітку не з його вини (наприклад, був у відпустці для догляду за дитиною до 3 років), відпускні розраховуєте виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу (абз. 3 п. 4 Порядку N 100). Розмір ставки (окладу) берете на момент проведення обчислення середньої заробітної плати (лист Мінпраці від 22.12.2005 р. N 717/018/84-05).
У цьому випадку показник ЗП розраховуєте так:
ЗП = тарифна ставка (оклад) х 12 місяців.
Ще один нюанс. При розрахунку відпускних пам'ятайте про проведення коригування середньої зарплати. Це від вас вимагає п. 10 Порядку N 100. Суть у тому, що зарплату, яка включається в розрахунок відпускних (ЗП), потрібно коригувати у разі підвищення тарифних ставок (посадових окладів) за проміжок часу до підвищення. Для вашої зручності ми щомісяця наводимо розраховані коефіцієнти коригування середньої зарплати.
Показник Дрп - це загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді. У загальному випадку - це дні, що включаються в 12 календарних місяців (365 (366 - у високосному році) календарних днів).
Може бути так, що розрахунковий період для вашого працівника менший ніж 12 місяців. У цьому випадку показник Дрп для розрахунку середнього заробітку визначаєте як кількість календарних днів, що припадають на цілі місяці розрахункового періоду.
Показник Дсв- це кількість святкових і неробочих днів передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період. У загальному випадку це 10 днів у році: 1 і 7 січня, 8 березня, Великдень, 1,2 і 9 травня, Трійця, 28 червня і 24 серпня.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо ваш працівник йде у відпустку у травні 2014 року і його розрахунковий період травень 2013 року - квітень 2014 року, то на цей розрахунковий період припадає 11 святкових і неробочих днів.
Причина криється у задвоєнні Великодня: у 2013 році ми святкували Великдень у травні (05.05.2013 p.), а у 2014 році - у квітні (20.04.2014 p.).
А що коли розрахунковий період менший ніж 12 календарних місяців? Тоді підрахуйте святкові та неробочі дні, які припадають саме на такий розрахунковий період.
Приклад 2. Працівник прийнятий на роботу 05.09.2013 р. Він пішов у відпустку на 24 календарних дні з 1 травня. Розрахунковим періодом для нього буде 7 місяців (жовтень 2013 року - квітень 2014 року). На ці 7 місяців припадає 4 святкових і неробочих дні (1 і 7 січня, 8 березня, 20 квітня (Великдень)). Тому показник Дсв дорівнюватиме 4.
Показник Днпп - Це кількість календарних днів, які слід виключити з розрахункового періоду.
1. Календарні дні, коли працівник з незалежних від нього причин працював у режимі неповного робочого тижня (наказом роботодавця згідно зі ст. 32 КЗпП працівники переведені на роботу на умовах неповного робочого тижня у зв'язку з неможливістю забезпечити їх роботою впродовж нормальної тривалості робочого тижня). Вихідні дні із розрахунку не виключають, оскільки відпустку надають в календарних днях і оплачуються календарні дні відпустки (лист Мінпраці від 07.08.2009р. N 472/13/84-09). При цьому не виключаєте дні, коли працівник працював у режимі неповного робочого тижня за власним бажанням (ст. 56 КЗпП). А ось робота в режимі неповного робочого дня не впливає на показник Днпп
2. Календарні дні неоплачуваноївідпустки, наданої згідно зі ст. 25 і 26 Закону про відпустки (лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. N 1203/13/84-12). Якщо ви надали таку відпустку понад період, зазначений у ст. 25 і 26 (це є порушенням трудового законодавства!), дні перевищення не вираховуєте.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У цьому випадку не вирахуйте помилково у складі Днпп святкові та неробочі дні, які припадають на період неоплачуваної відпустки. Такі дні ви вже виключили у складі показника Дсв. Інакше ви їх виключите двічі: перший раз у показнику Дсв, а другий раз - у показнику Днпп
3. Дні простою не з вини працівника.
4. Дні відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6, 16) років.
5. Інші невідпрацьовані і неоплачені дні:
- неоплачувані дні догляду за хворою дитиною до 14 років - понад 14 календарних днів (допомога за рахунок коштів Фонду з тимчасової непрацездатності виплачується тільки за 14 календарних днів). Дні відсутності на роботі підтверджуються не листком непрацездатності, а довідкою форми N 138/0;
- неоплачуваний день, коли працівникові встановлено інвалідність;
- інші неоплачувані дні, підтверджені довідкою лікувально-профілактичної установи, яка видана відповідно до Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом МОЗ від 13.11.2001 р. N 455 (дні обстеження та ін.)
Навіщо виключати ці дні? Фактично виключаємо дні, коли працівник не отримував зарплату або отримував частково (як при простої). Це дозволить не зменшити середню зарплату для оплати днів відпустки через відсутність заробітку в ці дні.
Розрахунковий період. Загалом середню зарплату (ЗПСР) для оплати відпускних рахуйте за останні повні 12 календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю виходу працівника у відпустку. Цей період якраз і є розрахунковим періодом.
Приклад 3. Працівник йде у відпустку в червні 2014 року Розрахунковим є період з 01.06.2013 р. по 31.05.2014 р.
Якщо ваш працівник відпрацював менше 12 календарних місяців, то для нього розрахунковим періодом будуть фактично відпрацьовані повні місяці (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю виходу у відпустку.
