Почати усе “з чистого аркуша”.
Щодо приходу головного бухгалтера на нове підприємство

Прихід головного бухгалтера на нове підприємство та звільнення з нього повинні бути красивими: потрібно правильно прийняти все те, що було напрацьоване попереднім головним бухгалтером (головними бухгалтерами) та передати, у разі потреби, усю наявну бухгалтерську документацію новому головному бухгалтеру.

Модель майбутніх відносин керівника та головного бухгалтера закладається ще на етапі співбесіди. Психологи стверджують, що при пошуку головного бухгалтера директор, як правило, створює у голові образ ідеального співробітника. Це енергійний професіонал, при якому з бухгалтерією усе буде у порядку. Після співбесід з різними кандидатами на вакантну посаду “генеральний” віддасть перевагу фахівцю, який відповідає його уявленню про ідеального працівника.

Потенційний головний бухгалтер, у свою чергу, також відноситься до директора з оглядкою.

По-перше, він цікавиться, чому попередній рахунковий працівник покинув “насиджене місце”.

По-друге, для нього важливе питання про стан бухобліку на фірмі. Буває, що колишній “головний” пропав, залишивши облік у руїнах.

На етапі прийому на роботу у “проблемну” фірму головному бухгалтеру, як правило, не дають часу, щоб оціни: й реальне положення справ на підприємстві. Адже директор вибирає з декількох кандидатів. А знайомити кожного з тонкощами бухобліку на фірмі нереально, та і не під силу керівникові. Іноді керівник може приховувати проблеми бухгалтерії, або утомлений від пошуків роботи головбух погоджується на першу вакансію, що попалася, яка влаштовує його за рівнем зарплати, місцю розташування офісу або іншим критеріям.

Стандартна вимога керівника до нового рахункового працівника - перевірити стан бухобліку на фірмі та по можливості довести до кінця справи, з якими попередник не впорався.

Питання документального оформлення переміщень (приходів та уходів) взагалі не повинне викликати ніяких сумнівів. Новий головний бухгалтер не повинен приступати до роботи на новому підприємстві, яке вже має свою історію, без акту приймання справ (бухгалтерських документів).

Що повинен зробити головний бухгалтер, приступаючи до роботи на підприємстві, у якого вже є своя історія обліку та звітності?

По-перше, прийняти справи від головного бухгалтера, що звільнився.

По-друге, ознайомитися із специфікою діяльності та обліку на підприємстві. Бажано також по мірі можливості оцінити надану у податкові органи та фонди загальнообов'язкового соціального страхування звітність та регістри обліку, виявити явні помилки та відзначити їх у акті прийняття справ.

Найоптимальніший варіант для передачі справ - це аудиторська перевірка підприємства перед звільненням колишнього головбуха та приходом нового. Помилки, які можуть бути виявлені, виправить колишній бухгалтер, а новий почне роботу “з чистого аркуша”. Проте такий варіант прийнятний не для усіх підприємств, та, як правило, головному бухгалтеру, що знов прийшов, доводиться усе робити самому.

Наказ (розпорядження) про передачу справ

У наказі спід встановити період для передачі справ, склад комісії, яка бере участь у цьому, необхідність залучення третіх осіб (незалежного аудиту та т. п.).

При цьому необхідно враховувати, що працівник, що звільняється за власним бажанням, працюватиме часто не більше двох тижнів після подачі заяви на звільнення.

Як прийняти справи, та чи потрібно це
робити новому головному бухгалтеру

Порядок передачі справ законодавчо не визначений. Тобто Законом про бухоблік не передбачена норма з прийому-передачі справ у разі призначення та звільнення головного бухгалтера.

Також новому головному бухгалтеру платника податків податковим законодавством не поставлений обов'язок з перевірки документів податкового обліку, що залишилися від попереднього бухгалтера, та межі його відповідальності.

Тому підприємство самостійно ухвалює рішення, чи потрібні йому такі процедури, як передача справ у разі звільнення головного бухгалтера та призначення іншого і перевірка стану бухгалтерського обліку та звітності, і хто її повинен проводити (власними силами, аудитор тат. п.). На це звернув увагу і Мінфін у Листі N 31-34000-30-27/14518.

