ДЕРЖАВНА СЛУЖБА АВТОМОБІЛЬНИХ ДОРІГ УКРАЇНИ
НАКАЗ
17.08.2009 N 386
Про затвердження Положення про організацію
планування і здійснення закупівель тендерним
комітетом Державної служби
автомобільних доріг України
З метою захисту інтересів Держави, забезпечення належного виконання завдань Укравтодору, підвищення ефективності організації та проведення закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти, наказую:
1. Затвердити Положення про організацію планування і здійснення закупівель тендерним комітетом Державної служби автомобільних доріг України згідно з додатком 1.
2. Наказ від 24.07.2008 N 426 "Про внесення змін до Положення про порядок створення та головні функції тендерних комітетів підприємств та організацій Укравтодору" вважати таким, що втратив чинність.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Березовського М.В.
Голова В.Гуржос
Додаток 1
до наказу Укравтодору
17.08.2009 N 386
Положення
про організацію планування і здійснення
закупівель тендерним комітетом
Державної служби автомобільних доріг України
I. Загальні положення
1.1 Положення про тендерний комітет Державної служби автомобільних доріг України (далі - Положення) розроблене відповідно до вимог Положення про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти, затвердженого постановою КМУ від 17.10.2008 року N 921 (зі змінами та доповненнями).
1.2 Положення визначає порядок створення і склад, функції та компетенцію, організаційні засади діяльності тендерного комітету Державної служби автомобільних доріг України (далі - тендерний комітет), а також права, обов'язки та відповідальність його членів.
1.3 Положення визначає порядок організації планування та здійснення закупівель і повноваження структурних підрозділів Державної служби автомобільних доріг України (далі - Укравтодор), відповідальних за використання (освоєння) коштів, передбачених у кошторисі Укравтодору на відповідні закупівлі, які ініціюють закупівлю (далі - структурні підрозділи).
1.4 Під тендерним комітетом у цьому Положенні розуміється група спеціалістів Укравтодору, яка здійснює організацію та проведення процедур закупівель товарів, робіт та послуг за державні кошти у порядку, передбаченому законодавством України.
1.5 Положення направлене на забезпечення організації роботи тендерного комітету та досягнення раціонального використання коштів.
1.6 У своїй діяльності тендерний комітет керується законодавством України, внутрішніми розпорядчими документами Укравтодору, цим Положенням та рішеннями, які приймаються тендерним комітетом.
II. Порядок створення тендерного комітету
2.1 Тендерний комітет створюється для організації та проведення процедур закупівлі товарів, робіт та послуг за державні кошти на засадах колегіальності у прийнятті рішень, відсутності конфлікту інтересів членів тендерного комітету та їх неупередженості.
2.2 Склад тендерного комітету, в кількості не менш як п'ять осіб, та положення про нього затверджуються наказом Укравтодору.
2.3 До складу тендерного комітету входять: голова, заступник (заступники) голови, секретар (секретарі) та члени тендерного комітету.
2.4 Голова, заступник (заступники) голови, секретар (секретарі) тендерного комітету повинні отримати документ про проходження навчання (підвищення кваліфікації) у сфері закупівель у порядку, встановленому Міністерством економіки України.
2.5 Для розв'язання конкретних питань, за виникнення такої потреби, зокрема в разі проведення торгів, що мають складний або спеціальний характер, до роботи тендерного комітету можуть залучатися експерти та консультанти, на договірних засадах відповідно до чинного законодавства.
2.6 До складу тендерного комітету не можуть входити посадові особи та представники учасників торгів, їх близькі родичі, посадові особи об'єднань підприємств, їх представники та близькі родичі.
2.7 Зміни до складу тендерного комітету вносяться за поданням голови тендерного комітету і оформлюються наказом Укравтодору.
III. Головні функції тендерного комітету
3.1 Тендерний комітет відповідає за організацію процедур закупівель товарів, робіт та послуг на всіх стадіях їх проведення.
Стадії державних закупівель:
1) затвердження кошторису (програми, плану використання державних коштів);
2) затвердження річного плану державних закупівель;
3) обрання і проведення процедур закупівель на підставі затвердженого кошторису (програми, плану використання державних коштів) та річного плану державних закупівель;
4) визначення переможця процедури закупівлі;
5) укладання договорів про закупівлю;
6) складання звіту про результати здійснення процедури закупівлі;
7) виконання договорів про закупівлю;
8) контроль за виконанням договорів про закупівлю.
