Применение кассовой книги по старой форме КО-4
и возможные санкции за применение старой формы после введения новой

ВОПРОС: Необходимо ли было заводить новую кассовую книгу в связи с применением новых форм кассовых документов (ПКО, РКО) и утверждением НБУ новой формы кассовой книги в 2009 году, и если да, то с какой даты?

Если предприятие продолжает пользоваться старой формой кассовой книги, какие за это ему грозят санкции?

ОТВЕТ: На вопрос о необходимости заводить кассовую книгу по новой форме отметим, что, на наш взгляд, после вступления в силу изменений, внесенных в Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине (изменения внесены постановлением Правления НБУ от 29.04.2009 г. № 252 и вступили в силу с 16.06.2009 г.), переход на ведение кассовой книги по новой форме является обязательным.

Новая форма кассовой книги приведена в приложении 5 к действующей редакции Положения № 637, и ее следовало начать применять уже со следующего за введением новой формы месяца - то есть начиная с 01.07.2009 г. Хотя постановление № 252 и вступило в силу раньше - с 16.06.2009 г., кассовые обороты за июнь 2009 года следовало сводить/закрывать еще в старой форме кассовой книги (о чем см. ниже - в разъяснении НБУ от 16.07.2009 г.).

В отношении же законности использования кассовой книги по старой форме в течение какого-либо срока отметим, что с 01.07.2009 г. формальных оснований для продолжения использования отмененной формы книги нет.

В то же время однозначно утверждать, что такое использование является незаконным, мы не будем, поскольку НБУ оставил здесь некую недосказанность (о чем - ниже).

Напомним, что прежняя форма кассовой книги - типовая форма № КО-4 - была утверждена приказом Минстата Украины от 15 февраля 1996 года № 51, который утратил силу согласно приказу Госкомстата от 9 июня 2008 года № 186.

Поскольку старая форма кассовой книги начиная с 9 июня 2008 года утратила силу (и вопрос о законности ее использования уже тогда завис в воздухе), а. новой формы кассовой книги Нацбанк долго еще не утверждал, эта старая форма продолжала полулегитимно использоваться* еще в течение года - на основании письма НБУ от 09.07.2008 г. № 11-111/2779-9370.

С утверждением же вышеупомянутым постановлением НБУ № 252 новых типовых форм для учета кассовых операций (включая и форму кассовой книги за тем же номером КО-4) старая форма кассовой книги, как мы уже говорили, окончательно утрачивает силу с 01.07.2009 г.

Заметим, что старая форма кассовой книги от новой с тем же номером КО-4 практически не отличается.

Поиграв в игру «найдите десять отличий», мы обратили внимание только на три**. Об их серьезности судите сами: в новой форме в предваряющем саму форму тексте - перед словом «печатью» убрали слово «сургучной»; в самой форме - в наименование графы 3 «Номер корреспондирующего счета» добавили также слово «субсчета» и переименовали графу 4: был «Прибуток» - стало «Надходження».

Таким образом, совершив небольшие исправления, можно старую форму кассовой книги КО-4 легко преобразовать в ее новую форму КО-4! Самое главное при этом - исправить в шапке книги запись, кем-чем-когда эта форма утверждена, указав там (вместо минстатовского приказа № 51) упомянутое постановление НБУ № 252.

Для тех, кто ведет кассовую книгу в электронном виде***, такая «корректировка» вообще труда не составляет.

Здесь уместно будет «в тему» (в том числе и в подтверждение возможности упомянутого «преобразования» старой формы книги в новую) напомнить читателям разъяснение НБУ, предоставленное в письме от 16.07.2009 г. № 11-113/2969-13480. В нем, комментируя переход на новые формы кассовых документов (в том числе и момент перехода на работу по новой форме кассовой книги), НБУ сообщил, в частности, следующее: «В соответствии с нормами главы 4 «Порядок ведения кассовой книги и обязанности кассира» Положения [№ 637] листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены оттиском печати предприятия (юридического лица). Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (юридического лица). Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или работника предприятия, который на это уполномочен руководителем.

Согласно пункту 2.7 приказа Министерства финансов Украины «Об утверждении Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете» от 24.05.95 г. № 88 первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых или специализированных форм.