Як краще всього поступити бухгалтеру, якщо керівник зажадав від нього оцінити стан обліку, який вів попередник? Адже це не прямий обов'язок рахункового працівника.

Досвідчені бухгалтери радять, що у цій ситуації відмовлятися не варто, і ось чому. По-перше, без чіткого уявлення про минулі справи фірми робота головного бухгалтера неможлива. По-друге, йому самому буде корисно спробувати себе у ролі контролера.

Але потрібно зауважити, що у цій ситуації навантаження на бухгалтера серйозно збільшиться, тобто йому доведеться робити не тільки поточну роботу, але і відстежувати огріхи попередника. До того ж, виконання тільки своєї безпосередньої роботи на новому підприємстві завжди займає набагато більше часу, ніж у “старожила”. Зв'язано це з тим, що потрібно немало часу на те, щоб увійти до курсу справи на новій фірмі.

Та що робити, якщо у процесі оцінки стану обліку новий головний бухгалтер виявить серйозні помилки, з-за яких його самостійна робота буде просто неможлива?

У бухгалтера в цьому випадку є, як мінімум, три варіанти:

- відновити облік своїми силами;

- привернути для цього аудиторів;

- умовити директора почати “з чистого листа” - створити нову фірму та перевести на неї усі активи, а стару закрити.

У першому випадку потрібно обов'язково наполягти на оплаті додаткової роботи. У другому та третьому також доведеться “пободатися” з начальником. Адже його потрібно буде переконати у необхідності додаткових витрат, які можуть бути достатньо вагомими.

Нерідко новому головному бухгалтеру вдається побачити попередника тільки мигцем. Та це можна вважати великим успіхом. Адже Закон про бухоблік не регламентує процедуру передачі справ від старого головного бухгалтера до нового.

Якщо новому головному бухгалтеру все ж таки вдасться “зловити” колишнього, йому дуже важливо не втрачати час даремно. Адже спілкування з попередником, звичайно ж, не буде тривалим - швидше за все, того вже повністю поглинула нова робота або її пошуки.

На кожній новій фірмі, залежно від конкретної ситуації, головні бухгалтери застосовують методику спілкування з попередником, яку розробляють самостійно.

Одні ставлять перед собою програму-максимум, яка полягає у тому, щоб спільно з колишнім головбухом підготувати проміжний бухгалтерський баланс та скласти акт прийому-здачі залишків по рахунках. Найголовніше у цій програмі-максимум - отримати точку відліку для початку роботи у вигляді коректних залишків.

“Новачку” важливо з'ясувати залишки не тільки з синтетичних, але і аналітичних рахунків, отримати розшифровку дебіторської та кредиторської заборгованості, а також з податків. Непогано бухгалтеру визначити, чи є первинні документи, які підтверджують отримані від колишнього головбуха залишки.

Програма-мінімум полягає у тому, щоб у загальних рисах з'ясувати стан бухобліку, на які розділи має сенс звернути увагу. Як правило, на кожній фірмі не вистачає якихось документів та є свої проблемні місця, їх і треба визначити. Цим і обмежуються у тому випадку, коли на спілкування з попереднім головбухом зовсім немає часу.

Як бути у тому випадку, коли старий головний бухгалтер звільняється, а нової кандидатури ще немає? Адже для колишнього головбуха також дуже важливо передати справи, щоб потім до нього не було необгрунтованих претензій.

Згідно чинному трудовому законодавству не можуть бути причиною для затримки звільнення головного бухгалтера такі причини, як відсутність кандидатури нового головного бухгалтера або необхідність здачі звітності за відповідний період роботи.

Згідно частини першої ст. 38 КЗпроП України працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений термін, попередивши про це власника або уповноважений ним орган письмово за два тижні.

