ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
19.02.2008 N 34
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
12 березня 2008 р. за N 202/14893
(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Міністерства юстиції України
N 2505/5 від 16.08.2016)
Про затвердження Методики
віднесення документів Національного
архівного фонду до унікальних
( Із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного
комітету архівів
N 237 від 25.11.2008 )
Відповідно до статті 14 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ) та Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004, наказую:
1. Затвердити Методику віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, що додається.
2. Відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду управління формування та зберігання Національного архівного фонду (Кисельова Л.А.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.
3. Наказ набирає чинності через 10 днів після державної реєстрації в Міністерстві юстиції України.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України К.Є.Новохатського.
Голова Державного комітету О.П.Гінзбург
Погоджено:
Міністр культури і туризму України В.В.Вовкун
Затверджено
Наказ Державного комітету
архівів України
19.02.2008 N 34
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
12 березня 2008 р. за N 202/14893
Методика
віднесення документів Національного
архівного фонду до унікальних
I. Загальні положення
1.1. Внесення унікальних документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) до Державного реєстру національного культурного надбання (далі - Державний реєстр) здійснює Державний комітет архівів України (далі - Держкомархів).
1.2. Унікальність документів НАФ визначається експертизою з урахуванням критеріїв, установлених Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004 "Про проведення експертизи цінності документів".
1.3. Загальні засади віднесення документів НАФ до унікальних визначені Порядком віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004 "Про проведення експертизи цінності документів".
1.4. Методика віднесення документів НАФ до унікальних (далі - Методика) призначена для застосування:
Центральною експертно-перевірною комісією Держкомархіву (далі - ЦЕПК);
експертно-перевірними комісіями центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, державного архіву Автономної Республіки Крим, державних архівів областей, міст Києва та Севастополя (далі - ЕПК);
експертними комісіями архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, а також експертними комісіями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій (далі - ЕК);
фондово-закупівельними комісіями музеїв, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі - фондово-закупівельні комісії);
експертно-оцінними комісіями бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі - експертно-оцінні комісії);
працівниками архівів, музеїв, бібліотек, які здійснюють виявлення унікальних документів НАФ та укладення анотованих переліків документів, що можуть бути віднесені до унікальних;
власниками документів або іншими особами, що вповноважені власниками документів здійснювати укладення анотованих переліків документів, що можуть бути віднесені до унікальних;
працівниками Держкомархіву, які здійснюють внесення унікальних документів НАФ до Державного реєстру.
II. Критерії віднесення документів НАФ до унікальних
( Назва розділу II в редакції Наказу Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
2.1. Диференціація критеріїв за характеристиками та умови застосування критеріїв
2.1.1. Критеріями віднесення документів НАФ до унікальних є походження, зміст та зовнішні ознаки документа. Кожний критерій охоплює певний склад характеристик документа, наявність яких є підставою для його віднесення до категорії унікальних.
2.1.2. Характеристиками унікального документа за критеріями є:
походження - функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) у житті суспільства, час створення, місце та історичні умови створення документа;
зміст - значущість інформації, що міститься в документі, вид документа, оригінальність документа;
зовнішні ознаки - форма фіксації та передачі змісту, особливості оформлення документа.
2.1.3. Документ НАФ може бути визнаний унікальним як за одним критерієм, однією характеристикою, так і за сукупністю критеріїв, характеристик. Комплексний характер застосування критеріїв та характеристик зумовлюється їх взаємопов'язаністю та недостатністю у деяких випадках підстав віднесення документів до унікальних за одним критерієм або характеристикою.
2.1.4. Під час обґрунтування унікальності певного документа можна застосовувати додаткові критерії або інші характеристики зазначених вище критеріїв.
2.1.5. Зазначені в Методиці критерії віднесення документів до унікальних застосовують під час виявлення окремих унікальних документів, а також прийняття рішення щодо віднесення до унікальних окремої справи та в цілому архівного фонду, колекції документів.
