МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
18.05.2006 N 188/43/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
22 травня 2006 р. за N 590/12464
Про затвердження Порядку передання відділами
реєстрації актів цивільного стану органам
праці та соціального захисту населення
інформації про громадян, які померли
( Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства
праці та соціальної політики
N 568/2111/5 від 08.12.2008 )
Відповідно до пункту 4 Положення про Єдиний державний автоматизований реєстр осіб, які мають право на пільги, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2003 року N 117, та з метою забезпечення цільового використання бюджетних коштів наказуємо:
1. Затвердити Порядок передання відділами реєстрації актів цивільного стану органам праці та соціального захисту населення інформації про громадян, які померли (додається).
2. Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласним, Київському та Севастопольському міським управлінням юстиції забезпечити передання відділами реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції органам праці та соціального захисту населення районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, а також структурним підрозділам з питань праці та соціального захисту населення виконавчих органів міських рад інформації про громадян, які померли, за встановленою формою.
3. Органам праці та соціального захисту Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя забезпечити приймання та використання зазначеної інформації з дотриманням вимог статті 32 Конституції України ( 254к/96-ВР ) та статті 23 Закону України "Про інформацію" ( 2657-12 ).
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступників Міністра праці та соціальної політики України та Міністра юстиції України відповідно до розподілу обов'язків.
Міністр праці та соціальної політики І.Сахань
Міністр юстиції С.Головатий
Затверджено
Наказ Міністерства праці
та соціальної політики
України,
Міністерства юстиції
України
18.05.2006 N 188/43/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
22 травня 2006 р. за N 590/12464
Порядок
передання відділами реєстрації актів цивільного
стану органам праці та соціального захисту
населення інформації про громадян, які померли
1. Загальні положення
1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до абзацу четвертого пункту 4 Положення про Єдиний державний автоматизований реєстр осіб, які мають право на пільги, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2003 року N 117, та з метою цільового використання бюджетних коштів.
1.2. Порядок установлює механізм передання відділами реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції (далі - відділи реєстрації актів цивільного стану) інформації про громадян, які померли, управлінням праці та соціального захисту населення районних, районних у містах Києві та Севастополі держадміністрацій, а також структурним підрозділам з питань праці та соціального захисту населення виконавчих органів міських рад (далі - органи праці та соціального захисту населення) за місцезнаходженням актових записів про смерть.
2. Передача інформації про громадян, які померли
2.1. Відділи реєстрації актів цивільного стану передають інформацію про громадян, які померли, у вигляді Повідомлення про громадян, які померли за відповідний період, для зняття з обліку в Єдиному державному автоматизованому реєстрі осіб, які мають право на пільги (далі - Повідомлення) (додаток 1) та у вигляді файла даних на електронних носіях інформації (дискетах) за структурою, визначеною у розділі 4 цього Порядку, та його друкованої копії.
2.2. Передання інформації відділами реєстрації актів цивільного стану про громадян, які померли, здійснюється щомісяця, але не пізніше 10 числа місяця, що настає за звітним.
2.3. Дані про громадян, що зазначаються в Повідомленні, повинні відповідати відомостям, що містяться в актових записах про смерть.
2.4. Дані Повідомлення, оформлені згідно з цим Порядком, є підставою для внесення органами праці та соціального захисту населення змін до виплатних документів одержувачів соціальної допомоги і житлових субсидій та до Єдиного державного автоматизованого реєстру осіб, які мають право на пільги.
2.5. Повідомлення, що надходять до органів праці та соціального захисту населення, реєструються в спеціальному журналі реєстрації Повідомлень про реєстрацію смерті громадян, одержаних від відділів реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції (додаток 2).
2.6. Електронні носії інформації (дискети) після перевірки інформації у файлі даних на достовірність та введення її в базу даних органів праці та соціального захисту населення повертаються відділам реєстрації актів цивільного стану.
3. Заповнення Повідомлення
3.1. Повідомлення заповнюється відділом реєстрації актів цивільного стану друкованим текстом українською мовою.
3.2. У позиції "N" зазначається реєстраційний номер Повідомлення.
3.3. У позиції "дата" зазначається дата реєстрації (число, місяць, рік) Повідомлення.
