Практика кадрових служб: оформлення та ведення трудових книжок

Основним документом, що містить інформацію про всю трудову діяльність працівника, є трудова книжка. Вона засвідчує наявність трудового стажу у працівника, характер виконуваних ним робіт, причини звільнення.

Крім того, трудова книжка містить додаткові відомості про вік, освіту, професію працівника.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи-підприємця понад 5 днів, а також на позаштатних працівників за умови, що вони підлягають загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню.

На тих, хто працює за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за основним місцем роботи, проте записи відомостей про роботу за сумісництвом до трудової книжки можуть робитися за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом за місцем основної роботи.

При вступі на роботу працівник зобов'язаний надати трудову книжку, оформлену у встановленому порядку. Працівникам, які вперше приступають до роботи, трудову книжку виписують на підприємстві. Для цього необхідно надати такі документи:

- паспорт або свідоцтво про народження;

- диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку;

- військовий квиток (пред'являють військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил);

- довідку про звільнення пред'являють звільнені з місць відбування карного покарання).

Титульний лист заповнюється і підписується особою, відповідальною за видачу трудових книжок, працівник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей, після чого титульний лист засвідчується печаткою підприємства (або печаткою відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагородження і заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання відповідного наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а у разі звільнення - у день звільнення, причому всі записи в трудовій книжці повинні точно відповідати тексту наказу. Записи про звільнення, нагородження і заохочення засвідчуються печаткою.

З кожним записом, занесеним до трудової книжки на підставі наказу, працівник повинен бути ознайомлений під розписку в особистій картці.

До трудової книжки за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів такі записи:

- період служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на осіб, що проходять службу не поширюється законодавство про працю та державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

- період навчання в профтехучилищах та вищих навчальних закладах, перебування в аспірантурі та клінічній ординатурі;

- період догляду за інвалідом 1 групи або дитиною інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який потребує постійного стороннього догляду на підставі висновку медичного закладу, утому числі за старими, що досягли 80-літнього віку;

- період отримання безробітними особами допомоги по безробіттю (інформація вноситься до трудової книжки працівником служби зайнятості).

Наведені записи вносяться до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві.

У разі звільнення працівника, днем звільнення вважається останній день роботи. Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку у день звільнення з внесенням до неї запису про звільнення. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою за зазначеною адресою допускається лише за наявності письмової згоди працівника.

При затримці видачі трудової книжки з вини підприємства працівнику виплачується заробіток за увесь час змушеного прогулу. Днем звільнення в такому випадку вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше зроблений запис про день звільнення визнається недійсним.

До трудової книжки можуть вноситися виправлення. Причини для виправних записів можуть бути такі:

- помилки при заповненні книжки;

- невідповідність наказу (розпорядження) фактично виконуваній роботі (виправний запис здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці);

- незаконне звільнення або переведення на інше місце роботи;

- зміна особистих даних співробітника.

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження і заохочення тощо виправлення робиться власником або уповноваженим ним органом, де був зроблений відповідний запис. Виправлення робляться у такий спосіб:

зазначається порядковий номер, дата, а у графі 3 робиться запис: “Запис під № ...не-дійсний”, далі йде правильне формулювання.... і у графі 4 - підстава правильного запису.

Якщо за час роботи працівника змінюється назва підприємства, про це окремим рядком у графі 3 робиться запис: “Підприємство... з (дата) перейменоване на “....”, у графі 4 вказується підстава перейменування (наказ, розпорядження), його дата і номер.

У разі коли у працівника в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, то вона доповнюється вкладишем. Вкладиш вшивається у трудову книжку, при цьому на її першій сторінці про кожний виданий вкладиш ставиться штамп і зазначаються його серія і номер. Сам вкладиш без трудової книжки недійсний.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його близьким родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу. У трудовій книжці померлого працівника у графі “Відомості про роботу” робиться запис: “Робота припинена у зв'язку зі смертю”, зазначається дата і номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується у встановленому порядку.

Особа, яка загубилатрудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. У цьому випадку працівнику видається нова книжка або вкладиш до неї з написом “Дублікат” у правому верхньому куті першої сторінки.

Якщо працівник до працевлаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки у розділі “Відомості про роботу” у графі 3 робиться запис про загальний стаж його роботи до працевлаштування на це підприємство, який підтверджується відповідними документами. Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення на якому підприємстві, в які проміжки часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Якщо трудова книжка або вкладиш до неї стали непридатними (розмокнули, обгоріли, забруднені, розірвані тощо), то працівнику за останнім місцем роботи видається дублікат. При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться запис: “Замість видано дублікат”.

Трудові книжки та їх дублікати, які не були отримані працівником при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки і дублікати зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення цього строку їх можна знищити у встановленому порядку.

При виписуванні трудової книжки, вкладиша до неї або дубліката з працівника справляється сума її вартості згідно з п. 6.1 Інструкції № 58.

З метою забезпечення схоронності на кожному підприємстві повинен вестися облік бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок.

Для обліку бланків трудових книжок на підприємстві повинна використовуватися така документація, затверджена Наказом № 277:

- Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (форма № П-9);

- Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (форма № П-0).

Книги обліку трудових книжок повинні бути пронумеровані, скріплені підписом керівника і печаткою підприємства.

Бланки трудових книжок і вкладишів зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок. Підприємство зобов'язане постійно мати у наявності необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.

Інструкцією № 291 не передбачений окремий субрахунок для відображення бланків суворого обліку. У зв'язку з цим, логічніше було б відображати їх у складі запасів на субрахунку 209 “Інші матеріали”.

Списання вартості бланків здійснюється за дебетом рахунка 94 “Інші витрати операційної діяльності”, а саме по субрахунках:

- 943 “Собівартість реалізованих виробничих запасів” - трудові книжки, виписані працівникам;

- 949 “Інші витрати операційної діяльності”- зіпсовані бланки.

Одночасно на позабалансовому рахунку 08 “Бланки суворого обліку” ведеться облік наявності та руху бланків суворого обліку і звітності. Аналітичний облік ведеться по кожному бланку і місцям їх зберігання.

Розглянемо бухгалтерський та податковий облік трудових книжок і вкладишів до них на конкретному прикладі.

Приклад. Підприємство “Флора” придбало 10 бланків трудових книжок за ціною 21,00 грн, у т.ч. ПДВ - 3,5 грн, за штуку. Протягом звітного місяця особі, відповідальній за заповнення трудових книжок, було видано у підзвіт 4 бланки трудових книжок.

Відображення операцій з обліку і списання бланків трудових книжок у бухгалтерському та податковому обліку наведено у таблиці.

Список використаних документів

Наказ № 277 - Наказ Міністерства статистики України від 27.10.1995 р. № 277 “Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу”

Інструкція № 58 - Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, в установах і організаціях, затверджена Наказом Мінпраці України та Мінсоцзахисту України, Мін'юсту України від 29.07.1993р. № 58

Інструкція № 291 - Інструкція із застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну України від 30.11.1999 р. № 291

“Консультант бухгалтера” №14 (450) 7 квітня 2008 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)