О наличных и безналичных расчетах оплата
расходов и расчетные операции в вопросах и ответах

ВОПРОСЫ: 1. Когда органы Госказначейства могут отказать в оплате расходов?

2. Бюджетное учреждение планирует в этом году создать обособленное структурное подразделение без статуса юридического лица, которое будет предоставлять платные услуги. Такое подразделение будет расположено с нами на одной административной территории. Необходимо ли его включать в сеть подведомственных учреждений? Надо ли открывать отдельный счет для такого подразделения?

3. На валютном счете бюджетного учреждения числиться остаток средств. Как часто надо определять курсовую разницу по таким суммам?

4. Каков порядок получения корпоративной пластиковой карточки бюджетным учреждением? Какие расходы можно оплатить с ее помощью?

5. В кассу бюджетного учреждения поступила нецелевая благотворительная помощь в сумме 5000 грн. Можно ли эти средства не сдавать на счет в этот день, а выдать их часть подотчетному лицу на хозяйственные нужды или командировочные расходы?

6. Учреждение получило безвозмездно материальные ценности. Надо ли об этом уведомлять орган Госказначейства и в какой форме?

7. На счет бюджетной организации поступили средства в счет погашения дебиторской задолженности, возникшей в прошлом году. Как учитывать такие средства и куда их можно израсходовать?

8. Бюджетная организация при оплате счета за услуги телефонной связи неправильно указала в платежном поручении реквизиты получателя. Ошибка была выявлена уже после того, как денежные средства были перечислены с регистрационного счета. Должен ли был орган Госказначейства при оплате расходов проверить правильность реквизитов, указанных в платежных документах? Как оформить возврат ошибочно перечисленных сумм?

ОТВЕТЫ:

1.

В соответствии с п. 12.7 Порядка № 89 и п.п. 4.8.7 Порядка № 205 платежные поручения не принимаются к исполнению в случаях, если :

- неправильно заполнены реквизиты или если не заполнен хотя бы один из реквизитов;

- в учете органов Госказначейства отсутствуют соответствующие обязательства и финансовые обязательства;

- платеж не соответствует зарегистрированным обязательствам или финансовым обязательствам;

- указанный КЭКР не соответствует экономической характеристике платежа;

- нормативно-правовыми актами установлены ограничения в осуществлении расходов;

- на средства, находящиеся на соответствующем счете, наложен арест;

- в орган Госказначейства поступило соответствующее решение уполномоченного органа по результатам рассмотрения жалоб относительно применения процедур закупок и/или копии искового заявления относительно нарушения процедур закупок, решений, действий или бездействий заказчика;

- отсутствуют (или если их недостаточно) неиспользованные открытые ассигнования в части общего и специального фондов (кроме собственных поступлений) и отсутствуют (или если их недостаточно) денежные средства ( в части собственных поступлений) на соответствующих счетах бюджетных учреждений;

- превышены показатели, утвержденные в сметах, планах ассигнований общего фонда (за исключением предоставления кредитов), планах специального фонда (за исключением собственных поступлений бюджетных учреждений и соответствующих расходов), планах предоставления кредитов из общего фонда бюджета, планах использования бюджетных средств распорядителей (получателей) бюджетных средств;

- не предоставлены документы, подтверждающие получение товаров, работ и услуг по договорам, условиями которых было предусмотрено авансирование.

В случае если договором предусмотрено авансирование или поэтапная оплата финансовых обязательства, то следующий платеж осуществляется только при условии предоставления распорядителем бюджетных средств документов, подтверждающих факт получения товаров, работ и услуг. Если такие документы не будут предоставлены распорядителем бюджетных средств, то орган Госказначейства вправе отказать в оплате.

И еще один важный момент. Органы Госказначейства не принимают к оплате расчетные документы и платежные поручения, где вместо подписи использованы факсимиле, а также документы, содержащие какие-либо исправления или заполненные в несколько приемов.