2.1.6. Зважаючи на віднесення до унікальних за характеристикою "час створення" (підпункт 2.2.2 пункту 2.2) усіх оригіналів документів, створених до XVI ст., інші характеристики застосовують до документів, створених від 1501 року. Унікальність документів, створених від 1501 року, визначається переважно за сукупністю критеріїв, характеристик. Ці документи мають бути тільки оригіналами. ( Підпункт 2.1.6 пункту 2.1 розділу II в редакції Наказу Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
2.1.7. До унікальних можуть бути віднесені архівні фонди, колекції документів, справи, якщо вони повністю складаються з унікальних документів. ( Пункт 2.1 розділу II доповнено підпунктом 2.1.7 згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
2.2. Основні ознаки характеристик унікальних документів НАФ за критеріями
Критерій походження
2.2.1. Функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства.
За цією характеристикою унікальність документа, створеного юридичною чи фізичною особою, визначається масштабами і значенням діяльності цієї особи в системі державного управління, місцевого самоврядування, окупаційної влади, її ролі в економічному, суспільно-політичному, науковому і культурному житті.
Під час експертизи цінності документів, що були створені в результаті діяльності органів державної влади та управління, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об'єднань громадян (релігійних, політичних, творчих тощо), слід ураховувати характеристики часу їх створення та документної інформації. До унікальних можуть бути віднесені найважливіші офіційні документи органів управління Української козацької держави (друга половина XVII ст.), Нової Запорізької Січі (XVIII ст.), Гетьманщини (XVIII ст.), Центральної Ради (1917 р.), Української Держави (1918 р.), Директорії УНР (1918-1920 роки), Західно-української Народної Республіки (1918-1919 роки), Карпатської України (1938-1939 роки), окремі документи центральних органів Компартії України, центральних органів управління УСРР (УРСР) за період 1917-1991 роки. ( Абзац третій підпункту 2.2.1 пункту 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
За сукупністю критеріїв (характеристик) унікальними можуть бути визнані документи розташованих на території України адміністративних, судових, військових та інших установ держав, до складу яких входили українські землі в XVI-XX ст. (Речі Посполитої, Російської імперії, Австрійської імперії, Кримського ханства, Тимчасового уряду Росії, Румунії, Угорщини, Чехословаччини), а також білогвардійських адміністрацій генералів А.Денікіна і П.Врангеля, окупаційних установ Німеччини (1941-1944 роки) та створених ними органів місцевого самоврядування. ( Абзац четвертий підпункту 2.2.1 пункту 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
Унікальними можуть бути організаційні та програмні документи наукових, релігійних, політичних, просвітницьких та інших товариств XIX - першої третини XX ст., що відіграли найважливішу роль у політичному та культурному житті українського народу. ( Абзац п'ятий підпункту 2.2.1 пункту 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
До унікальних можуть належати документи (твори, приватні листи і конверти до них, особові документи, оформлені рукописним способом, тощо), зміст яких власноручно зафіксовано всесвітньо відомими особами. ( Абзац шостий підпункту 2.2.1 пункту 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
Унікальними можуть уважатися рідкісні (в одному чи декількох примірниках копій) кінофонофотодокументи, що є продукцією всесвітньо відомих і/або відомих вітчизняних студій, майстерень, видатних фотографів, режисерів.
2.2.2. Час створення
Документи, створені до XVI ст., представлені в НАФ відносно малочисельною групою порівняно з масивами документів наступних історичних періодів. Зважаючи на цінність документів, створених до XVI ст., як джерел з вітчизняної та світової історії і пам'яток культури, будь-який оригінал такого документа, слід відносити до категорії унікальних. ( Абзац другий підпункту 2.2.2 пункту 2.2 розділу II в редакції Наказу Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
Достатньо високою є імовірність наявності унікальних документів серед документів, створених під час Першої (1914-1918 роки) та Другої (1939-1945 роки) світових воєн, воєнних подій на території України 1917-1920 років, коли мали місце факти масової загибелі писемних та інших видів документів, вивезення їх за межі України. До цієї категорії можуть бути віднесені документи центральних органів управління УСРР (УРСР), центральних органів Компартії України періоду 1917-1941 років, оскільки значна їх частина була знищена у 1941 році.
