Нюанси щодо відрядження працівників
Якщо працівник затримався у відрядженні на декілька днів; чи може працівник відмовитися від відрядження; якщо директор підприємства розрахувався за проживання у готелі корпоративною карткою; якщо працівник перебуває у відрядженні у вихідні дні або ж їде у відрядження о 23.50.
ПИТАННЯ: 1. Працівник затримався у відрядженні на декілька днів.
Чи має підприємство відшкодувати витрати відрядженого працівника за час затримки у відрядженні (добові, витрати на проживання, збереження середнього заробітку)?
ВІДПОВІДЬ: Як зазначає ДПАУ у листі від 08.12.2005 р. №9146/н/15-0314, віднесення таких витрат до валових витрат згідно із пп. 5.4.8 ст. 5 Закону «Про оподаткування прибутку підприємств» можливе лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, та наказу керівника підприємства про продовження терміну відрядження у зв'язку із виробничою необхідністю.
___________
Тобто, віднесення витрат, понесених відрядженим працівником за час затримки у відрядженні (добові, витрати на проживання, збереження середнього заробітку), до валових витрат можливе лише за наявності:
1) підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат;
2) наказу керівника підприємства про продовження терміну відрядження у зв'язку із виробничою необхідністю.
____________
Щодо відшкодування вартості квитків на проїзд. Є дві позиції – Мінфіну (фіскальна) та ДПАУ (позитивна). Мінфін вважає, що квитки відшкодовуються працівникові лише при умові якщо дата квитка збігається з датою закінчення відрядження згідно наказу. ДПАУ в своєму роз’ясненні такої вимоги не висуває.
Тобто, якщо працівник направлений у відрядження, наприклад з понеділка по п’ятницю, а квиток у нього буде за суботу, то ДПАУ вважає, що підприємство має право відшкодувати працівнику понесені витрати на придбання квитка.
ПИТАННЯ: 2. Чи може працівник відмовитися від відрядження?
ВІДПОВІДЬ: Ні. Згідно з Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. №59, службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
Тобто поїздка у відрядження для працівника є обов’язковою. Це те саме, що відмовитися прийти на роботу або не виконати якусь роботу. Про це зазначено в листі Міністерства праці від 29.05.2007 року № 134/06/187-07.
Хто може відмовитися від відрядження? Вагітні жінки і жінки, які мають дітей у віці до трьох років (стаття 176 Кодексу законів про працю). А жінок, які мають дітей у віці від трьох до чотирнадцяти років або дітей-інвалідів, посилають у відрядження тільки за взаємною згодою (стаття 177 Кодексу законів про працю). Для решти працівників відрядження є обов’язковим.
ПИТАННЯ: 3. Якщо директор підприємства розрахувався за проживання у готелі корпоративною карткою за себе і ще за двох працівників
ВІДПОВІДЬ: Таке буває часто і директор має право це робити. При цьому до авансового звіту він додає квитанції на усіх трьох осіб з вказаними прізвищами та ідентифікаційними номерами. Щоб було чітко видно, за кого заплатив директор. Про це в листі Міністерства фінансів України від 11.03.2006р. № 31-26030-12-13/5020.
ПИТАННЯ: 4. Якщо працівник перебуває у відрядженні у вихідні дні
Чи потрібно надавати відгул або сплачувати компенсацію у подвійному розмірі заробітної плати тому, хто у вихідні дні перебуває у відрядженні або повертається з нього?
ВІДПОВІДЬ: Якщо ви направляєте працівника у відрядження на вихідні дні і він там працюватиме у вихідні дні, то ви повинні йому виплатити компенсацію у подвійному розмірі.
Але якщо він їде у відрядження і йому просто випадають вихідні дні, то за ці два дні (субота і неділя) йому слід надати вихідні в інші дні.
Відповідно до статті 72 Кодексу законів про працю України «робота у вихідний день може компенсуватися, за згодою сторін, наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі».
ПИТАННЯ: 5. Якщо працівник їде у відрядження о 23.50 або повертається з нього о 6-ій ранку, чи повинен він виходити в цей день на роботу?
ВІДПОВІДЬ: На нашу думку, це має бути передбачено внутрішнім розпорядком підприємства чи у колективному договорі. Якщо в цих документах встановлено, що працівник виходить на роботу, тоді йому оплачують робочий день. Якщо передбачено, що працівник не виходить на роботу, тоді виплачують як при відрядженні.
Тобто це питання чітко не врегульовано і повинно вирішуватися на підприємстві.
ПИТАННЯ: 6. Які готівкові витрати у відрядженні не включаються до складу валових витрат?
ВІДПОВІДЬ: Відповідно до п.п. 5.4.8 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» до них належать витрати на:
- організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку;
- придбання та розповсюдження подарунків;
- придбання лотерей, участь в азартних іграх;
- фінансування особистих потреб фізичних осіб;
- вартість алкогольних напоїв та тютюнових виробів;
- суми «чайових», за винятком випадків, коли такі суми включають до рахунка;
- видовищні заходи.