КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ
30.01.2001 N 141

Про першочергові заходи щодо
удосконалення діяльності Державного архіву м. Києва

На виконання розпорядження Президента України від 2 вересня 2000 року N 273/2000-рп "Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи":

1. Затвердити першочергові заходи щодо зміцнення матеріально-технічної бази Державного архіву м. Києва (додається).

2. Затвердити Положення про Державний архів м. Києва (додається).

3. Заступнику голови міської державної адміністрації Ромашку В.І. разом з Головним фінансовим управлінням (Падалка В.М.) внести пропозиції щодо джерел фінансування робіт, визначених у заходах, та врахувати завдання, визначені у п.3 розпорядження Президента України від 02.09.2000 N 273 при формуванні показників бюджету на наступні роки, виходячи із фінансових можливостей.

4. Директору Державного архіву м. Києва Курінному Б.П. забезпечити суворий контроль за безумовним додержанням вимог збереження архівних фондів відповідно до завдань, визначених Положенням про Державний архів м. Києва.

5. Керівникам відділів і управлінь міської державної адміністрації, головам районних державних адміністрацій забезпечувати належне зберігання документів підприємств, установ та організацій і передачу їх до Державного архіву м. Києва в установленому порядку.

6. Вважати таким, що втратив чинність п.1 рішення виконкому міськради від 18.05.90 N 470 "Про затвердження положення про Державних архів м. Києва".

7. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника голови Київської міської державної адміністрації Ромашка В.І.

Голова О.Омельченко

Затверджено
розпорядженням
Київської міської
державної адміністрації
від 30.01.2001 N 141

Першочергові заходи
щодо зміцнення матеріально-технічної бази Державного архіву м. Києва

Заступник голови В.Ромашко

Затверджено
розпорядженням
Київської міської
державної адміністрації
від 30.01.2001 N 141

Положення
про Державний архів м. Києва

1. Державний архів м. Києва є місцевим органом виконавчої влади, який здійснює управління архівною справою в м. Києві, та науково-методичним центром з питань архівної справи.

Державний архів м. Києва є структурним підрозділом Київської міської державної адміністрації, що утворюється Київською міською державною адміністрацією і підзвітний та підконтрольний Київській міській державній адміністрації та Держкомархіву.

Державний архів підпорядковується Київській міській державній адміністрації та Державному комітету архівів України.

2. Державний архів у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, розпорядженнями Київської міської державної адміністрації, актами і наказами Держкомархіву, рішеннями Київради, а також цим Положенням.

3. Основними завданнями Державного архіву є:

- реалізація державної політики в галузі архівної справи, координація діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій у питаннях архівної справи і діловодства;

- забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування та використання архівних фондів, колекцій документів Національного архівного фонду місцевого походження;

- ведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства й археографії, впровадження досягнень науки, техніки передового досвіду в діяльність архівних установ;

- забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд і архівні установи.

4. Державний архів відповідно до покладених на нього завдань:

1) організовує і здійснює постійне зберігання, охорону, реставрацію, консервацію:

- документів Національного архівного фонду, що утворилися в процесі діяльності існуючих і тих державних органів, підприємств, установ і організацій, які діяли раніше на сучасній території м. Києва;

- документів особового походження, переданих до Державного архіву в установленому порядку;

- документів, що нагромадилися за час діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, переданих до Державного архіву в установленому порядку;

- службових відомчих видань, що не надходять в установленому порядку до Національного науково-виробничого об'єднання "Книжкова палата України" та бібліотек-депозитаріїв;

- страхового фонду копій особливо цінних документів і унікальних документальних пам'яток, копій документів з історії області, міста, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках;

- облікових документів Державного архіву та архівних довідників (описів, каталогів, картотек, путівників, комп'ютерних дискет тощо), а також друкованих видань та інших матеріалів, що входять до довідково-інформаційного фонду Державного архіву;

2) створює страхові копії та копії фонду користування особливо цінних документів, що зберігаються в Державному архіві, та унікальних документальних пам'яток незалежно від місця зберігання і форм власності на них;