Унікальними можуть бути перші створені в Україні рукописні картографічні документи, кінофотофонодокументи (XIX - початок XX ст.). ( Абзац четвертий підпункту 2.2.2 пункту 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
2.2.3. Місце та історичні умови створення документів
До унікальних можуть бути віднесені документи, створені за екстремальних обставин (записи, створені в умовах природних катаклізмів, незвичайних природних явищ; передсмертні послання засуджених із в'язниць; записки, листи, щоденники, написані в концтаборах або на засланні; записки перед вирішальними бойовими діями, під час окупації, в облоговому місті; у зоні ліквідації катастрофи на ЧАЕС тощо).
Критерій змісту
2.2.4. Значущість інформації, що міститься в документі
Документ НАФ може бути віднесений до унікальних за такими ознаками документної інформації: ( Абзац другий підпункту 2.2.4 пункту 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
а) зміст документа є унікальним кумулятивним джерелом інформації з вітчизняної історії, розвитку окремих регіонів України, її народів, а також історії інших держав або народів. Це можуть бути рукописи історичних, біографічних творів, мемуарів, щоденників, узагальнювальні управлінські документи органів державної влади та органів місцевого самоврядування, статистичні відомості (зведення), аналітичні огляди соціальної, політичної, економічної ситуації в Україні, її регіонах тощо;
б) зміст документа є описанням чи свідченням принципово нової ситуації або процесів у житті держави, нації, всесвітньо відомих осіб. У цьому разі до унікальних можуть бути віднесені документи вищих органів влади, органів місцевого самоврядування, що встановлюють чи фіксують кардинальні зміни або найзначніші факти в політичному, економічному та культурному житті (початок і хід війни, революційні події, запровадження нових економічних умов, здійснення утисків економічної, культуротворчої діяльності тощо), інші документи (судово-слідчі справи репресованих осіб у 1920-1970-х роках, свідчення учасників чи свідків подій, приватні листи, прокламації, листівки, біфони тощо), пов'язані з українськими національно-визвольними рухами XVI-XIX ст., українськими визвольними змаганнями і повстаннями XX ст. (проти імперських урядів, режимів країн, що інкорпорували українські землі, у 1920-1930-х роках, селян проти радянської колективізації 1920-х років тощо), боротьбою проти німецько-фашистської окупації у 1941-1944 роки та діяльністю ОУН-УПА. Підставою для віднесення до унікальних документів (особливо XX ст.) може стати фіксація в їхньому змісті фактів воєнних злочинів, голодоморів, інших проявів геноциду проти української нації та інших національностей, що населяють територію України. ( Абзац четвертий підпункту 2.2.4 пункту 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
До унікальних можуть бути віднесені документи (переважно до XIX ст.), які фіксують першу згадку про населений пункт, дату його заснування, містять матеріали про створення органів державної влади або органів місцевого самоврядування, найбільш значущих громадських організацій.
