Использование доверенности при получении ТМЦ: общие
требования и порядок применения

Порядок применения, оформление и срок действия

Порядок применения доверенностей на получение ценностей регулируется Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 16.05,1996 г. № 99 (далее - Инструкция № 99). Согласно п. 2 данной Инструкции сырье, материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструмент, товары, основные средства и другие товарно-материальные ценности, а также нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей.

Согласно п.9 Инструкции № 99 доверенность на получение ТМЦ выдается на срок не более 10 дней. Допускается выдача доверенностей сроком на 1 календарный месяц для получения ценностей, расчеты за которые осуществляются в порядке плановых платежей или доставка которых производится централизованно-кольцевыми перевозками.

Доверенность подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером. Однако п. 5 Инструкции № 99 предусматривает, что право подписи доверенностей имеют также их заместители или работники, уполномоченные на то руководителем предприятия.

При выписке доверенности перечень ценностей, которые следует получить по ней (графа “Наименование ценностей”), приводится обязательно с указанием названия и количества ценностей для получения, независимо от того, есть ли такие данные в документах на отпуск (наряд, счет, договор, заказ, соглашение и др) ценностей. Незаполненные строки доверенностей прочеркиваются.

Доверенность на получение ценностей выдается только работникам предприятия. Исключением является выдача доверенности с разрешения руководителя предприятия другому лицу - при условии, что предприятие, где это лицо работает, выдало ему доверенность на получение тех же самых ценностей и такого же количества с этого предприятия.

Доверенность не выдается лицам, которые не отчитались об использовании доверенности (не предоставили соответствующий документ) или не возвратили неиспользованную доверенность.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после доставки на предприятие ценностей, полученных по доверенности, независимо от того, получены ценности полностью или частично, предоставить работнику, осуществляющему регистрацию доверенностей, документ о получении ценностей и сдаче их на склад или материально ответственному лицу.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены регистратору доверенностей не позднее следующего дня после истечения срока действия доверенности.

Руководитель предприятия назначает работника, который занимается выпиской и регистрацией выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ТМЦ. Журнал, в котором регистрируются доверенности, ведется по форме № М-3. Указанный журнал должен быть постранично пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера.

На лицо, осуществляющее выписку и регистрацию доверенностей, возлагаются также обязанности по проведению инструктажа лица, получающего доверенность (о порядке и сроках ее использования).

Доверенность на получение ценностей у поставщика выдается представителю под роспись в журнале.

Списание и хранение доверенностей

Списание бланков доверенностей осуществляется не реже одного раза в квартал на основании акта, утвержденного руководителем предприятия по форме № М-2а, утвержденной приказом Минстата Украины 21.06.1996 г. № 193.

Согласно ст. 315 Переченя типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.1998 г. № 41, акт должен храниться на предприятии 3 года - при условии завершения проверки контролирующими органами или принятия окончательного решения по делу в случае судебных споров.

Бланки заполненных, но не использованных доверенностей также хранятся 3 года, независимо от завершения проверки контролирующими органами.

Получение ценностей по доверенности

Доверенность при получении ценностей остается у продавца. Если отпуск ценностей осуществляется частями, то доверенность остается у продавца при первом отпуске, а номер и дата выдача доверенности указываются в накладных на все частичные поставки ценностей.

Согласно п. 12 Инструкции № 99 запрещается отпускать ценности, если:

- доверенность выдана с нарушением установленного порядка заполнения или с незаполненными реквизитами;

- доверенность содержит исправления и помарки, не подтвержденные подписями лиц, подписавших доверенность;

- у доверенного лица отсутствует паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

- истек срок действия доверенности;

- получено уведомление от предприятия - получателя ценностей об аннулировании доверенности.

Использование доверенности при получении ТМЦ:
отдельные вопросы

Остановимся более подробно на вопросах, возникающих при использовании доверенностей на получение ценностей.

1) Необходимо ли предоставлять доверенность субъекту предпринимательской деятельности - физическому лицу при получении ценностей от предприятия?

Согласно п. 1 Инструкции № 99 ее действие распространяется на предприятия, учреждения и организации, их отделения, филиалы, другие обособленные подразделения и представительства иностранных субъектов хозяйственной деятельности. Как видим, частные предприниматели в этом перечне отсутствуют.

Разъяснения по поводу этой ситуации содержатся в письме Минфина Украины от 06.11.2000 г. № 053-4154 “О регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получении ценностей”, согласно которому отпуск ценностей физическому лицу не требует представления доверенности, в случае если оно лично получает ценности от предприятия при наличии у него паспорта или другого удостоверяющего его документа и Свидетельства о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности, данные которых (номер, орган и дата выдачи) указываются в первичных документах, которыми предприятие оформляет отпуск ценностей (накладная-требование, товарно-транспортная накладная).

Таким образом, при получении ценностей частным предпринимателем лично при соблюдении вышеуказанных условий доверенность на их получение не нужна.

