Зберігання, знищення та вилучення документів

Деякі платники податків вважають, що після закінчення 3 років зберігати документи, пов'язані з обчисленням податків та зборів, не обов'язково навіть у тому випадку, якщо перевірка податкових органів не проводилася. Але, в деяких випадках податкове зобов'язання може бути нараховане без дотримання терміну давності.

Керівник підприємства несе відповідальність за належне зберігання первинних документів, облікових регістрів та бухгалтерських звітів протягом встановленого терміну, але не менше трьох років.

Первинні документи та облікові регістри, які пройшли обробку, а також бухгалтерські звіти підлягають обов'язковій передачі в архів. Зв'язано це з тим, що в процесі ведення господарської діяльності на підприємстві відбувається досить-таки значне накопичення документів. Адже необхідність наявності на підприємстві документів, підтверджуючих здійснення тієї або іншої операції, чітко визначена законодавством, прикладом чому служить п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік, пп. 5.3.9 п. 5.3 ст. 5 Закону про оподаткування прибутку та пп. 7.4.5 п. 7.4 ст. 7 Закону про ПДВ.

Тому інформацію, що стосується будь-яких операцій, звершених при здійсненні діяльності, підприємство зобов'язане зберігати, причому певний термін.

Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або закритих шафах, за їх збереження несуть відповідальність особи, уповноважені головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, які забезпечують їх збереження.

Первинні документи поточного місяця, які пройшли обробку ручним способом та відносяться до відповідного облікового регістра, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються та супроводжуються довідкою для архіву.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, які пройшли обробку та були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів, оформлення їх та передачу в архів забезпечує головний бухгалтер підприємства.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів з бухгалтерії та з архіву підприємства працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки за рішенням головного бухгалтера.

Терміни зберігання документів

Терміни зберігання бухгалтерських та податкових документів, а також іншої документації визначені Переліком № 41

У вказаному Переліку терміни зберігання диференційовані по двох групах організацій:

- організації, в результаті діяльності яких створюються документи, що підлягають передачі до Національного архівного фонду (НАФ) - графа 3 Переліку № 41 відповідно до пп. 2.3.1 Переліку № 41 до таких організацій відносяться ті організації, в діяльності яких утворюються документи, надаючі історико-культурну цінність;

- організації, документи яких не підлягають передачі в НАФ

- графа 4 Переліку №41. В результаті діяльності більшості підприємств створюються документи, що не мають цінності для НАФ.

Для ідентифікації приналежності документів до НАФ Правила № 16 від підприємств вимагають наступного:

а) не пізніше за один рік з початку діяльності підприємства звернутися в один з держархівів, в зоні комплектування якого вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів (пп. 4.2.1);

б) щорічно проводити експертизу цінності документів експертною комісією, створеною на підприємстві (пп. 4.5.1).

Згідно п. 2.9 Переліку № 41 обчислення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, який прямує за роком завершення їх діловодством. Наприклад,обчислення терміну зберігання справ, завершених діловодством у 2008 році, починається з 1 січня 2009 року.

Для деяких документів Перелік № 41 визначає термін зберігання шляхом вказівки “75 років - “В”, де “В” означає вік людини на момент завершення справи. Тривалість зберігання такої справи після його закінчення діловодством складає різницю між 75 роками та віком особи на момент завершення справи.

Термін зберігання документів, для яких в Переліку № 41 мається відмітка “поки не зникне необхідність”, визначається самими підприємствами.

Для позначення терміну зберігання деяких документів в Переліку № 41 використовується відмітка “до ліквідації організації”, що означає, що такі документи зберігаються до ініціації процедури ліквідації підприємства, після чого вони підлягають експертизі цінності, за наслідками якої ті з них, які зачіпають права громадян та інтереси держави, передаються до відповідних архівних установ.

Документи, що мають термін зберігання, позначений позначкою “постійно”, також підлягають експертизі цінності, після чого вони або відносяться до складу НАФ, або знищуються після практичного використання (п. 2.10 Переліку N941).

