Розпорядження : Про затвердження Положення про Державний архів м. Києва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)

Увага! Це є застаріла редакція документа. На останню редакцію

КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ
24.06.2003 N 1136

Про затвердження Положення про Державний архів м. Києва
виконавчого органу Київської міської ради
(Київської міської державної адміністрації)

(Із змінами, внесеними згідно з Розпорядженнями КМДА
N 2400 від 30.12.2004
N 29 від 16.01.2009
N 611 від 16.08.2010)

Відповідно до рішення Київської міської ради від 20 червня 2002 р. N 28/28 "Про утворення виконавчого органу Київської міської ради та затвердження його структури і загальної чисельності":

1. Затвердити Положення про Державний архів м. Києва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (додається).

2. Положення про Державний архів м. Києва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) подати на затвердження Київської міської ради.

3. Затвердити структуру Державного архіву м. Києва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (додається).

4. Визнати таким, що втратив чинність, пункт 2 розпорядження Київської міської державної адміністрації від 30 січня 2001 року N 141 "Про першочергові заходи щодо удосконалення діяльності Державного архіву м. Києва".

5. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) Стичинського Б.С.

Виконуючий обов'язки голови І.Фоменко

Затверджено
розпорядженням
Київської міської
державної адміністрації
від 24.06.2003 N 1136

Положення
про Державний архів м. Києва виконавчого органу Київської міської ради
(Київської міської державної адміністрації)

1. Державний архів м. Києва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), (далі за текстом - Державний архів) є структурним підрозділом виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), є підзвітним та підконтрольним Київській міській раді та підпорядкованим Київському міському голові, а з питань виконання функцій державної виконавчої влади і Державному комітету архівів України.

2. Державний архів є юридичною особою, має самостійний баланс, рахунки в банківських установах, органах Державного казначейства, печатку із зображенням Державного герба України та своїм найменуванням.

Місцезнаходження (юридична адреса) Державного архіву: 04060, м. Київ, вул. О. Теліги, 23.

3. Державний архів у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями Київради, розпорядженнями Київського міського голови, Київської міської державної адміністрації, наказами Державного комітету архівів України, а також цим Положенням.

4. Основними завданнями Державного архіву є:

- реалізація державної політики в галузі архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста Києва, координація діяльності органів державної влади, підприємств, установ, організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;

- внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення обліку та постійне зберігання цих документів, а також використання відомостей, що в них містяться;

(Абзац третій пункту 4 із змінами, внесеними згідно з Розпорядженням КМДА N 29 від 16.01.2009)

- проведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства й археографії, впровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду у практику діяльності архівних установ;

- здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд і архівні установи.

5. Державний архів відповідно до покладених на нього завдань:

1) забезпечує постійне зберігання, охорону, реставрацію, консервацію:

- документів Національного архівного фонду, переданих до державного архіву органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форми власності та об'єднаннями громадян, які діють (діяли) на території Києва;

(Абзац другий підпункту 1 пункту 5 із змінами, внесеними згідно з Розпорядженням КМДА N 29 від 16.01.2009)

- документів особового походження, переданих до державного архіву в установленому порядку;

- службових видань, що не надходять у встановленому порядку до Національного науково-виробничого об'єднання "Книжкова палата України" та бібліотек-депозитаріїв;

- страхового фонду копій особливо цінних документів і унікальних документів, копій документів з історії міста, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках;

- облікових документів державного архіву та архівних довідників (описів, каталогів, картотек, путівників, комп'ютерних дискет тощо), а також друкованих видань та інших матеріалів, що входять до довідково-інформаційного фонду державного архіву;

- документів юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону;

2) створює страхові копії та копії фонду користування особливо цінних документів, що зберігаються в державному архіві, та профільних унікальних документів незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

3) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ незалежно від форми власності та підпорядкування, веде їх реєстр;

(Підпункт 3 пункту 5 в редакції Розпорядження КМДА N 29 від 16.01.2009)

4) веде державний облік профільних документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності на них, здійснює контроль за збереженістю, обліком та використанням відомостей, що в них містяться;

5) організовує роботу, пов'язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

(Підпункт 5 пункту 5 із змінами, внесеними згідно з Розпорядженням КМДА N 29 від 16.01.2009)

6) організовує роботу щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання і обов'язкового страхування;

7) визначає джерела комплектування державного архіву документами Національного архівного фонду (приймає ці документи на постійне зберігання після закінчення термінів їх тимчасового зберігання в архівних підрозділах зазначених джерел комплектування або в інших місцевих державних архівних установах);

8) проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних документів, які знаходяться за кордоном та документів іноземного походження, що стосуються історії Києва;

9) приймає на прохання юридичних і фізичних осіб документи Національного архівного фонду, що є власністю цих осіб, на постійне чи тимчасове зберігання;

10) здійснює контроль за дотриманням правил торгівлі антикварними речами в частині продажу архівних документів, реалізовує переважне право держави на придбання профільних документів Національного архівного фонду в разі їх продажу, звертається до суду з позовом про передачу у власність держави архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий;

(Підпункт 10 пункту 5 із змінами, внесеними згідно з Розпорядженням КМДА N 29 від 16.01.2009)

11) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в органах державної влади, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форми власності, що перебувають у зоні комплектування державного архіву з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів;

(Підпункт 11 пункту 5 із змінами, внесеними згідно з Розпорядженням КМДА N 29 від 16.01.2009)

12) здійснює контроль за складанням та додержанням номенклатури справ підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності і об'єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування державного архіву;

13) створює та вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;

14) надає користувачам архівні документи і довідковий апарат до них в установленому порядку, інформує про документи, відомості з яких можуть бути ними використані, забезпечує, у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу, на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;

(Підпункт 14 пункту 5 із змінами, внесеними згідно з Розпорядженням КМДА N 29 від 16.01.2009)

15) забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереженість документів, що становлять державну таємницю, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, у тому числі скасовує рішення про віднесення інформації до державної або іншої таємниці;

(Підпункт 15 пункту 5 із змінами, внесеними згідно з Розпорядженням КМДА N 29 від 16.01.2009)

16) забезпечує видачу архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних та юридичних осіб;

17) публікує в установленому порядку документи Національного архівного фонду, видає довідково-інформаційні видання і посібники з архівної справи та діловодства;

18) здійснює науково-методичне керівництво та контроль за діяльністю архівних підрозділів районних у м. Києві державних адміністрацій, архівного відділу міської ради;

19) складає і вносить пропозиції щодо затвердження програм та планів розвитку архівної справи в місті Києві, забезпечує їх виконання;

20) вносить пропозиції органам державної влади, місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям щодо вдосконалення мережі їх архівних підрозділів;

21) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в державному архіві, у фізичних та юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;

22) надає допомогу юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, у поліпшенні умов їх зберігання, у реставрації та створенні фондів користування;

23) надає у встановленому порядку послуги з використання фізичними і юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах, з науково-технічного опрацювання і забезпечення збереженості архівних документів. Порядок надання послуг, їх перелік, а також ціни і тарифи затверджуються згідно з законодавством. Кошти від надання послуг надходять на розрахунковий рахунок спеціального фонду і спрямовуються на утримання приміщень архіву, зміцнення матеріально-технічної та соціальної бази, розвиток довідкового апарату, ведення наукових досліджень у сфері архівної справи і діловодства, матеріальне стимулювання працівників тощо;

24) бере участь у плануванні капітальних вкладень на будівництво місцевих архівних установ;

25) сприяє залученню фахівців до роботи в архівних установах міста Києва, організовує підвищення їх кваліфікації;

26) здійснює разом з науковими установами або самостійно наукові дослідження з архіво- і документознавства, археографії, впроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію з архівної справи та діловодства;

27) організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду;

28) подає виконавчому органу Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) пропозиції щодо створення архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території міста, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудових архівів);

(Підпункт 28 пункту 5 в редакції Розпорядження КМДА N 29 від 16.01.2009)

29) виконує інші функції, що випливають з покладених на Державний архів завдань.

6. Державний архів має право:

- одержувати в установленому порядку від підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, громадян та їх об'єднань інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

- вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

(Абзац третій пункту 6 в редакції Розпорядження КМДА N 29 від 16.01.2009)

- звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

- порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

(Абзац п'ятий пункту 6 із змінами, внесеними згідно з Розпорядженням КМДА N 29 від 16.01.2009)

- порушувати в порядку, встановленому законодавством питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

- установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються державним архівом;

(Пункт 6 доповнено абзацом сьомим згідно з Розпорядженням КМДА N 29 від 16.01.2009)

- скликати наради з питань, що належать до його компетенції.

7. Державний архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з відповідними профільними комісіями Київської міської ради, іншими структурними підрозділами виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об'єднаннями громадян.

Працівники Державного архіву мають право на відвідування за його дорученням чи дорученням Державного комітету архівів України архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та об'єднань громадян, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

8. Державний архів очолює директор, який призначається на посаду і звільняється з посади Київським міським головою за погодженням з Державним комітетом архівів України.

