Облік палива і паливно-мастильних матеріалів на підприємстві

Способи придбання палива і паливно-мастильних матеріалів

Придбання підприємством палива і паливно-мастильних матеріалів може здійснюватися зі складів та АЗС за укла­деними договорами або водіями на АЗС за готівку. При цьому порядок відпускан­ня нафтопродуктів для автотранспорт­них засобів регламентовано Інструкцією № 281.

Відповідно до п. 10.3 цієї Інструкції від­пускання нафтопродуктів на АЗС може здійснюватися як за безготівковим розра­хунком - за відомостями, талонами, пла­тіжними картками, так і за готівку.

Заправка за відомостями. Відповід­но до пп. 10.3.2 п. 10.3 Інструкції № 281 відпускання нафтопродуктів за безго­тівковим розрахунком за відомостями провадиться АЗС на підставі договорів, укладених між підприємством та спожи­вачем.

При цьому кількість відпущених нафто­продуктів фіксується у відомості за фор­мою № 16-НП (додаток 16 до Інструкції № 281), яка ведеться безпосередньо на АЗС, що підтверджується підписами опе­ратора АЗС та водія.

Підприємства, АЗС на підставі відо­мостей про відпускання нафтопродуктів періодично, але не менше одного разу на місяць, виписують кожному спожи­вачу зведені відомості-рахунки за мар­ками нафтопродуктів та цінами, уста­новленими протягом місяця. У рахунках обов'язково зазначаються кількість та загальна вартість відпущених нафтопродуктів.

Звіряння розрахунків із споживачами за відпущені нафтопродукти здійснюється щомісяця не пізніше п'ятого числа наступ­ного за звітним місяця.

Заправка за талонами. Підприємство в порядку та на умовах, визначених дого­вором, викупає в АЗС певну кількість та­лонів. Водночас відповідно до пп. 10.3.3 п. 10.3 Інструкції № 281 зміст та ступінь захисту бланків талонів установлює емі­тент талона. При цьому необхідними елементами талона є наявність серійного та порядкового номерів.

Відпускання пального здійснюється за фактом пред'явлення талону. Талони не є засобом платежу, вони підтверджують право його власника на отримання фік­сованої кількості нафтопродукту певного найменування і марки, які зазначено на ньому, оскільки оплату за дані нафтопро­дукти вже було здійснено (передоплата).

Передача талонів та перехід права власності на відповідну кількість пально­го посвідчується видатковими докумен­тами (видатковими накладними, актами приймання-передачі тощо). Передача талонів покупцеві здійснюється після пред'явлення ним довіреності на одержання пального, оформленої у встановленому порядку, та підписання видаткових документів.

Заправка за платіжними картками. Заправку за платіжними картками перед­бачено, зокрема, пп. 10.3.4 п. 10.3 Ін­струкції № 281.

Відповідно до пп. 1.27 ст. 1 Закону № 2346-III платіжна картка - спеціаль­ний платіжний засіб у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової чи іншого виду картки, що ви­користовується для ініціювання переказу коштів з рахунку платника або з відповід­ного рахунку банку з метою оплати вар­тості товарів і послуг, а також здійснення інших операцій, передбачених відповідним договором.

При цьому вимоги щодо обігу, вико­ристання (видачі водіям тощо) та зберігання платіжних паливних карток вста­новлюються договором на відпускання палива і паливно-мастильних матеріалів за паливними картками між покупцем і продавцем.

Паливна картка передається на підпри­ємство за актом приймання-передачі піс­ля сплати її вартості згідно з умовами до­говору.

Підтвердженням факту отримання паль­ного можуть бути видаткові документи або чеки терміналів, що формуються безпосе­редньо в момент фактичного отримання пального з АЗС.

Крім того, у листі № 563-04/09/14-08 виз­начено переваги такого способу розрахунків, а саме те, що паливні картки є оптимальним способом закупки пально­го для юридичних осіб. Зокрема, елект­ронна система розрахунків забезпечує підготовку необхідних даних та звітів в автоматичному режимі. Для бухгалтерії юридичної особи значно спрощуєть­ся складання звітів, які робить ком­панія - емітент картки в автоматичному режимі. Крім того, використання палив­ної картки забезпечує можливість стовід­соткового контролю за витратами паль­ного, яке. реалізують за цими картками (у літрах чи в гривнях), що дозволяється встановлювати умовами договору. Що­місяця постачальник пального надає за­мовнику підсумкову розхідну накладну за попередній місяць згідно з фактично от­риманими нафтопродуктами.

Заправка автомобіля за готівку. За­правка автомобіля за готівку відбувається за рахунок виданих водієві під звіт коштів. Первинними документами обліку палива і паливно-мастильних матеріалів, придба­них водіями за готівку, є чеки РРО від про­давця (АЗС) і авансовий звіт водія. Форму звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та порядок скла­дання зазначеного звіту встановлено на­казом № 440.

Тобто при розрахунках під час відпус­кання нафтопродуктів за грошові кошти АЗС обов'язково повинна видати водієві касовий чек.

