ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
24.11.2005 N 139
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
9 грудня 2005 р. за N 1473/11753
(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Міністерства юстиції України
N 2438/5 від 19.11.2013)
Про затвердження Порядку користування
документами Національного архівного
фонду України, що належать державі,
територіальним громадам
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами
Державного комітету архівів
N 90 від 08.06.2007
N 133 від 26.06.2008 )
У зв'язку із Розпорядженням Президента України "Про невідкладні заходи щодо збереження національних архівних цінностей України" від 13 квітня 2005 року N 957/2005-рп наказую:
1. Затвердити Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам (додається).
2. Уважати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 8 липня 2003 року N 92 "Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 31 липня 2003 року за N 662/7983.
3. Покласти контроль за виконанням наказу на начальника відділу інформації, використання Національного архівного фонду та міжнародного співробітництва Г.В.Папакіна.
Голова Державного комітету Г.В.Боряк
Затверджено
Наказ Державного комітету
архівів України
24.11.2005 N 139
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
9 грудня 2005 р. за N 1473/11753
Порядок
користування документами Національного
архівного фонду України, що належать
державі, територіальним громадам
1. Загальні положення
1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ), "Про інформацію" ( 2657-12 ), "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо посилення протидії незаконному обігу архівних документів" ( 534-16 ) та Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 року N 486 (із змінами), з подальшими змінами і доповненнями. ( Пункт 1.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 90 від 08.06.2007 )
1.2. Державні архівні установи, архівні відділи міських рад (далі - архіви) надають документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), що належать державі, територіальним громадам, для користування фізичним та юридичним особам, створюють для цього відповідний загальнодоступний довідковий апарат, видають архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняють запити фізичних і юридичних осіб; повідомляють про документи, у яких містяться відомості, що можуть бути використані органами державної влади і органами місцевого самоврядування та іншими зацікавленими сторонами; публікують, експонують та в іншій формі популяризують архівні документи, а також виконують інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах НАФ. ( Пункт 1.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 90 від 08.06.2007 )
1.3. Порядок установлює основні вимоги щодо оформлення фізичних і юридичних осіб для роботи в читальних залах (секторах користування документами) архівів, організації доступу до документів НАФ загального користування, що належать державі, територіальним громадам, видавання цих документів працівникам архіву та юридичним особам у тимчасове користування, роботи з цими документами та їх копіювання, а також визначає права та обов'язки користувачів.
1.4. Дія цього Порядку поширюється на центральні державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних державних адміністрацій, архівні відділи міських рад, галузеві державні архіви, архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних установ, підприємств і організацій, а також архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек.
Порядок користування документами НАФ, що належать іншим власникам, визначається власником документів з урахуванням рекомендацій Державного комітету архівів України.
1.5. Відвідування користувачами читальних залів архівів, ознайомлення з довідковим апаратом і надання фізичним особам для користування документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, відповідно до встановлених у пунктах 3.3, 3.7 цього Порядку нормативів, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюються безоплатно.
1.6. Платні послуги надаються згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 року N 639 (зі змінами).
1.7. Графік роботи читального залу, затверджений наказом керівництва архіву, має відповідати режимові роботи архіву, передбачати можливість праці осіб у суботні дні та вечірні години і регулюватися відповідно до кількості користувачів та частоти відвідувань ними читального залу.
Графік роботи читального залу має бути вивішено у доступному для відвідувачів місці, оприлюднено в інший спосіб (на веб-сайті архіву, у місцевих засобах масової інформації, довідково-інформаційних виданнях архіву тощо).
1.8. Цей Порядок має бути оприлюднений в доступному для відвідувачів місці.
2. Оформлення осіб для користування
документами НАФ у читальних залах (секторах
користування документами) архівів
2.1. Особи, які мають намір користуватися документами НАФ у читальних залах (секторах користування документами) архівів, ознайомлюються з Порядком користування документами архіву і заповнюють заяву-анкету встановленого зразка (додаток 1). Своїм підписом у заяві-анкеті вони засвідчують факт ознайомлення з Порядком та зобов'язання виконувати їх. Неоформлені особи не є користувачами документів НАФ.
2.2. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів НАФ і мають такі самі обов'язки щодо користування ними, як і громадяни України.
2.3. Особи, які провадять наукову роботу згідно з планами наукових установ або виконують службові завдання, разом із заявою-анкетою подають документ, що підтверджує їх повноваження представляти користувача - юридичну особу.
