Організація та облік заправки автомобіля паливом

Вибрати оптимальну форму заправки автомобілів пальним - завдання не з простих для більшості підприємств. Адже від вибраної форми залежатиме не лише достовірність обліку, збереження ПММ, але і порядок відображення витрат та податкового кредиту з ПДВ. На практиці застосовується заправка за готівкові кошти, по відомостях, по талонах, по смарт-картках. Про переваги або недоліки в кожній з наведених форм можна дізнатися з цієї статті.

Сьогодні більшість підприємств та підприємців не можуть обходитися у своїй господарській діяльності без автотранспортних засобів. Яким би транспортом не користувалося підприємство - хоч своїм, хоч орендованим, налагоджений облік потрібний для усіх операцій, пов'язаних з його експлуатацією.

Звичайно ж, йдеться про придбання та списання паливно-мастильних матеріалів (ПММ), технічне обслуговування, ремонт, нарахування амортизації та інші операції.

У цій статті розглянемо можливі на сьогодні способи заправки автотранспорту, нюанси відображення в податковому та бухгалтерському обліку, а також переваги і недоліки кожного способу.

Підприємство може придбати ПММ як оптом (залізничними цистернами, бензовозними нормами), так і через автозаправні станції (АЗС). Оскільки більшість підприємств все ж користуються послугами АЗС, приділимо увагу порядку придбання ПММ через АЗС.

На сьогодні можливі наступні способи придбання ПММ через АЗС:

1) заправка за готівковий розрахунок;

2) заправка за безготівковим розрахунком:

- по відомостях;

- по талонах на ПММ;

- по паливних смарт-картках.

Залежно від обраної форми розрахунку за паливо і порядку його отримання відрізнятиметься і порядок відображення таких операцій в бухгалтерському обліку.

Порядок відпуску палива на АЗС регламентований Інструкцією N 281, яка встановлює єдиний порядок організації і виконання робіт, пов'язаних з прийомом, транспортуванням, зберіганням, відпуском та обліком товарної нафти і нафтопродуктів і поширюється на усі класи, типи, групи та види нафти, а також типи, марки та види нафтопродуктів.

Відповідно до п. 7.1 Інструкції N 281 відпуск нафтопродуктів споживачам здійснюється на підставі укладених договорів або за готівку.

Наведемо в табл. 1 можливі способи заправки і відповідні первинні документи, які повинні видаватися водію при заправці.

Таблиця 1

Бухгалтерський облік придбання ПММ

Наявність та рух палива, яке отримується або заготовлюється для технологічних потреб виробництва, експлуатації транспортних засобів, а також для вироблення енергії та опалювання будівель, враховується згідно з Інструкцією N 291 на субрахунку 203 «Паливо» (нафтопродукти, тверде паливо, мастильні матеріали) рахунку 20 «Виробничі запаси». На цьому ж субрахунку враховуються і сплачені талони на нафтопродукти та газ.

Аналітичний облік на субрахунку 203 ведеться виходячи з потреб конкретного підприємства по видах марок палива, місцях його зберігання, а також обов'язково по матеріально відповідальних особах - водіям автотранспорту. Для цього на субрахунку 203 можуть відкриватися субрахунки другого порядку, наприклад:

- 203/1 «Паливо на складі»;

- 203/2 «Талони на паливо»;

- 203/3 «Паливо в автомобілі» тощо. І

А при необхідності можна відкрити рахунки і третього порядку. Якщо, приміром, підприємство в своїй господарській діяльності використовує і легковий і вантажний автомобілі, то можна відкрити субрахунки:

- 203/3/1 «ПММ в баку легкового автомобіля»;

- 203/3/2 «ПММ в баку вантажного автомобіля».

Придбані ПММ відображаються у складі запасів підприємства за первинною вартістю, з урахуванням вимог, передбачених п. 9 П(С)БО 9.