Порядок закрытия кассовой книги с целью перехода на форму, утвержденную в приложении 5 к Положению, осуществляется таким образом, как и по окончании календарного года.

Одновременно сообщаем, что Национальным банком Украины рассматривается вопрос о возможности некоторое время применять предыдущие типовые формы первичного учета кассовых операций, который согласовывается с заинтересованными ведомствами, о чем будет сообщено дополнительно».

Однако дополнительно на счет использования старых форм, насколько нам известно, НБУ так ничего и не сообщил. Поэтому вопрос о легитимности дальнейшего использования этих форм так и завис в воздухе...

Отметим также, что в начале указанного письма от 16.07.2009 г. НБУ напомнил и об админштрафе за нарушение правил ведения кассовых операций согласно статье 164-2 КУоАП, и о санкциях согласно Указу Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности».

А в статье 1 этого Указа в числе прочих имеется санкция за неоприходование (а также - за неполное и/или несвоевременное оприходование) в кассе наличности - в пятикратном размере неоприходованной суммы.

Напомним также, что согласно Положению № 637 оприходование наличности определено, как «проведение предприятиями и предпринимателями учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в кассовой книге, книге учета доходов и расходов, книге учета расчетных операций».

То есть, чтобы наличные денежные средства считались оприходованными, необходимо сделать запись в кассовой книге (по форме № КО-4, приведенной в приложении 5 к Положению № 637) на основании оформленного надлежащим образом (то есть тоже по новой форме) приходного кассового ордера.

Не могут ли здесь налоговики, если применяется (или применялась какое-то время начиная с 01.07.2009 г.) старая форма кассовой книги, инкриминировать предприятию неоприходование наличности и применить упомянутую драконовскую санкцию по Указу № 436/95?

На наш взгляд, пожалуй, только самый ретивый проверяющий сможет опуститься до того, чтобы оприходование наличности, произведенное в кассовой книге, которая ведется по старой форме, не признать оприходованием. Да и то, скорее всего, такой «наезд» ограничится лишь запугиванием проверяемого.

Ведь форма книги, как мы уже указывали, практически не изменилась, порядок отражения в ней кассовых операций и их заверения остался тем же. Поэтому, на наш взгляд, делать вывод, что данная форма кассовой книгой вообще не является,- это нонсенс.

Мы считаем, что если все соответствующие формальности (записи-подписи), предусмотренные действующей редакцией Положения № 637, при заполнении кассовой книги старого образца выполнены, то нет оснований утверждать, что наличные в кассе оприходованы не были. Но при этом весьма желательно, чтобы предприятием приходные кассовые ордера (типовая форма № КО-1) использовались именно по новой форме - то есть согласно приложению 2 к Положению № 637.

Полагаем, что в такой ситуации ни один суд налоговиков не поддержит. Даже Верховный...

Итак, по нашему мнению, применение кассовой книги по старой форме - не такой уж большой грех и штрафоваться не должно вообще: не только по Указу № 436/95, но и «административно» (по упомянутой ст. 164-2 КУоАП). Последствия такого незначительного нарушения вполне могут ограничиться замечанием со стороны нормальных проверяющих.

В то же время, чтобы при проверке кассовой дисциплины не дразнить инспектора старыми формами кассовой книги, которые велись и после появления новой типовой формы, лучше аккуратно «преобразовать» эти старые кассовые книги, приведя их в соответствие с формой - приложением 5 к Положению № 637. Для этого потребуются всего лишь: белила, ручка да пять минут времени.

Если вдруг такое «преобразование» кассовой книги вы осуществите небрежно, то при возможных нареканиях со стороны проверяющих напомните им цитату из вышеупомянутого письма НБУ от 16.07.2009 г.: «Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых или специализированных форм».

Так что реквизиты есть - санкций нет.

____________________

* Равно как и другие КО-формы кассовых документов, которые, как оказалось, преждевременно утратили силу согласно тому же приказу Госкомстата № 186.

** Остальные расхождения - еще более ничтожны.

*** Ведение книги в электронном виде возможно, но при обеспечении соответствующих требовании (подробнее - см. в п. 4.4 Положения № 637).

"Бухгалтер" № 21, июнь (I) 2010 г.
Подписной индекс 74201