МІНІСТЕРСТВО НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЙ УКРАЇНИ

НАКАЗ
20.09.2012 N 1203

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
11 жовтня 2012 р. за N 1717/22029

(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Міністерства внутрішніх справ України
N 958 від 27.11.2017)

Про затвердження Інструкції про особливості направлення
у відрядження осіб рядового та начальницького складу
органів і підрозділів цивільного захисту Міністерства
надзвичайних ситуацій України та відшкодування їм
витрат на службові відрядження в межах України і за
кордон

На виконання пункту 13 постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів", відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року N 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за N 218/2658 (із змінами), з метою визначення особливостей направлення у відрядження осіб рядового та начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту Міністерства та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України і за кордон НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про особливості направлення у відрядження осіб рядового та начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту Міністерства надзвичайних ситуацій України та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України і за кордон (далі - Інструкція), що додається.

2. Керівникам департаментів та самостійних підрозділів апарату Міністерства, керівникам органів управлінь (підрозділів) цивільного захисту МНС України у своїй практичній роботі дотримуватися вимог цієї Інструкції.

3. Визнати такими, що втратили чинність, накази МНС України від 28 листопада 2007 року N 812 "Про затвердження Інструкції про особливості направлення у відрядження осіб рядового та начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України і за кордон", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 10 січня 2008 року за N 6/14697, від 11 лютого 2009 року N 104 "Про внесення змін до Інструкції про особливості направлення у відрядження осіб рядового та начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України і за кордон", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 02 березня 2009 року за N 191/16207.

4. Департаменту фінансового забезпечення та інвестицій (Подобєд І.В.), Управлінню правового забезпечення (Поворозник Р.Р.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Квашука В.П.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Виконуючий обов'язки Міністра В. Бут

Затверджено
Наказ Міністерства
надзвичайних ситуацій України
20.09.2012 N 1203

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
11 жовтня 2012 р. за N 1717/22029

Інструкція
про особливості направлення у відрядження осіб рядового
та начальницького складу органів і підрозділів цивільного
захисту Міністерства надзвичайних ситуацій України та
відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах
України і за кордон

I. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція визначає єдиний порядок службових відряджень і поширюється на осіб рядового та начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту МНС України.

1.2. Службовим відрядженням вважається поїздка осіб рядового та начальницького складу (далі - особи) органів і підрозділів цивільного захисту МНС України (далі - органи управління (підрозділи)) за рішенням керівника установи, начальника (командира) органу управління (підрозділу) на певний строк в іншу місцевість для виконання службового завдання поза пунктом постійного або тимчасового розквартирування органу управління (підрозділу), у якому особи проходять службу.

Документами, які підтверджують зв'язок відрядження з основною діяльністю органів управління (підрозділів), є, зокрема (але не виключно): запрошення, план перевірки.

1.3. Органи управління (підрозділи) здійснюють реєстрацію осіб, що вибувають у відрядження, у спеціальному журналі реєстрації відряджень за формою, наведеною у додатку до цієї Інструкції.

1.4. Органи управління (підрозділи), що відряджають осіб, зобов'язані забезпечити їх коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Розміри добових витрат та гранична сума витрат на найм житлового приміщення за добу визначаються додатком 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (далі - постанова Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98). Аванс відрядженим видається готівкою або перераховується у безготівковій формі на відповідний рахунок із застосуванням платіжних карток.

1.5. Підтвердними документами є розрахункові документи відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та Податкового кодексу України.

1.6. Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), суми яких встановлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98.

1.7. Органи управління (підрозділи), що відряджають осіб, зобов'язані ознайомити їх з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною за довільною формою) та з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження. Порядок ознайомлення осіб, які направляються у відрядження за кордон, з їх фінансовими зобов'язаннями регулюється постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98 та цією Інструкцією.

1.8. На особу, яка перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того органу управління (підрозділу), підприємства (організації), до якої вона відряджена. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

1.9. Якщо особа спеціально відряджена для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

Якщо особа відбуває у відрядження у вихідний день, то їй після повернення з відрядження надається інший день відпочинку.