Особливо варто відзначити примітки, які стосуються документів з недовгим терміном зберігання. Такі документи можуть бути знищені тільки після завершення перевірок державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. Це означає, що якщо податкова перевірка за період, до якого відносяться такі документи, ще не проведена, то цей термін повинен бути збільшений до закінчення перевірки. До таких документів в основному відносяться усі первинні документи, на підставі яких відбувається відображення операцій в обліку та які служать підтвердженням даних, наведених в звітності.

Документація з обліку основних засобів (ОЗ) (інвентаризаційні картки та журнали обліку, паспорти будівель, споруд, устаткування) повинна зберігатися до моменту ліквідації таких об'єктів.

Зверніть увагу: терміни зберігання документів, визначені Переліком № 41, є мінімальними, їх не можна скорочувати (п. 2.11 Переліку № 41). В той же час вони можуть бути продовжені, якщо потреба в цьому обумовлена специфічними особливостями роботи конкретного підприємства або організації.

Правила №16 виділяють наступні групи документів, що утворюються в процесі діяльності суб'єктів господарювання:

1) документи постійного зберігання. До таких документів, зокрема, відносяться документи НАФ;

2) документи зі встановленим терміном зберігання, після закінчення якого вони можуть бути знищені, які, у свою чергу, діляться на:

- документи тривалого (більше 10 років) зберігання;

-документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання;

3) документи за особовим складом. Виділення в окрему групу цих документів пов'язане з тривалим терміном їх зберігання (до 75 років), а також з особливою важливістю даних документів для працівників підприємства при призначенні пенсій та різних видів допомоги.

Відповідно до норм Закону № 3814 на підприємстві створюється експертна комісія, яка здійснює експертизу цінності документів на різних етапах роботи з ними - при складанні номенклатури справ, формуванні документів в справи, перевірці правильності віднесення документів до справ, під час підготовки справ до подальшого зберігання.

Така комісія є дорадчим органом та складається з працівників підприємства та представника місцевого держархіву. Засідання експертної комісії повинні проходити не рідше за один раз на рік та є правомочними, якщо на засіданні присутнє не менше 2/3 її складу. Рішення комісії ухвалюються більшістю та оформляються протоколом. Так, одним з повноважень експертної комісії є організація та проведення сумісно з відповідними службами підприємства щорічного відбору документів для подальшого зберігання або знищення.

Як зберігати документи

Відповідно до п. 2.1 Правил № 16 на підприємствах для зберігання документів, закінчених в діловодстві, створюються архіви. При цьому архів може або створюватися як самостійна структурна частина підприємства, або входити до складу служби діловодства (управління справами, загального відділу, канцелярії і т.п.). На нечисленних підприємствах відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства (п. 2.2 Правил № 16).

Закінчені діловодством справи постійного та тривалого (понад 1.0 років) зберігання підлягають здачі в архів підприємства для зберігання та подальшого використання, їх передача здійснюється тільки за описами справ. Передаються воня в архів через 2 роки після закінчення їх у діловодстві у впорядкованому стам (абзац другий п. 2.7 Правил №16).

Що стосується справ тимчасового зберігання до 10 років включно), то вони можуть передаватися в архів підприємства за рішенням керівника.

Проте, як правило, такі справи зберігаються в структурних підрозділах, в яких вони були сформовані.

Документи постійного (тривалого) зберігання повинні бути оформлені відповідно до особливих вимог:

1. Справа повинна бути підшита або переплетена. За наявності особливо цінних документів, а також незатребу-ваних особових документів вони вкладаються в окремий конверт, який потім підшивається до справи.

2. На документи, включені в справу, необхідно скласти внутрішній опис.

3. В кінці справи необхідно розмістити засвідчувальний напис, в якому вказуються:

- наявність буквєних та пропущених номерів листів;

- номери листів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками з газет;

- номери листів великого формату;

- номери конвертів з вкладеннями та їх кількість.

Будь-які зміни в справі (заміна оригіналів на копії, додавання документів) необхідно відзначити таким написом. Засвідчувальний напис підписується особою, що склала його, з роз-шифровкою підпису, посади та дати складання.

4. Сторінки справи необхідно пронумерувати. Причому нумеруються усі сторінки, окрім засвідчувального напису та внутрішнього опису. Номер листа проставляється арабськими цифрами в правому верхньому кутку Листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються окремо.

