Применяем факсимиле правильно

Факсимиле (от лат. facsimile - сделай подобное) - печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг. Факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой.

Согласно ч. 3 ст. 207 ГК Украины, которая устанавливает требования к письменной форме сделок, использование при совершении сделок факсимильного, воссоздания подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

Согласно п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухучете документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения. Факсимильная подпись должностных лиц может применяться на любых документах (договорах, актах приема-передачи, счетах и т. д.), в случае если между сторонами (контрагентами) имеется письменное соглашение (договор) о согласии на использование факсимильной подписи этих лиц при осуществлении совместной хозяйственной деятельности. Также в договоре должны содержаться образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей. Кроме того, факсимильная подпись должностных лиц по желанию может применяться в хозяйственной деятельности внутри самого предприятия на любых документах (приказах, распоряжениях, договорах и т. д.). Это должно быть оформлено соответствующим образом (приказом руководителя о применении на предприятии факсимиле либо инструкцией, утвержденной руководством, и т. д.).

Действующим законодательством предусмотрены случаи, когда применение факсимиле (факсимильной подписи) не допускается:

1) в соответствии с п. 7 гл. 1 раздела III Инструкции о кассовых операциях, денежные чеки действительны в течение 10 календарных дней со дня их выписки без учета дня выписки. Дата на чеке отмечается так: дата и год цифрами, месяц словом. Денежный чек должен содержать оттиск печати и подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) клиента согласно карточке образцов подписей. Использование факсимиле не допускается;

2) согласно п. 2.8 Инструкции № 22 во время подписания расчетного документа не разрешаются использование факсимиле, а также исправления и заполнение расчетного документа в несколько приемов.

Пунктом 7.20 Инструкции № 22 предусмотрено, что “Банк-эмитент может отказаться от оплаты чека, если чек или реестр чеков заполнен с нарушением требований этой главы либо есть исправление, вместо подписи стоит факсимиле”;

3) в соответствии с п. 1.6 Положения № 82 платежные поручения в иностранной валюте или банковских металлах, заявления о купле или продаже иностранной валюты или банковских металлов выписываются не менее чем в двух экземплярах с использованием технических средств или заполняются от руки ручкой с черными или синими чернилами и обязательно должны быть засвидетельствованы подписями ответственных лиц и оттиском печати клиента (кроме физических лиц, ее не имеющих) на первом экземпляре. Во время подписания не позволяется использовать факсимиле, а также делать какие-либо исправления;

4) в соответствии с п. 2.2 Положения № 577 в случае расчетов платежными поручениями плательщик выписывает платежное поручение не менее чем в трех экземплярах с использованием технических средств или заполняет собственноручно шариковой ручкой. Первый экземпляр платежного поручения удостоверяется подписями ответственных лиц и оттиском печати клиента (кроме физических лиц, ее не имеющих). Не разрешается использовать факсимиле вместо подписей, а также делать на документах какие-либо исправления.

Согласно п. 6 Приказа № 17 пломбиаторы, факсимиле, штемпели, бракеровочные штампы и клейма, металлические печати для опечатывания шкафов, штампы бирок на продукцию с указанием грузоотправителя, штампы для входящей и исходящей почты, инвентарные штампы для библиотек и т.п. - изготавливаются штемпельно-граверными мастерскими (участками) без разрешений органов внутренних дел, но обязательно по обращениям центральных органов исполнительной власти, других юридических лиц, независимо от формы собственности, и физических лиц, для которых предназначаются эти изделия. Ниже приведены образцы ходатайства на изготовление факсимиле, приказа по предприятию об утверждении инструкции о порядке использования факсимиле и инструкции.

Образец

_________________
Директора ОАО “Арго”
Фоменко Т.Е.,
ул. Иванова,15
г. Харьков, 61005

Обращение

Прошу Вас изготовить факсимиле моей подписи для дальнейшего использования его в хозяйственной деятельности предприятия.

Директор ОАО “Арго”__________________Фоменко Т.В.

ОАО “Арго” Образец

ПРИКАЗ №125

г. Харьков 15 февраля 2008 г.

“Об утверждении Инструкции о порядке использования на предприятии факсимиле директора при оформлении первичных документов”.

Для правильности применения и использования на предприятии факсимиле директора при оформлении первичных документов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию о порядке использования на предприятии факсимиле директора при оформлении первичных документов. При использовании факсимиле сотрудникам предприятия неукоснительно руководствоваться требованиями указанной Инструкции.

Срок - постоянно.

Ответственные - сотрудники.

2. Факсимиле директора выдается офис-менеджеру Потапенко Т.И. для использования в целях обеспечения хозяйственной деятельности предприятия.

Срок - в течении пяти дней с момента изготовления.

Ответственный - Потапенко Т.И.

3. Обеспечение изготовления факсимиле поручить офис-менеджеру Потапенко Т.И.