Описання чи свідчення принципово нової ситуації в житті всесвітньо відомих осіб, їхньої діяльності може бути зафіксовано в приватних листах, щоденниках, мемуарах, автобіографіях, особистих офіційних документах (паспорти, свідоцтва, витяги з метричних книг, посвідчення), судово-слідчих документах, документах поліційного нагляду тощо. До унікальних можуть бути віднесені фальсифікати публічно-правових та публічно-приватних актів майнового, станового характеру (створені, наприклад, під час нобілітації в Російській імперії української шляхти у дворянство наприкінці XVIII ст.); ( Абзац шостий підпункту 2.2.4 пункту 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
в) зміст документа є оригіналом видатного наукового, дослідно-конструкторського, картографічного, літературно-художнього, публіцистичного, мистецького (музичного, кінематографічного, фотографічного) чи іншого твору, його частини;
г) зміст документа є зображенням і (або) записом голосу всесвітньо відомої чи видатної особи, рідкісним зображенням вже неіснуючої історичної пам'ятки (у разі, коли кінофонофотодокумент відомий в одному чи декількох примірниках);
ґ) зміст документа (описання, аудіовізуальні документи, креслення тощо) відображає унікальне відкриття, зроблене під час польових досліджень (археологічна, етнографічна, археографічна, геологічна документація);
д) наявність у документах маргіналій, резолюцій, підписів всесвітньо відомих осіб. Висновок щодо віднесення до унікальних офіційних документів, що підписані цими особами як посадовими, уключаючи документи колективної творчості (звернення, заяви, рецензії тощо), або які містять їхні резолюції, написи на берегах, має виходити з того, наскільки рідкісними є автографи цих осіб, а також на підставі співвідношення з критерієм походження та значущості інформації цих документів; ( Абзац десятий підпункту 2.2.4 пункту 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
е) офіційні документи з унікальними реквізитами і (або) їхнім розташуванням (формуляром). Зокрема, у разі наявності вислих печаток, рідкісних зображень гербів, а також відсутності аналогів відбитків печаток у документах установ, наукових товариств, релігійних або політичних організацій (XVI-XIX ст.), друкованих бланків документів (XVI - першої половини XIX ст.). ( Абзац одинадцятий підпункту 2.2.4 пункту 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
2.2.5. Вид документа
Ознакою цієї характеристики є найвищий рівень цільової спрямованості документа на забезпечення функціонування держави, суспільства. Це - оригінали таких видів офіційних документів, як конституція, закон, універсал, декрет, указ, декларація. До них також належать найважливіші дипломатичні договори. Для дипломатичних документів додатковою ознакою є можливість бути підставою для вирішення правових питань у міжнародних відносинах.
До унікальних можуть бути віднесені оригінали найважливіших політичних та інших документів, створені керівництвом українських осередків за кордоном, а також підготовлені представниками цих осередків рукописи видатних публіцистичних, наукових, навчальних та інших творів (переважно до другої половини XX ст.). ( Абзац третій підпункту 2.2.5 пункту 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
Унікальними можуть бути офіційні проекти найбільш значущих для життя держави та суспільства документів (зокрема законодавчих, дипломатичних, інших нормативно-правових актів) незалежно від їх прийняття чи відхилення надалі. ( Абзац четвертий підпункту 2.2.5 пункту 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
2.2.6. Оригінальність документа
Ця характеристика є обов'язковою для документів НАФ, що відносяться до категорії унікальних. ( Підпункт 2.2.6 пункту 2.2 розділу II в редакції Наказу Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
Критерій зовнішніх ознак
2.2.7. Форма фіксації та передачі змісту
До унікальних можна віднести документи, зміст яких зафіксовано рідкісним способом (чорнилом або олівцем на тканині; вишиті, наприклад, табірні послання) чи поширеним, зробленим уперше (грамзапис, шоринофонний запис тощо). ( Абзац другий підпункту 2.2.7 пункту 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
( Абзац третій підпункту 2.2.7 пункту 2.2 розділу II виключено на підставі Наказу Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
Підставою віднесення документів до унікальних може бути особлива графіка письмових знаків рукописного документа (переважно документів XVI-XVII ст.). ( Абзац третій підпункту 2.2.7 пункту 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
2.2.8. Особливості оформлення документа
За цією характеристикою до унікальних належать зразки фотофонодокументів з рідкісним носієм, що використовувалися у XIX - першій половині XX ст. (вощені валики, скло). Унікальними можуть також уважатися документи, що мають паперовий носій з філігранями, аналоги яких відсутні, а також окремі пергаментні документи XVI-XIX ст. ( Абзац другий підпункту 2.2.8 пункту 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
Унікальними можна вважати документи, що мають художнє оформлення (малюнки ініціалів, кінцівок, гербів, орнаментів, мініатюри, тиснені шкіряні обкладинки) і (або) оздоби (дорогоцінні метали, коштовне та напівкоштовне каміння, оксамит, шовк, парча тощо).
