Надсилаємо правильно і вчасно звітність поштою

Крім часто використовуваних способів подання звітності існує ще один не менш важливий - через послуги пошти. А чому б і ні. У цій статті розглянемо ситуації, які часто виникають у платників податків при використанні послуг пошти. Уточнимо строки подання поширених видів звітності податкової, статистичної та звітності до соцфондів.

Податкова звітність поштою

Загальні вимоги до відправлення податкових декларацій поштою передбачені Законом N 2181. Зокрема, пп. 4.1.7 п. 4.1 ст. 4 Закону N 2181 установлені правила подання поштою до податкової інспекції податкових декларацій. Ці правила стосуються звітних документів, які мають статус податкової декларації.

Згідно з п. 1.11 Закону N 2181 податкова декларація, розрахунок - це документ, що подається платником податків до контролюючого органу у строки, встановлені законодавством, на підставі якого здійснюється нарахування та/або сплата податку, збору (обов'язкових платежів).

Таким чином, податкову звітність, статус якої відповідає податковій декларації, можна надіслати поштою за правилами, встановленими, як уже зазначалося, Законом N 2181. На підставі цього Закону платник податків має право надіслати на адресу податкового органу звітність (декларацію) не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку її подання, визначеного пп. 4.1.4 п. 4.1 ст. 4 Закону N 2181.

Враховуючи встановлені строки подання податкової декларації, платник податків повинен надіслати звітність поштою в такі строки:

- протягом 10-ти календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного (податкового) місяця, - місячну податкову звітність;

- протягом 30-ти календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу (півріччя), - квартальну (піврічну) звітність;

- протягом 50-ти календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного (податкового) року, - річну звітність.

Не можна не відзначити парадокс Закону N 2181. Полягає він у тім, що цей Закон не передбачає перенесення строку відправлення поштою документів, якщо такий строк подання звітності припадає на вихідний або святковий день.

Зазначимо, що декларація вважається поданою у момент вручення її пошті. Дата вручення визначається за датою на поштовому штемпелі. І звичайно, найголовніше - декларація повинна бути надіслана з повідомленням про вручення.

Можливість подання звітності поштою також може бути передбачена і існуючими порядками заповнення та подання тієї чи іншої форми звітності. Але слід зазначити, що не в усіх порядках передбачене подання поштою, тому в цьому вмпадку рекомендуємо обережним платникам податків подавати таку звітність особисто або при поштовому відправленні узгодити свої дії з інспекторами податкових органів. Цю обережність слід застосовувати і при відправленні звітності до фондів соцстрахування, статистичної звітності.

Оформлення відправлення звітних документів

Оформлення відправлення звітних документів передбачено Порядком N 799. Згідно з п. 2 зазначеного Порядку звіти, розрахункові документи і декларації приймаються до відправлення поштовими відділеннями зв'язку листами (посилками, бандеролями). Поштові відправлення здаються до підприємств поштового зв'язку у відкритому вигляді з описом вкладення.

У нижній правій частині поштового відправлення відправником пишеться найменування одержувача (наприклад, податкової інспекції, фонду або органу статистики) та його адреса в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, найменування населеного пункту, району, області. У лівій верхній частині в такому ж порядку, передбаченому для написання адреси одержувача, в .азується найменування відправника та його адреса.

У верхній частині поштового відправлення не забудьте зробити позначку “Звіт”.

Потім необхідно:

- заповнити бланк повідомлення про вручення на своє ім'я або на ім'я особи, якій належить надіслати повідомлення після вручення поштового відправлення;

- скласти опис вкладення поштового відправлення у 2-х примірниках (один примірник - для себе, другий - для пошти) із зазначенням найменування одержувача та його адреси, докладного (поіменного) переліку предметів, загальної вартості вкладення і підписати його.

У свою чергу, працівник поштового зв'язку під час прийняття поштового відправлення перевіряє правильність написання адресатів (одержувача і відправника) у повідомленні про вручення, наявність позначки “Звіт”, звіряє вкладення поштового відправлення з описом, підписує опис та робить на ньому відбиток календарного штемпеля. Після чого один примірник опису працівник пошти вкладає в поштове відправлення, а другий - повертає відправнику.

Підтвердженням відправлення звітності є другий примірник опису і квитанція, яку відправник отримує після запаковування, зважування працівником пошти відправлення та його сплати відправником. Коротше кажучи, опис і квитанція будуть для підприємства підтвердними документами того, які саме форми звітності й у який строк було надіслано до контролюючого органу. Тому зберегти їх - у ваших же інтересах.

Направлення поштою
звітності до фондів
соцстрахування

Крім податкової звітності, суб'єкти господарювання мають право подавати поштою і звітність до Пенсійного фонду та фондів соціального страхування. Подання таких форм звітності “не підкоряється” Закону N 2181, а регулюється окремими нормативно-правовими актами.

Можливість подавати звітність поштою до Пенсійного фонду встановлена абзацом дев'ятим п. 11.11 Інструкції N 21-1. У ньому зазначено, що платники страхових внесків мають право не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку подання документів надіслати їх до органу Пенсійного фонду поштою з повідомленням про вручення.

Аналогічні вимоги щодо подання звітності поштою передбачені для звітів:

- до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності;

- до Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві.

При цьому надсилати таку звітність поштою обов'язково треба з повідомленням про вручення, а оформляти її потрібно відповідно до вимог Порядку N 799, як і податкову звітність.

А от щодо подання поштою звіту до Фонду безробіття в Інструкції N 399 нічого не сказано. Працівники фондів, у принципі, не перешкоджають поданню такої звітності поштою. Адже в жодному законодавчому і нормативному документі прямої заборони на це немає.