3.4. У позиціях "код ЄДРПОУ" і "назва відділу реєстрації актів цивільного стану" зазначаються код і назва відділу реєстрації актів цивільного стану, який надає це Повідомлення, відповідно до даних Єдиного державного реєстру підприємств і організацій України (ЄДРПОУ).
3.5. У позиції "Автономна Республіка Крим (область), район, район у місті, місто" зазначається повна назва місцезнаходження відділу реєстрації актів цивільного стану.
3.6. У графі 1 зазначається порядковий номер запису в Повідомленні.
3.7. У графі 2 зазначається стать громадянина літерою "Ч" для чоловіків або літерою "Ж" для жінок.
3.8. У графі 3 зазначаються прізвище, ім'я, по батькові громадянина відповідно до актового запису про смерть.
3.9. У графі 4 зазначається ідентифікаційний номер у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів згідно з даними ідентифікаційної картки фізичної особи - платника податків та інших обов'язкових платежів або довідки про реєстрацію в Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів, що чинні на момент унесення змін, а за відсутності ідентифікаційного номера або документа, що підтверджує ідентифікаційний номер фізичної особи - платника податків та інших обов'язкових платежів, - серія, номер, коли та ким виданий паспорт (паспортний документ) або свідоцтво про народження у разі їх пред'явлення при реєстрації смерті. За відсутності зазначених документів проставляється "-" (прочерк). ( Пункт 3.9 розділу 3 в редакції Наказу Міністерства праці та соціальної політики N 568/2111/5 від 08.12.2008 )
3.10. У графі 5 зазначається адреса зареєстрованого місця проживання громадянина, у разі, якщо вона підтверджується документами, поданими при реєстрації смерті та відповідно до яких згідно з вимогами чинного законодавства вносяться відомості до актового запису про смерть. За відсутності даних про адресу зареєстрованого місця проживання громадянина проставляється "-" (прочерк). ( Розділ 3 доповнено пунктом 3.10 згідно з Наказом Міністерства праці та соціальної політики N 568/2111/5 від 08.12.2008 )
3.11. У графі 6 зазначається дата народження громадянина (число, місяць, рік) відповідно до актового запису про смерть, за відсутності даних про дату народження проставляється "-" прочерк. ( Пункт 3.11 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства праці та соціальної політики N 568/2111/5 від 08.12.2008 )
3.12. У графі 7 зазначається дата смерті громадянина (число, місяць, рік). ( Пункт 3.12 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства праці та соціальної політики N 568/2111/5 від 08.12.2008 )
3.13. У графі 8 зазначається номер актового запису про смерть. ( Пункт 3.13 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства праці та соціальної політики N 568/2111/5 від 08.12.2008 )
4. Опис структури файла даних для відділів
реєстрації актів цивільного стану
4.1. За наявності комп'ютерної техніки у відділах реєстрації актів цивільного стану інформація про померлих громадян передається до органів праці та соціального захисту населення у вигляді DBF файла з іменем - NNNNNNNN.CMM,
де NNNNNNNN - код відділу реєстрації актів цивільного стану згідно з ЄДРПОУ;
C - літера "C" - постійний код для даних з форми;
MM - номер місяця (01-12).
4.2. Структура файла даних відділами реєстрації актів цивільного стану надається за Таблицею структури файла даних (додаток 3).
Директор Департаменту державного
соціального захисту населення В.Мущинін
Начальник Управління у справах
цивільного стану громадян В.Кунда
Додаток 1
до пункту 2.1 Порядку
передання відділами
реєстрації актів цивільного
стану органам праці
та соціального захисту
населення інформації
про громадян, які померли
N________
________
(дата)
ПОВІДОМЛЕННЯ
про громадян, які померли за __________ 20__ р.,
(місяць)
для зняття з обліку в Єдиному державному
автоматизованому реєстрі осіб,
які мають право на пільги
______________
(код ЄДРПОУ)
_______________________________ _________________________________
(назва відділу реєстрації (Автономна Республіка Крим
актів цивільного стану) (область), район, район у місті,
місто)
-----------------------------------------------------------------------------
| N |Стать| Прізвище, ім'я, |Ідентифіка-|Адреса |Дата | Дата |Номер |
|з/п | Ч/Ж | по батькові | ційний |зареєстро-|народже-|смерті |акто- |
| | | громадянина | номер або |ваного |ння |(число |вого |
| | | | серія, |місця |(число, |місяць,|запису|
| | | |номер, коли|проживання|місяць, | рік) | |
| | | | та ким | | рік) | | |
| | | | виданий | | | | |
| | | | паспорт | | | | |
| | | |(паспортний| | | | |
| | | | документ) | | | | |
| | | | або | | | | |
| | | | свідоцтво | | | | |
| | | | про | | | | |
| | | | народження| | | | |
|----+-----+-----------------+-----------+----------+--------+-------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
-----------------------------------------------------------------------------
Усього громадян ______________ Усього аркушів _____________
__________/________________________________/__________________
(дата) (підпис відповідальної особи) (прізвище)
М.П.
