Коли і в які терміни проводиться інвентаризація
(Частина I. Частина II в консультації від 25.10.2010 р.)
Нині нормативні акти не передбачають конкретних термінів і періодів проведення планової інвентаризації, але це абсолютно не означає, що інвентаризацію на підприємстві можна не проводити зовсім. Так, інвентаризація - дуже морочливий захід для будь-якого підприємства, проте саме інвентаризація дає можливість визначити реальний стан майна підприємства, а її результати можуть вплинути на достовірність як фінансової, так і податкової звітності підприємства.
Підприємства і організації зобов'язані проводити інвентаризацію майна і фінансових зобов'язань в цілях забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності. Інвентаризація потрібна також для уточнення показників обліку і наступного контролю за збереженням майна підприємства.
Метою ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності є надання користувачам для ухвалення рішень повної, правдивої і неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності і рух грошових коштів підприємства (п. 1 ст. 3 Закону про бухоблік).
Ця мета може бути досягнута тільки утому випадку, якщо бухгалтерський облік і фінансова звітність, складена на підставі його даних, відповідає певним якісним характеристикам, зокрема, якщо вона достовірна.
Одним із способів забезпечення достовірності фінансової звітності є інвентаризація.
Інвентаризація -дуже морочливий захід для будь-якого підприємства, тому можна зрозуміти тих керівників, які не дуже-то хочуть її проводити. Проте саме інвентаризація дає можливість визначити реальний стан майна підприємства, а її результати можуть вплинути на достовірність як фінансової, так і податкової звітності підприємства.
Для визнання того або іншого об'єкту обліку активом він повинен відповідати певним критеріям, встановленим П(С)БО.
Наприклад, згідно з п. 6 П(С)БО 7, об'єкт основних засобів визнається активом, якщо існує вірогідність того, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди від його використання і вартість його може бути достовірно визачена. Аналогічні критерії визнання активом встановлені для нематеріальних активів в п. 6 П(С)БО 8 і запасів в п. 5П(С)БО9.
Приміром, невідповідність критерію визнання активом основних засобів є причиною списання об'єкту з балансу (п. 33 П(С)БО 7). Отже, фактична наявність матеріальних цінностей не завжди є основою для їх відображення в обліку.
Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, окрім випадків, коли її проведення обов'язкове відповідно до законодавства (п. 2 ст. 10 Закону про бухоблік).
Випадки обов'язкового проведення інвентаризації майна, засобів і фінансових зобов'язань підприємств наведемо в таблиці.
| N з/п | Основа проведення інвентаризації | Дата проведення інвентаризації | Нормативні документи |
| 1. |
Перед складанням річної фінансової (бухгалтерською) звітності | Не раніше 1 жовтня звітного року |
п. 12 Постанови N 419, підпункт «б» п. 3 Інструкції N 69, п. 1.9 Інструкції N 90, п. 1.4 гл. 1 разд. X Інструкції N 480 |
| 2. |
У випадку: - передачі майна державного підприємства (установи) в оренду; - приватизація майна державного підприємства; - перетворення державного підприємства на акціонерне товариство |
п. 12 Постанови N 419, підпункт «а» п. 3 Інструкції N 69, п. 1.9 Інструкції N 90 | |
| 3. |
При зміні матеріально-відповідальних осіб |
Надень прийому-передачі справ |
п. 12 Постанови N 419, підпункт «в» п. 3 Інструкції N 69, п. 1.9 Інструкції N 90, п. 5.15 Інструкції N 84 |
| 4. |
При встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей | Надень встановлення таких фактів | п. 12 Постанови N 419, підпункт «г» п. 3 Інструкції N 69, п. 1.9 Інструкції N 90, п. 5.15 Інструкції N 84 |
| 5. |
За розпорядженням судових-слідчих органів |
п. 12 Постанови N 419, підпункт «д» п. 3 Інструкції N 69, п. 1.9 Інструкції N 90 | |
| 6. |
На випадок пожежі, стихійного лиха або техногенної аварії | Надень закінчення події |
п. 12 Постанови N419, підпункт «е» п. 3 Інструкції N 69, п. 1.9 Інструкції N 90, п. 5.15 Інструкції N 84 |
| 7 |
У разі ліквідації підприємства (установи) |
п. 12 Постанови N 419, підпункт «ж» п. 3 Інструкції N 69, п. 1.9 Інструкції N 90 | |
| 8 |
При передачі підприємств і їх структурних підрозділів* | На дату передачі |
підпункт «є» п. 3 Інструкції N 69, п. 1.9 Інструкції N 90 |
| 9 |
При колективній (бригадній) матеріальній відповідальності у випадку: - зміни керівника колективу (бригадира); - вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів; - на вимогу хоч би одного члена колективу (бригади) |
п. 4 Інструкції N 69 | |
| 10 |
У разі діставання відмови постачальника задовольнити претензію ідносно недовантаження товарів або при отриманні від покупця претензії відносно недовантаження товарів** | п. 6 Інструкції N 69 | |
| Примітки. * Інвентаризація може не проводитися у разі передачі підприємств (установ, організацій) і їх структурних підрозділів в межах одного органу, до сфери управління якого входять ці підприємства. ** В цьому випадку проводиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлені вказані претензії. | |||
Питання збереження матеріальних цінностей - дуже актуальна тема, причому не лише для державних підприємств, але і для комерційних структур. Залежно від значущості цього факту в життєдіяльності суб'єкта господарювання власником визначається періодичність проведення інвентаризацій, як суцільних, так і вибіркових.