Если же физическое лицо поручает получить ценности другому лицу, например, работнику, который находится с ним в трудовых отношениях, то, вместе с указанными документами, такое лицо должно представить доверенность, которая оформляется в соответствии с Гражданским кодексом (ГК) Украины с указанием в ней данных о Свидетельстве о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности, или доверенность типовой формы М-2 или М-26, установленной Инструкцией № 99, с подписью и печатью физического лица.

Порядок применения доверенности, оформленной в сответствии с ГК Украины, установлен ст.ст. 244- 250 ГК Украины. Согласно ч. 3 ст. 244 ГК Украины доверенностью явялется письменный документ, выдаваемый одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Форма доверенности (простая или нотариальная) должна соответствовать форме, установленной для заключения этой сделки. Срок действия такой доверенности устанавливается в самой доверенности (ч. 1 ст. 247 ГК Украины). Если срок доверенности не определен, то доверенность сохраняет силу до прекращения ее действия. Основания прекращения представительства по доверенности установлены ст. 248 ГК Украины.

Необходимо обратить внимание, что отпуск ценностей предприятиями по безналичному расчету, бартером или бесплатно осуществляется физическим лицам при условии представления доверенности предприятия.

Порядок отпуска ценностей по доверенности применяется также для отпуска ценностей в рамках договора о совместной деятельности, если получателями ценностей являются предприятия.

2) В каких случаях возможно получение ценностей без доверенности?

Согласно п. 13 Инструкции № 99 при централизованно-кольцевых перевозках ценностей их отпуск поставщиками может осуществляться без доверенности, если получатель ценностей за подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия (или других лиц, уполномоченных подписывать доверенности) уведомил поставщика об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо, принимающее ценности, будет заверять свою подпись на сопроводительных документах о получении ценности (накладная, акт и др.).

Согласно письму Минфина Украины от 05.03.2002 г. № 053-2930 “О применении доверенностей при централизованно-кольцевых перевозках” централизованно-кольцевые перевозки - это перевозки, по которым грузоотправителем (товаропроизводителем и др.) осуществляется систематический завоз товарно-материальных ценностей по согласованным на определенный период параметрам (количество, ассортимент, время и др.) по адресу одного или более заказчиков (юридических лиц или их отделений, участков, филиалов). Однако ввиду отсутствия в нормативных документах толкования понятий “систематический завоз” и “согласование на определенный период” целесообразно будет в договоре указать, что поставка ценностей будет осуществляться централизованно-кольцевым завозом.

В письме от 20.12.2002 г. № 053-29170 “Об отдельных вопросах бухгалтерского учета” указано, что не требуется предоставление доверенности при отпуске товарно-материальных ценностей за наличный расчет. Данные фискального чека содержат дату, название, количество и стоимость покупки для составления подотчетным лицом авансового отчета об использовании наличных средств, полученных этим лицом, на основании которого в бухгалтерском учете проводятся записи о приобретенных товарно-материальных ценностях.

3) Как применять доверенность при железнодорожных перевозках?

Согласно п.6 Правил перевозки грузов, утвержденных Министерством путей сообщения СССР 21.09.1965 г., при получении груза, адресованного предприятию, организации или учреждению, грузополучатель должен представить станции разовую или постоянную доверенность на право получения груза.

Доверенность должна быть подписана руководителем и главным (старшим) бухгалтером предприятия (организации, учреждения) и заверена печатью.

Разовая доверенность выдается на получение груза по определенной накладной и при оформлении выдачи груза станцией прилагается к дорожной ведомости.

Постоянная доверенность выдается на определенный срок и хранится на станции, а у лица, получающего грузы по этой доверенности, должна быть копия доверенности с распиской работника станции, принявшего подлинную доверенность, и календарным штемпелем станции.

Доверенное лицо, получающее груз, обязано по требованию станции предъявить документ, удостоверяющий его личность.

Таким образом, покупатель при получении груза предоставляет доверенность станции назначения. В свою очередь железная дорога выдает грузоотправитею квитанцию о приеме груза, что по сути и заменяет доверенность покупателя.

4) Какая предусмотрена ответственность за невыполнение Инструкции № 99?

В письме Минфина Украины от 31.10.2000 г. № 053-29151 “Об использовании доверенностей частными предпринимателями” указано, что невыполнение требований Инструкции № 99 является нарушением порядка ведения бухгалтерского учета, так как без доверенности не может быть выписан другой первичный документ - накладная, который является разрешением на осуществление хозяйственной операции на отпуск ценностей. Таким образом, не выполнение предприятиями требований Инструкции № 99 приводит к нарушению установленного в Украине порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности, за что ст. 164² Кодекса Украины об административных правонарушениях (КУоАП) предусмотрена ответственность в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан. Однако, согласно ст. 234¹ КУоАП, такой административный штраф могут налагать только органы государственной контрольно-ревизионной службы.

