МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
08.12.2009 N 2392/5
Про внесення змін
до Порядку роботи з документами
в органах державної виконавчої служби
З метою приведення положень Порядку роботи з документами в органах державної виконавчої служби, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 25.12.2008 N 2274/5, у відповідність до вимог Законів України "Про державну виконавчу службу" ( 202/98-ВР ) та "Про виконавче провадження" ( 606-14 ), вдосконалення організації роботи з ведення діловодства в органах державної виконавчої служби наказую:
1. Унести до Порядку роботи з документами в органах державної виконавчої служби, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 25.12.2008 N 2274/5, зміни, що додаються.
2. Департаменту державної виконавчої служби (Стаднік Г.В.) довести цей наказ до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі.
3. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі довести цей наказ до відома державних виконавців та забезпечити його належне виконання.
4. Установити, що цей наказ набирає чинності з 1 січня 2010 року.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - директора Департаменту державної виконавчої служби Стадніка Г.В.
Міністр М.Оніщук
Затверджено
Наказ Міністерства
юстиції України
08.12.2009 N 2392/5
Зміни,
що вносяться до Порядку роботи
з документами в органах державної
виконавчої служби,
затвердженого наказом
Міністерства юстиції України
від 25.12.2008 N 2274/5
1. У розділі 2:
1) пункт 2.3 доповнити абзацом другим такого змісту:
"У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (упаковки) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий примірник - долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ними для розгляду за належністю.";
2) абзаци перший і другий пункту 2.4 викласти в такій редакції:
"Реєстрація вхідних документів здійснюється шляхом присвоєння їм єдиного реєстраційного індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ у відповідному журналі реєстрації.
Дата реєстрації і реєстраційний індекс документа проставляються у реєстраційному штампі (додаток 1), як правило, у нижньому правому вільному від тексту куті першої сторінки документа.";
3) пункт 2.8 викласти в такій редакції:
"2.8. Зареєстровані в установленому порядку документи розглядаються керівником Відділу не пізніше наступного робочого дня з дня надходження кореспонденції до Відділу, а документи за рішеннями, що підлягають негайному виконанню, - в день їх надходження.
Результати розгляду документів керівником фіксуються в резолюції.
Після накладення резолюції керівником Відділу документи повертаються діловоду для внесення необхідної інформації до реєстраційних та (або) облікових журналів, у необхідних випадках - для оформлення документів в обкладинку, та не пізніше наступного робочого дня з дня накладення резолюції передаються виконавцям до виконання або на ознайомлення.
Документи, отримані безпосередньо керівником Відділу на особистому прийомі, передаються на реєстрацію діловоду в день їх надходження.";
4) пункт 2.9 викласти в такій редакції:
"2.9. З метою оперативного опрацювання інформації листи-відповіді на запити державного виконавця передаються діловодом у день їх реєстрації безпосередньо виконавцям під розписку в Журналі реєстрації листів-відповідей на запити державного виконавця (додаток 4).
Дата надходження документів зазначається у цьому журналі через усю сторінку поперек граф журналу. Порядковий номер за журналом проводиться, починаючи з першого номера, за порядком у межах календарного року.";
5) доповнити розділ пунктом 2.16 такого змісту:
"2.16. Положення, викладені у цьому розділі, поширюються на підрозділ примусового виконання рішень відділу державної виконавчої служби Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі, відділ примусового виконання рішень Департаменту державної виконавчої служби Міністерства юстиції України.".
2. У розділі 3:
1) абзац перший пункту 3.4 викласти в такій редакції:
"Реквізити виконавчого документа або заяви про примусове виконання рішення, якщо виконавчий документ не був пред'явлений в установленому порядку, вносяться діловодом до Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві (додаток 8), який ведеться окремо на кожного державного виконавця.";
2) абзац другий пункту 3.6 виключити.
У зв'язку з цим абзаци третій і четвертий вважати другим та третім;
3) пункт 3.8 викласти в такій редакції:
"3.8. Зведене виконавче провадження щодо одного й того самого боржника формується в обкладинці на зведене виконавче провадження (додаток 11) за постановою про об'єднання у зведене виконавче провадження.
З метою обліку виконавчих проваджень, приєднаних до зведеного виконавчого провадження, державний виконавець веде облікову картку на зведене виконавче провадження (додаток 12) та складає розрахунок про розподіл грошових коштів у міру їх стягнення, які долучаються до зведеного виконавчого провадження.
Після закінчення календарного року відомості про незавершені виконавчі провадження щодо одного й того самого боржника переносяться до нової облікової картки на зведене виконавче провадження.
За необхідності зведені виконавчі провадження можуть обліковуватися в окремих реєстраційних формах, про що видається відповідний організаційно-розпорядчий документ керівником органу державної виконавчої служби.";
4) в абзаці третьому пункту 3.9 слово "копія" замінити словом "ксерокопія";
5) пункт 3.10 викласти в такій редакції:
"3.10. Завершене виконавче провадження формується державним виконавцем у хронологічному порядку за заявою (супровідним листом суду) про примусове виконання рішення відповідно до дати надходження (створення) документів виконавчого провадження. Ксерокопію виконавчого документа державний виконавець приєднує до матеріалів виконавчого провадження в останню чергу.
Документи, що приєднуються до матеріалів виконавчого провадження, мають бути тільки в одному примірнику.