( Пункт 2.3 розділу II виключено на підставі Наказу Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
III. Організація роботи щодо виявлення
унікальних документів НАФ
3.1. Роботу щодо виявлення унікальних документів НАФ у центральних та галузевих державних архівах, державному архіві Автономної Республіки Крим, державних архівах областей, міст Києва та Севастополя проводять працівники підрозділів, відповідальних за облік архівних документів. В архівному відділі райдержадміністрації, міської ради цю роботу здійснює керівник архівного відділу або спеціально призначений його працівник. В архівних підрозділах установ усіх форм власності і підпорядкування - керівник архівного підрозділу або спеціально призначений його працівник.
Процес виявлення унікальних документів складається з трьох етапів: 1) визначення складу архівних фондів, у яких потенційно можуть зберігатися унікальні документи; 2) аналіз архівних описів і відбір справ; 3) поаркушний перегляд справ.
Виявлення доцільно розпочати з фондів ранніх історичних періодів.
Важливу інформацію можуть надати список фондів, справи фондів та історичні довідки до фондів. Джерелом інформації можуть також слугувати й інші види довідкового апарату, зокрема, систематичний та іменний каталоги, предметно-тематичні картотеки. За результатами цієї роботи укладають список фондів, у яких можуть зберігатися унікальні документи.
Під час аналізування описів вибраних фондів визначають справи для перегляду. Особливу увагу приділяють описам структурних частин фондів, що містять найбільш інформаційно насичені комплекси справ, що відображають основну діяльність фондоутворювача. Визначені для вивчення змісту справи підлягають поаркушному перегляду.
Унікальні документи можуть бути також виявлені в процесі тематичного опрацювання фондів, вивчення довідково-інформаційних видань архіву, укладення архівних довідників, аналізу збірників документів дорадянського і радянського періодів, окремих публікацій документів, наукових статей, написаних за документами архіву, під час описування документів, їхнього розсекречування, виявлення документів для публікації їхньої інформації, виконання запитів тематичного, генеалогічного та соціально-правового характеру.
3.2. Виявлення унікальних документів не здійснюють серед документів НАФ, що містять державну або іншу передбачену законом таємницю або доступ до яких обмежено. Зазначені документи можуть бути внесені до Державного реєстру тільки тоді, коли їх буде розсекречено або буде знято обмеження щодо користування ними та використання їхньої інформації.
3.3. Виявлення унікальних документів НАФ у приватних архівних зібраннях фізичних осіб (за їх згодою) проводиться державною архівною установою під час опрацювання документів зібрання для створення його архівного опису.
3.4. Під час виявлення документів НАФ, що можуть бути віднесені до унікальних, на них (у довільній формі) укладають картки, на підставі яких власник документів або вповноважені ним особи укладають Анотований перелік унікальних документів Національного архівного фонду (додаток 1) (далі - анотований перелік). ( Пункт 3.4 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
IV. Описування унікальних документів
в анотованому переліку
4.1. Кожний унікальний документ описують в анотованому переліку окремою позицією, за окремим номером (графа 1). Графи 2-5 оформлюють відповідно до облікових документів архіву. У графі 3 вказують дані про власника: якщо документ перебуває у приватній власності юридичної особи (кількох юридичних осіб), то зазначають найменування цієї юридичної особи (юридичних осіб); якщо власником є фізична особа, то зазначають прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи.