Трудове законодавство містить ще жорсткішу норму про те, що власник або уповноважений ним орган повинен розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник, якщо заява працівника про звільнення з роботи за власним бажанням зумовлена неможливістю продовжувати роботу з поважної причини, а саме:

- переїзд на нове місце проживання;

- переведення чоловіка або дружини на роботу у іншу місцевість;

- вступ в учбовий заклад;

- неможливість мешкання у цій місцевості, підтверджена медичним висновком; вагітність;

- догляд за дитиною до досягнення нею чотирнадцятирічного віку або дитиною-інвалідом;

- догляд за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку або інваліда І групи;

- вихід на пенсію;

- прийом на роботу за конкурсом, а також за іншими поважними причинами.

Звільнення головного бухгалтера з вищевикладених поважних причин - це дійсно серйозний удар для підприємства, але такі ситуації потрібно прораховувати (передбачати) не тільки тоді, коли приймають на роботу головного бухгалтера, але і вже у процесі самої роботи. Виходить, що керівник підприємства повинен цікавитися особистим життям та проблемами свого головного бухгалтера не заради дозвільної цікавості, а для свого ж блага.

Якщо у головного бухгалтера є офіційний заступник, то у ситуації, що склалася, хоч би не буде проблем із здачею різної звітності (фінансової, податкової та статистичної), оскільки зазвичай у посадовій інструкції такого працівника записано, що він виконує обов'язки головного бухгалтера у його відсутність.

Чи повинен заступник головного бухгалтера приймати справи від колишнього головбуха?

Усе залежатиме від його бажання, адже, як правило, за посадовою інструкцією він зобов'язаний виконувати обов'язки головного бухгалтера, у разі його відсутності, а не приймати справи як нового головного бухгалтера.

Так хто ж повинен приймати справи від головного бухгалтера, що звільняється, коли ще немає офіційного претендента на цю посаду?

Мінпраці у своєму Листі N 251/06/186-09 роз'яснило, що саме керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання усіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера з дотримання порядку оформлення та подання для обліку первинних документів.

Тому, відносно питання про те, яка саме особа повинна приймати справи від головного бухгалтера, якщо на моменї його звільнення немає заміни, Мінпраці роз'яснили, що зазвичай це повинен робити сам керівник підприємства, установи, організації.

Зміна головного бухгалтера на підприємстві не проходить непоміченою для податкових органів. Так, відповідно до п. 7.9 Порядку N 80 відомостей про відповідальних за податковий облік осіб юридичної особи або відособленого підрозділу - керівнику та головному бухгалтеру (бухгалтеру, якщо для забезпечення ведення бухгалтерського обліку за штатом платника податків передбачена тільки одна посада бухгалтера без створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером) вносяться або змінюються органом державної податкової служби у Єдиному банку цих юридичних осіб на підставі:

- реєстраційної заяви платника податків з позначкою “Зміни”:

- даних про таких осіб, які вказуються платником податків у податкових деклараціях, розрахунках, звітах, якщо

таких даних достатньо для однозначної ідентифікації відповідальних осіб платника податків.

Отже, для уникнення випадків покладання провини на працюючого головного бухгалтера при звільненні попереднього головного бухгалтера йому необхідно перевірити бухгалтерську документацію, яка залишилася після звільненого попередника та буде підставою для складання податкової звітності у період виконання ним посадових обов'язків.

Адже новому головному бухгалтеру не вдасться повністю позбавитися від відповідальності за “спадок”, який йому залишив попередник. Адже у багатьох випадках податкова звітність складається наростаючим підсумком, тому помилки, допущені у попередніх звітних періодах, перекочують у наступний звітний період, де свій підпис ставитиме вже новий головний бухгалтер. Природно, що він повинен буде відповідати за усі дані, наведені у таких податкових деклараціях або розрахунках.

Зв'язано це з тим, що базу по багатьом податкам потрібно рахувати наростаючим підсумком. Тому тільки якщо новий рахунковий працівник не прийняв справи на 1 січня, йому потрібно буде перевірити на помилки операції, які вже провів у обліку колишній головбух.

Проведення інвентаризації

Інвентаризація при зміні головного бухгалтера проводиться тільки у випадку, якщо головний бухгалтер, що йде, був матеріально відповідальною особою, наприклад, виконував обов'язки касира (пп. “у” п. 3 Інструкції N 69, п. 4.10 Положення N 637).