У завершеному виконавчому провадженні аркуші нумеруються та скріплюються металевими скріпками, об'ємні за своїм змістом (понад 35 аркушів) прошиваються.
Після завершення виконавчого провадження виконавчий документ з відміткою про виконання (повне, часткове, про неможливість стягнення тощо) надсилається за належністю разом з відповідною постановою державного виконавця та супровідним листом, який підписується керівником органу державної виконавчої служби або його заступником.";
6) в абзаці першому пункту 3.11 слово "гербовою" виключити;
7) пункт 3.13 викласти в такій редакції:
"3.13. Зберігання завершених виконавчих проваджень здійснюється у спеціально відведеному для цієї мети приміщенні (робочій кімнаті) органу державної виконавчої служби.
На кожному виконавчому провадженні, що передане на зберігання, повинна бути резолюція безпосереднього керівника державного виконавця, яку він накладає після ретельної перевірки всіх документів у виконавчому провадженні.
Передача виконавчих проваджень на зберігання здійснюється державним виконавцем один раз у півріччя на підставі здавального опису (завершених виконавчих проваджень) (додаток 13) після складення статистичного звіту. Здавальний опис (завершених виконавчих проваджень) складається у двох примірниках.".
3. У розділі 4:
1) пункт 4.1 викласти в такій редакції:
"4.1. Діловодство за зверненнями громадян здійснюється окремо від загального діловодства і покладається на органи юстиції, структурними підрозділами яких є відповідні органи державної виконавчої служби (в частині попереднього розгляду та реєстрації звернень громадян), та на спеціально призначених для цього посадових осіб в органах державної виконавчої служби (в частині формування справ за зверненнями громадян).
Реєстрація звернень та облік особистого прийому громадян здійснюються відповідно до Інструкції про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 18.03.2004 N 26/5, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 18.03.2004 за N 342/8941 (із змінами).
З метою контролю за строками розгляду звернень громадян в органах державної виконавчої служби ведеться Журнал обліку звернень громадян (додаток 14).
Звернення громадян передаються виконавцям для організації їх розгляду в обкладинках для пропозиції, заяви, скарги.
Після закінчення перевірки й фактичного виконання прийнятого рішення звернення разом з матеріалами перевірки повертаються до відповідного органу юстиції з написом "До справи" і підписом посадової особи, яка прийняла рішення.
Заяви (клопотання) та скарги, що скеровуються сторонами виконавчого провадження відповідно до Закону України "Про виконавче провадження" ( 606-14 ), підлягають реєстрації в органах державної виконавчої служби в загальному порядку, передбаченому для вхідної кореспонденції, та приєднуються до матеріалів виконавчого провадження разом з документами за наслідками їх розгляду.
Звернення юридичних осіб підлягають реєстрації в органах державної виконавчої служби в загальному порядку, передбаченому для вхідної кореспонденції, та приєднуються до відповідної справи згідно з номенклатурою разом з документами за наслідками їх розгляду.";
2) пункт 4.2 викласти в такій редакції:
"4.2. Проведення особистого прийому громадян здійснюється керівництвом органу державної виконавчої служби та державними виконавцями у прийомні дні та години згідно з графіком, затвердженим керівником відповідного органу юстиції.
Ознайомлення сторін виконавчого провадження з матеріалами виконавчого провадження здійснюється у прийомні дні та години державного виконавця або в день, визначений керівником органу державної виконавчої служби.
Після ознайомлення з матеріалами виконавчого провадження на зворотному боці обкладинки виконавчого провадження державний виконавець ставить відповідну позначку із зазначенням дати ознайомлення та прізвища особи, яка ознайомилася.".
4. У розділі 5:
1) пункт 5.26 доповнити абзацом шостим такого змісту:
"Відповідальність за зберігання та використання печаток несе керівник органу державної виконавчої служби. Печатки повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах, які розміщуються в робочому кабінеті керівника органу державної виконавчої служби. Виготовлення, придбання, зберігання, перевезення, облік і використання печаток здійснюються відповідно до Положення про дозвільну систему, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.92 N 576 (із змінами)";
2) доповнити розділ пунктами 5.33 - 5.41 такого змісту:
"5.33. Організаційно-розпорядчі документи - розпорядження керівника органу, службові листи, акти, довідки, протоколи тощо, створені в результаті діяльності органів державної виконавчої служби, оформляються з дотриманням вимог ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".
5.34. Розпорядження - підзаконний акт управління, який видається в одноособовому порядку керівником органу в межах своєї компетенції, з оперативних та інших питань і має обов'язкову силу для осіб, що перебувають у його підпорядкуванні.
Текст розпорядження складається з констатуючої та розпорядчої частин.
У констатуючій частині викладається мета запропонованих дій. Якщо основою для видання розпорядження є законодавчий акт, нормативно-правовий акт чи інший розпорядчий документ, то в констатуючій частині зазначаються його назва, дата, номер, заголовок, викладається зміст тієї частини документа, що безпосередньо стосується органів державної виконавчої служби.
Розпорядча частина починається словом "Прошу", "Зобов'язую". У пунктах розпорядчої частини зазначаються виконавці, конкретні дії та термін виконання запропонованих дій.
Якщо розпорядження доповнює, скасовує або змінює раніше видані розпорядження чи їх окремі пункти, про це зазначається в його тексті.