Срок - в течении пяти календарных дней с момента ознакомления с настоящим приказом.

Ответственный - Потапенко Т.И.

4. Офис-менеджер Потапенко Т.И. является ответственным за целевое использование и сохранность факсимиле директора. Запретить офис-менеджеру (Потапенко Т.И.) передавать вверенное факсимиле третьим лицам.

Срок - постоянно с момента получения до сдачи.

Ответственный - Потапенко Т.И.

5. Дополнить уже заключенные и действующие между предприятием и контрагентами договоры о возможности использовать факсимиле, предусмотренные Инструкцией, указанной в п. 1 настоящего приказа.

Срок - до 01.03. 2008.

Ответственный - Потапенко Т.И.

6. Периодически осуществлять выборочную проверку издаваемых предприятием документов на предмет правильности применения факсимиле директора.

Срок - постоянно.

Контроль исполнения оставляю за собой.

Приложение: Инструкция о порядке использования на предприятии факсимиле директора при оформлении первичных документов на 1 листе.

Директор ______________________ Фоменко Т.В.

ОАО “Арго” Образец

УТВЕРЖДЕНО
Приказом № 125 от 15.02.2008

Инструкция
о порядке использования на предприятии факсимиле директора
при оформлении первичных документов

Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения и использования на предприятии факсимиле директора в ходе осуществления хозяйственной деятельности предприятия.

2. Настоящая Инструкция обязательна для исполнения должностными лицами, которым в соответствии с приказом выдается факсимиле директора для использования, в хозяйственной деятельности предприятия.

Применение факсимиле директора, порядок
оформления документов с его использованием

3. Факсимиле директора может использоваться только на:

3.1 - счетах, выписанных предприятием на оплату отгруженного клиентам товара;

3.2 - актах приема-передачи, подписываемых предприятием с клиентами во исполнение обязательств по заключенным договорам;

3.3 - расходных накладных на отпуск товара в адрес получателей;

3.4 - командировочных удостоверениях;

3.5 - внутренних приказах по предприятию.

4. Применение факсимиле директора на документах, указанных в пп. 3.1 и 3.2 Инструкции, допускается только при условии, если возможность такого применения предусмотрена в соответствующих договорах.

5. При оформлении расходных накладных на отпуск товара контрагентам предприятия с использованием факсимиле директора распорядитель факсимиле должен удостовериться, что оттиск факсимиле отображает подпись директора, кроме того, в левом или правом нижнем углу указывает свою должность, фамилию и ставит подпись.

При оформлении расходной накладной на отпуск товароматериальных ценностей контрагентам уполномоченное лицо должно потребовать от представителя контрагента оригинал доверенности, который изымается у представителя и передается в бухгалтерию для учета.

Прежде чем произвести выдачу товара представителю контрагента, проверяется его личность на соответствие данным, указанным в доверенности на получение товароматериальных ценностей, а также сверяются количество и наименование товароматериальных ценностей, предполагаемых к выдаче (получению контрагентом). После проверки наличия на складе товароматериальных ценностей, необходимых для выдачи контрагенту, составляется расходная накладная.

Расходная накладная, кроме оттиска факсимиле и печати предприятия, в случае необходимости последних, должна содержать: название документа; дату и место составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единицы измерения хозяйственной операции; должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за оформление накладной и передачу товароматериальных ценностей, а также личную подпись последнего.

6. Применение факсимиле на документах, не предусмотренных настоящей Инструкцией, запрещается.

7. Применение факсимиле на документах, указанных в п. 1 Инструкции, может осуществляться также в отсутствие на предприятии директора и/или иного должностного лица (по болезни, в командировке, в отпуске и т. д.).

8. Факсимиле передается для использования должностному лицу предприятия, назначаемому в соответствии с приказом. Вышеупомянутое лицо является ответственным за сохранность и целевое использование факсимиле.

9. Факсимиле передается под роспись, о чем делается соответствующая отметка в журнале приема-передачи факсимиле.

Список использованных документов

ГК Украины - Гражданский кодекс Украины

Положение о документальном обеспечении записей в бухучете - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88

Инструкция о кассовых операциях - Инструкция о кассовых операциях в банках Украины, утвержденная постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. № 337

Инструкция № 22 - Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22

Положение № 82 - Положение об оформлении и исполнении документов на перечисление, зачисление, куплю-продажу иностранной валюты или банковских металлов, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.03.2003 г. № 82

Положение № 577 - Положение о порядке осуществления безналичных расчетов в национальной денежной единице Украины в особый период, утвержденное постановлением Правления НБУ от 23.12.2003 г. № 577

Приказ № 17 - Приказ МВД Украины от 11.01.1999 г. № 17 “Об утверждении условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов”

“Экспресс анализ законодательных и нормативных актов”, № 41 (667),
13 октября 2008 г.
Подписной индекс 40783