У разі використання інформації, що міститься у документах НАФ або їх копіювання, з комерційною метою архів укладає з користувачем або з особою, яку він представляє, угоду. ( Абзац другий пункту 2.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 133 від 26.06.2008 )
2.4. Дозвіл на роботу користувача в читальному залі дається керівництвом архіву на один рік від часу оформлення.
Якщо користувач працює над заявленою темою понад один рік, то за його заявою керівництво архіву може продовжити строк дії дозволу на роботу за даною темою.
У разі обрання нової теми роботи користувач оформляє нову заяву-анкету.
2.5. Керівництво архіву (або, за його поданням, керівництво Державного комітету архівів України) має право відмовити в дозволі на користування документами НАФ, що зберігаються в архіві, особі, яка грубо порушила цей Порядок (незаконний доступ до документів НАФ, їх псування, знищення, підроблення, приховування, розкрадання, перекручення або фальсифікація відомостей, що містяться в документах, порушення з вини користувача строків повернення документів, наданих у тимчасове користування за межами архіву), незалежно від того, в якому архіві вчинено це порушення.
2.6. На підставі документа, що посвідчує особу, після надання дозволу керівництвом архіву завідувач читального залу або особа, яка виконує його обов'язки, видає користувачеві перепустку до читального залу архіву.
2.7. Працівник читального залу формує на кожного користувача справу, до якої входять його заява-анкета, заяви щодо продовження строків користування документами, копії відмов у доступі до документів та інші документи, що стосуються користування документами НАФ.
3. Організація роботи користувачів у читальних
залах архівів, їх права та обов'язки
3.1. Архіви надають користувачам за темою їх роботи копії документів НАФ з фондів користування, а в разі їх відсутності оригінали документів (справи, кіно-, фоно-, відеодокументи), довідковий апарат (довідники, путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки тощо), а за обґрунтованої потреби й згодою керівництва архіву - облікові документи (справи фондів, реєстри описів фондів).
Користувачі можуть користуватися виданнями, що зберігаються у довідкових бібліотеках архівів.
3.2. Документи НАФ надаються на підставі письмового замовлення встановленого зразка (додаток 2).
3.3. Користувачеві може бути видано щоденно не більше 5 описів, 10 бюксів мікрокопій, 10 справ, які за загальною кількістю аркушів не перевищують однієї тисячі аркушів, 50 кальок науково-технічної документації, 20 одиниць зберігання кінодокументів, звукозаписи, що за загальним обсягом не перевищують трьох годин звучання, відеодокументи, що за загальним обсягом не перевищують чотирьох годин екранного часу.
3.4. Справи та документи, на які в архівах існують фонди користування, видаються до читальних залів архівів лише в копіях.
За наявності фонду користування оригінали документів НАФ з метою забезпечення їх збереженості видаються з дозволу керівництва архіву лише у виняткових випадках - для спеціального джерелознавчого дослідження, що потребує вивчення матеріалу носія інформації, зовнішніх ознак документа тощо.
3.5. Працівники архівосховища зобов'язані здійснювати поаркушне перевіряння одиниць зберігання та справ перед їх видаванням користувачеві, а працівники читального залу - після їх повернення користувачем, що фіксується у замовленні на видавання справ (додаток 2).
3.6. У позаробочий час замовлені користувачем документи НАФ зберігаються у спеціальних шафах, доступ до яких мають лише працівники читального залу.
3.7. Описи, інші нетиражовані архівні довідники видаються користувачам на строк до 5 днів, копії та видання - до одного місяця, оригінали документів НАФ - до 10 днів, оригінали унікальних та особливо цінних документів - до 5 днів.
Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища.
3.8. Якщо користувач не звертається за замовленими документами, то їх повертають до архівосховища після закінчення строку замовлення.
3.9. Збільшення обсягів щоденного видавання документів НАФ користувачеві, продовження строку користування документами та зберігання їх у читальному залі до початку ознайомлення з ними користувача визначаються в кожному конкретному випадку керівництвом архіву, як платна послуга.
3.10. Друковані видання, примірники описів, що містяться в читальних залах архівів, видаються користувачам у день замовлення.
Строк видавання описів, справ, документів не може перевищувати двох робочих днів від часу оформлення замовлення, без урахування дня замовлення.