В цьому випадку інвентаризацію каси проводять саме у останній день прийому-передачі справ. Результати інвентаризації оформляють окремим актом перевірки каси - актом про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 7 до Положення N 637). Цей акт підписують бухгалтери той що здає, та той, що приймає справи та складають у 3-х екземплярах:

- один - для головного бух-галтера-касира, що звільняється;

- другий - для нового головного бухгалтера-касира;

- третій - залишається у бухгалтерії.

Необхідність інвентаризації інших об'єктів обліку може виникнути лише тоді, коли прийом-передача справ відбувається напередодні складання річної звітності, та дата обов'язкової інвентаризації визначена у обліковій політиці підприємства, а інвентаризація ще не проводилася (пп. “б” п. 3 Інструкції N 69).

Наприклад, у кабінеті головного бухгалтера є різні меблі, обчислювальна техніка, сейф та т.п. Усе це майно може бути проінвентаризовано при зміні головного бухгалтера.

Складання акту
прийому-передачі
документації

Згідно трудовому законодавству зміна головного бухгалтера оформляється як звільнення одного працівника та прийом на його місце іншого. В той же час, головний бухгалтер на підприємстві - це не просто найнятий робітник, а посадова особа з важливими повноваженнями.

Отже, при прийомі-передачі справ від одного головного бухгалтера до іншого повинен складатися спеціальний акт, за яким колишній бухгалтер передає документацію новому.

Перше питання, яке виникає: які документи потрібно передавати? Очевидно: лише ті, за які відповідає головний бухгалтер.

Але, якщо ми звернемося до п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік, то побачимо, що відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксації фактів здійснення усіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів та звітності протягом встановленого терміну, але не менше 3-х років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), що здійснюють керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

А відповідно до п. 7 ст. 8 Закону про бухоблік головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства:

- забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних принципів бухгалтерського обліку, складання та подання у встановлені терміна фінансової звітності;

- організовує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку усіх господарських операцій;

- бере участь у оформленні матеріалів, пов'язаних з недостачею та відшкоду ванням втрат від недостачі, крадіжки та псування активів підприємства:

- забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відособлених підрозділах підприємства.

Проаналізувавши усе вище-викладене, ми бачимо, що, перш за все, керівник підприємства повинен турбуватися про збереження (та прийом-передачу) бухгалтерських документів, а не головний бухгалтер.

Проте повністю абстрагуватися від прийому-передачі бухгалтерських документів не вийде ні у “старого”, ні у нового головного бухгалтера. Попередній головний бухгалтер повинен піти зі спокійною душею, щоб йому потім не дзвонили колишні колеги та не дорікали у тому, що немає податкової декларації або податкового розрахунку з якогось податку або збору за той або інший період.

Бухгалтерські документи, фінансова та податкова звітність також цікавлять головного бухгалтера, тому що без них він не зможе вести бухгалтерський облік надалі та складати новий вид звітності.

Цілком очевидно, що як керівник підприємства, так і головний бухгалтер зацікавлені не тільки у збереженні усіх бухгалтерських документів та податкової звітності, але і у аналізі даних за останні звітні періоди.

Тому на певну дату, узгоджену з головним бухгалтером, що звільняється, повинні бути виконані усі бухгалтерські записи, а первинні документи повинні бути укомплектовані у справи, сформований оборотний баланс, складена та надана необхідна звітність. Передані документи повинні бути підшиті у справи відповідно до номенклатури справ, розробленої на підприємстві, а книги та журнали реєстрації підготовлені до передачі.

Новий головний бухгалтер повинен перевірити наявність усіх документів у справах. Важливо перевірити наявність підписів уповноважених осіб на первинних документах та у цілому правильність їх складання. Якщо необхідні журнали (книги), первинні документи, бланки звітів відсутні, про це роблять відповідні записи у акті прийомупередачі, а журнал (книгу) заводять новий.