Якщо наказом про відрядження передбачено повернення особи з відрядження у вихідний день, то їй може надаватися інший день відпочинку.

1.10. За відрядженою особою зберігаються посада та грошове забезпечення за час відрядження, у тому числі й за час перебування в дорозі.

II. Порядок відрядження в межах України

1. Направлення у відрядження в межах України

1.1. У службові відрядження особи можуть направлятися в разі справжньої потреби та за наявності коштів на відрядження на підставі письмового рішення таких посадових осіб:

з апарату МНС - Міністра або одного із заступників Міністра, якому надані такі повноваження відповідним наказом;

з головних територіальних управлінь (територіальних управлінь) МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі - начальника головного територіального управління (територіального управління), його заступника; з навчальних закладів - ректора (начальника), проректора (його заступника);

з органів управлінь (підрозділів) - керівника органу управління (підрозділу);

начальники головних територіальних управлінь (територіальних управлінь), ректори (начальники) навчальних закладів, керівники органів управлінь (підрозділів) - Міністра або одного із заступників Міністра, якому надані такі повноваження відповідним наказом.

1.2. Направлення осіб у відрядження оформляється наказом із зазначенням пункту призначення, найменування органу управління (підрозділу) або найменування підприємства (організації), куди відряджена особа, строку та мети відрядження.

2. Строк службових відряджень у межах України

2.1. Для комплексних перевірок та інспектування органів управління (підрозділів) призначається строк відрядження не більше 15 календарних днів.

2.2. Для проведення контрольних заходів з питань фінансово-господарської діяльності строк відрядження не повинен перевищувати строку проведення таких заходів.

2.3. Строк відрядження осіб, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, не повинен перевищувати 90 календарних днів з урахуванням часу перебування у дорозі.

2.4. Строк відрядження осіб, які направляються для виконання робіт з ліквідації наслідків аварій та катастроф, надзвичайних ситуацій техногенного, природного та військового характеру (у тому числі робіт, які виконуються в межах державних цільових програм), не може перевищувати строку виконання цих робіт.

2.5. Відрядження до апарату МНС України дозволяється особам на строк не більше 5 днів, не враховуючи час перебування в дорозі. Цей строк може бути продовжений, але не більше ніж на 5 днів.

3. Відрядження у межах України призначається:

3.1. У разі направлення осіб начальницького складу навчальних закладів, у тому числі органів управління (підрозділів), для керівництва практикою та стажування слухачів і курсантів.

3.2. Для вивчення нової спеціальної техніки в органах управління (підрозділах), в тому числі особам начальницького складу, направленим як керівники занять з вивчення нової техніки.

3.3. На стажування, у разі направлення осіб начальницького складу - наукових співробітників науково-дослідних і науково-випробничих установ в органи управління (підрозділи), для практики на підприємства та організації інших центральних органів виконавчої влади (за погодженням з керівниками цих органів).

3.4. На стажування, у разі направлення осіб науково-педагогічного (педагогічного) складу навчальних закладів до органів управління (підрозділів).

3.5. На первинну професійну підготовку, перепідготовку, спеціалізацію та підвищення кваліфікації, у тому числі проходження зборів (курсів цільового призначення), у разі направлення осіб зі збереженням посад за місцем штатної служби.

4. Час перебування у відрядженні в межах України

4.1. Тривалість службового відрядження обчислюється за кількістю днів перебування у відрядженні з урахуванням вихідних, святкових і неробочих днів та часу перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками).

4.2. Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення літака, поїзда, автобуса або іншого транспортного засобу з пункту постійної служби відрядженої особи, а днем прибуття з відрядження - день прибуття зазначеного транспорту в пункт постійної служби.

4.3. У разі відправлення транспорту до 24-ї години включно днем від'їзду вважається поточна доба, а з 00 години - наступна доба. Якщо станція відправлення поїзда, пристань або аеропорт розташовані поза межами населеного пункту, то в строк відрядження зараховується час, потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого до пункту постійної служби.