Податковий облік витрат на придбання ПММ

Напевно, всі ще добре пам'ятають встановлене пп. 5.4.10 ст. 5 Закону про оподаткування прибутку обмеження на віднесення до валових витрат ПММ, використаних для легкових автомобілів, у розмірі 50% витрат на їх придбання, що діяло до 01.04.2011 р. Нагадаємо, що ПММ, використані для вантажних автомобілів, включалися до складу валових витрат в повному об'ємі.

З дати набуття чинності розд. III ПК України (01.04.2011 р.) вказані обмеження скасовані, і зараз витрати на ПММ враховуються у зменшення об'єкту оподаткування на прибуток в повному обсязі не залежно від типу автомобіля, а залежно від його призначення. Головне, щоб такі витрати були пов'язані з господарською діяльністю.

Крім того, ПК України змінений момент віднесення витрат у витрати. Тепер витрати підприємства відображаються в податковому обліку відповідно до бухгалтерського принципу нарахування, а не за правилом першої події. Більше того, згідно з пп. 139.1.3 ст. 139 розд. III ПК України суми попередньої оплати не включаються до складу витрат підприємства.

Таким чином, говорити про витрати в податковому обліку можна тільки після використання ПММ в господарській діяльності.

З приводу віднесення сум ПДВ до податкового кредиту нагадаємо, що таке право у платника ПДВ виникає, як і раніше, за правилом першої події, тобто згідно з п. 198.2 ст. 198 розд. V ПК України датою виникнення права на податковий кредит вважається дата події, що відбулася раніше:

- або дата списання коштів з банківського рахунку платника податку в оплату товарів/послуг;

- або дата отримання платником ПДВ товарів/послуг, що підтверджено податковою накладною.

Не варто забувати про вимоги п. 198.6 ст. 198 розд. V ПК України, згідно з якими до податкового кредиту не можуть бути віднесені суми ПДВ, сплачені (нараховані) у зв'язку з придбанням товарів/послуг, не підтверджені податковими накладними або іншими подібними документами, передбаченими п. 201.11 ст. 201 розд. V ПК України.

Проте при придбанні ПММ за готівкові кошти є свої нюанси, з-за яких бухгалтеру необхідно стежити за сумою розрахунків на підставі касових чеків на кожен день.

Придбання ПММ за готівку

Розрахунок при відпустці нафтопродуктів за готівкові кошти здійснюється безпосередньо на АЗС через РРО. Тобто водій повинен отримати на руки чек РРО (або інший замінюючий його документ: товарний чек, чек POS-терміналу), який служитиме документом, що підтверджує понесені витрати на заправку автомобіля.

Розрахунки з працівником за придбані ПММ оформляються в загальному порядку розрахунків з підзвітними особами. Таким чином, при такому способі придбання ПММ первинними документами являються чеки РРО та авансовий звіт водія, а в укладенні договору з постачальником немає потреби.

Податковий кредит на підставі касових чеків

Згідно з раніше діючими нормами пп. 7.2.6 п. 7.2 ст. 7 Закону про ПДВ однією з підстав для нарахування податкового кредиту без податкової накладної міг служити товарний чек, інший платіжний або розрахунковий документ при проведенні розрахунків за готівку або банківськими платіжними картками.

В той же час, Постановою N 32 встановлена максимально допустима сума таких готівкових розрахунків у розмірі 10 000 грн. Вказана сума не повинна перевищувати суму розрахунків з одним контрагентом протягом одного дня, незалежно від кількості оформлених платіжних документів. Кількість же контрагентів (юридичних осіб або підприємців) впродовж дня не обмежується (п. 2.3 Положення N 637).