В останньому пункті розпорядчої частини, у разі потреби, вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням розпорядження в цілому.
5.35. Службовий лист - це один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності органів державної виконавчої служби.
Існують листи-запити, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги, листи-скарги, листи-відповіді, інформаційні, супровідні листи тощо.
Листи не можуть встановлювати нові правові норми або змінювати чи скасовувати їх.
Лист повинен бути написаний на бланку і мати такі реквізити: дата, вихідний номер, заголовок (у передбачених випадках), адресат, посилання на дату та індекс документа (у листах-відповідях), підпис, прізвище виконавця і номер його телефону.
5.36. Акт - документ, складений кількома особами, що підтверджує певні встановлені факти або події.
Текст акта складається з двох частин: вступної і констатуючої. У вступній частині зазначають підставу для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також тих, хто був присутній під час його складання. Після слова "підстава" вказується розпорядчий документ або усна вказівка посадової особи. Після слова "складений" перелічуються особи, які склали акт або були присутні при його складанні, з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів. Якщо акт готувався комісією, то першим зазначається прізвище голови, прізвища інших членів комісії проставляються в алфавітному порядку. Якщо були присутні, то перелічуються їхні прізвища, ініціали та посади.
У констатуючій частині викладаються мета і завдання складання акта, суть і характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки і пропозиції.
В кінці акта (перед підписами) повідомляються відомості про кількість примірників акта і вказується місце їх зберігання.
Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні. При оформленні підпису посади не зазначаються.
За наявності особливої думки у складачів акта або присутніх при його складанні її слід викладати нижче підписів на першому примірнику акта або на окремому аркуші.
5.37. Службові записки - узагальнена назва адресованих керівництву органів юстиції або органів державної виконавчої служби письмових пояснень, повідомлень та узагальнень, в яких описуються певні факти чи події, а також вносяться пропозиції, які випливають з викладених фактів чи подій та їх аналізу.
Службові записки поділяються на доповідні, пояснювальні та аналітичні.
Доповідні записки - письмові повідомлення на ім'я керівника органу юстиції або органу державної виконавчої служби, їх заступників, згідно розподілу повноважень, керівників структурних підрозділів, в яких описується певний факт чи подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень та внесення певних пропозицій.
Доповідна записка складається з ініціативи працівника або за вказівкою керівництва.
Доповідні записки за змістом поділяються на інформаційні, звітні та ініціативні.
Пояснювальні записки - письмові пояснення ситуацій, що склалися, фактів, дій або вчинків працівників, які складаються на вимогу керівництва. Інколи пояснювальні записки складаються як вступ до якогось документа.
Аналітичні записки - письмові узагальнення, які складаються на вимогу керівництва або за власною ініціативою і містять систематизовані (згруповані, класифіковані та узагальнені) дані щодо подій та процесів з викладенням тенденцій розвитку ситуації та пропозицій щодо прийняття управлінських рішень, які випливають з наведеного аналізу.
5.38. Довідка - документ інформаційного характеру, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів або обставин.
Довідки можуть бути особисті й службові.
Особисті довідки, що складаються на вимогу фізичної особи, про підтвердження певних фактів, в тому числі щодо одержання, перерахування (стягнення) коштів, скріплюються печаткою та повинні містити такі обов'язкові реквізити: дата видачі і номер довідки, прізвище, ім'я і по батькові особи, якій видається довідка, призначення довідки (куди подається).
Довідки службового характеру складаються, як правило, на запит іншого структурного підрозділу органу юстиції або органу державної виконавчої служби. Такі довідки повинні об'єктивно відображати стан справ та ґрунтуватися на перевірених фактах.
Текст довідки починається з назви виду документа (довідка) та найменування органу державної виконавчої служби, в якому її складено.
5.39. Протокол - документ, у якому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень різних нарад, зборів, засідань, конференцій тощо. У протоколах відображаються всі думки з питання, що розглядається, і прийняті в результаті обговорення рішення.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної і основної.
Вступ складається із зазначення голови, секретаря, присутніх і порядку денного.
Якщо кількість присутніх на засіданні перевищує число 12, їх склад зазначається кількісно, а перелік із прізвищами в алфавітному порядку додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у протоколі.
Наприклад: присутні: 23 особи (перелік додається).
Основний текст протоколу поділяється на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ будується за традиційною схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ.
Протокол підписується головуючим та секретарем.
5.40. Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі тексту (передається телефоном і записується одержувачем).
Телефонограма застосовується в необхідних випадках для оперативного вирішення службових питань.
На телефонограмі позначається час її передачі, прізвище працівника, який передав телефонограму, прізвище і номер телефону працівника, який прийняв телефонограму.
5.41. Доповідь - документ, що містить виклад певних питань, висновків, пропозицій і призначений для усного виступу.".
5. У розділі 6:
1) в абзаці другому пункту 6.4 слово "підписання" замінити словом "надходження";
2) доповнити розділ пунктами 6.8 - 6.10 такого змісту:
"6.8. Якщо термін виконання документа припадає на неробочий день, то днем закінчення терміну виконання вважається перший наступний за ним робочий день.
6.9. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту надано відповідь по суті.
6.10. Після виконання документ знімається з контролю. При цьому позначка "До справи", дата і підпис керівника проставляються, як правило, у нижньому лівому вільному від тексту куті першої сторінки документа, який свідчить про його виконання.".