Зберігання документів поза підприємством

Зберігання документів може здійснюватися підприємством не тільки самостійно. За відсутності вільного місця для зберігання документів підприємство може їх передавати на тимчасове або постійне зберігання до місцевоїархівної установи. Прийом документів на зберігання здійснюється архівними установами, як правило, на платній основі. Для підтвердження понесених витрат підприємство повинне мати:

- наказ керівника про необхідність передачі документів на зберігання в місцевий архів;

- акт прийому-перєдачі виконаних робіт архівної установи;

- документ, підтверджуючий оплату послуг зберігання (прибутковий касовий ордер або платіжне доручення);

- опис документів з відмітками працівника архівної установи про наявність (відсутності) переданих справ.

Знищення документів

Документи, за якими закінчився термін зберігання, передбачений Переліком №41, можуть бути знищені. Проте при цьому необхідно дотримати певну процедуру, передуючу їх знищенню, яка встановлена Правилами №16.

Відбір документів, терміни зберігання яких закінчилися, та складання акту про вилучення цих документів для знищення здійснюються після створення зведених описів справ, підприємства тривалого (понад 10 років) зберігання та, по особовому складу за відповідний період. Звертаємо увагу, що забороняється відбір документів для подальшого знищення на підставі заголовків справ в номенклатурі справ. Повинен бути проведений посторінковий перегляд кожного документа.

Акт про вилучення документів для знищення (форма наведена в додатку 7 до Правил № 16) розглядається експертною комісією підприємства одночасно із звідними описами. Рішення експертної комісії підприємства оформляється протоколом.

Схвалені експертною комісією підприємства акти разом з описами справ по особовому складу подаються на узгодження експертно-перевірочній комісії відповідного державного архіву. Потім акт про вилучення для знищення документів затверджує керівник підприємства, і лише після цього підприємство має право знищити документи. Таким чином, без узгод-шаиші акту а екслертно-перє-еірочнок” комісією відповідного державного архіву знищувати документи не можна.

Справи включаються в акт про вилучення для знищення, якщо термін їх зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складений акт.

Наприклад, в 2009 році в акт можуть включатися діла з трирічним терміном зберігання, закінчені діловодством до 1 січня 2006 року.

Якщо справи повинні зберігатися 5 років, то в акт про вилучення для знищення в 2009 році можуть бути включені справи, закінчені в діловодстві до 1 січня 2004 року. При цьому слід враховувати такі примітки до статей Переліку № 41 відносно почала числення термінів зберігання, як “Після закінчення терміну договору”, “Після виведення об'єкту з експлуатації” та т.п.

Особливо слід звернути увагу на примітку “За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства”.

Нагадаємо, що згідно пп. 15.1.1 п. 15.1 ст. 15 Закону №2181 податковий орган має право донарахувати суму податкового зобов'язання не пізніше 1095 днів, наступних за останнім днем граничного терміну надання податкової декларації, а якщо вона подана пізніше - за днем її фактичного надання. На цій підставі деякі платники податків вважають, що після закінчення 3 років зберігати документи, пов'язані з обчисленням податків та яборіи, не обов'язково навіть у тому випадку, якщо перевірка податкових органів не проводилася.

Примітка “За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства” не втрачає свого значення в умовах дії Закону №2181. Таким чином, навіть після закінчення термінів зберігання документи, що мають вказану примітку, не можуть бути знищені, якщо перевірка податкових органів за цей період не була проведена. Це пов'язано з тим, що в деяких випадках (пп. 15.1.2 п. 15.1 ст. 15 Закону №2181) податкове зобов'язання може бути нараховане без дотримання терміну давності. До того ж останнім часом податкові органи розробили систему обчислення коефіцієнтів податкової віддачі, яка дозволяє податковим органам не удаватися до виїзних перевірок платників податків у тому випадку, якщо у підприємства ці коефіцієнти в нормі. Це означає, що підприємства можуть не перевіряти протягом тривалого часу - 5 та більше років.

Проте навіть якщо перевірка на підприємстві не проводилася 5 або 10 років, документи знищувати все одно не можна. У таких випадках підприємству необхідно звернутися до державної податкової адміністрації з питання її проведення. Та лише після проведення перевірки підприємство має право вилучити та знищити документи, термін- зберігання яких закінчився.