Але вказана норма Закону про ПДВ до ПК України не перейшла, тому з 01.01.2011 р. основою для нарахування податкового кредиту без наявності податкової накладної (пп. 201.11 ст. 201 розд. V ПК України) є лише:

а) транспортний квиток, готельний рахунок або рахунок, виставлений платнику за послуги зв'язку, інші послуги, вартість яких визначається за показниками обліку, які містять загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця, окрім тих, форма яких встановлена міжнародними стандартами;

б) касові чеки, що містять суму отриманих товарів (послуг), загальну суму нарахованого ПДВ (з вказівкою фіскального номера та податкового номера постачальника). При цьому загальна сума отриманих товарів (послуг) не може перевищувати 200 грн на день (без ПДВ).

З цієї норми виходить, що, по-перше, право на відображення податкового кредиту на підставі касового чека виникає за наявності в ньому перерахованих в пункті «б» реквізитів.

По-друге, встановлено обмеження відносно суми ПДВ, яка може бути відображена у складі податкового кредиту, - 40 грн на день.

Проте в підпункті «б» пп. 201.11 ст. 201 розд. V ПК України не прописано чітко, в яких випадках застосовується таке обмеження: по одному або по декількох чеках на день, і як бути у разі придбання товару по чеку на суму, що перевищує 200 грн?

Це дало привід ДПАУ викласти свою позицію, яка, на думку автора статті, не відповідає змісту вказаного підпункту.

Так, в Листі N 7680/6/16-1515-20 в ситуації з придбанням товарів на суму понад 200 грн по одному касовому чеку ДПАУ дійшла такого висновку:

«...платник податку має право на формування податкового кредиту на підставі касових чеків, які містять загальну суму отриманих товарів/послуг, що не перевищують 200 гривень за день (без ПДВ).

Якщо платник податку отримав касовий чек, в якому загальна сума отриманих товарів/послуг перевищує 200 гривень, то відповідно такий платник податку не має права на підставі цього чека віднести до податкового кредиту ні всю суму ПДВ, сплачену при придбанні таких товарів/послуг, ні її частину».

Висновок в другому абзаці наведеного листа ДПАУ ніяк не підтверджується нормами ПК України і обмежень у випадках, коли по одному касовому чеку сума розрахунку перевищує 200 грн без ПДВ + 40 грн ПДВ, немає.

В зв'язку з цим виникає і таке питання: якщо працівниками подані авансові звіти по декількох касових чеках за різні дні, але авансові звіти датовані однією і тією ж датою, то на яку дату відстежувати обмеження: на дату придбання (касового чека) або на дату подання авансового звіту працівником?

Безумовно, що в цьому випадку датою відображення податкового кредиту має бути дата, вказана в касовому чеку, незалежно від дати звіту працівником.

Обмеження по сумі розрахунків у 200 грн торкається усіх проведених розрахунків впродовж дня і не залежить від дати подання звітності працівниками. Тому за відсутності податкової накладної підприємство матиме право на включення до податкового кредиту всього 40 грн на день за усіма готівковими розрахунками, тобто бухгалтер повинен вести підсумовувальний облік за датами усіх касових чеків, що надійшли від підзвітних осіб.

З усього цього можна зробити висновок, що краще всього до придбання ПММ та інших товарів/послуг попереджати своїх працівників про це обмеження і щоб вони вимагали податкову накладну незалежно від суми розрахунків. Це зніме цілу низку запитань і спростить роботу бухгалтерів.

Якщо ж постачальник відмовиться видати податкову накладну, то у підприємства є право подати заяву зі скаргою на такого постачальника за формою, наведеною в додатку 8 до Податкової декларації з ПДВ («Заява про відмову постачальника надати податкову накладну (порушення ним порядку заповнення та/або порядку реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних») (Д8)), затвердженої Наказом N 41. Це буде основою для включення повної суми ПДВ по касовому чеку до податкового кредиту незалежно від суми придбаних товарів.

Приклад 1. Водію підприємства для заправки автомобіля видані під звіт грошові кошти в сумі 200 грн. Ним придбаний на АЗС бензин на суму 200 грн (у тому числі ПДВ 20%-33,33 грн).

Порядок відображення цих операцій в бухгалтерському та податковому обліку наведемо в табл. 2.