6. У розділі 7:
1) пункти 7.2 - 7.4 викласти в такій редакції:
"7.2. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
7.3. Номенклатура справ органів державної виконавчої служби, які є структурними підрозділами відповідних органів юстиції, входить до складу зведеної номенклатури справ зазначених органів юстиції.
7.4. Номенклатура справ структурного підрозділу, як і зведена номенклатура справ, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється, після чого подається до відповідного органу юстиції з метою внесення змін та доповнень до зведеної номенклатури справ.
Після внесення змін до зведеної номенклатури справ вона передруковується і затверджується керівником органу юстиції, та вводиться в дію з 1 січня наступного року.
Витяг з відповідного розділу затвердженої зведеної номенклатури справ надається органу державної виконавчої служби для використання в роботі.";
2) пункт 7.11 викласти в такій редакції:
"7.11. З метою оперативності пошуку документів в органах державної виконавчої служби обов'язковими є наступні заголовки справ, які уточнюються при складанні номенклатури з урахуванням положень пунктів 7.7 і 7.10 цього Порядку:
1) накази, розпорядження Міністерства юстиції України та інших органів юстиції (копії);
2) організаційно-розпорядчі документи керівника органу державної виконавчої служби;
3) нормативно-правові акти з питань примусового виконання рішень, методичні вказівки, роз'яснення та рекомендації, інформаційні листи;
4) протоколи оперативних нарад;
5) протоколи семінарських занять з державними виконавцями;
6) посадові інструкції працівників органу державної виконавчої служби;
7) доручення органів юстиції та документи (довідки, доповідні записки, доповіді, інформаційні матеріали) про їх виконання;
8) документи (довідки, акти, доповідні записки) про результати перевірок органу державної виконавчої служби;
9) статистичні звіти органу державної виконавчої служби, листи та роз'яснення до них;
10) довідки про депозитні операції та про рух коштів на депозитних рахунках;
11) документи (довідки, узагальнення тощо) за результатами вивчення роботи із зверненнями громадян;
12) документи (звіти, доповіді, доповідні записки) з питань боротьби з корупцією;
13) листування з кадрових питань (навчання працівників, формування кадрового резерву тощо);
14) листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань примусового виконання рішень;
15) здавальні описи (завершених виконавчих проваджень);
16) реєстр завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання;
17) документи щодо знищення виконавчих проваджень;
18) описи справ, переданих до архіву органу юстиції;
19) номенклатура справ.
Крім зазначених справ, до номенклатури включаються всі інші справи, що створюються в процесі діяльності органів державної виконавчої служби, а також реєстраційні та облікові журнали (книги).
Додаткові форми обліку документів (журнали, книги, картки), які не передбачені цим Порядком, запроваджуються на підставі відповідного організаційно-розпорядчого документа керівника органу державної виконавчої служби.
У кінці календарного року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ.
До номенклатури справ не включаються друковані видання, відомості Верховної Ради України, збірники указів і розпоряджень Президента України, збірники постанов Кабінету Міністрів України, довідники та інші подібні документи.";
3) пункти 7.15 і 7.16 викласти в такій редакції:
"7.15. У поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ, а також під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі в складі Національного архівного фонду, експертними комісіями органів юстиції (далі - ЕК), які діють відповідно до положень про них, здійснюється експертиза цінності документів.
7.16. До складу ЕК, який затверджується керівником органу юстиції, включаються визначені ним особи, в тому числі не менше двох представників органу державної виконавчої служби, якими, як правило, є заступник керівника та діловод.".
7. Розділ 8 викласти в такій редакції:
"8. Формування справ
8.1. Формування справ - це групування документів відповідно до номенклатури справ.
8.2. При формуванні справ перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, якість оформлення і повнота документів, наявність на документах підписів, віз, дат, реєстраційних (облікових) номерів, довідок або відміток про виконання, про списання "До справи" тощо.
Приєднання до справи неправильно оформлених документів не допускається.
8.3. Під час формування справ необхідно дотримуватися таких вимог:
групувати у справи виконані документи, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, а також таких, що підлягають поверненню, розмножених копій;
групувати у справи документи одного календарного року (крім перехідних справ);
включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші у логічній послідовності;
одна справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки), у разі більшого обсягу справа формується з кількох томів;
групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;
документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах.
8.4. Справи згідно з номенклатурою формуються в спеціальну, виготовлену друкарським способом, тверду обкладинку (наряд).
8.5. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
8.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи за напрямами діяльності. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.
8.7. Правила, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами.
8.8. Організаційно-розпорядчі документи керівника органу державної виконавчої служби нумеруються в межах календарного року за порядком їх підписання керівником.
8.9. Протоколи оперативних нарад групуються у хронологічному порядку згідно з присвоєними номерами.
8.10. Якщо в справі групується планово-звітна документація, то в заголовку обов'язково вказується період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, номер чи умовне позначення форми звіту.
Плани та звіти повинні вміщуватися у справи того року, до якого вони належать за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.
8.11. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
8.12. На копіях надісланих документів (супровідних листів), що залишаються в справі (провадженні), обов'язково зазначається дата і вихідний номер документа.
