МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
АДМІНІСТРАЦІЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ СПЕЦІАЛЬНОГО ЗВ'ЯЗКУ
ТА ЗАХИСТУ ІНФОРМАЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
07.07.2011 N 1811/5/159
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
15 липня 2011 р. за N 868/19606
Про затвердження Положення
про Галузевий державний архів
Державної служби спеціального зв'язку
та захисту інформації України
Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ), пункту 2 розпорядження Кабінету Міністрів України від 21.10.2009 N 1254-р "Про створення галузевого державного архіву Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації" наказуємо:
1. Затвердити Положення про Галузевий державний архів Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, що додається.
2. Наказ Державного комітету архівів України і Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України від 20.01.2010 N 4/7 "Про затвердження Положення про галузевий державний архів Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 04.02.2010 за N 133/17428, визнати таким, що втратив чинність.
3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
Міністр юстиції України О.В.Лавринович
Голова Державної служби спеціального зв'язку
та захисту інформації України Л.І.Нетудихата
Затверджено
Наказ Міністерства юстиції
України,
Адміністрації Державної
служби спеціального зв'язку
та захисту інформації
України
07.07.2011 N 1811/5/159
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
15 липня 2011 р. за N 868/19606
Положення
про Галузевий державний архів Державної служби
спеціального зв'язку та захисту інформації України
1. Галузевий державний архів Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України (далі - Архів) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ) та розпорядження Кабінету Міністрів України від 21.10.2009 N 1254-р "Про створення галузевого державного архіву Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації".
Архів є державною архівною установою Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України (далі - Держспецзв'язку).
Архів здійснює приймання, державний облік та зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), що утворилися в процесі діяльності структурних підрозділів Адміністрації, регіональних органів, територіальних підрозділів, закладів та установ Держспецзв'язку (далі - підрозділи Держспецзв'язку), створює умови для користування цими документами та забезпечує організаційно-методичне керівництво з питань архівної справи в Держспецзв'язку.
Архів ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.
2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією ( 254к/96-ВР ) та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв'язку, Міністерства юстиції України та іншими нормативно-правовими актами, а також цим Положенням.
3. Архів безпосередньо підпорядковується Голові Держспецзв'язку.
4. Структура, штатний розпис і кошторис Архіву затверджуються Головою Держспецзв'язку.
5. Архів є неприбутковою бюджетною установою. Фінансування Архіву здійснюється відповідно до законодавства.
6. Адміністрація Держспецзв'язку забезпечує Архів приміщеннями, майном, технологічним та іншим обладнанням для виконання покладених на нього завдань.
7. Майно Архіву є державною власністю, що закріплюється за ним Адміністрацією Держспецзв'язку на правах оперативного управління.
8. У разі ліквідації Архіву майно, що закріплене за ним на праві оперативного управління, передається до Адміністрації Держспецзв'язку.
9. Архів здійснює свою діяльність відповідно до плану роботи, який затверджує Голова Держспецзв'язку, і звітує перед ним про проведену роботу через заступника Голови Держспецзв'язку відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
10. Архів зберігає:
документи НАФ з різними носіями інформації, що відображають діяльність підрозділів Держспецзв'язку;
документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені підрозділами Держспецзв'язку;
документи з особового складу підрозділів Держспецзв'язку;
мікрофотокопії документів страхового фонду та фонду користування документами;
відомчі видання;
документи особового походження;
друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для методичної та інформаційно-довідкової роботи;
документи підрозділів Держспецзв'язку, що ліквідовані;
довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
11. Основними завданнями Архіву є:
забезпечення умов зберігання та обліку архівних документів;
ведення державного обліку документів НАФ та подання відомостей про них до Укрдержархіву;
створення та організація зберігання страхового фонду на документи архіву і фонду користування ними;
виявлення унікальних документів НАФ;
створення та удосконалення довідкового апарата до документів, що знаходяться на зберіганні в Архіві, забезпечення автоматизації інформаційно-пошукових процесів;
комплектування Архіву документами підрозділів Держспецзв'язку;
участь у виявленні специфічних документів історико-культурної спадщини України;
проведення експертно-перевірною комісією Архіву експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього;
забезпечення науково-технічного опрацювання документів, їх систематизації;
надання організаційно-методичної допомоги підрозділам Держспецзв'язку з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються в підрозділах Держспецзв'язку, та з питань підготовки документів до здачі в Архів;
контроль за збереженням документів та нормативно-методичне забезпечення діяльності щодо архівної справи у Держспецзв'язку;
робота з документами особового походження з метою передавання цих документів на зберігання до Архіву (за письмовою згодою власника);
організація в установленому порядку користування архівними документами, видача архівних довідок, копій та витягів з архівних документів юридичним та фізичним особам;
проведення заходів щодо охорони державної таємниці та забезпечення режиму секретності;
підготовка документів до опублікування та експонування;
комплектування довідково-інформаційного фонду;
впровадження сучасних досягнень науки, техніки в практику роботи Архіву.