3) здійснює державну реєстрацію документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форм власності на них;

4) веде державний облік документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форм власності на них та подає необхідні відомості Держкомархіву, здійснює контроль за схоронністю, обліком і використанням зазначених документів;

5) організовує роботу, пов'язану з включенням профільних документів до Національного архівного фонду або виключенням документів з нього незалежно від місця зберігання і форм власності на них;

6) організовує роботу щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документальних пам'яток, включення їх до Державного реєстру Національного культурного надбання і обов'язкового страхування;

7) складає списки державних органів, підприємств, установ і організацій-джерел комплектування Державного архіву документами Національного архівного фонду, приймає ці документи на постійне зберігання після закінчення термінів їх тимчасового зберігання в архівних підрозділах зазначених джерел комплектування або в інших місцевих державних архівних установах;

8) проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання в копіях профільних документів, які знаходяться за кордоном;

9) приймає на прохання юридичних осіб і громадян-власників документів Національного архівного фонду ці документи на постійне чи тимчасове зберігання;

10) реалізує переважне право держави на придбання профільних документів у разі їх продажу, контролює збирання на території міста Києва документальних пам'яток, подає до суду заяву про передачу у власність держави архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий;

11) перевіряє роботу архівних підрозділів і ведення діловодства в державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності та підпорядкування;

12) здійснює контроль за складанням та дотриманням номенклатури справ підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та підпорядкування і об'єднань громадян;

13) створює та вдосконалює систему довідкового апарату до документів, здійснює автоматизацію інформаційних процесів;

14) надає користувачам документи і довідковий апарат до них в установленому порядку, інформує про документи, що можуть бути використані державними органами та іншими користувачами;

15) забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;

16) забезпечує видачу архівних довідок, копій документів, а також впровадження інших способів використовування архівних документів для захисту законних прав та інтересів громадян;

17) публікує в установленому порядку документи Національного архівного фонду, видає довідково-інформаційну літературу і посібники з архівної справи та діловодства;

18) дає дозвіл на вивезення з України копій документів, оригінали яких зареєстровані в державному архіві;

19) здійснює науково-методичне керівництво архівними відділами районних державних адміністрацій, міських державних архівів, заслуховує їх керівників;

20) складає зведені плани розвитку архівної справи в місті Києві й забезпечує їх виконання;

21) вживає заходів для вдосконалення мережі державних архівних установ;

22) здійснює в установленому порядку право власності на документи Національного архівного фонду, що зберігаються в державному архіві та належать державі, за дорученням Головархіву контролює дотримання права власності та інші зареєстровані архівні документи;

23) надає допомогу юридичним особам і громадянам, які є власниками документів Національного архівного фонду, в поліпшенні умов зберігання цих документів, у реєстрації та створенні фондів користування;

24) надає в установленому порядку та договірних засадах послуги юридичним особам і громадянам, пов'язані з використанням архівних документів, виконує за рахунок замовника роботи для забезпечення схоронності та впорядкування документів, складання нормативно-методичних посібників з архівної справи і діловодства;

25) бере участь у плануванні капітальних вкладень на будівництво архівних установ, здійснює контроль за ходом і якістю будівельних та ремонтних робіт, ефективним використанням коштів, виділених на зазначені цілі;

26) сприяє залученню фахівців до роботи в архівних установах міста Києва, організовує підвищення кваліфікації;

27) здійснює разом з науковими установами або самостійно наукові дослідження з архіво- і документознавства, архіографії, впроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію з архівної справи та діловодства;

28) організовує вивчення, узагальнення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення і прогресивні методи роботи в архівній справі та діловодстві;

29) організовує своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян щодо діяльності архівних установ міста Києва, вживає заходів до усунення причин, що викликають скарги.