У процесі роботи тендерний комітет забезпечує реалізацію таких функцій:
- планування здійснення процедур закупівель протягом бюджетного року відповідно до затверджених кошторисних лімітів фінансування та пріоритетності закупівель;
- вибір необхідної процедури закупівель, відповідно до чинного законодавства;
- затвердження тендерної документації, необхідної для проведення процедури закупівель;
- розміщення оголошення про здійснення процедур закупівлі товарів, робіт і послуг, процедури попередньої кваліфікації в Інформаційному бюлетені "Вісник державних закупівель" та у разі потреби в інших друкованих засобах масової інформації або розсилання запрошень, запитів до участі в них та інформування учасників процедур закупівлі про їх результати;
- розсипка тендерної документації учасникам, та у разі необхідності надання роз'яснень щодо її змісту;
- організація приймання, зберігання, розкриття, оцінки та забезпечення вибору найбільш вигідної тендерної пропозиції учасника, включно на підставі критеріїв та методики оцінки тендерних пропозицій, визначених у тендерній документації;
- ведення необхідної звітності щодо здійснення процедур закупівель відповідно до вимог чинного законодавства;
- у разі надходження скарг, забезпечення належного її розгляду;
- інші функції, передбачені законодавством України.
IV. Організація діяльності тендерного комітету
4.1 Керівництво роботою тендерного комітету здійснює його голова, що призначається наказом Укравтодору і є посадовою особою, що має право на підписання договорів про закупівлю.
4.2 Голова тендерного комітету організовує його роботу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на тендерний комітет функцій.
4.3 Голова тендерного комітету призначає заступника (заступників) голови, секретаря (секретарів) та визначає функції кожного члена тендерного комітету.
4.4 На час відсутності голови тендерного комітету його обов'язки покладаються на заступника голови тендерного комітету.
4.5 На час відсутності секретаря тендерного комітету, його обов'язки, за рішенням голови тендерного комітету, тимчасово покладаються на іншого члена тендерного комітету.
4.6 Формою роботи тендерного комітету є засідання, які проводяться в міру необхідності за рішенням голови тендерного комітету.
4.7 До порядку денного засідань тендерного комітету включаються питання, пов'язані з реалізацією його функцій.
4.8 Рішення з питань, що розглядаються на засіданнях тендерного комітету, приймаються простою більшістю голосів у присутності не менш 2/3 членів тендерного комітету. У разі рівного розподілу голосів голос голови тендерного комітету є вирішальним.
4.9 Рішення тендерного комітету оформляється протоколом, який підписують усі члени тендерного комітету.
4.10 Організаційне забезпечення роботи тендерного комітету, оформлення протоколів засідань, оперативне інформування членів комітету здійснює секретар.
V. Повноваження тендерного комітету
5.1 Тендерний комітет має наступні повноваження:
- від імені Укравтодору організовувати та проводити процедури закупівель товарів, робіт та послуг;
- готувати та подавати на затвердження керівнику Укравтодору проекти наказів щодо складу тендерного комітету та з інших питань щодо проведення торгів (тендерів);
- одержувати від структурних підрозділів Укравтодору інформацію та документи, необхідні для виконання покладених на тендерний комітет функцій на всіх стадіях проведення процедур закупівель;
- залучати (без права голосу) до роботи у тендерному комітеті інших працівників Укравтодору, а на договірних засадах сторонніх спеціалістів, консультантів та нотаріусів;
- використовувати майно Укравтодору для виконання покладених на тендерний комітет функцій;
5.2 Тендерний комітет зобов'язаний:
- організовувати проведення процедур закупівлі згідно з діючим законодавством України;
- забезпечувати рівні умови для всіх учасників процедур державних закупівель, об'єктивний та неупереджений вибір переможця;
- забезпечувати дотримання конфіденційності інформації;
- своєчасно оформляти та подавати відповідну звітність.
5.3 Тендерний комітет не повинен, крім випадків, коли цього вимагає рішення уповноваженого органу чи суду, розкривати інформацію:
- подання якої суперечить законодавству, не відповідає державним інтересам, комерційним інтересам сторін чи порушує принципи чесної конкуренції;
- яка стосується розгляду, оцінки та порівняння тендерних пропозицій.
VI. Права та обов'язки голови, секретаря
та інших членів тендерного комітету
6.1 До компетенції голови тендерного комітету відноситься:
- планування роботи тендерного комітету;
- вжиття заходів для забезпечення роботи тендерного комітету;
- розподіл обов'язків між членами тендерного комітету;
- визначення дати проведення та формування порядку денного засідань тендерного комітету;
- підписання договорів про закупівлю;
- надання керівництву Укравтодору пропозицій щодо зміни складу тендерного комітету;
- підписання наступних документів: оголошення про закупівлю, запит щодо цінових пропозицій (котирувань), запрошення до торгів з обмеженою участю, тендерну документацію, включаючи зміни у разі їх внесення, інструкцію щодо підготовки та подання заявок на участь у попередній кваліфікації, повідомлення про акцепт тендерної пропозиції та про результати торгів, рішення щодо скарг учасників торгів, що розглядались тендерним комітетом, звіт про результати здійснення процедури закупівлі. Зазначені документи після підписання завіряються печаткою Укравтодору;
- засвідчення своїм підписом листів до підприємств, установ та організацій з питань діяльності тендерного комітету та уповноважених замовників;
- отримання від структурних підрозділів інформації та документів щодо здійснення процедури закупівлі, укладання та виконання договорів на закупівлю товарів, робіт та послуг.