Якщо фірма невелика та створена порівняно недавно, колишній головний бухгалтер може передати новому усі документи, перерахувавши їх у акті. Передавати усі документи доведеться і у тому випадку, коли у фірмі тільки один бухгалтер -головний. Якщо фірма велика, і у її штаті, крім головного, числяться інші бухгалтери, передаються тільки ті документи, які знаходяться під безпосереднім контролем головного бухгалтера.

Наприклад, немає сенсу передавати банківські та касові документи, якщо на підприємстві є бухгалтер, що відповідає за операції щодо банку та каси. Те саме відноситься і до документів щодо нарахування заробітної плати, їх не треба відображати у акті, якщо облік розрахунків з заробітної плати веде окремий бухгалтер. Проте новий головний бухгалтер повинен перевірити наявність усіх необхідних бухгалтерських та податкових документів.

Ще одне питання, яке виникає при складанні акту: за який період передаються документи?

У п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік сказано, що усі оброблені документи, регістри та звітність повинні зберігатися ке менше 3-х років. Тобто, як мінімум, за цей період потрібно передавати документи, але за умови, що підприємство існує не менше 3-х років.

Якщо ж підприємство своєчасно не упорядковує архівні документи, то приймати слід усі документи, у тому числі і не знищені своєчасно.

Як правило, при передачі справ головними бухгалтерами досконально перевірити документи за такий великий проміжок часу неможливо. Тому на практиці досить часто проводять перевірку вибірково або суцільним порядком по найважливішій ділянці за певний період.

Зазвичай головному бухгалтеру за посадовою інструкцією ставиться обов'язок щодо впорядкування архіву бухгалтерських документів, тому при прийомі справ також необхідно відобразити стан справ з архівом документів. Важливо перевірити опис документів тимчасового та постійного зберігання, умови їх зберігання, акти на знищення документів, за якими вийшов термін зберігання та т.п.

Якщо на підприємстві не було податкової перевірки, особливу увагу слід звернути на наявність документів за останні три роки. Нагадаємо, що податкові органи мають право перевірити підприємство тільки за останні три роки, оскільки податковий орган має право самостійно визначити суму податкових зобов'язань платника податків у випадках, визначених Законом N 2181, не пізніше за закінчення 1095 дня, наступного за останнім днем граничного терміну подання податкової декларації, а якщо така податкова декларація була надана пізніше - за днем її фактичної подачі. Якщо протягом зазначеного терміну податковий орган не визначає суму податкових зобов'язань, платник податків вважається звільненим від такого податкового зобов'язання, а суперечка щодо такої декларації не підлягає розгляду у адміністративному або судовому порядку (пп. 15.1.1 п. 15.1 ст. 15 Закону N 2181).

Усі виявлені у ході перевірки порушення, помилки та неточності вказують у акті прийому-передачі справ. Виявлені помилки повинні бути виправлені. Хто цим займатиметься - вирішує власник (уповноважений ним орган).

У разі виявлення факту недостачі та псування документів керівник зобов'язаний здійснити необхідні заходи, передбачені законодавством для такої ситуації.

Акт повинні підписати колишній та новий бухгалтери, а також ті, що беруть участь у прийомі-передачі справ особи. У разі наявності заперечень акт може бути підписаний з обмовками та запереченнями.

До акту можуть бути прикладені пояснення, службові записки, інші документи, які були складені членами комісії у ході передачі справ, аудиторські висновки (у разі проведення незалежного аудиту), акт інвентаризації каси та ін.

Акт доцільно скласти у трьох екземплярах, один з яких залишається у бухгалтерії, другий - у бухгалтера, що передає справи, третій - у бухгалтера, що приймає справи.

Передачу справ головними бухгалтерами також необхідно фіксувати письмово. Акт прийому-передачі справ головними бухгалтерами складається у довільній формі. Наповнення акту залежить від об'єму діяльності підприємства, від стану документації з ведення обліку.

Акт прийому-здачі справ є опис стану обліку, що приймається головним бухгалтером (бухгалтером). Новий головний бухгалтер зацікавлений, щоб у ньому було якомога більше інформації про стан бухгалтерії, яку він приймає.