8.13. Реєстраційні та облікові журнали (книги) повинні мати номенклатурний номер, бути прошнуровані, пронумеровані, засвідчені підписом керівника органу державної виконавчої служби та скріплені печаткою органу державної виконавчої служби.
8.14. Справи, що підлягають передачі на зберігання до архіву органу юстиції повинні бути відповідним чином оформлені згідно з нормативними актами державної архівної служби України.
8.15. Закінчені діловодством справи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років включно) зберігання згідно з номенклатурою передаються до архіву органу юстиції, структурними підрозділами яких є відповідні органи державної виконавчої служби, через два роки після закінчення їх у діловодстві з метою подальшої їх підготовки до наступного зберігання в державній архівній установі, а тих, які не віднесені до Національного архівного фонду, для виділення їх до подальшого знищення. Наприклад, справи за 2009 рік передаються до архіву органу юстиції в 2012 році.
8.16. Оформлення справ, заведених у діловодстві, покладається на працівників органів державної виконавчої служби за методичною допомогою фахівців органів юстиції.
Оформлення справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
8.17. В архів органу юстиції справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання передаються тільки за описами справ. Опис цих справ складається в двох примірниках, перший з яких передається разом із справами в архів органу юстиції, а другий залишається як контрольний примірник в органі державної виконавчої служби та долучається до відповідної справи згідно з номенклатурою. Опис справ складається за формою, визначеною нормативними актами державної архівної служби України.
8.18. Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архів органу юстиції за номенклатурою справ.
8.19. Завершені виконавчі провадження в архів органу юстиції не передаються і підлягають знищенню відповідно до цього Порядку після закінчення строків їх зберігання.".
8. Розділ 9 викласти в такій редакції:
"9. Оперативне зберігання документів
в органах державної виконавчої служби
9.1. Документи з часу створення (надходження) і до передання їх в архів органу юстиції зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою.
9.2. З метою підвищення оперативності пошуку документів на корінцях обкладинок справ (нарядів) зазначаються індекси за номенклатурою та рік їх формування.
Закінчені діловодством справи згідно з номенклатурою розміщуються діловодом у робочій кімнаті так, щоб справи кожного структурного підрозділу (якщо такі входять до складу органу державної виконавчої служби) зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень.
9.3. При оперативному зберіганні документів і роботі з ними необхідно додержуватись усіх застережних заходів, що забезпечують повноту їх збереженості. У робочій кімнаті справи повинні зберігатися вертикально в шафах, що зачиняються.
Зберігання справ і документів у робочих кімнатах у відкритому вигляді (на столах, на шафах тощо) забороняється.
9.4. Зберігання завершених виконавчих проваджень здійснюється у спеціально відведеному для цієї мети приміщенні (робочій кімнаті) органу державної виконавчої служби і покладається на одного з працівників органу державної виконавчої служби, про що керівником цього органу видається відповідний організаційно-розпорядчий документ.
Зазначена особа забезпечує ведення реєстру завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання (додаток 16), про що обов'язково указується в її посадовій інструкції.
До реєстру завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, вноситься інформація за один календарний рік.
Реєстри завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, мають валову нумерацію, починаючи з N 1, із зазначенням через дріб року, за який виконавчі провадження завершено. Наприклад, N 1/ за 2009 рік, N 2/ за 2010 рік, N 3/ за 2011 рік.
9.5. Передання на зберігання завершених виконавчих проваджень здійснюється державними виконавцями з урахуванням правил, визначених пунктом 3.13 цього Порядку, не пізніше 1 серпня поточного року та 1 лютого наступного року.
9.6. Кожне одержане на зберігання виконавче провадження або зведене виконавче провадження отримує окремий порядковий номер (далі - архівний номер) згідно з реєстром завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, який переноситься одночасно на обкладинку виконавчого провадження або зведеного виконавчого провадження та до здавальних описів (завершених виконавчих проваджень).
Архівний номер при перенесенні на обкладинку виконавчого провадження чи до інших документів складається з порядкового номера запису в реєстрі завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, із зазначенням через дріб двох останніх цифр календарного року, в якому завершено виконавче провадження, наприклад: 1/09.
9.7. З метою внесення архівних номерів до Журналів обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, один примірник здавального опису (завершених виконавчих проваджень) повертається державному виконавцеві, що його склав, а другий примірник - долучається до відповідної справи згідно з номенклатурою.
9.8. Передані на зберігання виконавчі провадження залежно від обсягу систематизуються у в'язках (не більше 100 виконавчих проваджень в одній) в хронологічному порядку згідно з присвоєними архівними номерами. До в'язок прикріплюються відповідні ярлики з крайніми архівними номерами виконавчих проваджень, уміщених у в'язку.
9.9. Строк зберігання завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, становить 3 (три) роки.
У тому разі, коли органу державної виконавчої служби повідомлено про проведення слідчих дій або розгляд у суді справи, до якої можуть бути залучені документи виконавчого провадження, або про направлення заяви до Європейського суду з прав людини щодо оскарження дій (бездіяльності) державного виконавця та інших посадових осіб органу державної виконавчої служби по виконанню рішення суду чи іншого органу (посадової особи) або відмови у здійсненні передбачених Законом дій, виконавче провадження, яке було передано на зберігання, підлягає поверненню державному виконавцю та може бути знищено лише після прийняття рішення по відповідній справі.
