ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ УКРАЇНИ

НАКАЗ
21.08.2013 N 344

Про введення в експлуатацію
автоматизованої системи діловодства

Відповідно до законів України "Про електронний документ та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис" для автоматизації процесів створення, відправлення, передавання, одержання, оброблення, використання, зберігання документів та контролю за їх виконанням НАКАЗУЮ:

1. Ввести в експлуатацію з 2 вересня 2013 року в центральному апараті Держземагентства України автоматизовану систему діловодства на базі "ДОК ПРОФтм Степ 2.0" (далі - Система).

2. Затвердити функції користувачів автоматизованої системи діловодства, що додаються.

3. Управлінню інформаційних технологій та технічного захисту інформації забезпечити:

адміністрування Системи та доступ до неї працівників центрального апарату;

зберігання та захист інформації, яка обробляється в Системі;

застосування електронного цифрового підпису в Системі.

4. Управлінню справами забезпечити:

здійснення електронного документообігу в Системі;

внесення змін до Інструкції з діловодства у Державному агентстві земельних ресурсів України, затвердженої наказом Держземагентства України від 23.02.2012 N 70, в частині формування реєстраційних номерів;

створення документів постійного зберігання одночасно у паперовій та електронній формах.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Голова С.М. Тимченко

Затверджено
Наказ Держземагентства України
21.08.2013 N 344

Функції
користувачів автоматизованої системи діловодства

Відділ діловодства Управління справами:

реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції, внутрішніх документів (наказів Держземагентства України з основної діяльності, наказів з адміністративно-господарських питань, доповідних записок, окремих доручень керівництва, протоколів оперативних нарад керівництва, актів перевірок, які проводяться працівниками центрального апарату Держземагентства України, тощо) з нанесенням штрих-коду та скануванням документів;

редагування документів;

створення реєстрів відправки кореспонденції;

формування конвертів для вихідних документів;

формування зведеної номенклатури справ та їх облік;

моніторинг проходження документів, які зареєстровані відділом діловодства;

формування звітів та підготовка оперативної інформації;

формування та облік справ.

Відділ контролю за виконанням доручень:

поточна робота з документами;

взяття на контроль та зняття з контролю документів;

моніторинг стану опрацювання контрольних доручень;

підтвердження етапів виконання контрольних документів;

направлення упереджувальної інформації (нагадувань) щодо термінів виконання документів;

формування звітів щодо виконання доручень.

Відділ розгляду звернень та прийому громадян:

реєстрація звернень, нанесення штрих-коду та реєстраційних даних;

редагування документів;

формування бази документів;

підготовка резолюцій;

створення реєстру передач звернень громадян;

моніторинг та контроль опрацювання звернень;

формування звітів та підготовка оперативної інформації щодо звернень громадян;

формування та облік справ.

Діловоди структурних підрозділів:

поточна робота з документами;

створення реєстру передач документів, підтвердження отримання документів;

внесення відповідальних виконавців резолюцій керівництва підрозділу та етапів виконання контрольних документів;

моніторинг виконання контрольних доручень, формування звітів;

закриття документів та направлення їх до справи;

формування та ведення номенклатури справ підрозділу.

Керівники структурних підрозділів:

поточна робота з документами;

візування документів;

створення та підписання резолюцій.

Управління комунікацій та забезпечення діяльності Голови:

поточна робота з документами;

створення реєстру передач документів, підтвердження отримання документів та внесення запису про їх передачу;

підготовка резолюцій;

формування звітів про виконання доручень керівника.

Управління інформаційних технологій та технічного захисту інформації:

підтримка роботи програмного та апаратного забезпечення системи автоматизованого документообігу, встановлення клієнтських робочих місць системи автоматизованого документообігу;

створення облікових записів користувачів та адміністрування їх прав;

підтримка системних довідників журналів;

підтримка службових довідників журналів (штатний розклад, структура, види документів, кореспонденти, тощо).

Відділ взаємодії зі ЗМІ та громадськістю:

поточна робота з документами;

ведення реєстру публічної інформації.

Заступник начальника управління - начальник відділу
діловодства Управління справами Т.О. Чебан