Раціонально скласти акт можна, розбивши його на розділи. У документі слід вказати стан обліку грошових коштів та каси, документів, чи дотримувався ліміт залишку по касі. Доречно у такому акті відзначити, наскільки реальні дебіторська та кредиторська заборгованості, чи є прострочені та безнадійні борги, а також акти звірки розрахунків з контрагентами та суми податків, своєчасно не перераховані фірмою до бюджету.

Корисно буде вказати, чи дотримувалися на фірмі терміни подання фінансової та податкової звітності, зведення про облік основних засобів, нематеріальних активів, результатів інвентаризації, ФІО та посади матеріально-відповідальних осіб.

Не зайвою буде і інформація про штатний розклад, фонд заробітної плати, персоніфікований облік, наявність та заповнення звітів до загальнодержавних фондів соціального страхування та Пенсійний фонд.

Важливі розділи грамотно складеного акту - перелік бухгалтерських та первинних документів за описом, а також перевірені залишки за рахунками. Бухгалтерам можна порадити не включати у акт відомості, які вони самостійно не перевірили. А от усі виявлені недоліки у обліку “новачку” потрібно зафіксувати обов'язково.

Акт новому головному бухгалтеру потрібно скласти, перш за все, для того, щоб забезпечити себе від відповідальності за помилки попередника. Останньому документ теж на руку - на нього не зможуть повісити недоліки наступника. Адже обліковий працівник може відповідати згідно із законом тільки за ті порушення, у здійсненні яких його провина доведена.

У акті прийому-передачі вказуються няйменування, дати та інші реквізити переданих документів. Якщо документів небагато, можна перерахувати кожен з них, якщо багато -доцільно вказати папки документів, наприклад “Декларація з ПДВ за 2008 рік”.

Обов'язковим реквізитом акту прийому-передачі є дата передачі документів.

Також у акті бажано відобразити таку інформацію:

- обов'язкові реквізити первинного документа: найменування підприємства, код ЄДРПОУ, найменування самого документа, дата складання, місце складання, мета складання, Ф.І.Б. того, що передає та приймає;

- перелік документів, що передаються новому бухгалтеру, з вказівкою їх назви, року складання, кількості сторінок, кількості папок та т.п. (такий опис можна оформити у вигляді додатку до акту);

- стан та місцезнаходження архіву бухгалтерських документів;

- призвести розшифровку окремих об'єктів активів та зобов'язань: суми дебіторської та кредиторської заборгованості, перелік та залишки на рахунках обліку готівкових та безготівкових грошових коштів;

- навести усі виявлені у ході перевірки порушення, помилки та неточності.

Акт підписують колишній та новий головний бухгалтер, а також ті, що беруть участь у прийомі-передачі справ особи. У разі наявності заперечень акт може бути підписаний з обмовками та запереченнями. Потім акт прийому-передачі затверджує керівник, який несе відповідальність за організацію бухобліку на ввіреному йому підприємстві.

Щоб уникнути непорозумінь у майбутньому усі листи акту нумеруються, і на акті можна поставити печатку підприємства.

До акту прийому-передачі можуть бути прикладені пояснення, службові записки, інші документи, які були складені членами комісії у ході передачі справ, аудиторські висновки (у разі проведення незалежного аудиту), акт інвентаризації каси та ін.

Акт доцільно скласти у 3-х екземплярах:

- один з яких залишається у бухгалтерії або відділі кадрів

(у особистій справі нового головного бухгалтера);

тера, що передає справи;

- третій - у головного бухгалтера, що приймає справи.

Процедура передачі справ від “старого” бухгалтера до нового займає певний час. Разом з тим і передача, і прийом справ - не що інше, як виконання обов'язків працівниками.

Отже, і попередній бухгалтер, і новий бухгалтер у цей час повинні знаходитися з підприємством у трудових відносинах. У цей період “старий” головний бухгалтер продовжує виконувати свої обов'язки, а нового можна прийняти на посаду звичайного бухгалтера з подальшим переведенням на посаду головного бухгалтера.