Платежные поручения, не принятые к исполнению по вышеуказанным причинам, не позднее следующего рабочего дня возвращаются распорядителям (получателям) бюджетных средств, от которых они были приняты. К ним прилагается отказ в принятии к исполнению платежных поручений, который оформляется в письменной форме (приложение 42 к Порядку № 89 и приложение 26 к Порядку № 205). Этот документ подлежит регистрации в соответствующем журнале и в нем обязательно указывают причину отказа и приводится ссылка на нормативно-правовой акт, на основании которого было принято такое решение (на конкретный абзац, пункт, статью).

2.

В соответствие с п. 2.1 Порядка № 89 в сеть соответствующих распорядителей бюджетных средств могут быть включены обособленные подразделения, которые расположены на разных административных территориях.

Получается, что распорядители бюджетных средств включают в сеть подведомственных учреждений только те обособленные структурные подразделения, которые расположены с ними на разных административных территориях.

Если структурное подразделение бюджетного учреждения, находится с распорядителем бюджетных средств на одной административной территории, и не является юридическим лицом, то оно не подлежит включению в Единый государственный реестр предприятий и организаций Украины.

Кроме того, таким подразделениям в органах Госказначейства не открывают регистрационные счета. Объясняется это тем, что бюджетные ассигнования им отдельно не предусматриваются. Все расходы на содержание указанных структурных подразделений должны быть предусмотрены в сметах бюджетных учреждений, при которых они функционируют и осуществляются в общеустановленном порядке по всем КЭКР.

Как следует из п. 2 гл. 4 Порядка № 221 возможность открытия счетов в органах Госказначейства предусмотрена в отношении обособленных структурных подразделений распорядителей бюджетных средств, расположенных на разных административных территориях и не являющихся юридическими лицами. Таким структурным подразделениям могут открываться бюджетные счета для операций с бюджетными средствами (регистрационные для операций со средствами общего фонда сметы и специальные регистрационные счета для учета операций со средствами спецфонда сметы).

Поэтому если распорядитель бюджетных средств (бюджетное учреждение) имеет в своем составе структурные подразделения, находящиеся на одной административной территории, то последние не могут включаться в сеть как отдельные распорядители бюджетных средств, что подтверждается также и п. 2.7 Порядка составления, утверждения и рассмотрения сети распорядителей средств местных бюджетов всех уровней, утвержденных приказом Министерства финансов Украины от 09.12.2008 г. № 1467.

Кстати, в аналогичной ситуации находятся централизованные бухгалтерии, созданные при исполнительных органах местных советов, о статусе и расходах на содержание которых разъясняло Госказначейство Украины в письме от 20.04.2007 г. № 3.4-07/1023-4899 (см. “Бюджетная бухгалтерия”, 2007, № 18)

3.

Учет операций с иностранной валютой бюджетные учреждения ведут в соответствии с Порядком № 126.

Распорядители бюджетных средств осуществляют переоценку обязательств, взятых в иностранной валюте, на дату проведения операции и на отчетную дату.

Курсовая разница – разница, являющаяся следствием пересчета одинакового количества единиц иностранной валюты в национальную валюту Украины при разных валютных курсах.

Курсовая разница возникает при изменении валютного курса и начисляется ежемесячно на остатки средств, находящиеся на валютном счете, на отчетную дату.

В бухгалтерском учете остаток средств в иностранной валюте пересчитывается в национальную валюту по курсу, установленному на последний день месяца.

Курсовая разница на остаток средств в иностранной валюте отражается следующим образом:

- при увеличении валютного курса: Дт 318 - Кт 442. Одновременно производится запись: Дт 442 - Кт 701-702, 711-713 ;

- при уменьшении валютного курса: Дт 442 - Кт 318. Одновременно производится запись: Дт 701-702, 711-713 - Кт 442.

При этом в бухгалтерском учете остаток валютных средств, учитываемых на субсчете 318 “Текущие счета в иностранной валюте”, должен соответствовать остатку средств, указанных в выписке банка по текущему валютному счету бюджетного учреждения.