На прохання користувача за наявності технічної можливості замовлені документи за рішенням керівництва архіву можуть бути видані невідкладно, як платна послуга.
3.11. Справи та документи, що перебувають у незадовільному стані, видаються користувачам лише після проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхових копій. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року з дня замовлення.
3.12. Підставою для відмови у видаванні користувачам документів НАФ можуть бути:
- наявність у документах НАФ інформації, таємниця якої охороняється відповідно до Закону України "Про інформацію" ( 2657-12 );
- установлення фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником особливих умов користування документами;
- необхідність науково-технічного опрацювання, поліпшення фізичного стану, перевіряння наявності документів;
- перебування документів у тимчасовому користуванні за межами архіву.
3.13. Про відмову в доступі до документів НАФ користувачеві повідомляється письмово з вичерпним зазначенням підстав відмови.
3.14. Користувачі документами НАФ мають право:
- отримувати від архівів довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежено;
- отримувати за письмовою згодою керівництва архіву документи або їх копії в тимчасове користування за межами архіву;
- отримувати в працівників архіву консультації про зміст і місцезнаходження документів та щодо документів, які зберігаються в інших архівах;
- виготовляти, у тому числі за допомогою технічних засобів, або отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторських та суміжних прав, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівом;
- публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ з обов'язковим посиланням на місця їх зберігання;
- користуватися з дозволу керівництва архіву технічними засобами, що полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, портативний комп'ютер, диктофон тощо), за умови, що вони не завдають шкоди документам НАФ і не заважають іншим користувачам;
- користуватися за погодженням з керівництвом архіву послугами перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, яких оформлюють як окремих користувачів;
- оскаржувати в порядку підлеглості або в судовому порядку дії посадових осіб архіву, що перешкоджають реалізації законних прав користувачів;
- у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу, будь-яка фізична особа має право вимагати від архівної установи долучення до цих документів письмового обґрунтованого спростування чи доповнення зазначених відомостей. ( Пункт 3.14 доповнено абзацом десятим згідно з Наказом Державного комітету архівів N 90 від 08.06.2007 )
Особи з обмеженими фізичними можливостями мають право безоплатно отримувати додаткові послуги залежно від свого стану, спрямовані на забезпечення користування документами НАФ. ( Пункт 3.14 доповнено абзацом одинадцятим згідно з Наказом Державного комітету архівів N 133 від 26.06.2008 )
3.15. Обов'язки користувачів документів НАФ:
- вчасно інформувати працівників архіву в разі зміни анкетних даних під час роботи в архіві чи користування документами НАФ поза архівом;
- дотримуватися встановленого порядку користування документами НАФ, своєчасно виконувати законні вимоги працівників архіву, запобігати пошкодженню документів, не виносити їх із читального залу, не передавати іншим особам, які не несуть відповідальності за їх зберігання, не робити в них позначок та підкреслювань, не писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах; не заносити до архіву сторонніх архівних документів у будь-якому вигляді (їх копій) та видань без дозволу керівництва архіву; під час роботи з кіно-, відео-, фото-, фонодокументами, електронними документами та мікрокопіями дотримуватися вимог поводження з цими документами та апаратурою; ( Абзац третій пункту 3.15 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 133 від 26.06.2008 )
- забезпечувати збереженість і вчасне повернення документів НАФ, довідкового апарату, видань, наданих їм у користування, негайно інформувати працівників читального залу (керівництво архіву) про виявлені випадки пошкодження чи недостачі документів; ( Абзац четвертий пункту 3.15 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 133 від 26.06.2008 )
- заповнювати аркуш користування архівними документами (додаток 3);
- не допускати перекручень або фальсифікацій використаних відомостей, що містяться в документах НАФ;
- надавати архівам бібліографічну інформацію про видання, у яких використано інформацію архівних документів;
- підтверджувати родинні зв'язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних, або надавати засвідчені нотаріально доручення від замовників генеалогічних досліджень;
- вчасно інформувати працівників архіву про наміри використання документної інформації з комерційною метою.
4. Видавання документів НАФ працівникам архіву
та в тимчасове користування за межами архіву
4.1. Документи НАФ видаються працівникам архіву на їх робочі місця для виконання службових завдань.
Строки видавання документів для архівних робіт обумовлюються планами роботи і встановлюються керівництвом архіву.
Залучення для виконання службових завдань працівниками архіву архівних документів (їх копій) з інших архівних установ чи приватних архівних зібрань здійснюється за письмовим дозволом керівництва.
