Должностные инструкции как элемент управления кадрами

Обязанность без права есть рабство.
Право без обязанностей - анархия.
Ф.Р. Ламенэ

Рыночная экономика, демократизация общества, акционирование предприятий привели к радикальным изменениям в структуре управления предприятиями, проявившиеся в переосмыслении роли работника на предприятии и оценки его вклада в результат деятельности, что связано с определением сферы деятельности, функциональных обязанностей, прав и ответственности каждого работника.

Такая регламентация осуществляется путем создания соответствующих должностных инструкций для руководителей, профессионалов и специалистов или рабочих инструкций для технических служащих и рабочих.

Должностные инструкции являются наиболее массовыми документами, так как должны разрабатываться для каждой должности управленческого персонала от директора до бригадира.

Разработке типовых должностных инструкций придавалось важное значение в период административной экономики СССР в 60 - 80-х годах прошлого века, так как существовало централизованное нормирование структур управления, штатных расписаний, должностей и ставок по оплате труда. Это составляло стержень государственной политики нормирования и контроля на предприятиях и проявлялось в типовых общесоюзных и отраслевых должностных инструкциях.

Изменение политической ситуации в стране на долгое время сделало должностные инструкции “умирающим видом”, так как в основном внимание руководителей было сосредоточено на вопросе общей выживаемости предприятия в быстро меняющихся экономических условиях, а не на том, как повысить эффективность работы персонала.

Многие руководители и специалисты осуществляют свою деятельность на основе должностных инструкций, которые при этом представлены схематично, как правило, на одной или двух машинописных страницах и не отвечают требованиям современного уровня управления производством. Вместе с тем, большинство работников в своей деятельности высказываются за создание хороших инструкций, исключающих дублирование функций между подразделениями и работниками, обеспечивающих нормативную продолжительность рабочего дня и равномерную загрузку персонала. Последствия стихийной организации управления общеизвестны (рис. 1).

С рисунком 1 можна ознакомиться, обратившись в отдел "Консультант".

Должностная инструкция - это внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение работника.

Они разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурных подразделениях. Должностные инструкции утверждаются руководителем предприятия для всех сотрудников малых предприятий, а на крупных и средних предприятиях - для руководителей структурных подразделений.

Основными разделами должностных инструкций являются:

- общая часть, объединяющая в себе основные задачи, порядок назначения на должность и увольнения, порядок замещения в случае отсутствия;

- должностные обязанности, полномочия;

- ответственность;

- подчиненность и подотчетность;

- взаимоотношения с другими подразделениями и работниками;

- требования к кандидату.

Разработка должностных инструкций позволяет достичь на предприятии целого ряда преимуществ, проиллюстрированных на рис. 2.

С рисунком 2 можна ознакомиться, обратившись в отдел "Консультант".

Основой для разработки должностных инструкций является Справочник квалификационных характеристик профессий.

Методика разработки должностных инструкций

Методика разработки должностных инструкций состоит в следующем.

В общей части определяются назначение и место работника в аппарате управления, а также порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности.

Основная цель деятельности работника определяет главное направление его работы при выполнении функциональных обязанностей. Например, основной целью деятельности главного бухгалтера является организация работы бухгалтерской службы, контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций.

Основная цель может быть выражена также в виде перечня задач, которые призван решать работник в процессе выполнения функциональных обязанностей, определенных в дальнейших разделах инструкции. Так, например, применительно к главному бухгалтеру, обозначенная основная цель может быть представлена следующими задачами:

- составление на основе данных бухгалтерского учета финансовой отчетности предприятия, подписание ее и представление в установленные сроки пользователям;

- определение учетной политики предприятия, внесение изменений в избранную учетную политику;

- выбор формы бухгалтерского учета с учетом деятельности предприятия и технологии обработки учетных данных;

- разработка систем и форм внутрихозяйственного (управленческого) учета и правил документооборота, дополнительной системы счетов и регистров аналитического учета, отчетности и контроля хозяйственных операций;

- определение прав работников на подписание первичных и сводных учетных документов;