При осуществлении операций в иностранной валюте распорядители бюджетных средств составляют Справку об операциях в иностранной валюте, где в отдельной графе отражается сумма курсовой разницы. Такой документ необходимо подать в орган Госказначейства не позднее последнего рабочего дня месяца.

В финансовой отчетности сумма курсовой разницы указывается в графе “Надійшло коштів” форм № 2д, № 2м, № 4-1д, № 4-1м, № 4-2д, № 4-2м, № 4-3д, № 4-3м, № 4-3д.1, № 4-3м.1. Информация, указанная в этой графе, должна соответствовать остатку по субсчету 701-702, 711-713, который сложился на отчетную дату.

4.

Согласно п. 6.12 Инструкции № 242 суммы под отчет выдаются из кассы учреждения или зачисляются на карточный счет для оплаты расходов, которые невозможно или нецелесообразно проводить путем безналичных расчетов, и только работникам, которые работают в этом учреждении. Подотчетные суммы имеют целевое назначение и должны использоваться исключительно на те цели, на которые выданы согласно КЭКР.

Как предусмотрено п. 13.10 Порядка № 89 и п. 6.10 Порядка № 205 для осуществления операций с использованием банковских платежных карточек бюджетным учреждениям открывается карточный счет. Карточные счета открываются в учреждениях банка на условиях договора о предоставлении и использовании платежных карточек. В договоре должны быть оговорены доверенные лица учреждения, имеющие доступ к пользованию корпоративной карточкой. Перечень таких лиц прилагается к заявлению об открытии карточного счета.

Порядок открытия карточного счета определен Инструкцией о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492 и Положением о порядке эмиссии платежных карточек и осуществлении операций с их применением, утвержденным постановлением Правления НБУ от 19.04.2005 г. № 137.

Доверенное лицо может использовать банковскую платежную карточку как для получения наличности, так и для осуществления безналичных расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью учреждения, в том числе на представительские нужды и на командировочные расходы.

Для осуществления операций с использованием банковских платежных карточек на основании платежного поручения на карточный счет зачисляются средства путем их перевода с соответствующих счетов бюджетного учреждения. При казначейском обслуживании сумма платежного поручения на перечисление средств составляется на основании заявки распорядителя бюджетных средств.

Средства, зачисленные на карточный счет, являются подотчетными средствами доверенного лица бюджетного учреждения. Получение средств и включение их в отчет об их использовании должно быть подтверждено соответствующими отчетными документами. В этом случае подтверждающими документами являются: чек банкомата, квитанция платежного терминала, оформленные надлежащим образом.

Доверенное лицо бюджетного учреждения должно подать в бухгалтерию учреждения отчет об использовании средств с банковской платежной карточки вместе с подтверждающими документами и остатком неиспользованной наличности. Отчет подается по форме, утвержденной приказом ГНАУ “Об утверждении формы Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет” от 19.09.2003 г. № 440. Остаток средств, снятых с корпоративной карточки, работник должен вернуть в кассу бюджетного учреждения, откуда они возвращаются на тот счет, с которого были перечислены на карточный счет.

Ответственность за осуществление всех хозяйственных операций с использованием карточных счетов возлагается на руководителя бюджетного учреждения.

5.

Нет, так поступить нельзя. Объясним, почему.

Во-первых, в этом случае будет нарушен один из принципов использования бюджетных средств, установленных ст. 7 БКУ, согласно которому бюджетные средства используются только на цели, определенные бюджетными назначениями.

На момент поступления благотворительной помощи в смете учреждения эта сумма не утверждена. Поэтому прежде чем ее использовать нужно внести изменения в смету в соответствии с Порядком № 228.

Во-вторых, п. 11.3 Порядка № 89 предусматривает, что: “все суммы средств, которые поступают наличными в кассы учреждений, должны сначала быть обязательно зачислены на специальные регистрационные счета учреждений, открытые в органах Государственного казначейства. После этого они могут использоваться по назначению в соответствии со сметой учреждения”.