4.2. Під час складання заголовків письмових унікальних документів (графа 6) зазначають: вид (номінал або жанр) документа (грамота, указ, універсал, постанова, довідка, лист, карта, креслення, наукова стаття тощо), його авторство (повне або загальноприйняте скорочене найменування установи, посада, прізвище, ініціали, а за згодою - ім'я, по батькові особи), кому адресований, короткий зміст. Коли йдеться про акти органу державної влади, що мали офіційне найменування, то його без змін відображають у заголовку. Якщо це аудіовізуальний документ, то зазначають вид цього документа (фотографія, кінофільм, грамзапис тощо) і стислий зміст зафіксованої інформації.
4.3. У графі 8 "Кількість аркушів, їх номери" зазначають загальну кількість аркушів документа, якщо писемний документ є окремою одиницею зберігання, або номери аркушів, якщо він зберігається у справі. У графі 9 "Статус та спосіб виготовлення документа" зазначають, що це оригінал, а також вид документа за способом виготовлення: рукописний, машинописний, друкований поліграфічний тощо. У графі 11 "Фізичний стан" зазначають один з таких ступенів: задовільний, частково задовільний або незадовільний з можливою певною деталізацією щодо матеріального носія (міра пошкодження) та зафіксованої інформації (наприклад - "згасаючий текст"). У графі 12 "Характеристика унікальності" надають стислу характеристику документа, за якою він має бути віднесений до унікального, наприклад, наявність автографа, рідкісного відбитка печатки, рідкісного носія, унікальної інформації щодо діяльності фондоутворювача, з історії краю чи певного історичного періоду тощо. У графі 14 "Відомості про страхування" зазначають найменування і місцезнаходження страхової компанії, номер і дату страхового поліса.
4.4. У підсумковому запису анотованого переліку зазначають загальну кількість окремих документів, які віднесено до унікальних. ( Розділ IV в редакції Наказу Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
V. Порядок подання на розгляд анотованого переліку
5.1. Анотований перелік розглядають і схвалюють комісії з проведення експертизи цінності документів відповідно до їх повноважень. До розгляду питань віднесення документів НАФ до унікальних доцільно залучати як експертів відомих учених-фахівців з відповідної проблематики.
5.2. Власники документів або вповноважені ними особи створюють і надають анотований перелік на розгляд комісій з проведення експертизи цінності на паперовому та електронному (у форматі, визначеному Держкомархівом) носіях у необхідній кількості примірників. ( Пункт 5.2 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
5.2.1. ЕК юридичних осіб (державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій), що перебувають у зоні комплектування державного архіву, Національної академії наук, схвалюють і надають анотований перелік у чотирьох примірниках для схвалення ЕПК державного архіву, Національної академії наук. ( Підпункт 5.2.1 пункту 5.2 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
5.2.2. ЕК юридичних осіб (державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій), що перебувають у зоні комплектування архівного відділу райдержадміністрації, міської ради, схвалюють і надають анотований перелік у п'яти примірниках для схвалення ЕК архівного відділу райдержадміністрації, міської ради. ( Підпункт 5.2.2 пункту 5.2 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
5.2.3. Фондово-закупівельні, експертно-оцінні комісії музеїв, бібліотек, що перебувають у зоні комплектування державного архіву, Національної академії наук, схвалюють анотований перелік документів, що зберігаються у музеї, бібліотеці, і надають його для схвалення у чотирьох примірниках ЕПК державного архіву, Національної академії наук. ( Підпункт 5.2.3 пункту 5.2 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
5.2.4. Фондово-закупівельні, експертно-оцінні комісії музеїв, бібліотек, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу райдержадміністрації, міської ради, схвалюють анотований перелік документів, що зберігаються у музеї, бібліотеці, і надають його для схвалення у п'яти примірниках ЕК архівного відділу райдержадміністрації, міської ради. ( Підпункт 5.2.4 пункту 5.2 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
5.2.5. Анотований перелік документів, які зберігаються у приватному архівному зібранні юридичної або фізичної особи, розглядає ЕПК державного архіву, Національної академії наук (надаються у чотирьох примірниках) або ЕК архівного відділу райдержадміністрації, міської ради (надаються у п'яти примірниках), у межах зони комплектування яких перебуває (або проживає) ця особа. ( Підпункт 5.2.5 пункту 5.2 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
5.2.6. Власник документів (приватного архівного зібрання) може подати анотований перелік на схвалення іншій комісії з проведення експертизи цінності тієї установи, яка уклала облікові документи на документи НАФ приватного архівного зібрання.
