КОНСУЛЬТУЄ ДПА УКРАЇНИ

Умови та порядок видачі довіреностей
на одержання товарно-матеріальних цінностей

Зважаючи на зміни, якими було скасовано порядок суворого обліку бланків довіреностей на одержання цінностей, та на запитання, які виникають у підприємств щодо порядку застосування цих бланків, розглянемо деякі аспекти стосовно їх використання.

Умови та порядок видачі довіреностей на одержання товарно-матеріальних цінностей регламентовано Інструкцією № 99, дія якої поширюється на підприємства, установи та організації, їх відділення, філії, інші відокремлені підрозділи та представництва іноземних суб'єктів господарської діяльності.

У яких випадках потрібно оформлювати довіреність на одержання цінностей. Відповідно до п. 3 Інструкції № 99 сировина, матеріали, паливо, запчастини, інвентар, худоба, насіння, добрива, інструмент, товари, основні засоби та інші товарно-матеріальні цінності, а також нематеріальні активи, грошові документи і цінні папери (далі - цінності) відпускаються покупцям або передаються безплатно тільки за довіреністю одержувачів.

Крім того, згідно з роз'ясненнями Мінфіну України за довіреністю одержувачів здійснюється відпуск цінностей, у тому числі на відповідальне зберігання, комісію, зворотної тари і техніки з ремонту (лист № 31-04200-30-5/7021 та п. 14 Інструкції № 99). Порядок відпуску цінностей за довіреністю застосовується також у разі відпуску цінностей у межах договору про спільну діяльність, якщо одержувачами цінностей є підприємства (лист № 053-4154). При цьому відпуск цінностей за готівку, у тому числі бланків довіреностей, не вимагає надання довіреності покупцем (листи № 31-34000-30-27/14518 та № 31-04200-20-10/821).

За довіреністю одержувачів також здійснюється відпуск цінностей, у тому числі акцій, векселів, давальницької сировини на переробку, переробленої з давальницької сировини продукції (лист № 31-04200-20-10/821).

Щодо відпуску цінностей фізичною особою - підприємцем підприємству - юридичній особі, розрахунки за які провадяться у безготівковій формі, а також таких, що передаються безоплатно або за товарообмінними операціями, то він здійснюється за умови надання підприємцю довіреності підприємства (п. 14 Інструкції № 99).

Порядок видачі та оформлення довіреності на одержання цінностей. Видача бланків довіреностей (типова форма № М-2) здійснюється після їх реєстрації у журналі реєстрації довіреностей (типова форма № М-3), який має бути пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою і підписами керівника і головного бухгалтера підприємства. При цьому нумерація виданих протягом року довіреностей є наскрізною (діє протягом року з 1 червня 2008 p.). У 2009 р. наскрізна нумерація виданих довіреностей має розпочинатися з № 1 і відповідати запису в журналі реєстрації довіреностей.

Довіреність на одержання цінностей видається лише особам, які працюють на даному підприємстві. Проте Інструкцією № 99 також допускається видача довіреності особам, які не працюють на даному підприємстві, зокрема, з дозволу керівника підприємства, якщо підприємство, де працює особа, видало їй довіреність на одержання тих самих цінностей і такої самої кількості з цього підприємства. При цьому дозволом на видачу довіреності особі, яка не працює на даному підприємстві, може вважатися підпис керівника підприємства на виданій цій особі довіреності (лист № 31-04200-20-10/821).

Згідно з п. 6 Інструкції № 99 довіреність на одержання цінностей від постачальника за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою або іншим документом, що їх замінює, видається довіреній особі під розписку і реєструється в журналі реєстрації довіреностей.

У разі коли довірена особа повинна одержувати потрібні цінності в одному місці (з одного складу), але за декількома нарядами, рахунками та іншими документами, що їх замінюють, їй може видаватися одна довіреність із зазначенням у ній номерів і дат видачі всіх нарядів, рахунків та інших аналогічних документів або декілька довіреностей, якщо цінності одержуються на різних складах.

При виписуванні довіреності обов'язково зазначаються перелік цінностей, які належить отримати за нею (графа “Найменування цінностей” у бланку довіреності), точна назва, одиниця виміру (натуральні - кг, т, м, шт., м2, м3, комплекти тощо) і кількість (а не вартість) цінностей незалежно від того, ч.и є такі відомості у документах на відпуск (наряді, рахунку, договорі, замовленні, угоді тощо) цінностей (лист № 31-04200-30/23-7454/6784). Незаповнені рядки довіреності прокреслюються.

До видачі довіреностей особи інструктуються про порядок і терміни використання та звітування про використання довіреностей або повернення невикористаної довіреності.

Відповідно до п. 7 Інструкції № 99 забороняється видавати довіреності, які повністю або частково не заповнені, не мають зразків підпису осіб, на ім'я яких вони виписані. Крім того, заповнення довіреності частково друкованим способом (на принтері), частково кульковою ручкою (чорнилом) або різними особами, надання довіреність, що має виправлення й помарки, не підтверджені підписами тих самих осіб, які підписали довіреність, свідчать про недотримання вимог зазначеної Інструкції (лист № 31-34000-30-27/14518).