5. Державний архів має право:

- одержувати в установленому порядку від підрозділів Київської міської державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання і впорядкування документів Національного архівного фонду та ведення діловодства, а від місцевих органів державної статистики - безоплатно статистичні дані, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

- давати в межах своїх повноважень підприємствам, установам і організаціям обов'язкові для виконання вказівки щодо роботи їхніх архівів (архівних підрозділів) та ведення діловодства;

- вимагати від власника документів подання їх на експертизу в разі загрози знищення або значного погіршення стану цих документів;

- подавати до суду позов про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх схоронність, права власності на ці документи;

- порушувати в установленому порядку питання про припинення діяльності архівних установ, які не забезпечують схоронність документів Національного архівного фонду або порушують вимоги державної реєстрації цих документів, а також про притягнення до відповідальності посадових осіб і громадян, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи;

- одержувати в дарунок матеріальні цінності та кошти, обмінювати, надавати в користування на договірних засадах або позичати інвентар та інші матеріальні цінності й ресурси, а також списувати їх з балансу в установленому порядку (за винятком архівних і бібліотечних фондів);

- обмежувати в установленому порядку доступ до Національного архівного фонду, що зберігається в державному архіві, встановлювати особливі умови його використання (видавати ліцензії);

- скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до його компетенції;

6. Державний архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими підрозділами міської державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об'єднаннями громадян.

Працівники державного архіву мають право на відвідування за його дорученням чи дорученням Держкомархіву (архівних підрозділів) і діловодних служб підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та підпорядкування, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

7. Державний архів очолює директор, який призначається на посаду і звільняється з посади Київським міським головою за погодженням з Держкомархівом.

Директор має заступника, який за його поданням, погодженням з Держкомархівом призначається на посаду і звільняється з посади Київським міським головою.

8. Директор державного архіву:

- здійснює керівництво діяльністю державного архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на державний архів завдань, визначає ступінь відповідальності свого заступника і керівників структурних підрозділів державного архіву;

- затверджує структуру і штатний розпис державного архіву в межах граничної чисельності та фонду оплати праці працівників;

- затверджує положення про структурні підрозділи і функціональні обов'язки працівників державного архіву;

- видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;

- розпоряджається коштами державного архіву в межах затвердженого кошторису витрат на його утримання;

- призначає на посади і звільнює з посад працівників державного архіву;

- вирішує питання про видачу документів державного архіву, інших документів підприємствам, установам і організаціям у тимчасове користування та про доступ користувачів до роботи над документами.

9. Накази директора державного архіву в разі порушення прав громадян, представницьких органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій можуть бути скасовані Київською міською державною адміністрацією, головою Держкомархіву або оскаржені в судовому порядку.

Накази директора державного архіву, які зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в управлінні юстиції міста Києва.

10. Для погодження вирішення питань, що належать до компетенції державного архіву, в ньому може утворюватися колегія у складі директора державного архіву (голова колегії) та його заступника за посадою, а також інших працівників державного архіву. До складу колегії можуть входить керівники інших підрозділів державної адміністрації.

Склад колегії затверджується Київською міською державною адміністрацією за поданням директора державного архіву.

Рішення колегії проводяться в життя наказами директора державного архіву.

11. Для проведення експертизи цінності документів, визначення складу Національного архівного фонду державний архів створює Експертно-перевірну комісію.

Положення та склад Експертно-перевірної комісії затверджує директор державного архіву на підставі типового положення, затвердженого Держкомархівом.

12. Для розгляду питань ведення науково-дослідної та видавничої роботи в галузі архівної справи та вирішення інших питань відповідно до покладених завдань у державному архіві можуть створюватися постійно діючі й тимчасові ради та комісії.

Склад цих рад і комісій та положення про них затверджує директор державного архіву.

13. Державний архів утримується за рахунок коштів Державного бюджету України.

Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників та видатки на утримання державного архіву затверджує голова Київської міської державної адміністрації.

14. Державний архів є юридичною особою, має самостійний баланс, рахунки в установах банків, печатку із зображенням Державного герба України та своїм найменуванням.

Заступник голови В.Ромашко