Директор повинен мати: науковий ступінь кандидата наук без вимог до стажу роботи або повну вищу освіту відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст), післядипломну освіту в галузі управління, стаж роботи за професіями керівників нижчого рівня:

- стаж роботи за фахом у державній службі на керівних посадах не менше 3 років або стаж роботи за фахом на керівних посадах в інших сферах не менше 5 років, у центральних державних архівах: з кваліфікаційно-освітнім рівнем магістра - не менше 5 років, спеціаліста - не менше 7 років. Для спеціаліста обов'язковою є наявність публікацій з питань архівної справи.

(Пункт 8 доповнено абзацом згідно з Розпорядженням КМДА N 611 від 16.08.2010)

Директор має заступника, який за його поданням, погодженим з Державним комітетом архівів України призначається на посаду і звільняється з посади Київським міським головою.

Заступник директора повинен мати: повну вищу освіту відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст), післядипломну освіту в галузі управління, стаж роботи за професіями керівників нижчого рівня:

- в інших архівних установах з кваліфікаційно-освітнім рівнем магістра - не менше 3 років, спеціаліста - не менше 5 років.

(Пункт 8 доповнено абзацом згідно з Розпорядженням КМДА N 611 від 16.08.2010)

9. Директор Державного архіву:

- здійснює керівництво діяльністю Державного архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на Державний архів завдань, визначає ступінь відповідальності свого заступника і керівників структурних підрозділів Державного архіву;

- затверджує положення про структурні підрозділи і функціональні обов'язки працівників Державного архіву;

- видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;

- розпоряджається коштами Державного архіву в межах затвердженого на його утримання кошторису;

- призначає на посади і звільняє з посад працівників Державного архіву;

- вирішує питання про видачу документів Національного архівного фонду, що зберігаються у Державному архіві, юридичним особам у тимчасове користування поза Державним архівом та про доступ користувачів до роботи над документами;

- погоджує призначення на посади та звільнення з посад начальників архівних відділів районних у м. Києві державних адміністрацій.

10. У Державному архіві для погодженого вирішення питань, що належать до його компетенції, утворюється колегія у складі директора Державного архіву (голова колегії) та його заступника за посадою, а також інших працівників Державного архіву. До складу колегії можуть входити депутати Київської міської ради, керівники інших структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

Склад колегії затверджується Київською міською державною адміністрацією за поданням директора Державного архіву.

Рішення колегії проводяться в життя наказами директора Державного архіву.

11. Для проведення експертизи цінності документів Державний архів утворює експертно-перевірну комісію.

Склад та положення про експертно-перевірну комісію затверджує директор Державного архіву відповідно до типового положення, затвердженого Державним комітетом архівів України.

12. Для розгляду питань проведення науково-дослідної та видавничої роботи у сфері архівної справи та діловодства, вирішення інших питань відповідно до покладених завдань у Державному архіві можуть утворюватися постійно діючі та тимчасові ради і комісії.

Склад цих рад і комісій та положення про них затверджує директор Державного архіву.

13. Державний архів утримується за рахунок коштів міського бюджету.

Гранична чисельність працівників Державного архіву затверджується Київським міським головою.

Видатки на утримання Державного архіву, в тому числі на оплату праці його працівників, затверджуються у бюджеті м. Києва на відповідний рік.

Структура Державного архіву затверджується розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

Штатний розпис Державного архіву в межах граничної чисельності і фонду оплати праці його працівників затверджується керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) після експертизи, проведеної Головним фінансовим управлінням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

14. Майно Державного архіву є комунальною власністю територіальної громади міста і закріплене за ним на праві оперативного управління.

15. Ліквідація чи реорганізація Державного архіву здійснюється за рішенням Київської міської ради в порядку, визначеному законодавством.

Керівник аппарату Б.Стичинський

Затверджено
розпорядженням
Київської міської
державної адміністрації
від 24.06.2003 N 1136

(в редакції розпорядження
Київської міської
державної адміністрації
від 30.12.2004 N 2400)

Структура
Державного архіву м. Києва виконавчого органу
Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)

Директор

Заступник директора

Заступник директора - головний зберігай фондів

Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства

Фінансово-економічний відділ

Відділ зберігання, обліку та довідкового апарату

Відділ інформації та використання документів

Відділ інформаційно-аналітичного забезпечення

Головний спеціаліст - керівник кадрової служби

Адміністративно-господарський відділ.

(Структура в редакції Розпорядження КМДА N 2400 від 30.12.2004)

Керівник аппарату Б.Стичинський