5. Відшкодування витрат відрядженим особам у межах України

5.1. Відрядженій особі перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення та добові витрати. Після повернення з відрядження відряджена особа зобов'язана до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню до каси або зарахуванню на відповідний рахунок органу управління (підрозділу), що її надав. Разом із звітом подаються документи в оригіналі, що підтверджують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат.

У разі якщо під час службових відряджень відряджена особа отримала готівку із застосуванням платіжних карток, вона подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи).

Якщо відряджена особа отримала аванс на відрядження і не виїхала, то вона протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну відрядження повинна повернути до каси органу управління (підрозділу) зазначені кошти.

5.2. За кожний день (включаючи день вибуття та прибуття) перебування особи у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування у дорозі (разом з вимушеними зупинками), їй виплачуються добові в межах сум, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98.

5.3. Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до органу управління (підрозділу), що зараховуються як два дні.

5.4. При відрядженні осіб строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Одночасно відповідно до оригіналів підтвердних документів проводиться оплата щоденного проїзду транспортом загального користування.

5.5. Грошове забезпечення відрядженим особам переказується на їхній спеціальний картковий рахунок або поштою за рахунок органу управління (підрозділу), що його відрядив.

5.6. Орган управління (підрозділ) відшкодовує відрядженій особі:

витрати на наймання житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат (у межах граничних сум витрат, установлених постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98). Витрати понад граничні суми відшкодовуються з дозволу керівників, яким надано право направляти у відрядження;

витрати на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків сум добових витрат за всі дні проживання;

витрати на службові телефонні переговори проводяться у розмірах, погоджених з начальником (командиром) органу управління (підрозділу);

витрати (плату) за бронювання місця в готелях (мотелях) у розмірі не більш як 50 відсотків його вартості за одну добу згідно з поданими підтвердними документами в оригіналі;

витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження та назад у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті. Витрати на проїзд повітряним видом транспорту для осіб апарату МНС України здійснюються з дозволу керівника центрального органу виконавчої влади, а для осіб органів управлінь (підрозділів) - начальників (командирів) цих органів управлінь (підрозділів).

Витрати на проїзд у м'якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу начальника (командира) органу управління (підрозділу) згідно з оригіналами підтвердних документів та не є надміру витраченими коштами.

За наявності декількох видів транспорту, що зв'язує місце постійної роботи з місцем відрядження, орган управління (підрозділ) може запропонувати відрядженій особі вид транспорту, яким їй слід користуватися. У разі відсутності такої пропозиції відряджена особа самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту;

витрати на наймання житлового приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, відшкодовуються в порядку й розмірах, передбачених цим пунктом.

5.7. Відшкодування витрат, що перевищують граничні суми витрат на наймання житлового приміщення, а також витрат на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується відряджена особа, здійснюються згідно з підтвердними документами в оригіналі лише з дозволу начальника (командира) органу управління (підрозділу) та не є надміру витраченими коштами.

5.8. Відрядженій особі відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого з начальником (командиром) органу управління (підрозділу), що відрядив особу, та на орендованому транспорті за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами).

5.9. Відрядженій особі понад установлені суми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання житлового приміщення згідно з підтвердними документами в оригіналі.

5.10. У разі тимчасової непрацездатності відрядженої особи на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений перебуває на стаціонарному лікуванні) і сплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців.

Тимчасова непрацездатність відрядженої особи, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до постійного місця проходження служби повинні бути засвідчені в установленому порядку.

За період тимчасової непрацездатності відрядженій особі на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності.

5.11. Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків (прибуткових касових ордерів, квитанцій або касових чеків), отриманих з готелів (мотелів) або інших суб'єктів, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженій особі, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), відрядженій особі не відшкодовуються.

5.12. Витрати у зв'язку з поверненням відрядженою особою квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані за рішенням начальника (командира) органу управління (підрозділу) лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) при наявності документа, що підтверджує витрати.

5.13. За час затримки в місці перебування у відрядженні без поважних причин відрядженій особі не виплачується грошове забезпечення, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з незалежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі.

