МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ
25.03.2014 N 565/5

Про внесення змін до Інструкції з діловодства
в Міністерстві юстиції України

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року N 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" та наказу Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року N 578/5 "Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за N 571/20884, НАКАЗУЮ:

1. Внести до Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 2 липня 2012 року N 973/5, такі зміни:

1) другий абзац розділу 18 викласти в такій редакції:

"Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення слова "Контроль" (з використанням штампа) на лівому нижньому полі першої сторінки документа та на РКК із зазначенням строку виконання.";

2) пункт 24.2 розділу 24 викласти в такій редакції:

"24.2. Копії документів виготовляються засобами копіювальної техніки. При цьому на копіях відтворюються усі реквізити оригіналу документа та його складові частини, зокрема особистий підпис посадової особи, яка підписала оригінал документа, відбиток печатки (у разі наявності)." (додаток 25);

3) підпункти 27.1.3, 27.1.18, 27.1.19, 27.1.22 пункту 27.1 розділу 27 викласти в такій редакції:

"27.1.3. Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі - Перелік типових документів), затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року N 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за N 571/20884, за змістом, строками зберігання та напрямками діяльності Міністерством видаються такі накази:

з основної діяльності;

з кадрових питань (особового складу) (про призначення, переведення, переміщення, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування, щорічна оцінка державних службовців, допуск та доступ до державної таємниці; присвоєння рангу, зміна облікових даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, встановлення різних надбавок, доплат, виплата матеріальної допомоги; про відпустки щодо догляду за дитиною);

про короткострокові відрядження в межах України та за кордон, стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням, про відпустки без збереження заробітної плати;

з адміністративно-господарських питань.";

"27.1.18. Накази реєструються за порядком номерів у межах календарного року та індексу за номенклатурою справ (накази з основної діяльності мають індекс - "5", накази з кадрових питань - "6" та "к", накази з адміністративно-господарських питань - "7").

Реєстраційний індекс та дата наказів проставляються рукописним способом. Накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

Накази з основної діяльності та адміністративно-господарських питань реєструються і зберігаються в Управлінні документального забезпечення.";

"27.1.19. Накази з кадрових питань (особового складу) реєструються та зберігаються у Департаменті кадрової роботи та державної служби.";

"27.1.22. Копії наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань засвідчуються печаткою Управління документального забезпечення.";

4) доповнити пункт 27.1 новим підпунктом 27.1.23 такого змісту:

"27.1.23. Витяг з наказу оформлюється на загальному бланку Міністерства із зазначенням усіх реквізитів оригіналу наказу. До витягу переноситься лише пункт або кілька пунктів наказу, що стосується запиту. З оригіналу наказу до витягу переносять найменування посади, ініціали, прізвище посадової особи, яка підписала наказ. Особисто ця особа витяг не підписує. Відмітка про засвідчення копії документа є обов'язковим реквізитом витягу з наказу." (додаток 26);

5) додаток 1 до підпункту 30.1.6 пункту 30.1 розділу 30 викласти в новій редакції, що додається.

2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Онищенко Г.В.

Міністр П. Петренко

Додаток 25
п. 24.2

Наказ

З Додатком 25 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 26
пп. 27.1.23

Витяг із наказу

З Додатком 26 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 1
пп. 30.1.6

Акт
про повернення документів

З Додатком 1 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".