При цьому в реєстрі завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, здавальному описі (завершених виконавчих проваджень), Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, робиться відповідна позначка про повернення виконавчого провадження державному виконавцеві.
9.10. Завершені виконавчі провадження включаються в акт про вилучення виконавчих проваджень для знищення (додаток 17), якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складений акт. Наприклад, виконавчі провадження з трирічним строком зберігання, завершені у 2009 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2013 року.
Виконавчі провадження, строки зберігання яких закінчилися, підлягають знищенню після затвердження акта про вилучення виконавчих проваджень для знищення керівником органу державної виконавчої служби, підпис якого скріплюється печаткою.
9.11. Відбір виконавчих проваджень для знищення здійснюються один раз на рік, не пізніше 1 березня поточного року.
9.12. Для проведення знищення виконавчих проваджень в органі державної виконавчої служби створюється комісія, склад якої затверджується на підставі відповідного організаційно-розпорядчого документа керівника органу державної виконавчої служби.
До складу комісії повинно входити не менше п'яти осіб. Головою комісії призначається, як правило, заступник керівника органу державної виконавчої служби.".
9.13. Виконавчі провадження, відібрані для знищення, повинні бути знищені паперорізальними машинами або шляхом спалення, про що зазначається в акті про вилучення виконавчих проваджень для знищення.
9.14. Копія відповідного розпорядчого документа керівника органу державної виконавчої служби щодо призначення складу комісії та акт про вилучення виконавчих проваджень для знищення вміщуються в номенклатурну справу "Документи щодо знищення виконавчих проваджень".
9.15. Здавальні описи (завершених виконавчих проваджень), реєстр завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, мають трирічний строк зберігання, акт про вилучення виконавчих проваджень для знищення - п'ятирічний.
Зазначені документи підлягають оперативному зберіганню в межах установленого строку в органах державної виконавчої служби, після чого передаються в архів органу юстиції для організації їх подальшого знищення.".
9. Розділ 10 виключити.
10. Додатки 1-17 викласти в такій редакції:
"Додаток 1
до Порядку
ФОРМА РЕЄСТРАЦІЙНОГО ШТАМПА
Найменування організації
"___" ____________ 20__
Вх. N ___________________
Розмір 41,6 х 16 мм
Додаток 2
до Порядку
ЖУРНАЛ
реєстрації загальної вхідної кореспонденції
------------------------------------------------------------------
|N з/п |Кореспондент,| Короткий |Резолюція | Позначка | Позначка |
| | дата та | зміст |або кому і|про взяття| про |
| | індекс | | коли |документа |виконання |
| | одержаного | | передано | на |документа |
| | документа | |документ |контроль | |
|------+-------------+----------+----------+----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
Додаток 3
до Порядку
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів
про відкриття виконавчого провадження
-----------------------------------------------------------------------------
|N з/п |Кореспондент,| Назва |Боржник |Стягувач | Характер | Обліковий |
| | дата та |виконавчого| | |стягнення | номер |
| | індекс |документа, | | | |виконавчого |
| | одержаного | коли та | | | |провадження,|
| | документа | ким | | | | до якого |
| | (заяви, | виданий | | | | приєднано |
| |супровідного | | | | | документи, |
| | листа) | | | | | індекс |
| | | | | | | виконавця |
|------+-------------+-----------+--------+---------+----------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
-----------------------------------------------------------------------------
Додаток 4
до Порядку
ЖУРНАЛ
реєстрації листів-відповідей
на запити державного виконавця
------------------------------------------------------------------
|N з/п |Кореспондент, | Короткий | Кому і коли | Розписка |
| | дата та | зміст | передано | виконавця в |
| | індекс | | документ | одержанні |
| | одержаного | | | документа |
| | документа | | | |
|-------+--------------+-------------+-------------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Додаток 5
до Порядку
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідної кореспонденції
-------------------------------------------------------------------------------------
|N з/п | Дата |Короткий|Кількість аркушів | Кому |Виконавець |Примітка |
| |відправлення | зміст |-------------------|адресовано | | |
| | | |основного |додатка | | | |
| | | |документа | | | | |
|------+-------------+--------+----------+--------+-----------+-----------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
-------------------------------------------------------------------------------------
Додаток 6
до Порядку
РОЗНОСНА КНИГА
для місцевої кореспонденції
----------------------------------------------------------------------------------------
|N з/п | Найменування | Кому | Дата та | Дата |Прізвище |Розписка в|Примітка |
| |кореспонденції |адресовано| вихідний |одержання | особи, |одержанні | |
| | |документ | номер | | яка | | |
| | | |документа | |одержала | | |
| | | | | |документ | | |
|------+---------------+----------+----------+----------+---------+----------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
----------------------------------------------------------------------------------------
Додаток 7
до Порядку
РЕЄСТР
на відправлення рекомендованої кореспонденції
за "___" ____________ 20__
Через_____________________________________________________________
Відправник________________________________________________________
(повне найменування та місцезнаходження Відділу)
------------------------------------------------------------------
|N з/п |Кому |Куди | Дата та |Маса, кг | Сума плати |Примітка |
| | | | вихідний | | за | |
| | | | номер | |пересилання | |
| | | |документа | | | |
|-------+------+-----+----------+---------+------------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
Разом рекомендованих листів_______________________________________
Загальна сума плати за пересилання________________________________
Не дозволених до плати за пересилання_____________________________
Опис складено_____________________________________________________
(посада, підпис, прізвище, ініціали)
Керівник Відділу__________________________________________________
(підпис, прізвище, ініціали)
М.П.