Акт про вилучення для знищення складається в двох екземплярах на усі справи підприємства в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться до акту під загальним заголовком з вказівкою кількості справ, включених в кожну групу. Акти мають суцільну нумерацію починаючи з № 1.

Разом з актом на узгодження експертно-перевірочній комісії відповідного державного архіву подається лист довільної форми з проханням розглянути та погодити акт.

Після затвердження акту про виділення до знищення документів керівникам підприємства відібрані документи передаються організаціям, які займаються заготівкою вторинної сировини.

Таким чином,справи, вилучені для знищення, після узгодження та затвердження актів здаються підприємствам із заготілі вторсировини по приймально-здавальним накладним (саме вони служать підтвердженням передачі документів заготовчому підприємству), в яких вказується вага макулатури, зданої на переробку. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів до знищення. Акти поміщаються в справу архівного фонду та зберігаються в архіві підприємства.

Розглянемо облік здачі макулатури заготовчому підприємству на прикладі.

Приклад. Підприємство ТОВ “Вільха” передає заготовчому підприємству ПП “Вторсировина” макулатуру вагою 200 кг на суму 60 грн (зокрема ПДВ - 10 грн). Автотранспорт по доставці макулатури від ТОВ “Вільха” надає за свій рахунок ПП “Вторсировина”.

Порядок відображення даної операції в бухгалтерському та податковому обліку ТОВ “Вільха” наведений в табл.

У податковому обліку при здачі макулатури підприємству ія яяготівпі вторсировини валовий дохід складе 50 грн.

Якщо об'єм справ, вилучених для, знищення, невеликий, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться відповідна відмітка. Проте тут слід орієнтуватися на те, щоб при спалюванні не була причинна шкода навколишньому середовищу.

Документи, які містять конфіденційну інформацію, також можуть знищуватися шляхом спалювання або за допомогою спеціальних машин. В даному випадку в акті ставлять підписи осіб, що проводили знищення документів.

Вилучення документів

Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів (органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури та судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб), прийнятим в межах їх повноважень, передбачених законом.

Зокрема, відповідно до чинного законодавства України передбачено примусове вилучення документів в наступних випадках:

- розслідування кримінальної справи;

- здійснення розшукових методів (до порушення кримінальної справи);

- здійснення виробництва в справах про адміністративні правопорушення;

- приховання (заниження) об'єктів оподаткування та несплата податків та інших обов'язкових платежів.

Вилучення документів оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розпис відповідальній посадовій особі підприємства. При цьому також обов'язково складається реєстр документів, які вилучаються, з вказівкою підстав та дати їх вилучення.

Посадова особа підприємства має право у присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що вилучаються.

Якщо вилучаються Томи документів, які недооформлені (не переплетені, не пронумеровані та т.п.): то з дозволу та у присутності представників органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи підприємства можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати листи, прошнурувати, завірити своїм підписом та печаткою).

Органи, які вилучили документи, повинні забезпечити підприємствам, по їх письмовому зверненню, можливість зробити виписку, витяг, копію документів для видачі довідок по обставинах відповідно до законодавства.

У разі повернення вказаними органами документів, які були вилучені раніше, такі документи приймаються під розпис відповідною посадовою особою підприсмства та разом з рішенням про повернення підшиваються в ті ж томи, з яких документи були вилучені та в яких знаходяться постанови про вилучення, реєстр та копії таких документів.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів та звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів та державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом,який затверджується керівником підприємства. Копія акту в 10-денний термін висилається органу, у сфері управління якого перебуває підприємство, а також державній податковій інспекції.

Список використаних документів

Закон про бухоблік - Закон України від 16.07.1999 р. № 996-ХІV “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”

Закон № 2181 - Закон України від 21.12.2000 р. № 2181-III “Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами”

Закон № 3814 - Закон України від 24.12.1993 р. № 3814-ХІІ “Про Національний архівний фонд та архівні установи”

Перелік № 41 - Перелік типових документів, які створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, з вказівкою термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998 р. № 41

Правила № 16 - Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. № 16

“Консультант бухгалтера” №32-33 (520-521) 10 серпня 2009 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)