Крім того, згідно з вимогами пп. 10.3.1 п. 10.3 Інструкції № 281 паливорозда­вальні колонки, що використовуються при заправці за готівку, мають забез­печувати індикацію ціни нафтопродукту, кількості та загальної вартості виданої дози нафтопродукту.

Також необхідно пам'ятати, що від­повідно до пп. 2.11 Положення № 637 видача готівкових коштів під звіт на господарські потреби дозволяється на строк не більше двох робочих днів, вклю­чаючи день отримання готівкових кош­тів під звіт. Якщо підзвітна особа знахо­диться у відрядженні, то строк, на який видано готівку під звіт, може бути про­довжено до завершення терміну такого відрядження.

Документальне оформлення придбання палива і паливно-мастильних матеріалів

Приймання та оприбуткування па­лива і паливно-мастильних матеріалів здійснюється на підставі товарно-транс­портної накладної (форма № 1-ТН, за­тверджена наказом № 488/346) з ви­користанням штампу (позначення) про оприбуткування.

При цьому слід пам'ятати, що відповід­но до вимог п. 2 Інструкції № 99 сиро­вина, матеріали, паливо (у тому числі та­лони і паливні картки) та інші матеріальні цінності відпускаються покупцям або пе­редаються безоплатно лише за довіреніс­тю одержувачів.

Якщо паливо і паливно-мастильні ма­теріали надійшли на підприємство без товаросупровідних документів або при оп­рибуткуванні виявлено невідповідність якості та кількості запасів даним суп­ровідних документів, то складається акт про приймання матеріалів (форма М-7, затверджена наказом № 193) за учас­тю матеріально відповідальної особи та представника відправника (постачаль­ника) або представника незацікавленої організації. Якщо такі запаси надійшли залізницею, складається комерційний акт, форму якого затверджено наказом № 334. Після приймання цінностей акти з доданими документами (товарно-транс­портними накладними) передаються: один - до бухгалтерії підприємства для обліку переміщення (руху) матеріальних цінностей, другий - до відділу постачан­ня або юридичного відділу для направ­лення листа-претензії постачальнику.

Після приймання палива і паливно-мастильних матеріалів акти з доданими документами (товарно-транспортни­ми накладними) передаються: один до бухгалтерії підприємства для обліку пе­реміщення (руху) ТМЦ, другий - до від­ділу постачання або юридичного відділу для направлення листа-претензії поста­чальнику.

Акт підписується особами, які брали участь у прийманні палива і паливно-мастильних матеріалів, та складається у двох примірниках. Після цього він затверджується керівником підприємства (органі­зації) чи уповноваженою на те особою.

Приймання, зберігання і відпускання палива і паливно-мастильних матеріалів провадяться матеріально відповідальними особами, з якими укладаються договори про повну матеріальну відповідальність.

Облік палива і паливно-мастильних ма­теріалів ведеться в одиницях маси.

Відпускання водіям паливно-мастиль­них матеріалів провадиться з вимірюван­ням відпущеної кількості палива в одини­цях об'єму (літрах), мастил - в одиницях маси (кілограмах).

Видача палива і паливно-мастильних матеріалів для інших виробничих потреб здійснюється на підставі лімітно-забірних карток або за актом-вимогою (типових форм № М-8, № М-10, № М-11, затвер­джених наказом № 193) за наявності на них підписів осіб, яким наказом керівника підприємства надано право давати дозвіл на відпускання палива і паливно-мастильних матеріалів.

Бухгалтерський облік

Відповідно до Інструкції № 291 бух­галтерський облік палива і паливно-мастильних матеріалів на підприємствах ведеться на субрахунку 203 «Паливо» (на­фтопродукти, тверде паливо, мастильні матеріали), на якому обліковуються наяв­ність та рух палива, що придбавається чи заготовляється для технологічних потреб виробництва, експлуатації транспортних засобів та з іншою метою.

Якщо деякі види палива використову­ють одночасно і як матеріали, і як паливо, то їх можна обліковувати на субрахунку 201 «Матеріали» і на субрахунку 203 «Па­ливо» - за ознакою переважного вико­ристання на цьому підприємстві.

За дебетом субрахунку 203 «Паливо» відображаються надходження палива і паливно-мастильних матеріалів на підпри­ємство, за кредитом - витрачання на ви­робництво, відпускання (передачу) на сто­рону, уцінка тощо.

Підставою для запису за дебетом субра­хунку 203 «Паливо» є первинні документи, за якими матеріально відповідальні осо­би оприбутковують або видають нафто­продукти.

Субрахунок 203 «Паливо», виходячи з потреб, може доповнюватись введен­ням нових субрахунків (рахунків друго­го, третього порядку), наприклад, субра­хунок 2031 «Дизельне пальне», 2032 «Бензин» (за марками) і далі за вида­ми палива.

Розглянемо на прикладі відображення в бухгалтерському обліку придбання па­лива і паливно-мастильних матеріалів за безготівковим розрахунком та підзвітною собою.