Залежно від повноти охоплення об'єктів інвентаризації можна розділити на повні (суцільні) і вибіркові (часткові). Інвентаризація, що охоплює усі засоби, гроші і розрахунки підприємства,називається повною.
Повна інвентаризація - це річна інвентаризація. Вибіркова інвентаризація охоплює лише один з видів засобів, матеріальних цінностей тощо.
Вибіркова інвентаризація проводиться для забезпечення точності звітних даних, посилення боротьби з втратами і зміцненням фінансової дисципліни.
Залежно від планування проведення інвентаризації можуть бути плановими і раптовими.
Планова інвентаризація готується заздалегідь, і її основне завдання - не стільки встановити факт недостачі, скільки вивчити загальний стан справ відносно оперативного обліку облікової політики підприємства і документального оформлення господарських операцій з того або іншого питання.
Нині нормативні акти не передбачають конкретних термінів і періодів проведення планових інвентаризацій, але це абсолютно не означає, що інвентаризацій на підприємстві можна не проводити зовсім. Як правило, така інвентаризація проводиться у кінці фінансового року перед складанням річного звіту.
Раптові інвентаризації проводяться без попередньої підготовки, їх головне завдання - встановити різні порушення і осіб, що допускають їх, а також розробка і здійснення заходів щодо недопущення таких порушень в майбутньому.
Інвентаризації підлягає усе майно підприємства, яке реформується, включаючи об'єкти невиробничого призначення, діючі об'єкти, об'єкти і предмети, передані в оренду або перебуваючі на реконструкції, модернізації, консервації, в ремонті, запасі або резерві, незалежно від технічного стану.
Необхідно розрізняти два види перевірок: натуральна (матеріальна) і документальна.
Натуральна перевірка передбачає огляд об'єктів і визначення їх кількості шляхом підрахунку, зважування, обміру. Натуральну перевірку здійснюють у разі інвентаризації основних засобів, матеріальних запасів, наявних грошових коштів, бланків документів суворої звітності тощо.
При документальній перевірці наявність у підприємства майнових прав (нематеріальних активів, витрат майбутніх періодів, дебіторської заборгованості і тому подібне) та фінансових зобов'язань підтверджується тільки документами.
У складі документальних перевірок можна виділити бухгалтерську (книжну) перевірку - порівняння записів безпосередньо в регістрах бухгалтерського обліку.
Об'єктом інвентаризації є не лише майно підприємства, але і майно, що не належить підприємству на правах власності і що знаходиться в його користуванні (майно в оренді, давальницька сировина, товари на комісії тощо).
Терміни проведення інвентаризації
Нормативними актами передбачена безліч ситуацій, коли можна проводити інвентаризації і коли це необхідно робити.
У нас інвентаризації чомусь асоціюються тільки з бухгалтерією, і багато керівників іноді забувають про відповідальність за організацію і проведення інвентаризації, яка покладена саме на них:
«Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення в стислі терміни, визначити об'єкти, кількість і терміни проведення інвентаризації, окрім випадків, коли проведення інвентаризації обов'язкове» (п. 2 Інструкції N 69).
Кількість інвентаризацій у звітному році, дата їх проведення, перелік майна і зобов'язань, що підлягають інвентаризації, визначаються підприємством, установою самостійно, за винятком випадків, коли проведення інвентаризації обов'язкове.
У випадках якщо проведення інвентаризації обов'язкове, інвентаризації підлягають також майно і матеріальні цінності, які не належать підприємству і облік яких ведеться на забалан-сових рахунках. На таке майно складаються окремі інвентаризаційні описи, один екземпляр яких відсилається власнику.
У разі отримання відмови постачальника задовольнити претензію відносно недовантаження товарів або при отриманні від покупця претензії щодо недовантаження товарів проводиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлені вказані претензії.