Додаток 8
до Порядку
ЖУРНАЛ
обліку виконавчих проваджень,
переданих державному виконавцеві
------------------------------------------------------------------
| N з/п | Назва |Боржник |Стягувач | Характер |
| (обліковий | виконавчого | | | стягнення |
| номер | документа, | | | |
| виконавчого | коли та ким | | | |
| провадження) | виданий або | | | |
| | реквізити | | | |
| | заяви про | | | |
| | примусове | | | |
| | виконання | | | |
|---------------+--------------+--------+---------+--------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Продовження таблиці
-------------------------------------------------------------------
| Дата та | Дата | Підстава | Дата та | Дата |
| розписка | завершення |завершення або| розписка | передання |
|державного |виконавчого | відмови у | діловода в |виконавчого|
|виконавця в|провадження | відкритті | одержанні |провадження|
| одержанні |або відмови | виконавчого | виконавчого | на |
|документів |у відкритті | провадження |документа для|зберігання,|
| |виконавчого | (пункт, |відправлення | архівний |
| |провадження | частина, | | номер |
| | |стаття Закону | | |
| | | України "Про | | |
| | | виконавче | | |
| | |провадження") | | |
|-----------+------------+--------------+-------------+-----------|
| 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
-------------------------------------------------------------------
Додаток 9
до Порядку
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
_____________________________________________
(найменування органу державної виконавчої служби)
Виконавче провадження N ____/___
NN перереєстрації ______________________________
Номер за ЄДРВП ______________________________
__________________________________________________________________
(назва виконавчого документа,
__________________________________________________________________
дата видачі та найменування органу (посадової особи), що видали
документ)
Боржник___________________________________________________________
Адреса____________________________________________________________
Стягувач__________________________________________________________
Адреса____________________________________________________________
Характер стягнення________________________________________________
Інформація про виконавче провадження:
Передано до виконання "___" ____________ 20__
Відкрито (відмовлено у відкритті) "___" ____________ 20__
Завершено "___" ____________ 20__
Підстава завершення _______________________
Погоджено для передачі на зберігання _______________ (_____)
Передано на зберігання "___" ____________ 20__ на _____ арк.
Архівний номер _____/____
Додаток 10
до Порядку
Алфавітний покажчик
виконавчих проваджень
------------------------------------------------------------------
| Обліковий номер |Боржник |Стягувач |Характер стягнення |
| виконавчого | | | |
| провадження, індекс | | | |
| державного виконавця | | | |
|-----------------------+---------+----------+-------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
------------------------------------------------------------------
Додаток 11
до Порядку
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
_____________________________________________
(найменування органу державної виконавчої служби)
Зведене виконавче провадження N ____/___
NN перереєстрації ______________________________
Номер за ЄДРВП ______________________________
Боржник___________________________________________________________
Адреса____________________________________________________________
Інформація про виконавче провадження:
Винесено постанову про об'єднання "___" __________ 20__
Завершено "___" __________ 20__
Погоджено для передачі на зберігання ______________ (____)
Передано на зберігання "___" ____________ 20__ на ______ арк.
Архівний номер _____/____
Додаток 12
до Порядку
ОБЛІКОВА КАРТКА
на зведене виконавче провадження
---------------------------------------------------------------------------------------------
|N з/п | Обліковий | Назва |Стягувач | Сума, що | Дата | Підстава |Стягнуто в|
| | номер |виконавчого| | підлягає | завершення |завершення або| процесі |
| |виконавчого |документа, | |стягненню |виконавчого | відмови у |виконання |
| |провадження,| коли та | | |провадження | відкритті | |
| | індекс | ким | | | | виконавчого | |
| | державного | виданий | | | | провадження | |
| | виконавця | | | | | (пункт, | |
| | | | | | | частина, | |
| | | | | | |стаття Закону | |
| | | | | | | України "Про | |
| | | | | | | виконавче | |
| | | | | | |провадження") | |
|------+------------+-----------+---------+----------+------------+--------------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
---------------------------------------------------------------------------------------------
Додаток 13
до Порядку
ЗДАВАЛЬНИЙ ОПИС
(завершених виконавчих проваджень)
__________________________ ___________________________
(прізвище, ініціали (індекс державного виконавця)
державного виконавця)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Обліковий | Назва |Боржник |Стягувач | Характер | Крайні дати | Підстава |Архівний|Примітка |
|з/п | номер |виконавчого| | |стягнення | виконавчого |завершення або| номер | |
| |виконавчого |документа, | | | | провадження | відмови у | | |
| |провадження | коли та | | | | (дата | відкритті | | |
| | | ким | | | | відкриття | виконавчого | | |
| | | виданий | | | |(або відмови | провадження | | |
| | | | | | |у відкритті) | (пункт, | | |
| | | | | | | чи дата | частина, | | |
| | | | | | |об'єднання у |стаття Закону | | |
| | | | | | | зведене та | України "Про | | |
| | | | | | | дата | виконавче | | |
| | | | | | | завершення |провадження") | | |
| | | | | | | виконавчого | | | |
| | | | | | |провадження) | | | |
|----+------------+-----------+--------+---------+----------+-------------+--------------+--------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Опис складено __________________________________________________
(посада, підпис, прізвище, ініціали)
ПОГОДЖЕНО