Приклад. Підприємство придбало ди­зельне паливо за безготівковим розрахун­ком на умовах попередньої його оплати на суму 9000 грн., у т.ч. ПДВ - 1500 грн.

Відображення в бухгалтерському обліку придбання палива
і паливно-мастильних матеріалів за безготівковим розрахунком

Приклад. Водію видано з каси під звіт 1000 грн. Згідно з авансовим звітом підзвітною особою на АЗС було придбано паливно-мастильні матеріали на суму 750 грн., у т.ч. ПДВ - 125 грн. Придбані паливно-мастильні матеріали повністю спожито вантажним ав­томобілем, що використовується для забезпечення збуту продукції.

Бухгалтерський облік придбання паливно-мастильних матеріалів підзвітною особою

Облік паливних карток. Паливна картка має вартість, що дорівнює витратам на її придбання, тому в бухгалтерському обліку така картка оприбутковується на дебет субрахунку 22 «Малоцінні швидкозношувані предмети» у кореспонденції з субрахунком обліку роз­рахунків з постачальником палива і паливно-мастильних матеріалів.

У момент відпускання в експлуатацію паливна картка списується за кредитом цього рахунку за первісною вартістю на рахунки об­ліку витрат.

При цьому з метою забезпечення збереження зазначених предметів в експлуатації підприємство повинно організувати належний контроль за їх рухом, зокрема оперативний облік у кількісному вираженні.

У випадку повернення такої картки до каси, що придатна для подальшого використання (наприклад, паливну картку повернено во­дієм у зв'язку з ремонтом автомобіля), вона оприбутковується за дебетом рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» та кредитом рахунку 71 «Інший операційний дохід».

Приклад. Автотранспортне підприємство придбало на АЗС паливну картку для заправки автомобілів. Вартість паливної картки 42 грн., у т.ч. ПДВ - 7 грн. Паливну картку передано на зберігання до каси, а потім видано під звіт у користування.

Відображення в бухгалтерському обліку придбання паливної картки

Облік талонів на бензин. Відповідно до Інструкції № 291 у бухгалтерському обліку придбання талонів відображають за дебетом субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті».

Талони на бензин видаються водіям, які є матеріально відповідальними особами, під звіт. Наприкінці місяця вони складають аван­сові звіти про використання талонів (талони переводяться в бензин на підставі позначки в подорожньому листі про заправку або ві­домості з АЗС, де зазначено дата заправки, марки машин, кількість відпущеного пального).

Пальне, отримане за паливними картками чи за талонами, обліковується як і пальне, що отримують без карток і талонів.

Приклад. Підприємство для заправки службових легкових автомобілів за договором придбало на АЗС талони на 600 л бензину марки А-95 на суму 4200 грн., у т. ч. ПДВ - 700 грн., тобто 60 талонів на 10 л бензину кожний. Впродовж місяця водіями було ви­користано 30 талонів.

Відображення в бухгалтерському обліку придбання талонів

Списання палива і паливно-мастильних матеріалів

Для здійснення контролю за витратами палива і паливно-мастильних матеріалів необхідно керуватися наказом № 43, яким затвер­джено Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті.

Нормування витрат палива - це встановлення допустимої міри його споживання в певних умовах експлуатації автомобілів, для чого застосовуються базові лінійні норми, встановлені щодо моделей (модифікацій) автомобілів, та система нормативів і коригуючих коефіцієнтів, які дають змогу враховувати виконану транспортну роботу, кліматичні, дорожні та інші умови експлуатації.

Тобто списання паливно-мастильних матеріалів у бухгалтерському обліку здійснюється згідно з фактичною вартістю витрачених паливно-мастильних матеріалів автомобіля з урахуванням норм витрат.

Підприємства, які використовують у господарській діяльності як вантажні, так і легкові автомобілі, мають вести окремий облік паливно-мастильних матеріалів. Основним документом, на підставі якого списують паливо і паливно-мастильні матеріали, є подорож­ній лист - документ установленого зразка для визначення та обліку роботи транспортного засобу (ст. 1 Закону № 2344-III).

При цьому для обліку роботи службового легкового автомобіля затверджено типову форму № 3 «Подорожній лист службово­го, легкового автомобіля» (Інструкція № 74). Типові форми первинного обліку роботи вантажного автомобіля затверджено наказом № 488/346, а саме:

«Подорожній лист вантажного автомобіля», Типова форма № 2-ТН;

«Подорожній лист вантажного автомобіля у міжнародному сполученні», Типова форма № 1 (міжнародна);

«Талон замовника», Типова форма № 1-ТЗ.

У бухгалтерському обліку списання палива і паливно-мастильних матеріалів відображається за дебетом рахунків 23, 91, 92, 93, 94 у кореспонденції з кредитом рахунку 203.

Оксана СКІЧКО,
оглядач «Вісника»

“Вісник податкової служби України” № 13 квітень 2009
Передплатні індекси –
22599 (укр.), 22600 (рос.).