Інвентаризація - це процес, що включає декілька етапів:
- підготовчий етап інвентаризації;
- етап перевірки - перевірка фактичної наявності майна і зобов'язань;
- порівняно-аналітичний етап - підтвердження існуючих оцінок об'єктів обліку, виявлення інвентаризаційних різниць.
Підготовка до проведення інвентаризації і контроль за її проходженням
На дату проведення інвентаризації мають бути відома облікова кількість і вартість цінностей, що інвентаризуються.
У разі проведення раптової інвентаризації усі товарно-матеріальні цінності готуються до інвентаризації у присутності інвентаризаційної комісії, в інших випадках - завчасно. Вони мають бути згруповані, розсортовані і розкладені по назвах, сортах, розмірах, в порядку, зручному для підрахунку.
Інвентаризація дорогоцінних металів і коштовних каменів проводиться відповідно до Інструкції N 84.
При передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства на акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством, проведення інвентаризації і врегулювання інвентаризаційних різниць здійснюється в порядку, встановленому Положенням N 158.
Проведення інвентаризації в інших випадках і врегулювання інвентаризаційних різниць здійснюється в порядку, наведеному в п. 10 Інструкції N 69, з урахуванням нижченаведених особливостей.
Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах приписуючим документом їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, очолювані керівником підприємства або його заступником.
На підприємствах, на яких з-за великого об'єму робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації в місцях зберігання і виробництва приписуючим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, що добре знають об'єкт інвентаризації, ціни і первинний облік. Робочі інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника підприємства, який призначив інвентаризацію. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії одного і того ж працівника два роки кряду у тих же матеріально відповідальних осіб.
Якщо матеріально відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в інвентаризаційних описах, то вони повинні негайно (до відкриття складу, комори відділу, секції і тому подібне) заявити про це інвентаризаційній комісії, яка після перевірки вказаних фактів і їх підтвердження виправляє помилки.
Контрольні перевірки інвентаризації повинні проводитися постійно діючою інвентаризаційною комісією за участю членів робочих інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб після закінчення інвентаризації, але обов'язково до відкриття складу (комори, секції і тому подібне), де проводилася інвентаризація. При цьому за описом перевіряються найбільш цінні матеріальні цінності і що мають підвищений попит. При виявленні значних розбіжностей між даними інвентаризаційного опису і даними контрольної перевірки призначається новий склад робочої інвентаризаційної комісії для проведення повторної суцільної інвентаризації цінностей. Керівник підприємства відразу ж після доповіді постійно діючої інвентаризаційної комісії повинен в терміновому порядку розглянути питання про відповідальність першого складу робочої інвентаризаційної комісії, що припустила порушення при проведенні інвентаризації цінностей.
У інвентаризаційних відомостях приводяться дані про дату придбання або спорудження не відображених у бухгалтерському обліку основних засобів. При інвентаризації перевіряється наявність документів на земельні ділянки, водойми та інші об'єкти природних ресурсів, що підтверджують право власності підприємства на них. При виявленні придатних для використання об'єктів основних засобів з нульовою залишковою вартістю, постійно діючою (робочою) інвентаризаційною комісією оформляється пропозиція про визначення їх справедливої і ліквідаційної вартості.
При перевірці фактичної наявності цінних паперів встановлюються правильність їх оформлення, реальна вартість відображених у балансі підприємства цінних паперів, повнота і своєчасність відображення у бухгалтерському обліку прибутків з фінансових інвестицій.
Інвентаризація цінних паперів проводиться за окремими емітентами з вказівкою назви, серії, номеру, номінальної і балансової вартості, термінів їх погашення.
Інвентаризація цінних паперів, переданих підприємством на зберігання спеціальним організаціям (депозитарій, банк), полягає у звірянні залишків, відображених на відповідних рахунках бухгалтерського обліку підприємства, з даними виписок спеціальних організацій.
Прямої відповідальності за непроведения інвентаризації немає. Проте треба враховувати, що якщо підприємство проігнорує вимоги нормативних документів про проведення інвентаризації і надасть річну фінансову звітність без підтвердження окремих статей балансу інвентаризаціями, то така звітність буде кваліфікована як недійсна.
Наслідком цього може бути застосування до керівників і посадовців підприємства адміністративних штрафів, згідно зі ст. 164 КУпроАП, а саме за відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням встановленого порядку. Внесення недостовірних даних у фінансову звітність, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів і матеріальних цінностей спричиняють за собою накладення штрафу від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів прибутків громадян.
Ті ж дії, здійснені особою, що піддалася впродовж року адміністративному стягненню за одно з вказаних вище правопорушень, спричиняють за собою накладення штрафу від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів прибутків громадян.