Таблиця 2

Оскільки загальна сума придбаного палива не перевищила 200 грн на день (без урахування ПДВ), то підприємство відобразило в податковій звітності з ПДВ суму податкового кредиту без податкової накладної на підставі п. 201.11 ст. 201 розд. V ПК України.

Приклад 2. Знаходячись у відрядженні, водій придбав одним чеком на АЗС бензин на суму 500 грн (у тому числі ПДВ 20% - 83,33 грн). Після прибуття з відрядження ним був складений авансовий звіт з доданим до нього касовим чеком.

Порядок відображення цих операцій в бухгалтерському та податковому обліку наведемо в табл. 3.

Таблиця 3

Касові чеки, відображені і затверджені в авансових звітах працівників, далі повинні відобразитися і в податковій звітності з ПДВ.

Пунктом 11 Порядку N 1002 визначені особливості заповнення деяких граф розділу II Реєстру виданих та отриманих податкових накладних (далі - Реєстр), зокрема: в графі 7 вказується індивідуальний податковий номер постачальника - платника ПДВ, вказаний в касовому чеку. Інші реквізити і графи Реєстру заповнюються в загальновстановленому порядку.

Також в колонці 2 «Постачальник (індивідуальний податковий номер)» розділу II «Податковий кредит» додатку 5 до Податкової декларації з ПДВ вказується індивідуальний податковий номер постачальника - платника ПДВ, вказаний в такому касовому чеку.

Придбання ПММ по відомостях

В цьому випадку між АЗС та підприємством, що вирішило придбати ПММ по відомостях, потрібно укладення договору, оскільки, згідно з пп. 10.3.2 п. 10.3 Інструкції N 281, ПММ відпускається на АЗС за безготівковим розрахунком по відомостях на підставі укладених договорів.

Кількість відпущених нафтопродуктів фіксується у відомості за формою N 16-НП (додаток 16 до Інструкції N 281), яка ведеться безпосередньо на АЗС. Факт отримання палива підтверджується підписами оператора АЗС та водія. У подорожньому листі водія проставляється відмітка про марку та кількість відпущеного палива.

На підставі відомостей про відпуск нафтопродуктів періодично, але не менше одного разу на місяць, бухгалтерія АЗС виписує зведені відомості-рахунки по марках нафтопродуктів та цінах, встановлених впродовж місяця. У рахунках обов'язково вказуються кількість та загальна вартість відпущених ПММ по марках та цінах, а також сума ПДВ.

Звіряння розрахунків зі споживачами за відпущені нафтопродукти здійснюється щомісячно не пізніше за п'яте число місяця, що йде за звітним. Розрахунки за паливо, отримане по відомості, здійснюються виключно через установи банків.

Приклад 3. Підприємство уклало договір з постачальником нафтопродуктів на придбання бензину марки А-95у кількості 500 л на суму 5250 грн (у тому числі ПДВ 20% - 875 грн). Уся сума за договором сплачена через установу банку.

Заправка автомобілів проводиться по відомостях на відпуск нафтопродуктів.

Після закінчення місяця, згідно зі зведеною відомістю-рахунком, виписаною бухгалтерією АЗС, усього отримано бензину на суму 3200 грн (у тому числі ПДВ 20% ~ 533 грн). Ціна на бензин впродовж місяця не змінювалася.

Порядок відображення цих операцій в бухгалтерському та податковому обліку наведемо в табл. 4.

Таблиця 4

Придбання ПММ по талонах

Талон - це спеціальний талон, придбаний на умовах і за відпускною ціною встановленого номіналу, підтверджує право його власника на отримання на АЗС фіксованої кількості ПММ певного найменування і марки, вказаних на ньому (розд. 3 Інструкції N 281).