12. Архів відповідно до покладених на нього завдань:
організовує та здійснює постійне зберігання, охорону, реставрацію і консервацію документів;
створює систему облікових документів;
веде державний облік документів НАФ та один раз на рік подає Укрдержархіву відповідні відомості про них, здійснює контроль за збереженістю, обліком і використанням зазначених документів в підрозділах Держспецзв'язку;
створює копії документів для страхового фонду та копії документів для фонду користування;
створює довідковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні, та забезпечує автоматизацію інформаційно-пошукових процесів;
складає анотовані переліки унікальних документів, готує пропозиції про внесення унікальних документів до Державного реєстру національного культурного надбання;
здійснює грошову оцінку документів НАФ, що зберігаються в Архіві;
складає списки підрозділів Держспецзв'язку - джерел формування НАФ, приймає від них документи на постійне зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання, які встановлені законодавством;
запитує у порядку, встановленому законодавством, від підрозділів Держспецзв'язку відомості стосовно зберігання документів НАФ;
перевіряє роботу підрозділів Держспецзв'язку з питань упорядкування документів НАФ;
організовує та здійснює приймання документів особового походження на прохання фізичних осіб - власників документів НАФ, що стосуються діяльності Держспецзв'язку, забезпечує їх науково-технічне опрацювання та зберігання;
надає користувачам документи і довідковий апарат до них;
провадить у встановленому законодавством порядку діяльність, пов'язану з державною таємницею, забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;
видає архівні довідки, копії та витяги з документів на запити юридичних та фізичних осіб;
готує до публікації документи з історії діяльності підрозділів Держспецзв'язку;
організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення, нові методи роботи в архівній справі та діловодстві.
13. Архів має право:
одержувати в установленому порядку від підрозділів Держспецзв'язку відомості стосовно зберігання та упорядкування документів НАФ у межах своєї компетенції;
надавати у межах своєї компетенції роз'яснення норм законодавства щодо забезпечення збереженості документів НАФ, що зберігаються в підрозділах Держспецзв'язку, з метою їх неухильного виконання;
здійснювати контроль за дотриманням підрозділами Держспецзв'язку норм законодавства щодо упорядкування, обліку та зберігання архівних документів;
повертати на доопрацювання неправильно сформовані справи, підготовлені описи, що не відповідають встановленим законодавством вимогам, а також справи, гриф секретності яких не приведено у відповідність до вимог чинного законодавства;
укладати договори для забезпечення діяльності Архіву;
розробляти за погодженням з Укрдержархівом методичні посібники з архівної справи, скликати наради, семінари з питань, що належать до компетенції Архіву;
розробляти проекти розпорядчих документів Адміністрації Держспецзв'язку з питань архівної справи.
14. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з Укрдержархівом, іншими державними архівними установами та органами державної влади.
15. Архів очолює директор, який призначається на посаду та звільняється з посади Головою Держспецзв'язку.
16. Директор Архіву:
здійснює керівництво діяльністю Архіву;
видає у межах своїх повноважень накази;
представляє Архів в усіх державних і громадських установах;
несе персональну відповідальність за виконання покладених на Архів завдань;
затверджує положення про структурні підрозділи та посадові інструкції особового складу Архіву;
забезпечує цільове використання коштів у відповідності із затвердженим кошторисом та відповідно до чинного законодавства;
приймає на роботу та звільняє особовий склад Архіву в установленому порядку;
забезпечує в межах своєї компетенції додержання вимог чинного законодавства при видачі у тимчасове користування документів Архіву підрозділам Держспецзв'язку та користувачам, при наданні доступу до роботи з ними;
проводить прийом громадян та розглядає заяви, запити, звернення, що належать до компетенції Архіву;
забезпечує охорону державної таємниці та своєчасно вживає заходів для забезпечення режиму секретності, здійснює постійний контроль за охороною державної таємниці в Архіві.
17. Для проведення експертизи цінності документів в Архіві утворюється експертно-перевірна комісія. Положення про експертно-перевірну комісію та її склад затверджується наказом Адміністрації Держспецзв'язку за погодженням з Головою Укрдержархіву.
18. Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням, відповідні печатки і штампи та рахунки в Державній казначейській службі України та інших установах банків.
Директор Департаменту взаємодії з органами
влади Міністерства юстиції України О.В.Зеркаль
Начальник Управління документального забезпечення
Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку
та захисту інформації України В.В.Коваль