Працівники архіву, які отримують документи НАФ у користування на робочих місцях, зобов'язані виконувати обов'язки, зазначені у пункті 3.15 цього Порядку. ( Пункт 4.1 доповнено абзацом четвертим згідно з Наказом Державного комітету архівів N 133 від 26.06.2008 )
4.2. В окремих випадках, як виняток, з огляду на особливості використання документної інформації (експонування на виставках, богослужіння, підготовка факсимільних видань, здійснення порівняльного джерелознавчого аналізу, судово-слідчі дії, інтенсивне термінове використання великого обсягу інформації з конкретною виробничою метою тощо) оригінали документів НАФ можуть видаватися юридичним особам у тимчасове користування за межами архіву.
Унікальні документи НАФ у тимчасове користування за межами архіву не видаються. ( Пункт 4.2 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Державного комітету архівів N 133 від 26.06.2008 ) ( Пункт 4.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 133 від 26.06.2008 )
4.3. В офіційному запиті на адресу керівництва архіву користувач обґрунтовує необхідність надання документів НАФ у тимчасове користування, зазначає строк, на який бажано передати документи, а також дає гарантії забезпечення збереженості документів та їх вчасного повернення.
4.4. У разі згоди керівництва архіву на надання документів НАФ у тимчасове користування за межі архіву укладається договір архіву з користувачем. Видавання документів оформлюється актом (додаток 4). ( Пункт 4.4 в редакції Наказу Державного комітету архівів N 133 від 26.06.2008 )
4.5. Документи НАФ видаються для користування поза архівом, як правило, на строк, що не перевищує одного місяця.
Релігійним організаціям документи богослужбового характеру (предмети культу) можуть видаватися у тимчасове користування на строк, що не перевищує одного року, за умови проведення їх грошової оцінки, а також страхування одержувачем. ( Абзац другий пункту 4.5 в редакції Наказу Державного комітету архівів N 133 від 26.06.2008 )
4.6. Продовження встановлених строків перебування документів НАФ у користуванні за межами архіву допускається в особливих випадках з дозволу керівництва архіву лише на підставі письмового звернення довільної форми користувача з поясненням причин необхідності продовження користування виданими документами та підтвердженням працівниками архіву за дорученням керівництва архіву їх наявності і дотримання нормативних умов зберігання.
4.7. Архів має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межами архіву.
5. Організація копіювання документів
на замовлення користувача
5.1. На замовлення користувачів і відповідно до технічних можливостей архіви виготовляють ксерокопії, мікрокопії, фотокопії, цифрові копії документів, а також копії кіно-, відео-, фото-, фонодокументів, які в них зберігаються.
5.2. Замовлення на копіювання документів НАФ оформлюється користувачем на бланку встановленого зразка і передається працівникові читального залу (додаток 5).
5.3. Копіювання архівом документів здійснюється після оплати вартості замовлення.
5.4. Копіювання документів особових фондів та фондів, для яких за розпорядженням фондоутворювача або власника встановлено особливі умови користування, провадиться відповідно до умов, установлених фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або їх правонаступником з урахуванням рекомендацій Держкомархіву.
5.5. Строки та спосіб виготовлення копій визначаються керівництвом архіву за погодженням із замовником з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану документів НАФ, але не можуть перевищувати одного місяця.
5.6. Копіювання фондів, колекцій у повному обсязі здійснюється лише у виняткових випадках, з дозволу керівництва архіву та, у разі потреби, фондоутворювачів.
5.7. Якщо користувач замовляє копії унікальних або особливо цінних документів НАФ за наявності їх мікрокопій або цифрових копій, то вони виготовляються лише з цих копій.
Не приймаються замовлення на копіювання документів НАФ у незадовільному стані або якщо копіювання може спричинити погіршення стану документів.
5.8. Копії документів НАФ, виготовлені на замовлення користувачів, можуть бути видані їм або їх повноважним представникам в архівах або надіслані за вказаною адресою користувача. Поштові витрати відносять на рахунок замовників.
5.9. Винесення з архіву копій документів НАФ, виготовлених користувачем або на його замовлення, оформлюється спеціальною перепусткою за підписом керівництва архіву.