6.2 До обов'язків секретаря тендерного комітету відносяться:
- оформлення та видача тендерної документації, приймання тендерних пропозицій та ведення журналу реєстрації тендерних пропозицій;
- інформування учасників з організаційних питань підготовки та проведення тендерів;
- ведення та оформлення протоколів засідань тендерного комітету;
- ведення діловодства тендерного комітету;
- організація приймання та збереження тендерних пропозицій учасників процедури закупівель;
- інформування членів тендерного комітету щодо організаційних питань його діяльності;
- організація повернення тендерного забезпечення;
- оформлення звітів про результати процедур закупівель;
- надання звітності відповідно до чинного законодавства;
- виконання за вказівкою голови тендерного комітету інших доручень з процедурних питань роботи тендерного комітету.
6.3 Члени тендерного комітету зобов'язані:
- виконувати норми діючого законодавства та даного Положення щодо організації та проведення процедур закупівель товарів, робіт та послуг;
- брати участь у роботі тендерного комітету;
- вживати заходів, необхідних для виконання покладених на тендерний комітет функцій;
- добросовісно, об'єктивно та неупереджено розглядати та оцінювати тендерні пропозиції учасників процедури закупівель;
- дотримуватись конфіденційності щодо відомостей, отриманих під час виконання обов'язків членів тендерного комітету.
6.4 Члени тендерного комітету мають право:
- надавати свої пропозиції щодо питань, пов'язаних з роботою тендерного комітету;
- брати участь в ухвалені тендерним комітетом рішень шляхом голосування на його засіданнях;
- знайомитися з документами, пов'язаними з проведенням процедури закупівель;
- інші права, передбачені чинним законодавством України;
VII. Відповідальність членів тендерного комітету
7.1 Голова тендерного комітету та члени тендерного комітету несуть відповідальність відповідно до чинного законодавства України за порушення, допущені під час здійснення процедур закупівлі, правильність та об'єктивність прийнятих рішень, недотриманні вимог достовірності та збереження конфіденційності інформації, недоліки у веденні звітності. При виявленні порушень у роботі тендерного комітету, зокрема внаслідок розгляду отриманої відповідно до чинного законодавства скарги від учасників процедур державних закупівель, що беруть чи брали участь у процедурах закупівлі, голова тендерного комітету подає письмові роз'яснення керівництву Укравтодору.
7.2 Спеціалісти, юристи, економісти, консультанти та інші фізичні чи юридичні особи, залучені до роботи тендерних комітетів на договірних засадах відповідно до законодавства, та нотаріуси, які посвідчують договори про закупівлю (у разі нотаріального посвідчення договорів про закупівлю на вимогу замовника), не несуть відповідальності за будь-які рішення, дії або бездіяльність тендерного комітету, за виконання (невиконання) договорів про закупівлю, укладених на підставі рішення тендерного комітету, та за наслідки, спричинені такими рішеннями, діями або бездіяльністю.
VIII. Порядок організації планування
та здійснення закупівель тендерним комітетом
8.1 Структурні підрозділи надають на ім'я голови тендерного комітету річну заявку відповідального підрозділу, погоджену з Департаментом фінансів та економічної політики (Додаток 1), після затвердження кошторису (програми, плану використання державних коштів). До річної заявки включаються всі заплановані закупівлі в межах затвердження кошторису (незалежно від суми окремого предмету закупівлі).
8.2 Голова тендерного комітету на підставі річних заявок організовує розробку та виносить на розгляд та затвердження тендерного комітету проект річного плану державних закупівель, який підлягає оприлюдненню.
Річний план підлягає коригуванню у разі затвердження в установленому порядку змін показників кошторису витрат.
У разі виникнення об'єктивних причин, які вимагають внесення змін до окремих позицій річного плану, структурні підрозділи надають голові тендерного комітету зміни та пояснювальну записку, які погоджені з Департаментом Фінансів та економічної політики, для винесення на розгляд і прийняття рішення тендерним комітетом.