Рішення про продовження строку відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі доповідної записки (рапорту), яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням).

III. Порядок відрядження за кордон

1. Направлення у відрядження за кордон

1.1. У службові відрядження за кордон особи можуть направлятися в разі справжньої потреби та за наявності коштів на відрядження на підставі письмового рішення таких посадових осіб:

з апарату МНС - Міністра;

з головних територіальних управлінь (територіальних управлінь) МНС в Автономної Республіки Крим, областях, містах Києві та Севастополі, з навчальних закладів, з органів управління (підрозділів), які утримуються на самостійних штатах, - Міністра або одного із заступників Міністра, якому надані такі повноваження відповідним наказом;

начальники головних територіальних управлінь (територіальних управлінь), ректори (начальники) навчальних закладів, начальники (командири) органів управління (підрозділів) - Міністра або одного із заступників Міністра, якому надані такі повноваження відповідним наказом.

1.2. Відрядження осіб за кордон оформляється наказом керівника органу управління (підрозділу) після затвердження технічного завдання, у якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки на запрошення подається його копія з перекладом) і кошторис витрат.

2. Строк перебування у відрядженні за кордоном

2.1. Строк відрядження визначається начальником (командиром) органу управління (підрозділу), але не може перевищувати 60 календарних днів.

2.2. Строк відрядження осіб, які направляються для ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій техногенного, природного або військового характеру на територіях інших держав, не повинен перевищувати строку виконання цих робіт, але не більше одного року.

2.3. Строк відрядження осіб, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів до вищих навчальних закладів за кордоном, не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування витрат стороною, що приймає, - 18 місяців.

2.4. Строк відрядження осіб з числа наукових і науково-педагогічних (педагогічних) кадрів, направлених на стажування до провідних вищих навчальних закладів та наукових установ за кордоном, не повинен перевищувати шість місяців, а ад'юнктів, докторантів - два місяці.

3. Час перебування у відрядженні за кордоном

3.1. Фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:

у разі відрядження з України до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відмітками про перетинання державного кордону України в паспортному документі (закордонному паспорті або документі, що його замінює), що проставляються уповноваженою службовою особою Державної прикордонної служби України, яка здійснює прикордонний контроль, за особистим зверненням відрядженої особи щодо проставлення такої відмітки;

у разі відрядження з України до країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

у разі відсутності наказу, відміток у паспортному документі та відповідних первинних документів добові витрати відрядженій особі не відшкодовуються.

3.2. Виїзд у відрядження за кордон і повернення в Україну в один і той самий день вважається одним днем відрядження.

4. Відшкодування витрат відрядженим особам за кордон

4.1. Органи управління (підрозділи), що направляють осіб у відрядження за кордон, зобов'язані забезпечити їх коштами в національній валюті країни, куди відряджається особа, або у вільно конвертованій валюті як аванс на поточні витрати у розмірах згідно з установленими нормами та з урахуванням положень підпункту 140.1.7 пункту 140.1 статті 140 розділу ІІІ Податкового кодексу України.

4.2. Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, то можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці.

4.3. Придбання іноземної валюти в уповноваженому банку та відображення відповідних операцій у бухгалтерському обліку здійснюються згідно з вимогами чинного законодавства.

4.4. Для покриття поточних витрат, що з'явилися у зв'язку з відрядженням за кордон, за кожен день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, виплачуються добові.

Суми добових витрат, граничні суми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення в доларах США та порядок їх перерахунку у валюту країни відрядження або в іншу іноземну валюту визначено постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98.

4.5. Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються:

за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день виїзду та приїзду, - за нормами, встановленими для країни, куди відряджено особу;

у разі здійснення відряджень до кількох країн протягом доби - в розмірі середнього арифметичного від норм, установлених для цих країн;

при направленні у відрядження до двох або більше країн - у сумах, встановлених для відповідних країн, з дня перетину кордону відповідної країни.