6. Відповідальність за порушення Порядку користування
документами Національного архівного фонду України,
що належать державі, територіальним громадам
6.1. Користувачі, які зазначили в заяві-анкеті неправдиві відомості, своєчасно не повідомили про їх зміну, тимчасово, строком до одного року, позбавляються права працювати в читальному залі архіву та одержувати копії документів НАФ.
6.2. Користувачі, які порушили цей Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам, за рішенням керівництва архіву можуть бути позбавлені права одержувати документи НАФ або їх копії відповідно до пункту 2.5 цього Порядку.
6.3. Спірні питання вирішуються в судовому порядку.
6.4. Особи, винні в порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, несуть відповідальність за статтею 42 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ). ( Пункт 6.4 в редакції Наказу Державного комітету архівів N 90 від 08.06.2007 )
Начальник відділу інформації, використання
Національного архівного фонду та міжнародного
співробітництва Держкомархіву України Г.В.Папакін
Додаток 1
до пункту 2.1 Порядку
користування документами
Національного архівного
фонду України, що належать
державі, територіальним
громадам
Форма заяви-анкети користувача
ДОЗВОЛЯЮ
користування документами НАФ
Керівник архіву
Підпис Розшифрування
підпису
Дата
Найменування архівної установи
АНКЕТА КОРИСТУВАЧА
Прізвище ________________________________________________________
Ім'я ________________________ По батькові _______________________
Рік народження __________________________________________________
Місце роботи, посада ____________________________________________
__________________________________________________________________
Освіта, науковий ступінь, учене звання __________________________
__________________________________________________________________
Мета роботи _____________________________________________________
(підготовка статті, монографії, дисертації тощо)
Використання документної інформації з комерційною метою _________
(так, ні)
Адреса користувача: _____________________________________________
службова ________________________________________________________
____________________________________ N телефону __________________
____________________________________ Факс __________________
____________________________________ E-mail: __________________
місця проживання ________________________________________________
____________________________________ N телефону __________________
Тема роботи, хронологічні межі __________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
З Порядком користування документами архіву ознайомився(лась) і
зобов'язуюсь їх виконувати.
Дата Підпис _____________
Начальник відділу Г.В.Папакін
Додаток 2
до пункту 3.2 Порядку
користування документами
Національного архівного
фонду України, що належать
державі, територіальним
громадам
Форма замовлення на видавання справ
Найменування архівної установи
ЗАМОВЛЕННЯ ДОЗВОЛЯЮ видавання справ
Керівник архіву
__________ N ____________ Підпис Розшифрування
підпису
на видавання справ до Дата
читального залу
Прошу видати ____________________________________________________
(прізвище, ініціали і посада користувача)
для _____________________________________________________________
(мета роботи з документами, хронологічні межі)
такі справи:
------------------------------------------------------------------
|Фонд|Опис N |Справа|Заголовок |Кількість| Підпис | Підпис |
| | | N | справи | аркушів |користу- |співробітника|
| | | | | | вача, | читального |
| | | | | | який | залу, якому |
| | | | | | отримав | користувач |
| | | | | | справи | повернув |
| | | | | | | справи |
|----+-------+------+----------+---------+---------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
Підпис замовника Розшифрування підпису
Дата
Начальник відділу Г.В.Папакін
Додаток 3
до пункту 3.15 Порядку
користування документами
Національного архівного
фонду України, що належать
державі, територіальним
громадам
Форма аркуша користування архівними документами
Найменування архівної установи
АРКУШ КОРИСТУВАННЯ АРХІВНИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Фонд N _______________ Опис N _______________ Справа N __________
Заголовок справи ________________________________________________
__________________________________________________________________
------------------------------------------------------------------
| Дата | Прізвище, | Характер | Номери | Підпис |
|користування| ініціали |користування | аркушів, з |користу- |
| | користувача |(копіювання, |яких зроблені| вача |
| | | перегляд, |копії, витяги| |
| | |витяги тощо) | тощо | |
|------------+-------------+-------------+-------------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Форма аркуша користування кіно-, відеодокументами
Найменування архівної установи
АРКУШ КОРИСТУВАННЯ КІНО-, ВІДЕОДОКУМЕНТАМИ
Одиниця обліку N _________________ Рік виробництва_______________
------------------------------------------------------------------
| Дата |Організація-користу-| Мета | Примітка |
|користування| вач або особа | користування | |
|------------+--------------------+----------------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
------------------------------------------------------------------
Начальник відділу Г.В.Папакін
Додаток 4
до пункту 4.4 Порядку
користування документами
Національного архівного
фонду України, що належать
державі, територіальним
громадам
Найменування архівної установи
АКТ
_____________ N ______________
______________________________
(місце складання)
видавання справ у тимчасове
користування
______________________________
(найменування установи,
______________________________
її поштовий індекс, адреса)
Підстава ________________________________________________________
__________________________________________________________________
З якою метою видаються справи ___________________________________
__________________________________________________________________
Видаються такі справи з фонду ___________________________________
(назва фонду)
------------------------------------------------------------------
| N |Опис N|Справа| Заголовок | Крайні |Кількість|Примітка|
| з/п | | N | справи | дати | аркушів | |
| | | | |документів| справи | |
| | | | | справи | | |
|-----+------+------+--------------+----------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
Разом видаються ________________________________ справ (загальною
(цифрами і літерами)
кількістю аркушів, часом звучання, метражем) на строк ____________
Справи видані в упорядкованому стані, оправлені в обкладинки,
з пронумерованими аркушами й засвідчувальними написами.
