Інвентаризація товарів у роздрібній торгівлі

Загальні правила проведення інвентаризації визначено в Інструкції № 69. Однак під час організації інвентаризації на підприємстві роздрібної торгівлі (у магазині, супермаркеті, гіпермаркеті) потрібно враховувати такі специфічні фактори:

наявність великої кількості персоналу (продавці, касири, комірники та ін.), безпосередньо пов'язаного з прийманням, зберіганням і реалізацією товарів;

велика тривалість роботи торговельної точки протягом дня (з раннього ранку до 23 -24 год, а нерідко й цілодобово).

Враховуючи вищевикладене, в роздрібній торгівлі прийнятною є колективна (бригадна) матеріальна відповідальність як різновид повної матеріальної відповідальності, що передбачено ст. 135-2 КЗпП. Вона запроваджується у випадках, коли не можна розмежувати матеріальну відповідальність працівників і укласти з кожним із них індивідуальний договір. У разі прийняття на роботу в бригаду або звільнення з неї працівників, а також у разі їх виходу у відпустку і повернення з неї питання про необхідність проведення інвентаризації вирішується бригадою разом з цими працівниками та за узгодженням з адміністрацією підприємства. Якщо за рішенням бригади, погодженим з адміністрацією, інвентаризація не проводиться, то працівник повинен дати письмову згоду на прийняття повної матеріальної відповідальності без проведення інвентаризації. Проте якщо до такого рішення не дійшли, проводиться повна інвентаризація. Це питання врегульовано також п. 4 Інструкції № 69, згідно з яким у разі колективної (бригадної) матеріальної відповідальності проведення інвентаризації є обов'язковим у разі зміни керівника колективу (бригадира) або вибуття з колективу (бригади) більше ніж половини його членів, або на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади).

Керівник підприємства повинен забезпечити участь в інвентаризації всіх матеріально відповідальних осіб. З метою недопущення зупинення роботи у великих супермаркетах інвентаризація проводиться, як правило, у нічний час -з 23 -24 год до 5 -6 год. Під час розподілу ділянок (зон) перерахунку товару касирам, продавцям, що працювали перед проведенням інвентаризації, доцільно доручити перерахунок товару, що перебуває в коморі. Це можна почати ще до закриття супермаркету. А члени комісії й інші матеріально відповідальні особи, які прибули до закриття супермаркету, перевірять правильність такого перерахунку.

Склад інвентаризаційної комісії

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємстві розпорядчим документом керівника призначається постійно діюча інвентаризаційна комісія у складі керівників структурних підрозділів і головного бухгалтера. Очолює таку комісію керівник або його заступник (пп. 11.1 п. 11 Інструкції № 69).

На підприємствах з великим обсягом роботи при проведенні інвентаризації неможливо обійтися силами однієї комісії. У зв'язку з цим безпосередньо у місцях зберігання розпорядчим документом по підприємству створюються робочі інвентаризаційні комісії. Членами їх можуть бути товарознавці, економісти, менеджери, бухгалтери та інші досвідчені працівники, які добре знають об'єкт інвентаризації, ціни й первинний облік. Головою комісії призначається представник керівника, який призначив інвентаризацію. Забороняється призначати головою інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того самого працівника два роки підряд (пп. 11.2 п. 11 Інструкції № 69).

На багатьох підприємствах роздрібної торгівлі, що мають розгалужену структуру і велику кількість торговельних точок, у структурі фінансово-економічної служби є спеціалізовані відділи (інвентаризаційний, контрольно-ревізійний). У такому випадку організація проведення інвентаризацій (як річних, так і протягом року) може бути покладено на працівників цих відділів за їх безпосередньою участю в інвентаризаціях.

Порядок проведення інвентаризації

Перед початком проведення інвентаризації реалізація товару, будь-які інші операції з руху товарів і коштів припиняються.

Перед початком інвентаризації матеріально відповідальна особа (особи) надає(ють) розписку:

“до початку проведення інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи на товарно-матеріальні цінності здано до бухгалтерії та всі товарно-матеріальні цінності, що надійшли під мою (нашу) відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули, списано до витрат”.

