Документи надходять до бухгалтерії із запізненням:
як з цим боротися?
Кадрова служба передає в бухгалтерію розпорядження про відпустку, відрядження тощо із запізненням, тобто вже після виплати відповідних сум (нарахування ведуться за усними повідомленнями). Так, розрахунок відпускних здійснюємо тільки на підставі заяви працівника. Як досягти того, щоб кадрова служба надавала розпорядження вчасно?
Подібні запитання доводиться чути нерідко. Водночас вирішення питання лежить на поверхні. Пояснимо.
Усе, що потрібно для раціонального руху документів в установі,- це розробити графік документообігу - схему, яка описує рух первинних документів в установі від моменту їх створення до передачі на зберігання.
Графік документообігу розробляється відповідно до ст. 8 Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 p. 996-XIV і з урахуванням вимог п. 5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом МФУвід 24.05.1995 р. N 88 (далі - Положення N 88). Крім того, принципи розробки графіка документообігу містяться в Положенні про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну СРСР від 29.07.1983 р. N 105, де наведено і приклад такого графіка.
Так, у п. 5.1 Положення N 88 зазначено: з метою упорядкованості руху та своєчасного отримання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів керівник наказом установлює графік документообігу, в якому зазначає дату створення або отримання документів, прийняття їх до обліку, передачу в обробку та до архіву.
Графік документообігу оформляють у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і строків виконання робіт (п. 5.3 Положення N 88).
За кожним документом графік документообігу має містити порядок:
- створення (кількість примірників; посади працівників, відповідальних за оформлення та виконання; документи, на підставі яких оформляється документ; строк виконання);
- перевірки (посади працівників, відповідальних за перевірку; строк перевірки). Згідно з п. 2.15 Положення N 88 первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів, логічна ув'язка окремих показників;
- обробки (посади працівників, відповідальних за обробку; строк обробки);
- передачі до архіву (посади працівників, відповідальних за передачу до архіву; строк передачі та зберігання). Згідно з п. 6.1 Положення N 88 документи, що пройшли обробку, підлягають обов'язковій передачі до архіву. Нагадаємо, що при визначенні строків зберігання документів необхідно керуватися Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів і органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств і організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. N 578/5.
Кожному виконавцю слід надати виписку з графіка. У ній наводиться перелік документів, належних до функціональних обов'язків виконавця, строки їх подання.
Проте складання одного графіка документообігу буде замало. Слід ще передбачити відповідальність за його недотримання у вигляді дисциплінарного стягнення (догани), що накладається на підставі ст. 147 Кодексу законів про працю України. Згідно з п. 5.5 Положення N 88 контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії необхідних документів і відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб установи.
Алла Головко, експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"