5.2.7. ЕК архівного відділу райдержадміністрації, міської ради схвалюють анотований перелік документів, які зберігаються в архівному відділі райдержадміністрації, міської ради, і надають у чотирьох примірниках для схвалення ЕПК. ( Підпункт 5.2.7 пункту 5.2 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
5.2.8. ЕК архівного відділу райдержадміністрації, міської ради схвалюють анотовані переліки документів, надані ЕК юридичних осіб, фондово-закупівельними та експертно-оцінними комісіями, і надають їх у п'яти примірниках для схвалення ЕПК. ( Підпункт 5.2.8 пункту 5.2 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
5.2.9. Анотовані переліки документів, що зберігаються у державному архіві (Інституті архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І.Вернадського), подають на розгляд ЕПК у чотирьох примірниках. ( Підпункт 5.2.9 пункту 5.2 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
5.3. ЕПК розглядає анотовані переліки документів, що зберігаються у державному архіві (Інституті архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І.Вернадського), а також надані ЕК, фондово-закупівельними, експертно-оцінними комісіями. У разі схвалення анотованих переліків надає всі їх примірники на папері та на електронному носії (у форматі, визначеному Держкомархівом) ЦЕПК на погодження. ( Пункт 5.3 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
5.4. Остаточне рішення про визнання документа унікальним та внесення його до Державного реєстру приймається ЦЕПК шляхом погодження анотованих переліків.
5.5. У разі прийняття негативного рішення ЕК архівного відділу райдержадміністрації, міської ради, ЕПК, ЦЕПК повертають анотований перелік відповідній комісії з витягом з протоколу засідання. Повернення переліку, зокрема, може бути через необхідність додаткового обґрунтування щодо віднесення документа до категорії унікальних чи зумовлено думкою членів ЕПК, ЦЕПК щодо неможливості віднесення документа до категорії унікальних. ( Пункт 5.5 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
VI. Унесення унікальних документів до державного
реєстру національного культурного надбання
6.1. Ведення частини Державного реєстру, яка стосується унікальних документів НАФ, здійснює відділ зберігання та обліку НАФ Держкомархіву. На підставі погодженого ЦЕПК анотованого переліку відділ зберігання та обліку НАФ Держкомархіву вносить до зазначеної частини Державного реєстру відомості про унікальні документи. Ведення Державного реєстру здійснюють в електронній та паперовій формах державною мовою за формою, наведеною у додатку 2 "Державний реєстр національного культурного надбання. Унікальні документи Національного архівного фонду". ( Абзац перший пункту 6.1 розділу VI із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
Рубриками Державного реєстру є найменування державних архівних установ, інших установ або приватних власників, що зберігають унікальні архівні документи. Рубрики не нумерують. Рядком нижче найменування власника (назви рубрики) у дужках проставляють дату і номер протоколу засідання ЦЕПК, на якому було погоджено відповідний перелік.