Слід знати, що талони бувають різні: є талони, що дозволяють отримувати паливо на АЗС тільки одній мережі, а є талони, які дозволяють отримувати на АЗС паливо, що належить різним операторам ринку (наприклад, «Нафтогаз Україна», «Альянс», «ТНК-Україна», «Лукойл»).

Талони можуть випускатися різного номіналу (5 л, 10 л, 15 л, 20 л тощо) і на придбання різних марок палива (А-80, А-92, А-95, дизельне паливо тощо).

Для користування у такий спосіб заправки автомобілів також в першу чергу між продавцем ПММ та покупцем талонів на ПММ необхідно укласти договір. У ньому в обов'язковому порядку вказуються:

- марка та вид ПММ;

- загальна вартість;

- спосіб отримання (в даному випадку - талони);

- термін дії талонів, після закінчення якого вони можуть бути обмінені на грошові кошти або інші талони.

- перелік АЗС, які відпускають паливо;

- момент переходу права власності.

Після укладення договору підприємство перераховує грошові кошти на банківський рахунок підприємства АЗС.

Помітимо, що ціна по талонах фіксована. Тобто, якщо, приміром, в жовтні талони на 50 л на бензин А-95 отримані за ціною 10,50 грн, то надалі ця ж кількість палива і буде отримана, незалежно від того, підвищилася ціна на нього чи ні аж до закінчення терміну дії талонів.

Зазвичай за договором після оплати вартості ПММ право власності на них переходить від продавця до покупця. На момент переходу до покупця права власності оформляється витратна накладна. На підставі акту прийому-передачі ПММ передаються на зберігання постачальнику. Тільки після цього підприємство отримує талони на паливо.

В цьому випадку талон не є засобом платежу, а підтверджує право водія від імені покупця на отримання вже сплаченого палива, що зберігається на АЗС.

Форму, зміст та ступінь захисту бланків талонів встановлює їх емітент, але обов'язково в талоні мають бути вказані його серійний та порядковий номер (пп. 10.3.3.1 Інструкції N 281).

Після зчитування номера талона на АЗС в обліковій програмі продавця автоматично вносяться зміни до залишку прийнятих на зберігання нафтопродуктів. Після закінчення терміну дії талона, вказаного в договорі, продавець палива може обміняти талони, якщо це обумовлено договором, на грошові кошти або інші талони.

Втрата талона не дає можливості заправки автомобіля.

На підприємстві, яке придбало талони, особою, відповідальною за ведення обліку талонів на ПММ, оформляється відомість обліку талонів. У ній фіксуються факти надходження талонів та видача їх водіям. Водій, що отримав талони, повинен обов'язково розписатися в цій відомості.

Форма відомості обліку талонів може бути розроблена підприємством самостійно. Але.в ній обов'язково має бути інформація про:

- отримані талони;

- талони, видані водіям під звіт;

- талони, що залишилися на підприємстві;

- марку палива тощо.

На кожну марку ПММ краще відкривати окрему відомість. Надамо зразкову форму відомості обліку талонів (табл. 5).

Таблиця 5

Відомість обліку талонів на бензин марки А-95 за листопад 2011 року

Талони на ПММ видаються підприємством - споживачем ПММ водіям, а вони вже обмінюють талони на відповідну кількість палива на будь-якій АЗС, обумовленій в договорі з продавцем нафтопродуктів.

Документом, що підтверджує використання талона, являється чек РРО, який водій повинен здати до бухгалтерії. Невикористані талони водії здають матеріально відповідальній особі. Цей факт має бути відображений у відомості обліку талонів.

Після того, як водій подасть до бухгалтерії звіт про використання талонів та касові чеки АЗС, з субрахунку 203/2 «Талони на паливо» вартість ПММ списується на субрахунок 203/3 «Паливо в автомобілі».

Згодом витрачене паливо попаде до рахунків витрат на підставі подорожніх листів.