Приклад 4. Працівник прийнятий на роботу 16.10.2013 р. і йде у відпустку з 05.06.2014 р. Для обчислення відпускних у цій ситуації розрахунковий період становитиме 7 календарних місяців (01.11.2013 р. - 31.05.2014 p.).
Якщо працівника прийняли на роботу 1-го числа, то такий місяць включаєте в розрахунковий період.
Але виникає питання з місяцем, коли працівника прийняли на роботу не з 1 числа, але з першого робочого дня такого місяця. І при цьому він відпрацював усі робочі дні за графіком роботи. На наш погляд, цей місяць також включається до розрахункового періоду.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! При наданні відпусток за минулі роки, розрахунковим періодом є 12 календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю виходу працівника у відпустку. При визначенні розрахункового періоду неважливий рік, за який надають відпустку. Відправною точкою є місяць, у якому працівник йде у відпустку.
Приклад 5. Працівникйдеу відпустку в червні 2014 року.
Він планує використати невідгуляні дні відпустки "на дітей" за 2012 рік (5 днів), за 2013 рік (10 днів) і за 2014 рік (10 днів). Усього 25 календарних днів. Розрахунковим періодом для нарахування відпускних за всі 25 днів дні є період з 01.06.2013 р. по 31.05.2014 р.
Якщо відпустка починається в одному місяці, а закінчується в іншому, для всіх днів відпустки розраховуєте одну середню зарплату виходячи з одного розрахункового періоду.
Виплати, що враховуються при розрахунку
відпускних (показник ЗП)
1. Основна заробітна плата
2. Доплати і надбавки
Враховуєте такі виплати: доплати за надурочну роботу та роботу в нічний час; суміщення професій і посад; розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт працівниками-почасовиками; високі досягнення у праці (високу професійну майстерність); умови праці; інтенсивність праці; керівництво бригадою, вислугу років та ін.
3. Виробничі премії та премії за економію
конкретних видів палива, електроенергії і
теплової енергії
Премії за місяць, квартал, півріччя, дев'ять місяців і другий період, що не перевищує рік, включаєте в заробіток того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю (нараховані за Кт 661; п. 3 Порядку N 100).
4. Винагорода за підсумками роботи за рік
та вислугу років та ін.
Одноразову винагороду за підсумками роботи за рік і за вислугу років включаєте до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1 /12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній. Важлива умова: щоб річна премія (винагорода) була врахована при розрахунку відпускних, вона повинна бути нарахована в поточному році за попередній календарний рік (наприклад, у 2014 році за 2013 рік). Якщо премія нарахована в поточному році за поточний (наприклад, у грудні 2013 року за підсумками роботи за 2013 рік), то її не можна буде врахувати при розрахунку відпускних (листи Мінпраці від 24.06.2008 р. N 411/13/84-08, від 26.01.2007 р. N 49/13/155-07 та від 03.08.2005 р. N 18-441-1). Якщо розрахунковий період менший ніж 12 календарних місяців, то до кожного місяця розрахункового періоду додаєте 1/12 нарахованої винагороди. При цьому 1/12 додаєте і до заробітку інших місяців розрахункового періоду, які не є періодом, що дає право на її отримання (наприклад, до місяців 2014 року, хоча винагороду нараховано за 2013 рік).
5. Виплати за час, протягом якого за
працівником зберігається середній заробіток
Відпускні, середня зарплата за дні відсутності у зв'язку з призовом по мобілізації, на військові збори, у зв'язку з виконанням державних і громадських обов'язків, за дні донорства та ін.
6. Допомога у зв'язку з тимчасовою
непрацездатністю
Враховуйте як допомогу за рахунок Фонду соцстраху з тимчасової непрацездатності, так і оплату перших 5 днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів установи.
7. Допомога по вагітності та пологах
У Порядку N 100 немає прямої норми про включення допомоги по вагітності та пологах у розрахунок відпускних. Але про це говорить Мінпраці (листи від 17.06.2011 р. N 190/13/116-11, від 22.06.2006 р. N 4201/0/14-06/13).
Не враховуйте при розрахунку відпускних виплат
(не включаєте в показник ЗП)
1. Виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), які не входять в обов'язки працівника
Виняток (тобто враховуються при розрахунку середньої зарплати): доплати за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт та виконання обов'язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов'язки тимчасово відсутнього керівника установи або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками).
2. Одноразові виплати:
- компенсація за невикористану відпустку;
- матеріальна допомога;
- допомога працівникам, які виходять на пенсію;
- вихідна допомога та ін.
Важливо! Матеріальну допомогу не включають до розрахунку незалежно від її характеру (разова чи ні, надана одному або всім/більшості співробітників).
3. Компенсаційні виплати на відрядження і переведення на іншу роботу: добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових.
4. Окремі види премій: премії за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології, за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин, введення вдію виробничих потужностей та об'єктів будівництва.
5. Грошові і речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах та ін.
6. Пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати.
7. Літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що сплачується за авторським договором.
8. Вартість безоплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних та знешкоджуючих засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування.
9. Дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених установою путівок до санаторіїв та будинків відпочинку.
10. Виплати, пов'язані з ювілейними датами, днем народження, за багаторічну і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо.
11. Вартість безоплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування.
12. Заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством).
13. Суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров'я.
14. Компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв'язку з порушенням термінів її виплати.
Використані документи
КЗпП - Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 p. N 322-VIII.
Закон про відпустки - Закон України "Про відпустки" від 15.11.1996 р. N 504/96-ВР.
Порядок N 100 - Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 р. N 100.
Інструкція N 455 - Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. N 455.
Любов Короленко,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"