Отримувач зобов'язується не надавати справи, отримані в
тимчасове користування, стороннім особам, не видавати на їх
підставі копій, витягів і довідок, не публікувати документи без
дозволу архіву.
Отримувач зобов'язується повернути справи в строк, зазначений
в акті.
Користувача попереджено про відповідальність за порушення
законодавства про НАФ та архівні установи.
Видав справи Отримав справи
____________________________ ____________________________
(назва посади) (назва посади)
Підпис Розшифрування підпису Підпис Розшифрування підпису
Дата Дата
Керівник установи, що видала Керівник установи, що
справи отримала справи
Підпис Розшифрування підпису Підпис Розшифрування підпису
Дата Дата
Печатка Печатка
Справи повернені в повному обсязі та збереженості
Прийняв справи Здав справи
____________________________ ____________________________
(назва посади) (назва посади)
Підпис Розшифрування підпису Підпис Розшифрування підпису
Дата Дата
( Додаток 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 133 від 26.06.2008 )
Начальник відділу Г.В.Папакін
Додаток 5
до пункту 5.2 Порядку
користування документами
Національного архівного
фонду України, що належать
державі, територіальним
громадам
Зразок замовлення на копіювання документів
Найменування архівної установи
ЗАМОВЛЕННЯ ДОЗВОЛЯЮ
копіювання документів
__________ N ___________ Керівник архіву
Підпис Розшифрування
на копіювання документів підпису
Дата
Прошу виготовити копії документів _______________________________
(прізвище, ініціали користувача)
для _____________________________________________________________
(мета роботи з документами, хронологічні межі)
таких справ:
------------------------------------------------------------------
|Номер| Рік | Номер | Номер | Номери |Спосіб | Кіль- |Розмір та|
|фонду| | опису | справи |аркушів*|відтво-|кість**|кількість|
| | | | | | рення |негати-|позитивів|
| | | | | | | вів | |
|-----+-----+-------+---------+--------+-------+-------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|-----+-----+-------+---------+--------+-------+-------+---------|
| | | | | | | | |
|-----+-----+-------+---------+--------+-------+-------+---------|
| | | | | | | | |
|-----+-----+-------+---------+--------+-------+-------+---------|
| | | | | | | | |
------------------------------------------------------------------
---------------
*Слід обов'язково зазначати наявність зворотного боку
аркушів, якщо вони підлягають копіюванню (напр., арк. 1 та зворот
або арк. 4 та зворот). Якщо аркуші справи копіюються підряд, то
потрібно зазначити, з якого до якого аркуша копіювати, не
перераховуючи зворотів (напр., 1-10 та звороти).
** Необхідно підрахувати кількість аркушів, що підлягають
копіюванню, з урахуванням їх зворотного боку.
Найменування та адреса установи, яка оплачує замовлення (особи)
__________________________________________________________________
"___"______________ 200_р. ____________________
(підпис замовника)
Відмітка про оплату вартості замовлення _________________________
"___"________________ 200_р. ____________________
(підпис бухгалтера)
Прийнято на копіювання "___"____________ 200_ р. _________________
(підпис виконавця)
Виконано "___"_____________ 200_р.
Замовлення одержав "___"___________ 200_р. ______________________
(підпис замовника його
повноваженого представника
або працівника архіву, якщо
замовлення надіслане поштою)
Начальник відділу Г.В.Папакін