Приклад 4. Підприємство уклало договір на придбання бензину А-95 у кількості 500 л на суму 5250 грн (у тому числі ПДВ 20% - 875 грн). Після перерахування передоплати підприємством отримані талони на бензин, а бензин переданий на відповідальне зберігання АЗС. Впродовж жовтня водіям підприємства були видані талони на 200л бензину загальною вартістю 2100 грн (у тому числі ПДВ 20% - 350 грн).

Порядок відображення цих операцій в бухгалтерському та податковому обліку наведемо в табл. 6.

Таблиця 6

Придбання ПММ по смарт-картках

Кількість покупців ПММ по смарт-картках з кожним днем росте, оскільки такий спосіб заправки автомобіля найоптимальніший.

Смарт-картка (або паливна пластикова картка) - це пластикова картка з вбудованим чипом (мікропроцесором), що дозволяє проводити операції з відпуску палива пред'явнику картки, а також фіксувати вказану операцію в пункті обслуговування - безпосередньо на АЗС. У паливній картці міститься інформація про кількість та асортимент сплачених покупцем нафтопродуктів, які можуть бути відпущені на АЗС, а також інша інформація, необхідна для організації розрахунків.

Електронна система розрахунків забезпечує підготовку необхідних даних і звітів в автоматичному режимі.

Для облікових працівників бухгалтерії підприємства, що користується смарт-картками, значно спрощується складання звітів - це робить компанія - емітент картки в автоматичному режимі. Це великий плюс, якщо ще враховувати, що паливні картки використовуються для придбання не лише палива, але й інших товарів та паливно-мастильних матеріалів на АЗС.

Крім того, використання паливної картки забезпечує можливість стовідсоткового контролю за витратою палива, що реалізується за цими картками. У разі втрати смарт-картки вона блокується, а грошові кошти повертаються.

Для того, щоб оператори ринку нафтопродуктів могли здійснювати розрахунки зі споживачами із застосуванням платіжних карток, спеціалізовані ЭККА оснащені платіжним терміналом, призначеним для виконана процедури авторизації із застосуванням платіжної картки і, як правило, друкування документ за такою операцією.

Ця картка не відноситься до платіжних засобів, а є засобом багатократного використання. Не є така картка і різновидом кредитних карток. Це підтверджується п. 1.3 Положення N 223, згідно з яким порядок емісії спеціальних платіжних засобів не поширюється на суб'єктів господарської діяльності, що випускають паливні картки та інші засоби, які не є платіжними і призначені для фіксації в електронній формі заборгованості емітента перед утримувачем цих засобів за заздалегідь сплачені товари(послуги), і на операції, здійснювані з їх використанням.

На АЗС, обслуговуючій за платіжними картками, на видному місці (на вітрині або в іншому доступному споживачам місці) має бути розміщена інформація про можливість здійснювати розрахунки зі споживачами картками визначених банків-емітентів.

Щоб мати можливість проводити заправку за допомогою смарт-карток, спершу слід укласти договір з постачальником палива. У договорі, окрім вартості ПММ, обумовлюються ще й вартість, умови придбання, а також вимоги щодо використання та зберігання паливних карток.

Договором може бути передбачено, що смарт-картка:

- безкоштовно передається у власність підприємства - покупця ПММ;

- залишається у власності постачальника нафтопродуктів;

- передається у власність підприємства - покупця ПММ на платній основі.

За смарт-картку, яка залишається у власності постачальника нафтопродуктів, вноситься або заставна вартість, або плата за користування нею. Після закінчення терміну дії договору або терміну використання паливної картки, обумовленого в договорі, смарт-картка повертається постачальнику нафтопродуктів. Покупцю повертається тільки її заставна вартість, плата за користування нею не повертається.

На практиці поширеніший третій варіант передачі паливних карток, що, по суті, не що інше, як її продаж.

Кількість карток визначається за домовленістю сторін такого договору так само, як і термін їх дії (1 рік з правом пролонгації, 5 років тощо).