Таку розписку передбачено інвентаризаційним описом товарно-матеріальних цінностей (ф. № М-21, затверджена наказом № 193).

Пунктом 11.8 Інструкції № 69 передбачається, що під час інвентаризації товарно-матеріальних цінностей:

їх обмір, підрахунок, зважування провадяться в порядку розміщення цінностей у даному приміщенні; не допускається безладний нічим не обгрунтований перехід членів комісії від одного виду цінностей до іншого; при зберіганні товарів у різних ізольованих приміщеннях інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання; після інвентаризації вхід до приміщення пломбується, а комісія переходить у наступне приміщення;

кількість товарів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, може визначатися за документами за умови обов'язкової перевірки частини такого товару;

на прибуткових документах на товар, прийнятий у ході інвентаризації, матеріально відповідальна особа робить відмітку “після інвентаризації” у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом голови з посиланням на дату опису, в якому записано ці товари;

на видаткових документах на товари, відпущені зі складу під час інвентаризації (з дозволу керівника і головного бухгалтера) у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови, робиться відмітка, і вони заносяться до окремого опису в порядку, аналогічному такому для цінностей, що надійшли в ході інвентаризації.

Контрольні перевірки

Відповідно до пп. 11.6 п. 11 Інструкції № 69 після закінчення інвентаризації, але до відкриття магазину (складу, комори, секції) проводяться контрольні перевірки інвентаризації, у ході яких перевіряються товари, які найбільше користуються попитом. У разі виявлення значних відхилень даних інвентаризаційних описів і даних контрольної перевірки призначається новий склад інвентаризаційної комісії для проведення нової суцільної інвентаризації.

Усі аркуші інвентаризаційних описів мають бути підписані головою і членами комісії та матеріально відповідальними особами. Матеріально відповідальні особи у кінці інвентаризаційного опису надають розписку: “Всі цінності, пойменовані в цьому інвентаризаційному описі з № ___по №___, комісією перевірено в натурі за моєї (нашої) присутності та внесено до опису, у зв'язку з чим претензій дб інвентаризаційної комісії не маю (не маємо). Цінності, перелічені в опису, перебувають на моєму (нашому) відповідальному зберіганні”.

Оформлені інвентаризаційні описи передаються до бухгалтерії для виведення результату. При виявленні розбіжностей складається “Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей” (ф. № инв-19).

Урегулювання розбіжностей

При виведенні результатів можуть бути й нестачі, й надлишки товарів. У пп. 11.12 п. 11 Інструкції № 69 відображено загальний порядок регулювання нестач і надлишків, а саме:

взаємний залік надлишків і нестач внаслідок пересортиці можливий лише за товарно-матеріальними цінностями однакового найменування й у тотожній кількості за умови, що ці надлишки й нестачі утворювалися в однієї матеріально відповідальної особи й за один період, що перевіряється;

якщо в результаті такого взаємо-заліку вартість товарів, яких не вистачає, більше ніж вартість товарів, які виявилися в надлишку, то різницю вартості має бути віднесено на винних осіб. Якщо конкретних винних у пересортиці не встановлено, то сумові різниці розглядаються як нестачі цінностей понад норми природного убутку з віднесенням їх до складу інших витрат операційної діяльності. При цьому в протоколах засідань інвентаризаційної комісії мають відображатися вичерпні пояснення причин, через які різниці не може бути віднесено на винних осіб. У разі якщо вартість товарів у надлишку виявилася більшою за вартість товарів, яких не вистачає, то в цьому випадку різниця відноситься на збільшення залишків відповідних матеріальних цінностей та інших операційних доходів;

протокол інвентаризаційної комісії має бути розглянуто і затверджено керівником підприємства у п'ятиденний термін;

затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року.

При виведенні результатів інвентаризації товарів у роздрібній торгівлі потрібно обов'язково врахувати вартість втрат у межах норм природного убутку. Ці втрати є тільки нормованим видом витрат, а інформація про розміри норм природного убутку міститься в нормативних документах. До речі, вичерпний перелік нормативно-правових актів щодо норм природного убутку, які підприємства можуть використовувати у роботі, викладено в листі № 83-22/605. Як правило, норми природного убутку наводяться у відсотках до товарообігу в міжінвен-таризаційний період. Норми є граничними і застосовуються лише при виявленні нестачі відповідно до Інструкції № 69.