Практика показує, що передача справ проводиться у вільний від роботи час, та одночасно у трудових відносинах з одним і тим же підприємством “старий” головбух та новий не перебувають. Не дуже хочеться новому головному бухгалтеру мати у трудовій книжці запис про прийом на посаду рядового бухгалтера.

Закінчивши процедуру прийому-передачі справ, новий головний бухгалтер може приступити до своїх посадових обов'язків. Про зміну головного бухгалтера необхідно повідомити усі зацікавлені органи.

Повідомлення зацікавлених органів
про зміну головного бухгалтера

Перш за все, про зміну головного бухгалтера необхідно повідомити банк, у якому відкриті поточні рахунки підприємства. Якщо знов прийнятий головний бухгалтер наділяється правом підпису, то необхідно внести зміни до Картки із зразками підписів та відтисненням печатки та подати її у банк. Як правило, додатково до зміненої картки у банк необхідно надати:

- документ, підтверджуючий повноваження головного бухгалтера (наказ про прийом на роботу);

- паспорт або документ, його замінюючий;

- картку фізичної особи - платника податків (з ідентифікаційним номером).

Про зміну головного бухгалтера підприємство може повідомити орган державної податкової служби за місцем обліку шля хом подачі заяви за ф. N 1-ОПП (додаток 1 до Порядку N 80). Подати таку заяву бажано у 20-денний термін після виникнення змін (ІІп. 7.10 п. 7 Порядку N 80).

Якщо, наприклад, підприємство не надасть у орган державної податкової служби вказану інформацію, але у декларації з податку на прибуток або у податковому розрахунку за ф. N 1ДФ правильно заповнить поля відносно даних про нового головного бухгалтера (прізвище, ім'я, по батькові, ідентифікаційний номер), то такі дані можуть бути використані органом державної податкової служби для оновлення відомостей у базах даних про осіб, відповідальних за податковий облік.

Проте перш ніж внести зміни у бази даних, орган державної податкової служби повинен переконатися, що такі зміни дійсно відбулися, для чого він може звернутися до платника податків. В цьому випадку підтвердженням зміни головного бухгалтера можна вважати відповідний лист підприємства.

Повідомлення фондів соціального страхування чинним законодавством не передбачено.

Ознайомлення нового головного бухгалтера
зі справами підприємства

При ознайомленні нового головного бухгалтера Із справами ідприємства йому, перш за все, необхідно ознайомитися з установчими документами підприємства та його структурою. Потім не зайвим буде зробити наступне:

- ознайомитися з обліковою політикою підприємства (наказ про облікову політику та про організацію бухгалтерського обліку на підприємстві);

- перевірити наявність реєстраційних та дозвільних документів підприємства;

- ознайомитися з актами останніх перевірок підприємства, аудиторськими висновками (якщо вони є);

- ознайомитися з укладеними господарськими договорами (хоч би з основними контрагентами);

- ознайомитися зі схемою документообігу;

- проглянути фінансову та податкову звітність попереднього бухгалтера за останній звітний період.

Список використаних документів

КЗпроП України - Кодекс законів про працю України

Закон N 2181 - Закон України від 21.12.2000 р. N 2181-111 “Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами”

Закон про бухоблік - Закон України від 16.07.1999 р. N 996-ХІV “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”

Інструкція N 69 - Інструкція щодо інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та документів і розрахунків, затверджена наказом Мінфіну України від 11.08.1994 р. N 69

Положення N 637 - Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене Постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. N 637

Порядок N 80 - Порядок обліку платників податків, зборів (обов'язкових платежів), затверджений наказом ДПАУ від 19.02.1998р. N 80

Лист N 31-34000-30-27/14518 - Лист Мінфіну України від 17.07.2007 р. N 31-34000-30-27/14518 “Щодо застосування у бухгалтерському обліку норм чинного законодавства”

Лист N 251/06/186-09 - Лист Мінпраці України від 23.10.2009 р. N 251/06/186-09 “Щодо звільнення з посади головного бухгалтера”

“Консультант бухгалтера” N 11 (551) 15 березня 2010 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)