Паливна картка може бути:

- грошовою (на такій картці враховується сума грошових коштів, зарахованих на умовний рахунок підприємства);

- літровою (на цій картці враховується кількість літрів ПММ певної марки, заздалегідь сплачена підприємством).

Грошова паливна картка дає можливість придбати будь-яку марку ПММ, супутні товари та послуги, що реалізуються на АЗС, виходячи з ліміту грошових коштів.

Із зростанням цін на бензин прийнятніше придбавати літрову паливну картку, оскільки по ній ПММ відпускаються за ціною, вказаною в договорі, тобто зміна ціни на ПММ не впливає на кількість літрів на смарт-кар-тці. А ось ПММ та послуги з грошової паливної картки відпускаються за ринковими цінами, що діяли на дату заправки. Раніше така схема називалася «Електронний гаманець*».

До договору додається перелік АЗС, на яких підприємство може заправлятися за цими картками. Після перерахування грошових коштів на поточний рахунок постачальника підприємству видається смарт-картка.

Картка може бути безкоштовно замінена впродовж певного часу продавцем палива, якщо вона виявилася непрацездатною внаслідок виявлення заводського дефекту або вийшла з ладу не з вини покупця. Крім того, впродовж певного часу покупець може повернути її продавцю і отримати за неї залишкову вартість.

Придбання ПММ по паливних картках вимагає від підприємства розробки та впровадження системи документального обліку таких карток з метою контролю за їх використанням.

У свою чергу необхідно:

- затвердити правила користування паливними картами;

- затвердити список водіїв, яким видаватимуться паливні картки;

- розробити журнал обліку руху паливних карток (складається в довільній формі);

- призначити особу, відповідальну за зберігання, видачу та облік паливних карток.

А ось паливні картки підлягають поверненню водіями до бухгалтерії відповідно до встановлених на підприємстві правил - смарт-картки зберігаються в бухгалтерії підприємства і видаються водіям в порядку, встановленому на підприємстві. Після заправки картки повертаються водієм до бухгалтерії (або картка, якщо вона використовується постійно, може бути закріплена за одним водієм).

У договорі на відпуск ПММ також обмовляється момент переходу права власності на ПММ. Якщо згідно з угодою право власності на ПММ, що відпускаються по паливних смарт-картках, не переходить до моменту їх відпуску підприємству-споживачу, то після закінчення звітного періоду (календарного місяця) постачальник надає підсумкову витратну накладну на відпущені за цей період нафтопродукти і детальний звіт про рух ПММ по кожній паливній картці з розшифровкою оборотів, з вказівкою виду, марки та дати отримання палива, його кількості, вартості та інших даних. Таким документом може бути Акт вибірки палива, який затверджується покупцем.

При заправці автомобіля за допомогою смарт-картки на АЗС водій отримує квитанцію платіжного терміналу та чек РРО. При цьому, окрім встановлених обов'язкових реквізитів чека касового апарату, додатково мають бути також обов'язкові реквізити квитанції платіжного терміналу (номер квитанції, номер терміналу, ідентифікатор підприємства торгівлі (послуг) або інші реквізити, що дають можливість їх ідентифікувати, дата та час (години, хвилини) здійснення операції, вид операції (купівля, повернення), сума операції у валюті України, номер платіжної картки тощо).

Після проведення операції заправки автомобіля по смарт-картці грошові кошти на рахунок оператора ринку нафтопродуктів зараховуються тільки впродовж наступного (робочого) дня, за умови що оператор АЗС не порушив умов договору і технології роботи з терміналом.

Смарт-картка в бухгалтерському обліку підприємства, якщо вона переходить у власність покупця ПММ, відображається:

- на рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», якщо термін служби паливної картки не перевищує 1 рік;

- на субрахунку 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи», якщо термін служби паливної картки більше 1 року.