- выбор оптимальной структуры бухгалтерской службы и численности ее работников, повышение профессионального уровня бухгалтеров, обеспечение их справочными материалами;

- улучшение системы информационного обеспечения управления и путей прохождения обработанной информации до исполнителей;

- внедрение автоматизированной системы обработки данных бухгалтерского учета с учетом особенностей деятельности предприятия или усовершенствование действующей;

- обеспечение сохранности имущества, рационального и эффективного использования материалов, трудовых и финансовых ресурсов, привлечение кредитов и их погашение;

- выделение на отдельный баланс филиалов, представительств, отделений и других обособленных подразделений предприятия и включение их показателей в финансовую отчетность предприятия.

Порядок назначения, перевода и увольнения работника с данной должности определяется требованиями КЗоТ Украины и Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка, но с учетом действующего на сегодняшний день трудового законодательства.

В разделе “Должностные обязанности” указывают обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения организации с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Кроме того, в разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководителя организации.

Этот раздел должностной инструкции разрабатывается на основе раздела “Задачи и обязанности” конкретной профессии из Справочника квалификационных характеристик профессий. При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в указанном Справочнике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможно расширение круга обязанностей работников по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой.

В этих случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных Справочником квалификационных характеристик профессий по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования. В этот раздел также целесообразно включить положение о выполнении разовых служебных поручений.

Содержание раздела “Полномочия” (“Права”) характеризует возможность использования различных ресурсов (трудовых, информационных, финансовых, материальных, технических, энергетических) для решения задач управления.

Права реализуются по принципу единоначалия руководителей предприятия, который их может делегировать своим заместителям и специалистам. Права устанавливают перечень полномочий работника, обеспечивающих реализацию возложенных на него должностных обязанностей. В этом разделе приводят перечень прав сотрудника, определенных законодательством и внутренними документами организации. Конструкция раздела “Полномочия” (“Права”) в наиболее общем виде может быть следующей:

Работник вправе:

- знакомиться с проектами решений руководителя предприятия (структурного подразделения), имеющими отношение к деятельности структурного подразделения, в котором он выполняет свои обязанности, или участка выполняемой им работы;

- присутствовать на заседаниях, собраниях предприятия (структурного подразделения) по вопросам деятельности предприятия (структурного подразделения);

- участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей;

- вносить на рассмотрение руководителя предприятия (структурного подразделения) предложения по улучшению деятельности предприятия (структурного подразделения) и совершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельности структурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельности предприятия (структурного подразделения) недостатков;

- осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений;

- запрашивать лично или по поручению руководителя предприятия (структурного подразделения) от других структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;

- привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на структурное подразделение (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя организации);

- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

- требовать от руководителя предприятия (структурного подразделения) оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;

- в данной статье может быть зафиксировано право работника на рост карьеры, участие в профессиональных ассоциациях и других общественных организаций, не запрещенных законодательством Украины.

Должностные инструкции руководителей структурных подразделений могут быть дополнены пунктами следующего содержания:

- действовать от имени структурного подразделения и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями предприятия в пределах своей компетенции;

- вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;

- сообщать руководителям других структурных подразделений о выявленных во вверенных им отделах недостатках.

Те или иные права можно конкретизировать с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей. Однако, при осуществлении такой конкретизации необходимо четко разграничивать обязанности и права.

Например, в одной из должностных инструкций главного бухгалтера было зафиксировано его право проверять в структурных подразделениях предприятия соблюдение установленного порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, однако это скорее является его обязанностью, нежели правом.

В разделе “Ответственность” определяется персональная ответственность работника за несвоевременное и некачественное выполнение функциональных обязанностей с учетом действующего законодательства и внутренних документов предприятия: КЗоТ Украины. ГК Украины, КУоАП, УК Украины, Типовых правил внутреннего распорядка, философии предприятия, Положения о структурном подразделении и т.д. Каждый из представленных документов регламентирует наступление конкретного вида ответственности.

Как правило, регламентирование ответственности сотрудника в должностной инструкции ограничивается наиболее часто встречающимися нарушениями конкретных положений законодательства, халатным отношением к отдельным обязанностям.

