ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЛУЖБА УКРАИНЫ ПО ВОПРОСАМ ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
ПИСЬМО
21.09.2012 N 10/4546-12
Относительно отдельных вопросов,
связанных с персональными данными
Государственная служба Украины по вопросам защиты персональных данных (далее - Служба) рассмотрела Ваше обращение <...>, направленное письмом Управления по вопросам обращений граждан Администрации Президента Украины, и в пределах полномочий указывает следующее.
Относительно принадлежности к базе персональных данных
Исходя из терминов, приведенных в статье 2 Закона Украины "О защите персональных данных" (далее - Закон), именованная совокупность упорядоченных сведений о физических лицах (клиентах, работниках, потребителях, контрагентах и т.п.) в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных, в отношении которой осуществляется действие или совокупность действий, связанных со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптированием, изменением, восстановлением, использованием и расширением (распространением, реализацией, передачей), обезличиванием, уничтожением сведений о физических лицах, может составлять одну или несколько баз персональных данных в зависимости от цели такой обработки, категорий персональных данных и субъектов, чьи персональные данные обрабатываются.
Все базы персональных данных в соответствии со статьей 9 Закона подлежат государственной регистрации путем внесения соответствующей записи Службой в Государственный реестр баз персональных данных в порядке, установленном Положением о Государственном реестре баз персональных данных и порядке его ведения, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 25.05.2011 N 616, и приказом Министерства юстиции Украины от 08.07.2011 N 1824/5 "Об утверждении форм заявлений о регистрации базы персональных данных и о внесении изменений в сведения Государственного реестра баз персональных данных и порядка их подачи", зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины от 19.07.2011 за N 890/19628 (далее - приказ N 1824/5).
Относительно внесения изменений в Государственный реестр баз персональных данных и исключения зарегистрированной базы персональных данных
Согласно пункту 11 приказа N 1824/5 заявитель уведомляет Службу о каждом изменении сведений, необходимых для регистрации базы персональных данных, не позднее чем в течение десяти рабочих дней со дня наступления такого изменения путем подачи соответствующего заявления. То есть заявитель обязан уведомлять Службу о каждом изменении сведений, необходимых для регистрации базы персональных данных, а именно: в случае изменения информации о владельце базы персональных данных, о названии и местонахождении базы персональных данных, цели обработки персональных данных, информации о распорядителях базы персональных данных.
В ходе процедуры ликвидации субъекта хозяйствования и в случае прекращения им всех действий по обработке персональных данных в базах персональных данных владельцу базы персональных данных необходимо уведомить Службу о прекращении функционирования базы персональных данных путем направления Заявления о внесении изменений в сведения Государственного реестра баз персональных данных (проставления отметки "Функционирование базы персональных данных прекращено").
Попутно информируем, что на официальном сайте Службы (http://zpd.gov.ua) в разделе "Рекомендации" размещена информация о соблюдении требований законодательства о защите персональных данных при ликвидации юридического лица.
Относительно уничтожения персональных данных
Статьей 15 Закона определено, что персональные данные в базах персональных данных подлежат уничтожению в случае:
истечения срока хранения данных, определенного согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных или законом;
прекращения правоотношений между субъектом персональных данных и владельцем или распорядителем базы, если иное не предусмотрено законом;
вступления в законную силу решения суда относительно изъятия данных о физическом лице из базы персональных данных.
При этом персональные данные в базах персональных данных уничтожаются в порядке, установленном в соответствии с требованиями закона.
Председатель Службы А. Мервинский