Якщо ж паливна картка залишається у власності постачальника нафтопродуктів, то в бухгалтерському обліку покупця вона не відображається, оскільки не відповідає критеріям визнання активом. В цьому випадку паливна картка знайде своє відображення тільки в аналітичному обліку - в журналі обліку руху паливних карток. А для обліку руху картки від бухгалтерії до водія і назад можна використати забалан-совий рахунок 08 «Бланки суворого обліку».

Приклад 5. Керівництво підприємства прийняло рішення здійснювати заправку автотранспорту підприємства по смарт-картках. Для цього укладений договір з постачальником нафтопродуктів на придбання 5 шт. смарт-карток і бензину у кількості 300 л на загальну суму 3150 грн (у тому числі ПДВ 20% - 525 грн). Паливна картка переходить у власність покупця, термін її дії - 5років, вартість 1 шт. - 40 грн (у тому числі ПДВ 20% - 6,67 грн). Загальна сума передоплати за договором склала 3350 грн (у тому числі ПДВ 20% - 558,33 грн).

За договором право власності на ПММ переходить до покупця на момент заправки автомобіля на підставі витратної накладної постачальника, що складається за підсумками місяця. Згідно з витратною накладною впродовж жовтня водіям підприємства по смарт-картках було відпущено 180 л бензину на загальну суму 1890 грн (у тому числі ПДВ 20% - 315 грн).

Порядок відображення цих операцій в бухгалтерському та податковому обліку наведемо в табл. 7.

Таблиця 7

__________________________

* Термін «електронний гаманець» був введений Положенням про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх застосуванням, затвердженим Постановою Правління НБУвід 19.04.2005 р. N 137. Згідно з п. 1.5 вказаного Положення «електронний гаманець» - це смарт-картка або платіжний додаток платіжної картки, грошові кошти за операціями з якими враховуються на консолідованому рахунку емітента. Нині термін «електронний гаманець» не застосовується в нормативних документах, оскільки Положення N 137 скасовано Постановою Правління НБУ від 30.04.2010 р. N 223 «Про здійснення операцій з використанням спеціальних платіжних засобів» (втратив чинність 19.07.2010 р.) і в нових документах не згадується.

Список використаних документів

ПК України - Податковий кодекс України

Закон про оподаткування прибутку - Закон України від 28.12.1994 р. N 334/94-ВР «Про оподаткування прибутку підприємств» в редакції від 22.05.1997 р. N 283/97-ВР (втратив чинність частково)

Закон про ПДВ - Закон України від 03.04.1997 p. N 168/97-ВР «Про податок на додану вартість» (втратив чинність)

Наказ N 41 - Наказ ДПАУ від 25.01.2011 р. N 41 «Про затвердження форм та порядку заповнення і подання податкової звітності з податку на додану вартість»

Постанова N 32 - Постанова Правління НБУ від 09.02.2005 р. N 32 «Про встановлення граничної суми готівкового розрахунку»

Інструкція N 281 - Інструкція про порядок прийому, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти та нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затверджена наказом Міністерства палива та енергетики України, Міністерства економіки України, Міністерства транспорту та зв'язку України, Державного комітету України з питань технічного регулювання і споживчої політики від 20.05.2008 р. N 281/171/578/155

Інструкція N 291 - Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань та господарських операцій підприємств та організацій, затверджена наказом Мінфіну України від 30.11.1999 р. N 291

Положення N 223 - Положення про порядок емісії спеціальних платіжних засобів та здійснення операцій з їх використанням, затверджене Постановою Правління НБУ від 30.04.2010 р. N 223

Положення N 637 - Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджене Постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. N 637

Порядок N 1002 - Порядок ведення реєстру виданих та отриманих податкових накладних, затверджений наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. N 1002

П(С)БО 9 - Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 «Запаси», затверджене наказом Мінфіну України від 20.10.1999 р. N 246

Лист N 7680/6/16-1515-20 - Лист ДПАУ від 22.04.2011 р. N 7680/6/16-1515-20 «Про податок на додану вартість»

“Консультант бухгалтера” N 50 (642) 12 грудня 2011 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)