В письме Государственной контрольно-ревизионной службы от 06.11.2002 г. № 13-14/1-710 “ О привлечении к ответственности предприятий (их работников) органами ГКРС” указано, что нарушением порядка ведения бухгалтерского учета является отпуск ценностей без доверенности. Исходя из этого ст. 164² КУоАП может применяться только в отношении поставщика, отпустившего ценности без доверенности.

Решая вопрос о привлечении к ответственности работника за порчу или потерю доверенности необходимо учитывать положения ст. 130 Кодекса законов о труде (КзоТ) Украины, согласно которой на работников не может быть возложена ответственность за ущерб, относящийся к категории нормального производственно-хозяйственного риска (например, бланк испортился во время распечатывания), а также за не полученные предприятием доходы и за ущерб, причиненный работником, находившимся в состоянии крайней необходимости. На практике обычно не наказывают работников за порчу доверенностей во время ее заполнения, а сам бланк проводят как неиспользованный. Однако если имеет место небрежность или умысел, то предприятие имеет право привлечь работника к материальной и дисциплинарной ответственности. Порядок возмещения материального ущерба определен главой IX КЗоТ Украины и Порядком определения размера ущерба от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденным Постановлением КМУ от 22.01.1996 г. № 116 (далее - Порядок № 116). Необходимо различать случаи ограниченной и случаи полной материальной ответственности. Если ущерб был причинен работником по небрежности (например, случайно разорван бланк), то он несет ограниченную материальную ответственность в размере причиненного ущерба, но не свыше своего среднего месячного заработка (ст.133 КЗоТ Украины). В случае умышленной порчи или умышленного уничтожения бланка доверенности (например, исправления реквизита доверенности) действует порядок возмещения, предусмотренный ст.135³ КЗоТ Украины и Порядком № 116. Согласно п.7 этого Порядка размер убытков исчисляется с применением коэффициента 5 к номинальной стоимости, указанной на бланках ценных бумаг и документов строгой отчетности, или к стоимости документов строгой отчетности, установленной законодательством. Номинальная стоимость одного бланка доверенности установлена п. 14 Инструкции № 99 и составляет 1 грн 50 коп.

5) Что делать, если товар отпущен без доверенности?

Проанализировав положения вышеуказанных документов, можно сделать вывод, что в большинстве случаев любое предприятие, которое приобрело у другого предприятия что-либо из перечисленного в п. 2 Инструкции № 99, может получить приобретенное только на основании доверенности на получении ценностей, выдаваемой работнику этого предприятия. Однако на практике встречаются ситуации, когда требования относительно получения ценностей нарушаются. Например, по причине доверия или халатности продавец товара отпускает его без доверенности. В дальнейшем, если покупатель откажется оплатить полученный таким образом товар, продавцу будет непросто доказать свою правоту в суде.

Например, покупатель может отрицать сам факт получения им ценностей, ссылаясь на п. 2 Инструкции № 99, и требовать предоставления доверенности, которая подтверждала бы получение продукции от продавца. Однако в данном случае у продавца все же имеется возможность доказать, что товар был отпущен покупателю.

Согласно ст. 32 Хозяйственного процессуального кодекса Украины доказательствами по делу являются какие-либо фактические данные, на основании которых хозяйственный суд в определенном законом порядке устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, на которых основываются требования и возражения сторон, а также другие обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения хозяйственного спора. Доверенность не является первичным документом, подтверждающим осуществление хозяйственной операции. Она только подтверждает полномочия доверенного лица, при этом без доверенности не может быть выписан первичный документ, подтверждающий осуществление хозяйственной операции. Исходя из этого предприятию-продавцу необходимо представить в суд для подтверждения отпуска товара первичный документ - накладную, которая и будет подтверждать факт осуществления хозяйственной операции. Кроме того, полученные товарно-материальные ценности должны быть оприходованы в бухгалтерском и складском учете. Поэтому необходимо потребовать у покупателя предоставить книгу прихода материальных ценностей и декларацию по НДС по месяцам по спорным, накладным. С помощью указанных документов возможно доказать отпуск товара покупателю, если, конечно, у последнего не было планов относительно мошенничества. А может случиться и так, что лицо, получившее ценности, не только не было уполномочено на то руководителем предприятия-покупателя, но и впоследствии исчезло вместе с полученными ценностями.

Таким образом, ссылка на то, что отгрузка продукции может быть подтверждена только надлежащим образом оформленной предусмотренной Инструкцией № 99 доверенностью, не основывается на требованиях действующего законодательства.

Как видим, доказать свою правоту предприятию-продавцу можно, но это связано с определенными проблемами в процессе осуществления судебных разбирательств. Поэтому наш совет читателю - соблюдайте требования Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей и не отпускайте товар без доверенности.

“Экспресс анализ законодательных и нормативных актов”, № 14 (640), 07 апреля 2008 г.
Подписной индекс 40783