У разі відрядження до двох або більше країн - учасниць Шенгенської угоди, перетин кордонів яких здійснюється без відміток у закордонному паспорті, або до країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), починаючи з другої країни, - добові витрати відшкодовуються у сумі, затвердженій для відповідної країни з дня прибуття до даної країни згідно з датою, визначеною у транспортних квитках або рахунках (прибуткових касових ордерах, квитанціях або касових чеках) за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні.

У разі відсутності транспортних квитків та рахунків (прибуткових касових ордерів, квитанцій або касових чеків) за проживання в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) добові витрати відшкодовуються за нормами країни відрядження згідно з наказом (розпорядженням) керівника установи.

День повернення в Україну (перетину кордону) - за нормами останньої країни відрядження;

якщо відряджена за кордон особа згідно з умовами запрошення безоплатно забезпечується харчуванням стороною, яка приймає, або якщо вартість харчування включається до рахунків на наймання житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, то добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для даної зарубіжної країни згідно з додатком 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98, зокрема: 80 відсотків - при одноразовому, 55 відсотків - при дворазовому, 35 відсотків - при триразовому харчуванні;

якщо особа відряджена за кордон для ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій техногенного, природного або воєнного характеру і забезпечується харчуванням за рахунок держави (сторони, що направляє), добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках до сум добових витрат для даної зарубіжної країни згідно з додатком 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98, зокрема: при забезпеченні одноразовим харчуванням - 80 відсотків, при забезпеченні дворазовим харчуванням - 55 відсотків, при забезпеченні триразовим харчуванням - 35 відсотків;

витрати на харчування, вартість якого визначена і включена до рахунків (прибуткових касових ордерів, квитанцій або касових чеків) на оплату вартості проживання в готелях (мотелях, інших житлових приміщеннях) або до проїзних документів, оплачуються відрядженим за рахунок добових.

Особи, відряджені для ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій техногенного, природного або воєнного характеру на територіях інших країн, забезпечуються харчуванням за рахунок держави відповідно до Норм харчування військовослужбовців Збройних Сил та інших військових формувань, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29 березня 2002 року N 426;

якщо дата вибуття у відрядження до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), або дата повернення з них не збігається з датами за відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспортному документі (закордонному паспорті чи документі, що його замінює) про перетинання державного кордону України, то добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються відповідно до порядку, передбаченого для відряджень у межах України.

При цьому за дні перетину кордону України (в обох напрямах) відповідно до вказаних відміток добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон;

якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до країни, в'їзд громадян України на територію якої не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), або повертаючись з такої країни, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

При цьому добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон. У разі якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженої особи до місця постійної роботи збігається з днем указаної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідний день вибуття або день прибуття відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

4.6. Особам, направленим для виконання службових завдань у зарубіжні країни строком, що перевищує 60 календарних днів, які отримують грошове забезпечення в іноземній валюті, у разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються в розмірі 80 відсотків сум добових витрат для даної країни згідно з додатком 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98. У разі відрядження в межах країни перебування строком на одну добу добові витрати відшкодовуються в розмірі 50 відсотків зазначених сум.

У разі виїзду у справах відрядження зазначеної особи з країни перебування до інших країн добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для країни відрядження, і в порядку, встановленому цим пунктом.

Якщо особу направлено у відрядження до двох або більше країн, то день повернення в країну перебування (день перетину кордону) відшкодовується за нормами останньої країни відрядження.

4.7. За час перебування у відрядженні за кордоном відрядженим особам на підставі поданих в оригіналі документів (рахунків, квитанцій, проїзних квитків тощо) відшкодовуються такі витрати:

на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).

Витрати на проїзд відряджених осіб у м'якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному конкретному випадку з дозволу начальника органу управління (підрозділу) згідно з оригіналами підтвердних документів та не є надміру витраченими коштами.