Это, прежде всего, связано с тем, что перечислить в должностной инструкции все возможные правонарушения, характерные для данного участка работы в финансово-хозяйственной деятельности предприятия, весьма затруднительно. Поэтому представляется более разумным и эффективным разработка юристами предприятия специальных таблиц, сводов извлечений из основных нормативно-правовых актов по вопросам ответственности работника и ознакомление его с ними под расписку.

В должностные инструкции руководителей структурных подразделений целесообразно также включать пункты об ответственности за некорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструкции сотрудников подразделений - пункты о нарушении субординации.

Содержание раздела “Подчиненность и подотчетность” в первую очередь зависит от существующей на предприятии организационной структуры и организации подотчетности. Примерные схемы организации управления на различных предприятия приведены на рисунках 3 и 4.

С рисунками 3,4 можна ознакомиться, обратившись в отдел "Консультант".

Положения о взаимодействии структурных подразделений на предприятии можно обобщить в отдельный раздел “Взаимоотношения с другими подразделениями”. Конструкция такого раздела, например, может быть следующей:

Начальник отдела документационного обеспечения в процессе работы взаимодействует:

- со всеми руководителями структурных подразделений организации - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами, подготовки и представления необходимых руководству материалов;

- с юридическим отделом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

- с отделом кадров - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела, документационного обеспечения;

- с отделом материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами и т.д.

Как правило, порядок взаимодействия сотрудников структурных подразделений определен положениями о подразделениях, отделах и службах и дублирование в должностных инструкциях не обязательно - достаточно отсылки.

В том случае, если речь идет о должностной инструкции самостоятельного специалиста (не входящего в штат какого-либо подразделения), целесообразно подробно изложить его взаимоотношения с подразделениями и отдельными специалистами.

Квалифицированные характеристики кандидата на должность, описанные в разделе “Требования” и устанавливающие стаж работы по специальности и уровень образования, определяются руководителем самостоятельно на основании квалификационных характеристик и требований, изложенных в Справочнике квалификационных характеристик профессий.

Особенно строгие требования предъявляются к должностям высшего руководящего состава. Для работы в должности главного бухгалтера необходимо отвечать следующим квалификационным критериям: базовое высшее образование соответствующего направления подготовки, последипломное образование в сфере управления, стаж бухгалтерской работы по профессиям руководителей низшего уровня: для магистра - не менее 2 лет, специалиста 1 не менее 3 лет.

Так, согласно Письму № 18-91, в исключительных случаях могут быть зачислены на соответствующую должность лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии.

В характеристиках должностей специалистов предусматривается в пределах одной и той же должности без изменения ее наименования внутри-должностное категорирование по оплате труда.

Квалификационные категории по оплате труда устанавливаются руководителем предприятия. При этом учитываются:

- степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей;

- ответственность за принимаемые решения;

- отношение к работе;

- эффективность и качество труда;

- профессиональные знания;

- опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности;

- другие факторы.

Требования должностной инструкции обязательны для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или до увольнения, о чем проставляется отметка об ознакомлении в самой должностной инструкции.

Согласованную и утвержденную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью предприятия и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком делопроизводства. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают сотруднику и начальнику соответствующего структурного подразделения предприятия.

По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие подразделения предприятия.

Список использованных документов

ГК Украины - Гражданский кодекс Украины

КЗоТ Украины - Кодекс законов о труде Украины

КУоАП - Кодекс Украины об административных правонарушениях

УК Украины - Уголовный кодекс Украины

Справочник квалификационных характеристик профессий - Справочник квалификационных характеристик профессий, утвержденный приказом Минтруда Украины от 29.12.2004 г. № 336

Типовые правила внутреннего трудового распорядка - Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 г. № 213

Письмо № 18-91 - Письмо Минтруда Украины от 14.02.2002 г. № 18-91 “О квалификационных требованиях для бухгалтера”

“Экспресс анализ законодательных и нормативных актов”, № 36-37 (714-715),
14 сентября 2009 г.
Подписной индекс 40783