__________/________________________________/__________________
(дата) (підпис керівника) (прізвище)
( Додаток 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства праці та соціальної політики N 568/2111/5 від 08.12.2008 )
Директор Департаменту державного
соціального захисту населення В.Мущинін
Начальник Управління у справах
цивільного стану громадян В.Кунда
Додаток 2
до пункту 2.5 Порядку
передання відділами
реєстрації актів
цивільного стану органам
праці та соціального
захисту населення інформації
про громадян, які померли
____________________________
(УПСЗН районної
державної адміністрації,
міськвиконкому)
ЖУРНАЛ
реєстрації Повідомлень про реєстрацію смерті
громадян, одержаних від відділів реєстрації актів
цивільного стану районних, районних у містах,
міських (міст обласного значення),
міськрайонних управлінь юстиції
Розпочато __________________
Закінчено __________________
------------------------------------------------------------------
| N | Вхідний | За |Кореспон-| Номер |Усього|Місцезнаходжен-|
|з/п| номер |період| дент | і дата | арку | ня документа |
| | та дата | | |вихідного| шів | |
| |надходжен-| | |документа| | |
| | ня | | | | | |
| |документа | | | | | |
|---+----------+------+---------+---------+------+---------------|
| | | | | | | |
|---+----------+------+---------+---------+------+---------------|
| | | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Директор Департаменту державного
соціального захисту населення В.Мущинін
Начальник Управління у справах
цивільного стану громадян В.Кунда
Додаток 3
до пункту 4.2 Порядку
передання відділами
реєстрації актів
цивільного стану органам
праці та соціального
захисту населення інформації
про громадян, які померли
ТАБЛИЦЯ
структури файла даних
------------------------------------------------------------------
|Назва |Формат |Значення реквізиту |
|реквізиту |реквізиту | |
|--------------+--------------+----------------------------------|
|D_FORM |d |дата подання інформації |
|--------------+--------------+----------------------------------|
|D_PERIOD |n(4) |ммрр (мм-номер місяця, рр-дві |
| | |останні цифри року) |
|--------------+--------------+----------------------------------|
|C_OKPO |c(8) |код відділу реєстрації актів |
| | |цивільного стану |
|--------------+--------------+----------------------------------|
|REG |c(42) |область |
|--------------+--------------+----------------------------------|
|DIST |c(55) |район |
|--------------+--------------+----------------------------------|
|POL |n(1) |стать (1 - жінка, 2 - чоловік) |
|--------------+--------------+----------------------------------|
|FULLNAME |c(30) |прізвище |
|--------------+--------------+----------------------------------|
|NAME |c(15) |ім'я |
|--------------+--------------+----------------------------------|
|FULLOT |c(20) |по батькові |
|--------------+--------------+----------------------------------|
|TIN |c(10) |ідентифікаційний номер або серія |
| | |та номер паспорта (паспортного |
| | |документа) або свідоцтва про |
| | |народження |
|--------------+--------------+----------------------------------|
|D_ROG |d(8) |дата народження |
|--------------+--------------+----------------------------------|
|D_REEST |d(8) |дата смерті |
------------------------------------------------------------------
( Додаток 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства праці та соціальної політики N 568/2111/5 від 08.12.2008 )
Директор Департаменту державного
соціального захисту населення В.Мущинін
Начальник Управління у справах
цивільного стану громадян В.Кунда