Нумерація позицій у графі 1 ("N за порядком") є валовою. За підсумками кожного календарного року зафіксовують кількість унесених та вилучених (за наявності) документів. У наступному році продовжують нумерацію попереднього року. Вимоги до заповнення інших граф аналогічні вимогам оформлення анотованого переліку (див. розділ IV). Надрукований і підписаний працівником відділу зберігання та обліку НАФ Держкомархіву примірник Державного реєстру за кожний рік зберігають в окремій справі (томах справи). У разі надходження додаткових відомостей щодо створення страхових копій та страхування документів їх уписують у надрукований примірник Державного реєстру і фіксують в електронній версії реєстру. ( Абзац третій пункту 6.1 розділу VI із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
6.2. Юридичні та фізичні особи - власники унікальних документів, унесених до Державного реєстру, за бажанням отримують від державних архівів, що облікували їх документи, довідки про внесення їх документів до Державного реєстру. ( Пункт 6.2 розділу VI із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
Заступник начальника управління - начальник відділу зберігання та обліку
Національного архівного фонду Державного комітету архівів України Л.А.Кисельова
Додаток 1
до Методики віднесення
документів Національного
архівного фонду
до унікальних
Назва установи
АНОТОВАНИЙ ПЕРЕЛІК
унікальних документів Національного
архівного фонду
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N |Номер | Назва |Номер|Номер, |Заголовок |Дата |Кіль- |Статус|Мова |Фізич-|Характеристика|Відо- |Відомості|Примітки|
|з/п|фонду,| фонду, |опису|заголо-|документа |доку- |кість |та | | ний | унікальності |мості |про стра-| |
| |колек-|колекції,| |вок |(анотація)|мента |арку- |спосіб| | стан | |про |хування | |
| | ції | назва | |справи | |(крайні|шів, |ви- | | | |створен-| | |
| | |власника | | | |дати) |їх |готов-| | | |ня стра-| | |
| | | | | | | |номери|лення | | | |хової | | |
| | | | | | | | |доку- | | | |копії | | |
| | | | | | | | |мента | | | | | | |
|---+------+---------+-----+-------+----------+-------+------+------+-----+------+--------------+--------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Разом документів з N _______________________
до N ____________________________________________________________
(цифрами і словами)
Укладач переліку (посада) Особистий підпис Ініціали, прізвище
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Протокол засідання ЦЕПК
ЕК юридичної особи _____________ N ________
(фондово-закупівельної,
експертно-оцінної комісії)
_____________ N _________
СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕК архівного відділу
райдержадміністрації,
міської ради
_____________ N _________
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК
______________ N ________
( Додаток 1 в редакції Наказу Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )
Додаток 2
до Методики віднесення
документів Національного
архівного фонду
до унікальних
ДЕРЖАВНИЙ РЕЄСТР
національного культурного надбання
Унікальні документи Національного архівного фонду
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N |Номер | Назва |Номер|Номер, |Заголовок |Дата |Кіль- |Статус|Мова |Фізич-|Характеристика|Відо- |Відомості|Примітки|
|з/п|фонду,| фонду, |опису|заголо-|документа |доку- |кість |та | | ний | унікальності |мості |про стра-| |
| |колек-|колекції,| |вок |(анотація)|мента |арку- |спо- | | стан | |про |хування | |
| | ції | назва | |справи | |(крайні|шів, |сіб | | | |створен-| | |
| | |власника | | | |дати) |їх |ви- | | | |ня стра-| | |
| | | | | | | |но- |готов-| | | |хової | | |
| | | | | | | |мери |лення | | | |копії | | |
| | | | | | | | |доку- | | | | | | |
| | | | | | | | |мента | | | | | | |
|---+------+---------+-----+-------+----------+-------+------+------+-----+------+--------------+--------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Центральний державний історичний архів України, м. Київ
(дата засідання ЦЕПК, N протоколу)
1. .
2. .
Державний архів Житомирської області
(дата засідання ЦЕПК, N протоколу)
29. .
30. .
Разом документів з N _______________________
до N _____________________________________ внесено у 200____ році
(цифрами і словами)
Вилучено з реєстру документів _______________________
за N ______________ відповідно до рішення ЦЕПК.
Підстава:
протокол засідання ЦЕПК від "___"________200___ року N___
_________________________________________________________________
(посада особи, що веде реєстр)
_________________________________________________________________
(особистий підпис) (ініціали, прізвище)
( Додаток 2 в редакції Наказу Державного комітету архівів N 237 від 25.11.2008 )