У разі виявлення нестачі товарів у сумі, що перевищує норми природного убутку, ця сума належить до стягнення з матеріально відповідальних осіб. Слід зазначити, що встановлення й аналіз причин виникнення нестач і надлишків є одним з основних завдань інвентаризаційних комісій -як постійно діючої, так і робочих. Основними причинами виникнення нестач і надлишків у роздрібній торгівлі є такі:

відсутність належного контролю за роботою матеріально відповідальних осіб і, як наслідок, крадіжки з боку персоналу;

недостатній контроль з боку охорони в торговельному залі та, як наслідок, крадіжки з боку покупців;

несвоєчасне або неправильне (тобто вибір не тих позицій товару) проведення в бухгалтерському обліку документів: накладних на прибуття товару від постачальників, накладних на відпускання в інші точки підприємства або стороннім підприємствам-покупцям; актів на списання товару;

помилки при відображенні продажу товару через реєстратор розрахункових операцій (як правило, модуль РРО з'єднано із загальною обліковою системою): касир може набрати неправильний код товару -таке часто буває, коли штрихкод ушкоджений і не зчитується.

Бухгалтерський облік

У бухгалтерському обліку відповідно до п. 20 ПБО 16 суми нестач і втрат від псування цінностей включаються до складу інших операційних витрат.

Згідно з Інструкцією № 291 і Методичними рекомендаціями № 2 суми нестач у межах установлених норм природного убутку, виявлені при зберіганні, а також нестачі понад норми природного убутку визнаються видатками звітного періоду і відображаються за дебетом субрахунку 947 “Нестачі та втрати від псування цінностей”. Якщо на підприємстві облік товарів ведеться за цінами продажу, то списанню підлягає також відповідна сума торговельної націнки, яка належить до вартості відсутніх запасів.

Суми нестач і втрат від псування запасів понад норми природного убутку до ухвалення рішення про конкретних винуватців відображаються на позабалансовому субрахунку 072 “Невідшкодовані нестачі та втрати від псування цінностей”.

Після встановлення осіб, які повинні відшкодувати втрати запасів понад норми природного убутку, належна до відшкодування сума відображається за дебетом субрахунку 375 “Рахунки з відшкодування завданих збитків” і кредитом субрахунку 716 “Відшкодування раніше списаних активів” з одночасним списанням сум, відображених на позабалансовому субрахунку 072 “Невідшкодовані нестачі та втрати від псування цінностей”. При цьому сума відшкодування визначається відповідно до Порядку № 116.

Згідно з п. 2 зазначеного Порядку розмір збитків від нестачі (знищення, псування, розкрадання) матеріальних цінностей розраховується таким чином:

Рз = [(Бв - А) х Іінф + ПДВ + Азб] х 2,

де Рз -розмір збитків, що підлягають відшкодуванню винною особою;

Бв -балансова вартість матеріальних цінностей, яких не вистачає, на момент установлення факту нестачі;

А -сума нарахованого зносу (амортизації) при нестачі необоротних матеріальних активів;

Іінф -загальний індекс інфляції, який розраховується згідно з індексами інфляції, які щомісяця визначаються Мінстатом України;

ПДВ -сума податку на додану вартість;

Азб -сума акцизного збору при нестачі підакцизних товарів.

При цьому відповідно до п. 10 Порядку № 116 із сум, що підлягають стягненню, здійснюється відшкодування збитків, завданих підприємству, а залишок коштів перераховується до Держбюджету України. Сума, нарахована до перерахування, відображається за дебетом субрахунку 716 “Відшкодування раніше списаних активів” з кредитом субрахунку 642 “Розрахунки за обов'язковими платежами”. Погашення заборгованості перед бюджетом відображається кореспонденцією рахунків: Дт 642, Кт 311.