Хто має право підписувати довіреність на одержання цінностей. Відповідно до п. 5 Інструкції № 99 довіреність підписується керівником та головним бухгалтером підприємства або їх заступниками та особами, які на те уповноважені керівником підприємства. У тих випадках, коли бухгалтерський облік ведеться централізованою бухгалтерією, довіреність на одержання цінностей підписується керівником підприємства та головним бухгалтером централізованої бухгалтерії або їх заступниками та особами, ними на те уповноваженими.

Керівником підприємства затверджується перелік посад, займання яких надає відповідним працівникам право підписувати довіреність на одержання цінностей, та призначається особа, що здійснює виписування та реєстрацію виданих, повернутих та використаних довіреностей. При цьому якщо на підприємстві відсутня посада головного бухгалтера (бухгалтера), керівник підприємства має визначити особу, яка матиме повноваження підписувати довіреність на одержання цінностей та вести реєстрацію таких довіреностей (лист № 31-34000-30-25/7186). Тобто у цьому випадку уповноваженою особою може бути і фізична особа - підприємець (наприклад, аудитор), яка за цивільно-правовим договором підряду надає послуги з ведення бухгалтерського обліку (лист № 31-34000-20-23/20039).

Якщо бухгалтерський облік ведеться безпосередньо керівником (власником) підприємства, довіреність на одержання цінностей підписується керівником (власником) самостійно.

Строк дії довіреності на одержання цінностей. Строк дії довіреності встановлено п. 8 Інструкції № 99 залежно від можливості одержання та вивозу відповідних цінностей за нарядом, рахунком, накладною або іншим документом, що їх замінює, на підставі якого видано довіреність, проте він не повинен перевищувати 10 днів.

Крім того, Інструкцією № 99 також допускається видавати довіреність на одержання цінностей на календарний місяць - у випадку, коли розрахунки за цінності здійснюються у порядку планових платежів або доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями.

При цьому відповідно до роз'яснень, наданих у листі № 31-04200-30-5/7021, для цілей цієї Інструкції під централізовано-кільцевими перевезеннями розуміють перевезення, за якими вантажовідправником (товаровиробником, товаропостачальником тощо) здійснюється систематичне завезення товарно-матеріальних цінностей за узгодженими на певний період параметрами (кількість, асортимент, час тощо) на адресу одного або більше замовників (юридичних осіб або їх відділень, дільниць, філій).

Тобто для того щоб перевезення можна було вважати централізовано-кільцевими, вантажовідправнику необхідно погоджувати з одержувачем графік доставки товарів, кількість і асортимент товару, що доставляється, на певний період. При цьому слід враховувати, що централізовано-кільцеві перевезення допускають не одноразову, а систематичну доставку товару протягом певного періоду, що вимагає укладання договору купівлі-продажу (поставки). Тому в договорі купівлі-продажу (поставки) доцільно зазначити, що доставка товару здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями згідно із затвердженим сторонами графіком (узгоджений графік додається до договору).

Водночас згідно з п. 13 Інструкції № 99 відпуск цінностей при централізовано-кільцевих перевезеннях може здійснюватися без довіреності. Тобто якщо одержувач цінностей за підписом керівника і головного бухгалтера підприємства або інших осіб, уповноважених підписувати довіреності, повідомив постачальника про зразок печатки (штампа), якою матеріально відповідальна особа, що прийматиме цінності, завіряє на супровідних документах (накладній, акті, ордері тощо) свій підпис про одержання цінностей.

Звітування про використання довіреностей на одержання цінностей. Відповідно до п. 10 Інструкції № 99 особа, якій видано довіреність, зобов'язана не пізніше наступного дня після кожного випадку доставки на підприємство одержаних за довіреністю цінностей, незалежно від того, одержані цінності за довіреністю повністю або частково, надати працівнику підприємства, який здійснює виписування та реєстрацію довіреностей, документ про одержання нею цінностей та їх здачу на склад (у комору) або матеріально відповідальній особі.

При цьому невикористані довіреності повинні бути повернуті не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності. Про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності у журналі реєстрації довіреностей робиться позначка про номери документів (накладних, актів тощо) на одержані цінності або про дату повернення довіреності. Повернуті невикористані довіреності гасяться надписом “невикористана” і зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первинних документів. Відповідно до Переліку № 41 довіреності на одержання товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані довіреності) мають зберігатися на підприємствах, в установах та організаціях протягом трьох років.

Також необхідно пам'ятати, що особам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої закінчився, нова довіреність не видається.

Випадки, за яких забороняється відпуск цінностей за довіреністю на одержання цінностей. Згідно з п. 12 Інструкції № 99 забороняється відпускати цінності у випадках:

надання довіреності, виданої з порушенням установленого порядку заповнення або з незаповненими реквізитами;

надання довіреності, яка має виправлення і помарки, що не підтверджені підписами тих самих осіб, які підписали довіреність;

відсутності у довіреної особи зазначеного у довіреності паспорта або іншого документа, що засвідчує довірену особу (документами, що установлюють особу, можна вважати документи, визначені Інструкцією № 20/5 (лист № 31-04200-20-10/821). Згідно з п. 13 цієї Інструкції такими документами є: паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця або документ, що його заміняє, посвідчення водія, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи тощо);

закінчення строку дії довіреності;

одержання повідомлення підприємства - одержувача цінностей про анулювання довіреності.