Найменування посади керівника
органу державної виконавчої служби
(структурного підрозділу) _____________________________________
(підпис, ініціали, прізвище)
Дата
Документи за описом передано на зберігання "___" ___________ 20__
Додаток 14
до Порядку
ЖУРНАЛ
обліку звернень громадян
------------------------------------------------------------------
|N з/п |Кореспондент, | Дата та | Дата | Короткий |
| | дата та | індекс | передання | зміст |
| | індекс | надходження |звернення до | |
| | одержаного | звернення | органу | |
| | звернення | (наданий | державної | |
| | | документу | виконавчої | |
| | | органом | служби | |
| | | юстиції) | | |
|-------+--------------+-------------+-------------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Продовження таблиці
------------------------------------------------------------------
|Резолюція | Термін |Розписка в| Позначка | Дата | Дата |
|або кому і|розгляду |одержанні | про | надання |повернення|
| коли | | |продовження|відповіді|матеріалів|
| передано | | | терміну |заявнику | за |
|звернення | | | розгляду | |зверненням|
| | | | | |до органу |
| | | | | | юстиції |
|----------+---------+----------+-----------+---------+----------|
| 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
------------------------------------------------------------------
Додаток 15
до Порядку
Назва структурного підрозділу
(найменування органу державної виконавчої служби)
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
______________ N ______________
на ____ рік
------------------------------------------------------------------
| Індекс | Заголовок | Кількість | Строк |Примітка |
| справи |справи (тому,|справ (томів,| зберігання | |
| | частини) | частин) | справи | |
| | | | (тому, | |
| | | | частини) і | |
| | | | номери | |
| | | | статей за | |
| | | | переліком | |
|-------------+-------------+-------------+------------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Керівник органу державної
виконавчої служби (підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у
__________________ році
__________________________________________________________________
найменування органу державної виконавчої служби
------------------------------------------------------------------
| За строками |Усього | У тому числі |
| зберігання | |-------------------------------------|
| | | таких, що |з позначкою "ЕПК" |
| | | переходять | |
|------------------+-------+------------------+------------------|
|Постійного | | | |
|------------------+-------+------------------+------------------|
|Тривалого (понад | | | |
|10 років) | | | |
|------------------+-------+------------------+------------------|
|Тимчасового (до 10| | | |
|років включно) | | | |
|------------------+-------+------------------+------------------|
|Разом | | | |
------------------------------------------------------------------
Діловод (підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Додаток 16
до Порядку
РЕЄСТР N ____/ за ____ р.
завершених виконавчих проваджень,
переданих на зберігання
------------------------------------------------------------------
| N з/п | Обліковий | Назва |Боржник |Стягувач | Характер |
|(архівний| номер |виконавчого| | |стягнення |
| номер) |виконавчого |документа, | | | |
| |провадження,| коли та | | | |
| | індекс | ким | | | |
| | державного | виданий | | | |
| | виконавця | | | | |
|---------+------------+-----------+--------+---------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
Продовження таблиці
------------------------------------------------------------------
| Крайні дати | Підстава | Кількість | Дата |Примітка |
| виконавчого |завершення або| аркушів | знищення | |
| провадження | відмови у | |виконавчого | |
| (дата | відкритті | |провадження | |
| відкриття | виконавчого | | | |
|(або відмови | провадження | | | |
|у відкритті) | (пункт, | | | |
| чи дата | частина, | | | |
|об'єднання у |стаття Закону | | | |
| зведене та | України "Про | | | |
| дата | виконавче | | | |
| завершення |провадження") | | | |
| виконавчого | | | | |
|провадження) | | | | |
|-------------+--------------+------------+------------+---------|
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
------------------------------------------------------------------
Додаток 17
до Порядку
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника органу державної
виконавчої служби
____________________________
(підпис)
(ініціали, прізвище) М. П.
Дата АКТ
про вилучення виконавчих проваджень
для знищення"___" ____________ 20__ м. __________________
Цей акт складено _________________________________________________
(посади, ініціали, прізвища осіб, що склали акт)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
на підставі ______________________________________________________
(розпорядчий документ керівника органу
державної виконавчої служби)
Згідно з цим актом проведено знищення виконавчих проваджень,
завершених у _______ році, через закінчення строків їх зберігання:---------------------------------------------------------------------------------- |N з/п | Обліковий | Назва |Боржник |Стягувач | Характер |Кількість|Архівний| | | номер |виконавчого| | |стягнення |аркушів | номер | | |виконавчого |документа, | | | | | | | |провадження,| коли та | | | | | | | | індекс | ким | | | | | | | | державного | виданий | | | | | | | | виконавця | | | | | | | |------+------------+-----------+--------+---------+----------+---------+--------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ----------------------------------------------------------------------------------
Технологія знищення ______________________________________________
Акт складено в 1 (одному) примірнику, який підлягає внесенню до
__________________________________________________________________
(заголовок та номер номенклатурної справи).
Члени комісії: _______________ ______________________
(підписи) (ініціали, прізвища)Заступник Міністра - директор Департаменту
державної виконавчої служби Г.В.Стаднік