Наказ про проведення інвентаризації
Інформація про склад і керівників постійно діючої (а при необхідності - і робочої) інвентаризаційної комісії повинна знайти відображення в наказі керівника.
У наказі вказуються:
- які активи або зобов'язання підлягають інвентаризації;
- на яку дату;
- порядок і терміни проведення інвентаризації;
- склад інвентаризаційної комісії;
- порядок оформлення необхідної документації;
- терміни і порядок надання матеріалів для затвердження керівнику тощо.
Наведемо зразок заповнення наказу про проведення інвентаризації.
Зразок
Товариство з обмеженою відповідальністю
«Хризантема»
Код ЄДРПОУ 76543218
НАКАЗ N 456
28.09.2010 р. м. Київ
Про проведення інвентаризації у 2010 році
У зв'язку з підготовкою до складання фінансової звітності і керуючись Законом України від 16.07.1999 р. N 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність», Порядком надання фінансової звітності, затвердженого Постановою Кабміну від 28.02.2000 р. N 419, Інструкцією щодо інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та документів і розрахунків, затвердженої наказом Мінфіну від 11.08.1994 р. N 69, а також іншими нормативними документами, регулюючими порядок проведення інвентаризації, в цілях підтвердження правильності і достовірності відображення даних в річній фінансовій звітності НАКАЗУЮ:
1. Провести інвентаризацію активів і зобов'язань підприємства з перевіркою їх фактичної наявності і документального підтвердження за станом на:
1 жовтня 2010 року товарно-матеріальних цінностей на складах, в незавершеному виробництві і готової продукції, відвантажених товарно-матеріальних цінностей і тих, які знаходяться в дорозі;
1 листопада 2010 року основних засобів, незавершених ремонтів основних засобів, нематеріальних активів;
31 грудня 2010 року грошових коштів в касі, цінних паперів, бланків суворої звітності, фінансових вкладень, розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами.
2. Інвентаризацію провести в наступні терміни:
а) товарно-матеріальних цінностей на складах, в незавершеному виробництві і готової продукції, відвантажених товарно-матеріальних цінностей і тих, які знаходяться в дорозі - з 1 по 5 жовтня 2010 року;
б) основних засобів, незавершених ремонтів основних засобів, нематеріальних активів - з 1 по 2 листопада 2010 року;
в) грошових коштів в касі, цінних паперів, бланків суворої звітності - з 31 грудня 2010 року по 2 січня 2011 року;
г) фінансових вкладень, розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами - з 1 по 31 січня 2011 року.
3. Для проведення інвентаризації активів і зобов'язань призначити постійно діючу інвентаризаційну комісію у складі:
голова комісії - комерційний директор Самойленко І. А.
члени комісії:
головний бухгалтер Дудина Л.Т.
провідний бухгалтер Олейник Е. Д.,
економіст Семенец Є. Н.,
головний механік Кулик Ю. Д.
4. Постійно діючій інвентаризаційній комісії у десятиденний термін після закінчення інвентаризації передати матеріали інвентаризації мені на затвердження.
5. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Генеральний директор _________________Шапошніков В. І.
підпис
На великих підприємствах функції постійно діючої і робочої комісій різні: перша організовує роботу і приймає рішення за результатами інвентаризації, а друга безпосередньо проводить інвентаризацію.
Список використаних документів
КУпроАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення
Закон про бухоблік - Закон України від 16.07.1999 p. N 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні»
Постанова N 419 - Постанова КМУ від 28.02.2000 р. N 419 «Про порядок надання фінансової звітності»
Положення N 158 - Про затвердження Положення про інвентаризацію майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання), затверджене Постановиою Кабміну від 02.03.1993 р. N 158
Інструкція N 480 - Інструкції щодо бухгалтерського обліку основних засобів і нематеріальних активів банків України, затверджена постановою Національного банку від 20.12.2005 р. N 480
Інструкція N 84 - Інструкція про порядок отримання, використання, обліку і зберігання дорогоцінних металів і коштовних каменів, затверджена наказом Мінфіну України від 06.04.1998 р. N 84
Інструкція N 69 - Інструкція щодо інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та документів і розрахунків, затверджена наказом Мінфіну України від 11.08.1994 р. N 69
Інструкція N 90 - Інструкція щодо інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Держказначейства України від 30.10.1998 р. N 90
П(С)БО 7 - Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», затверджене наказом Мінфіну України від 27.04.2000 р. N 92
П(С)БО 8 - Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 8 «Нематеріальні активи», затверджене наказом Мінфіну України від 18.10.1999 р. N 242
П(С)БО 9 - Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 «Запаси», затверджене наказом Мінфіну України від 20.10.1999 р. N 246
“Консультант бухгалтера” N 40 (580) 4 жовтня 2010 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)