Учитывая данное требование, бюджетное учреждение должно сначала сдать все средства, полученные в кассу, на специальный регистрационный счет по учету собственных поступлений, внести изменения в смету. И только после этого оно имеет право зарегистрировать обязательства по этим средствам, получить со счета необходимую сумму наличности и израсходовать ее на хозяйственные нужды, командировочные и другие расходы согласно утвержденной смете.

6.

Распорядители бюджетных средств после получения благотворительных взносов в виде материальных ценностей должны подать в орган Госказначейства Справку о поступлениях в натуральной форме по форме, приведенной в приложении 49 к Порядку № 89 и приложении 28 к Порядку № 205.

Также после поступления благотворительных взносов необходимо внести изменения в специальный фонд сметы (по прочим источникам собственных поступлений) с учетом требований Порядка № 228.

Справку о поступлениях в натуральной форме необходимо подать в орган Госказначейства до окончания отчетного периода (т.е. не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца).

При осуществлении операций в натуральной форме, которые отражаются в учете органов Госказначейства на основании Справки о поступлениях в натуральной форме, распорядители бюджетных средств не регистрируют обязательства и финансовые обязательства (письмо Госказначейства Украины от 16.02.2009 г. № 15-04/480-2380 , см. “Бюджетная бухгалтерия”, 2009, № 9)

7.

Как известно, бюджетный период для всех бюджетов, составляющих бюджетную систему, составляет один календарный год, который начинается с 1 января каждого года и заканчивается 31 декабря того же года, что установлено в ст. 3 БКУ.

Все счета, открытые бюджетным учреждениям в текущем бюджетном периоде, не позднее 31 декабря или в последний день другого бюджетного периода закрываются (ч. 1 ст. 57 БКУ и п. 7.1. Порядка № 221).

Восстановление кассовых расходов возможно только в течение одного бюджетного года (письмо Госказначейства Украины от 01.08.2006 г. № 3.4-04/1369-7213). Однако данное требование касается только сумм, которые поступают бюджетным учреждениям на восстановление кассовых расходов, осуществленных за счет средств общего фонда бюджета.

Что касается средств специального фонда, то на них это правило не распространяется. Если на конец бюджетного года у бюджетного учреждения числились остатки средств по субсчетам 313, 314, 316, 323, 324, 326, то органы Госказначейства сохраняют такие средства для покрытия соответствующих расходов в следующем бюджетном периоде с учетом их целевого назначения (ч.2 ст. 57 БКУ). И поэтому в следующем бюджетном периоде учреждения имеют право расходовать такие средства на цели, предусмотренные сметой.

Как предусмотрено п. 3.2 Инструкции № 242, суммы средств, поступающие на восстановление кассовых расходов общего фонда, проведенных в прошлых бюджетных периодах, подлежат перечислению в доход соответствующего бюджета (код доходов бюджетной классификации 21080500 “Прочие поступления”). Такие средства не могут быть отражены в учете как восстановление кассовых расходов.

Например, таким образом учитываются ежемесячные взыскания из заработной платы виновных лиц за причиненный ущерб (письмо Госказначейства Украины от 09.03.2006 г. № 3.4-22/498-2143). Такие суммы подлежат перечислению в доход соответствующего бюджета (код доходов 21080600 “Суммы, взысканные с виновных лиц, за ущерб, причиненный государству, предприятию, учреждению, организации”).

При поступлении средств в счет погашение дебиторской задолженности, возникшей в прошлом году за счет средств спецфонда, на специальные регистрационные счета для учета собственных поступлений, такие операции будут отражаться следующими записями:

Дт 324 - Кт 364 - погашение дебиторской задолженности;

Дт 432 - Кт 711, 712, 714 - восстановление доходов специального фонда по собственным поступлениям.

8.

С целью обеспечения контроля за целевым использованием бюджетных средств органы Госказначейства осуществляют:

1) предварительный контроль - на этапе регистрации обязательств распорядителей и получателей бюджетных средств;

2) текущий контроль - в процессе оплаты счета распорядителей и получателей бюджетных средств.