8.3 Затверджений річний план є підставою для підготовки та надання структурними підрозділами тендерного завдання на проведення процедур закупівлі (Додаток 2). Тендерне завдання надається Сектору методології та організації тендерів у формі службової записки в паперовому та електронному вигляді та має містити інформацію про:
- характер і необхідні технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі: відповідну технічну специфікацію, плани, креслення, малюнки, описи предмета закупівлі. При цьому технічна специфікація, плани, креслення, малюнки чи описи предмета закупівлі, що вимагаються замовником, повинні містити: детальний опис товарів, робіт чи послуг, що закуповуються, з викладенням об'єктивних технічних та якісних характеристик; вимоги щодо технічних характеристик функціонування предмета закупівлі у разі, коли опис скласти неможливо або коли доцільнішим є наведення таких показників; посилання на стандартні характеристики, вимоги, умовні позначення та термінологію товарів, робіт чи послуг, що закуповуються, з використанням чинних міжнародних або національних стандартів, норм та правил. Технічна специфікація не повинна містити посилання на конкретні торговельні марки чи фірми, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника. У разі коли таке посилання є необхідним, специфікація повинна містити вираз "або еквівалент";
- вид, кількість та місце поставки товарів чи надання послуг;
- додаткові послуги, які повинні бути надані;
- строки та умови поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;
- очікувану вартість предмета закупівлі, визначену структурним підрозділом процедури закупівлі після моніторингу цін на ринку товарів, робіт та послуг;
- відповідальну особу за проведення торгів від структурного підрозділу;
- інші дані, необхідні для здійснення процедури закупівлі.
Сектором методології та організації тендерів переглядається подане завдання на проведення процедур закупівлі, та у разі правильності оформлення та повної змістовності, подається на розгляд тендерному комітету.
До завдання на проведення закупівлі додаються основні умови договору, які обов'язково включаються до договору про закупівлю, чи проект договору про закупівлю, які попередньо погоджуються із Відділом правової роботи та управління державною власністю, Департаментом фінансів та економічної політики і Відділом методології та організації бухгалтерського обліку і звітності.
У разі вибору застосування процедури закупівлі в одного учасника або з обмеженою участю структурним підрозділом, до Сектору методології та організації тендерів додатково подаються експертні, нормативні, технічні та інші документи відповідних компетентних органів (організацій), що підтверджують наявність підстави для застосування відповідної процедури згідно із пунктами 34, 83 Положення про закупівлю товарів, робіт та послуг за державні кошти та наказом Міністерства економіки України від 30.01.2009 N 64.
Відповідальність за правильність викладення завдання на закупівлю несе керівник відповідного структурного підрозділу, від якого надходить відповідне завдання на закупівлю.
8.4 Після отримання вищевказаної документації, передбаченої в п. 8.3 цього Положення, тендерний комітет готує пропозиції щодо вибору можливої процедури і затверджує проект тендерної документації та (або) інших документів, необхідних для проведення відповідної процедури. Зазначені матеріали виносяться на розгляд тендерному комітету.
8.5 Сектор методології та організації тендерів службовою запискою повідомляє структурний підрозділ торгів про визначення переможця.
8.6 Структурний підрозділ готує проект договору(договорів) з переможцем торгів, погоджує зі всіма необхідними структурними підрозділами та подає його на підпис Голові Укравтодору. Копію договору надає Сектору методології та організації тендерів.
8.7 У разі надходження скарги учасника процедури торгів, Сектор методології та організації тендерів готує спільно із структурним підрозділом та за погодженням з Відділом правової роботи та управління державною власністю проект відповіді на скаргу та передає на підпис голові (заступнику) тендерного комітету для подальшого направлення в установленому порядку.
Голова тендерного комітету М.Березовський
Додаток 1
до Положення про тендерний
комітет Укравтодору
17.08.2009 N 386
РІЧНА ЗАЯВКА
відповідального підрозділу
------------------------------------------------------------------
| Предмет закупівлі | Очікувана вартість | Джерело фінансування|
| | закупівлі, тис.грн. | |
|-------------------+----------------------+---------------------|
| | | |
------------------------------------------------------------------
Керівник структурного підрозділу ______________________
"___" ____________ 200_ року
Додаток 2
до Положення про тендерний
комітет Укравтодору
17.08.2009 N 386
ЗАВДАННЯ
на проведення процедури закупівлі
------------------------------------------------------------------------
| N | Код |Найменування| Джерело | Сума, |Очікувана |
|з/п| Державного | закупівлі |фінансування| передбачена | вартість |
| | класифікатора | | | планом |закупівлі,|
| | | | |фінансування,| тис.грн. |
| | (по п'ятому | | | тис.грн. | |
| | знаку) | | | | |
|---+---------------+------------+------------+-------------+----------|
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------------
1. Вид, кількість та місце поставки товарів, виконання робіт
або надання послуг.
2. Термін дії договору.
3. Основні вимоги, які будуть обов'язково включені до
договору про закупівлю.
4. Строк виконання робіт, надання послуг або поставки
товарів.
5. Інформація про характер і необхідні технічні та якісні
характеристики предмета закупівлі.
6. Відповідальна особа.
Керівник структурного підрозділу ______________________
"___" ____________ 200_ року