Відшкодовані винними особами суми відображаються за дебетом субрахунку 301 “Каса в національній валюті” (якщо кошти вносяться до каси) у кореспонденції із кредитом субрахунку 375.

Надлишки товарів, виявлені під час інвентаризації, відображаються за дебетом субрахунку 282 з кредитом субрахунку 719 “Інші доходи від операційної діяльності”.

Податковий облік

У податковому обліку нестачі в межах норм природного убутку не виключаються зі складу валових витрат, оскільки такі нестачі є технологічно неминучими під час ведення господарської діяльності. Аналогічне роз'яснення наведено в листі № 6161/7/15-0317.

При цьому для цілей податкового обліку вартість втрат товарних запасів, що перевищує норми природного убутку, розглядається як використання, не пов'язане з господарською діяльністю підприємства. Тому валові витрати потрібно зменшити на суму нестач відповідно до п. 5.9 ст. 5 Закону № 334/94-ВР

Також на підставі пп. 7.4.4 п. 7.4 ст. 7 Закону № 168/ 97-ВР потрібно зменшити суму податкового кредиту на суму ПДВ, сплаченого у зв'язку з придбанням таких товарів.

Щодо надлишків, то в податковому обліку вони прирівнюються до безоплатно отриманих товарів і відповідно до пп. 4.1.6 п. 4.1 ст. 4 Закону № 334/94-ВР їх вартість підлягає включенню до складу валових доходів.

У бухгалтерському і податковому обліку операції зі списання та відшкодування сум нестач товарів, виявлених при проведенні інвентаризації, рекомендуємо відображати таким чином (табл.).

Таблиця.

*Підлягає коригуванню згідно з п. 5.9 ст. 5 Закону № 334/ 94-ВР на суму 2000 грн.

**У наведеному прикладі сума нестачі відповідно до п. 2 Порядку № 116 становить 4844 грн. [(2000 грн. х 1,011 (індекс інфляції) + 400 грн. х 20%) х 2].

____________________________

Перелік використаних нормативних документів:

Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. (зі змінами та доповненнями, за текстом -КЗпП)

Закон України № 168/97-ВР від 03.04.97 р. “Про податок на додану вартість” (зі змінами та доповненнями)

Закон України № 334/94-ВР від 28.12.94 р. “Про оподаткування прибутку підприємств” (у редакції Закону України від 22.05.97 р. № 283/97-ВР, зі змінами та доповненнями)

Постанова Кабінету Міністрів України № 116 від 22.01.96 р. “Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей” (зі змінами та доповненнями, за текстом -Порядок № 116)

Наказ Мінфіну України № 2 від 10.01.2007 р. “Про затвердження Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів” (зі змінами та доповненнями, за текстом -Методичні рекомендації № 2)

Наказ Мінфіну України № 69 від 11.08.94 р. “Про Інструкцію по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків” (зареєстровано в Мін'юсті України 26.08.94 р. за № 202/412, зі змінами та доповненнями, за текстом -Інструкція № 69)

Наказ Мінстату України № 193 від 21.06.96 р. “Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів”

Наказ Мінфіну України № 291 від 30.11.99 р. “Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку та Інструкції про його застосування (План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій)” (зареєстровано у Мін'юсті України 21.12.99 р. за № 892/4185, зі змінами та доповненнями, за текстом -Інструкція № 291)

Наказ Мінфіну України № 318 від 3112.99 р. “Про затвердження Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 16 “Витрати” (зареєстровано в Мін'юсті України 19.01.2000 р. за № 27/4248, зі змінами та доповненнями, за текстом -ПБО16)

Лист Мінекономіки та з питань європейської інтеграції України № 83-22/605 від 19.09.2003 р. “Про дію нормативно-правових актів щодо норм природного убутку”

Лист ДПА України № 6161/7/15-0317 від 31.03.2006 р. “Щодо віднесення до складу валових витрат втрат непродовольчих та продовольчих товарів у магазинах самообслуговування”

Юрій ГРАКОВСЬКИЙ,
аудитор

“Вісник податкової служби України” № 45 грудень 2009 р.
передплатні індекси:
22599 (укр.) 22600 (рос.)