У разі якщо довірену особу позбавлено права на одержання цінностей за виданою їй довіреністю, строк дії якої ще не минув, довіреність у такої особи вилучається. У разі анулювання довіреності, за якою отримуються цінності частинами або розрахунки за які здійснюються у порядку планових платежів чи доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями, підприємство, що видало довіреність, негайно повідомляє постачальника про анулювання відповідної довіреності. З моменту отримання такого повідомлення відпуск цінностей за анульованою довіреністю припиняється. При цьому відповідальність за відпуск цінностей за анульованими довіреностями несе постачальник.

Порядок відпуску цінностей за довіреністю. Відповідно до п. 13 Інструкції № 99 довіреність незалежно від строку її дії залишається у постачальника при першому відпуску цінностей. У разі відпуску цінностей частинами на кожний частковий відпуск складається накладна (акт приймання-здачі або інший аналогічний документ) із зазначенням на ній номера довіреності та дати її видачі. У цих випадках один примірник накладної (або документа, що її заміняє) передається одержувачу цінностей, а інший - додається до залишеної у постачальника довіреності й використовується для спостереження і контролю за відпуском цінностей згідно з довіреністю, а також для проведення розрахунків з одержувачем.

Після закінчення відпуску цінностей служби, що здійснювали їх відпуск, здають довіреність разом з документами на відпуск останньої партії цінностей працівникам, на яких покладено обов'язки з ведення бухгалтерського обліку.

Відповідальність за дотримання постачальником встановленого порядку відпуску за довіреністю цінностей покладається на посадових осіб підприємства-постачальника, які мають право підписувати первинні документи на відпуск цінностей (п. 15 Інструкції № 99).

Відповідальність за своєчасне та повне оприбуткування одержаних за виданими довіреностями цінностей покладається на посадових осіб, яким надано право підписувати довіреності, а також на особу, яку призначено для виписування і реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей.

Відповідальність за невикористання довіреностей. Згідно із п. 3 ст. 8 Закону № 996-XIV відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого терміну, але не менше ніж три роки, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Таким чином, невиконання вимог Інструкції № 99 матиме наслідком порушення встановленого в Україні порядку ведення бухгалтерського обліку і звітності, що тягне за собою адміністративну відповідальність, встановлену ст. 164-2 КпАП, зокрема до посадових осіб підприємства застосовується адміністративний штраф у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (тобто від 136 до 255 грн.). При встановленні таких порушень повторно протягом року розмір адміністративних стягнень становитиме від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (тобто від 170 до 340 грн.).

Водночас накладати адміністративні стягнення мають право тільки органи державної контрольно-ревізійної служби в Україні (ст. 234-1 КпАП).

Перелік використаних нормативних документів:

Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х (зі змінами та доповненнями, за текстом - КпАП)

Закон України № 996-XIV від 16.07.99 р. “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (зі змінами та доповненнями)

Наказ Мін'юсту України № 20/5 від 03.03.2004 р. “Про затвердження Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України” (зареєстровано в Мін'юсті України 03.03.2004 р. за № 283/8882, зі змінами та доповненнями, за текстом - Інструкція № 20/5)

Наказ Головного архівного управління № 41 при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. “Про затвердження Переліку типових документів” (зареєстровано в Мін'юсті України 17.09.98 р. за № 576/3016, зі змінами та доповненнями, за текстом - Перелік № 41)

Наказ Мінфіну України № 99 від 16.05.96 р. “Про затвердження Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей” (зареєстровано в Мін'юсті України 12,06.96 р. за № 293/1318, зі змінами та доповненнями, за текстом - Інструкція № 99)

Лист Мінфіну України № 053-4154 від 06.11.2000 р. “Про порядок відпуску цінностей за довіреністю”

Лист Мінфіну України № 31-04200-20-10/821 від 19.01.2005 р. “Щодо використання довіреностей”

Лист Мінфіну України № 31-04200-30-5/7021 від 09.12.2003 р. “Щодо застосування нормативно-правових документів з бухгалтерського обліку”

Лист Мінфіну України № 31-04200-30/23-7454/6784 від 29.08.2005 р. “Щодо оформлення довіреностей”

Лист Мінфіну України № 31-34000-20-23/20039 від 26.09.2006 р. “Щодо організації бухгалтерського обліку і забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій в первинних документах”

Лист Мінфіну України № 31-34000-30-25/7186 від 07.04.2006 р. “Щодо оформлення довіреності”

Лист Мінфіну України № 31-34000-30-27/14518 від 17.07.2007 р. “Щодо застосування в бухгалтерському обліку норм чинного законодавства”

Оксана СКІЧКО

“Вісник податкової служби України” № 40 жовтень 2008
Передплатні індекси –
22599 (укр.), 22600 (рос.).