Вартість проїзду залізницями в країнах Азії та Африки відшкодовується за тарифами 1-го класу;

на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях у межах затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98 граничних сум витрат на найм житлового приміщення, встановлених з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат за користування телефоном, холодильником, телевізором та інших витрат (крім витрат на побутові послуги та витрат на оплату податку на додану вартість);

на бронювання місць у готелях - у розмірі не більше 50 відсотків вартості місця за одну добу;

на оплату побутових послуг, вартість яких включена до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більше 10 відсотків сум добових витрат для країни, куди відряджається особа, згідно з додатком 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98 за всі дні проживання;

на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якої входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується відряджена особа. Зазначені витрати відшкодовуються в кожному конкретному випадку з дозволу начальника (командира) органу управління (підрозділу);

на наймання житлового приміщення під час відрядження в разі транзитної зупинки, а також вимушеної затримки в дорозі - у межах граничних сум, визначених для країни, де відбулася зупинка, згідно з додатком 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98;

на службові телефонні переговори - у розмірах, погоджених з начальником (командиром) органу управління (підрозділу);

особам, які направляються у відрядження за кордон на строк 60 календарних днів, відшкодовується вартість страхового поліса (за наявності його оригіналу з відміткою про сплату страхового платежу), за яким передбачено відшкодування витрат на:

надання швидкої та невідкладної (екстреної) медичної допомоги страхувальнику і придбання необхідних медикаментів;

переміщення страхувальника на територію України для надання медичної допомоги;

відправлення труни з тілом (урни з прахом) страхувальника до місця поховання на території України та інші пов'язані з цим витрати.

У разі якщо правилами в'їзду та перебування у країні, до якої відряджається страхувальник, установлені вимоги щодо розміру страхової суми, у договорі страхування визначається мінімальна страхова сума. При цьому строк дії договору страхування повинен відповідати строку відрядження.

Якщо в країні, до якої відряджається страхувальник, медична допомога надається іноземцям безоплатно, вартість страхового поліса не відшкодовується;

на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), на комісійні (у разі обміну валютних коштів), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

4.8. Витрати у зв'язку з поверненням відрядженою особою квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу начальника (командира) органу управління (підрозділу) лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що засвідчує вартість таких витрат.

4.9. З дозволу начальника (командира) органу управління (підрозділу) відрядженій особі можуть бути відшкодовані фактичні витрати, що перевищують граничні суми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення, на проїзд та службові телефонні переговори. При цьому суми зазначених витрат не є надміру витраченими коштами.

4.10. Надбавку до сум добових витрат в іноземній валюті, що підлягає виплаті окремим категоріям осіб, розраховують відповідно до розмірів, затверджених у додатку 2 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98, і сум добових витрат, що підлягають відшкодуванню залежно від країни відрядження та кількості разів харчування на добу (визначених у пункті 2 постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98).

4.11. Відрядженим особам відшкодовуються витрати на проїзд до вокзалу, аеропорту або пристані і з вокзалу, аеропорту або пристані (якщо ці пункти розташовані за межами міста) у місцях відправлення, призначення та пересадки, а також витрати на проїзд за місцем відрядження транспортом загального користування (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо, крім таксі) за умови, що працівникові не надавалися безкоштовно засоби пересування.

У разі потреби пересування країною відрядження начальник (командир) органу управління (підрозділу) може визначити відрядженій особі вид транспорту, яким вона може користуватися. Якщо така пропозиція не надходить, особа самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

Указані витрати відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів.

4.12. Відрядженим особам, які перебувають за кордоном тривалий строк і отримують заробітну плату в іноземній валюті та отримують виплати в іноземній валюті, у разі відрядження в межах держави перебування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80 відсотків сум добових витрат, визначених у додатку 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98 для відповідної держави. У разі відрядження в межах держави перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються в розмірі 50 відсотків зазначених сум.

У разі виїзду у справах відрядження зазначеного працівника з держави перебування до інших держав добові витрати відшкодовуються за нормами, що встановлені для держави відрядження.

При потребі в авансуванні працівника коштами в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, перерахунок граничної суми добових витрат, встановленої у доларах США, у валюту держави відрядження здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим іноземним банком валютним (обмінним) курсом національної валюти держави перебування до валюти держави відрядження та долара США на день здійснення розрахунку витрат на відрядження.

4.13. З дозволу начальника (командира) органу управління (підрозділу) може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від відрядженої особи) за наявності підтвердних документів в оригіналі. При цьому загальний строк відрядження не може перевищувати 60 календарних днів.