Как предусмотрено п. 12.2 Порядка № 89 и п. 4.8.3 Порядка № 205 органы Госказначейства осуществляют контроль за наличием ассигновании при взятии обязательства и соответствием взятых обязательств определенным ассигнованиям по их экономическим характеристикам. Ответственность за взятие обязательств и целевое использованием бюджетных средств несут распорядители и получатели бюджетных средств в соответствии с законодательством.

Платежные поручения, представленные распорядителями и получателями бюджетных средств проверяются органами Госказначейства на наличие всех необходимых реквизитов, соответствие подписей ответственных лиц и оттиска печати учреждения образцам. За правильность оформления и достоверность информации, указанной в платежном поручении, отвечает распорядитель (получатель) бюджетных средств.

Орган Госказначейства не должен проверять правильность реквизитов, указанных в платежных документах. Непосредственно распорядители и получатели бюджетных средств отвечают за правильность заполнения расчетного документа, в том числе номеров счетов и кодов банков, суммы налога, кодов бюджетной классификации и пр.

Кроме того, органы Госказначейства не несут ответственность за недостоверность подтверждающих документов и их содержание, на основании которых были составлены и оформлены расчетные документы, а также за полноту и своевременность уплаты распорядителями и получателями бюджетных средств налогов, сборов и обязательных платежей.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации ошибка, допущенная при заполнении платежного поручения, возникла исключительно по вине бюджетной организации.

Что касается вопроса, касающегося возврата ошибочного перечисленных сумм, то здесь необходимо обратиться к Инструкции № 22.

Так, под ошибочным зачислением средств понимается зачисление средств, в результате которого по вине банка или клиента происходит их списание со счета ненадлежащего плательщика и зачисление на счет ненадлежащего получателя.

При этом ненадлежащим получателем считается лицо, не имеющее законных оснований на получение от плательщика средств, которые в результате ошибочного списания и/или зачисления поступили на его счет. Таким образом, субъект хозяйствования, в адрес которого бюджетная организация ошибочно перечислила бюджетные средства, является ненадлежащим получателем денежных средств.

В рассматриваемой ситуации бюджетная организация должна обратиться с письмом к субъекту хозяйствования, которому были ошибочно перечислены денежные средства, с просьбой их вернуть.

В соответствии с п. 2.35 Инструкции № 22 средства, которые были ошибочно зачислены на счет ненадлежащего получателя, должны возвращаться им в сроки, установленные законодательством Украины, за нарушение которых ненадлежащий получатель несет ответственность согласно законодательству Украины.

В связи с тем, что ошибочное перечисление средств произошло по вине бюджетной организации, то в соответствие со ч. 1 ст. 1212 ГКУ ненадлежащий получатель должен вернуть средства с момента, когда он узнал о безосновательности получения средств. В противном случае к нему могут быть применены меры, предусмотренные ст. 1214 и ст. 536 ГКУ.

Нормативные документы:

БКУ - Бюджетный кодекс Украины от 21.06.2001 г. № 2542-III.

ГКУ - Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. N 435-IV.

Порядок № 228 - Порядок составления, рассмотрения и основных требований к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденный постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228.

Инструкция № 242 - Инструкция по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины от 26.12.2003 г. № 242.

Порядок № 89 - Порядок обслуживания государственного бюджета по расходам и операциям по предоставлению и возврату кредитов, предоставленных за счет средств государственного бюджета, утвержденный приказом Государственного казначейства Украины от 25.05.2004 г. № 89

Порядок № 205 - Порядок казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденный приказом Государственного казначейства Украины от 04.11.2002 № 205.

Порядок № 126 - Порядок отображения в учете операций в иностранной валюте, утвержденный приказом Государственного казначейства Украины от 24.07.2001 г. № 126.

Порядок № 221 - Порядок открытия счетов в национальной валюте в органах Государственного казначейства Украины, утвержденный приказом Госказначейства Украины от 02.12.2002 г. № 221.

Инструкция № 22 - Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ 21.01.2004 г. № 22.