Звітність поштою до інших органів

Як відомо, до органів статистики подається величезна кількість різноманітних форм звітності. Зупинимося на найпоширеніших формах, таких, як фінансова звітність.

Згідно з п. 4 Порядку N 419 суб'єкт господарювання має право надіслати фінансову звітність поштою. При цьому датою подання звітності буде вважатися дата отримання адресатом звітності, зазначена на штемпелі підприємства зв'язку, що обслуговує адресата.

Отже, якщо ви бажаєте надіслати фінансову звітність поштою вчасно, у такому випадку необхідно взяти до уваги час перебування її у дорозі, оскільки дата подання для фінансової звітності припадає на дату отримання, а не відправлення.

При відправленні звітності до Фонду соцзахисту інвалідів слід керуватися Порядком N 70, який регламентує подання звітів про зайнятість і працевлаштування інвалідів та інформацію про наявність вільних робочих місць (вакантних посад) для працевлаштування інвалідів.

Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів роботодавці можуть надіслати рекомендованим листом щорічно до 1 березня, за формою N10-ПІ. Таке право для роботодавців передбачено п. 2 Порядку N 70. У разі відправлення звіту поштою датою надходження звіту до відділення Фонду соцзахисту інвалідів вважається дата на поштовому штемпелі, тобто навіть якщо ви надіслати звіт поштою в останній день подання звітності, то звіт подано вчасно.

Звітність загублена чи затрималася у дорозі

У разі втрати, пошкодження поштового відправлення або несвоєчасного його вручення контролюючому органу відповідальність за неподання або несвоєчасне подання податкової декларації несе оператор поштово о зв'язку (пп. 4.1.7 Закону N 2181 та п. 13 Порядку N799). При цьому платник податків звільняється від будь-якої відповідальності за неподання або несвоєчасне подання такої податкової декларації.

Однак це не означає, що декларацію подавати більше не потрібно. Протягом 5-ти робочих днів після отримання повідомлення про втрату або пошкодження поштового відправлення платник зобов'язаний вручити особисто або повторно надіслати до податкового органу:

- другий примірник податкової декларації (пп. 4.1.7 Закону N 2181 та п. 4.15 Порядку N 691);

- документ (краще копію документа), яким підтверджується факт поштового відправлення первинного звіту. Такими документами можуть бути опис з відбитком календарного штемпеля та/або повідомлення про вручення поштового відправлення (п. 4.15 Порядку N 691);

- пояснювальну записку довільної форми (п. 4.15 Порядку N 691).

Також слід пам'ятати, що незалежно від факту затримки або втрати документів, суб'єкт господарювання зобов'язаний сплатити суму податкового зобов'язання, самостійно визначену ним у податковій декларації, у встановлені п. 5.3 Закону N 2181 строки, тобто протягом 10 календарних днів, наступних за останнім днем подання податкової декларації.

Трапляються випадки, коли платник податку не отримує повідомлення про вручення звітності податковому органу, і поштового повідомлення про втрату або пошкодження поштового відправлення теж немає. Відсутність вищеперелічених документів - вже є причиною для стурбованості.

У такому випадку відправник (не очікуючи граничного строку подання звіту) повинен у письмовій формі подати претензію про розшук поштових відправлень із зазначенням виду поштового відправлення, його номера, дати і місця приймання, повної адреси одержувача і відправника, з пред'явленням квитанції або її копії (п. 12 Порядку N 799).

Ну, а якщо справа зайшла дуже далеко - надійшло повідомлення від контролюючого органу про неподання звіту у встановлений строк, без процедури адміністративного оскарження не обійтися.

Платник податків повинен відреа-гувати на отримане податкове повідомлення в такий спосіб: протягом 10-ти календарних днів, наступних за днем його отримання, подати скаргу до податкового органу і розпочати процедуру адміністративного оскарження згідно зі ст. 5 Закону N 2181. До скарги рекомендуємо додати опис з відбитком календарного штемпеля і копію претензії про розшук поштового відправлення (за її наявності).

Аналогічно потрібно діяти і при втраті чи затримці у дорозі звітних документів до фондів соцстрахування або до статистичних органів.

Сподіваємося, що розглянуті вище ситуації допоможуть вам без проблем подати звіт поштою. А зекономлений при цьому час, який ви не будете витрачати на поїздки та простоювання у черзі, зможете використовувати більш раціонально чи замінити більш приємними заходами.

Список використаних документів

Закон N 2181 - Закон України від 21.12.2000 р. N 2181-111 “Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами”

Порядок N 799 - Порядок оформлення поштових відправлень з вкладенням матеріалів звітності, розрахункових документів і декларацій, затверджений постановою КМУ від 28.07.1997 р. N 799

Порядок N 419 - Порядок подання фінансової звітності, затверджений постановою КМУ від 28.02.2000 р. N 419

Порядок N 70 - Порядок подання підприємствами, установами, організаціями та фізичними особами, які використовують найману працю, звітів про зайнятість і працевлаштування інвалідів і інформації, необхідної для організації їх працевлаштування, затверджений постановою КМУ від 31.01.2007р. N70

Порядок N 691 - Порядок прийняття і комп'ютерної обробки звітних документів платників податків до ДНІ районного рівня та СДП. по роботі з ВПП, затверджений наказом ДПАУ від 02.12.2004 р. N 691

Інструкція N 399 - Інструкція про порядок обчислення і сплати внесків на загальнообов'язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття та обліку їх надходження до Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття, затверджена наказом Мінпраці України від 18.12.2000 р. N 339

Інструкція N 21-1 - Інструкція про порядок обчислення і сплати страхувальниками та застрахованими особами внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування до Пенсійного фонду України, затверджена постановою правління Пенсійного фонду України від 19.12.2003 р. N 21-1

“Консультант бухгалтера” N 21 (457) 26 травня 2008 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)