Якщо під час відрядження відряджена особа захворіла, після її повернення документ про тимчасову непрацездатність підлягає обміну в закладах охорони здоров'я за місцем проживання чи роботи на листок непрацездатності встановленого в Україні зразка. Обмін здійснюється на підставі перекладених на державну мову та нотаріально засвідчених документів, які підтверджують тимчасову втрату працездатності під час перебування за кордоном.

Рішення про продовження строку відрядження начальник (командир) органу управління (підрозділу) приймає після прибуття відрядженої особи до місця постійної служби на підставі доповідної записки (рапорту). Його необхідно оформити відповідним наказом начальника (командира) органу управління (підрозділу).

За час затримки у відрядженні без поважних причин відрядженим особам не виплачується грошове забезпечення, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

4.14. Не дозволяється відшкодування витрат на алкогольні напої, тютюнові вироби, видовищні заходи, а також суми "чайових", за винятком випадків, коли суми таких "чайових" включаються до рахунку згідно із законами країни перебування.

4.15. Якщо сторона, яка приймає, забезпечує відряджену за кордон особу додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення і назад та на наймання житлового приміщення) або добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату йому добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, більша або дорівнює встановленим сумам добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату добових витрат не проводить.

4.16. У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі (з дозволу Міністра) витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням норм за кілометр пробігу відповідно до затвердженого маршруту, що має бути визначено в наказі (розпорядженні) органу управління (підрозділу).

Відшкодовуються також інші витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

4.17. Якщо особа отримала аванс на відрядження за кордон і не виїхала, то вона повинна протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси органу управління (підрозділу) зазначені кошти в тих грошових одиницях, у яких було видано аванс.

4.18. Після повернення з відрядження особа зобов'язана до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійного місця проходження служби, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження.

У межах строків, визначених Податковим кодексом України для подання звіту про використання коштів, наданих на відрядження, начальник (командир) органу управління (підрозділу) (у разі його відсутності - його заступник) зобов'язаний прийняти рішення щодо затвердження цього звіту.

Сума надміру витрачених особою коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню до каси або зарахуванню на відповідний рахунок органу управління (підрозділу), що їх надав, у грошових одиницях, у яких було надано аванс, у встановленому законодавством порядку.

Разом із звітом про використання коштів, наданих на відрядження, подаються документи (в оригіналі), що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкова або безготівкова). У разі відрядження до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), до звіту також додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженої особи, відмітками про перетин кордону України і візою країни відрядження.

4.19. У разі неповернення особою залишку коштів у визначений строк відповідна сума стягується з неї органом управління (підрозділом) відповідно до чинного законодавства.

4.20. Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, то виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості, але не пізніше третього банківського дня після затвердження начальником (командиром) органу управління (підрозділу) (у разі його відсутності - його заступником) звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, у якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється, виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

4.21. Не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс особі, яка не відзвітувала про витрачені кошти в попередньому відрядженні.

4.22. Дозвіл (погодження) начальника (командира) органу управління (підрозділу) на відшкодування витрат понад суми, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 98, оформлюється письмово за довільною формою.

4.23. Указані у цьому пункті витрати можуть бути відшкодовані лише за наявності документів (в оригіналі), що підтверджують вартість цих витрат, у вигляді рахунків (прибуткових касових ордерів, квитанцій або касових чеків) готелів (мотелів) або інших суб'єктів, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженій особі, транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій), страхових полісів тощо.

Документи, що підтверджують вартість проведених за кордоном витрат, оформлюються відповідно до законодавства країни відрядження.

Заступник директора Департаменту фінансового
забезпечення та інвестицій І.В. Подобєд

Додаток
до Інструкції про особливості
направлення у відрядження осіб
рядового та начальницького складу
органів і підрозділів цивільного захисту
Міністерства надзвичайних ситуацій
України та відшкодування їм витрат
на службові відрядження в межах
України і за кордон

Журнал
реєстрації відряджень