ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
15.01.2003 N 5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
4 лютого 2003 р. за N 88/7409
(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Міністерства юстиції України
N 1829/5 від 28.09.2015)
Про затвердження Положення про створення
і облік копій страхового фонду унікальних
документів, що не є власністю держави
( Із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету
архівів
N 27 від 18.02.2008 )
У зв'язку з прийняттям Закону України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 2888-14 ) та відповідно до Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, наказую: ( Преамбула із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 27 від 18.02.2008 )
1. Затвердити Положення про створення і облік копій страхового фонду унікальних документів, що не є власністю держави (додається).
2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Головархіву України від 2 листопада 1998 р. N 62 "Про затвердження Положення про виготовлення і облік страхових копій унікальних документальних пам'яток, що зберігаються у громадян, які є власниками документів Національного архівного фонду України", зареєстрований в Мін'юсті України 16 листопада 1998 р. за N 727/3167.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ зберігання та обліку Національного архівного фонду Держкомархіву України (Рижкова Г.П.).
Голова Державного комітету Г.В.Боряк
Затверджено
Наказ Державного комітету
архівів України
15.01.2003 N 5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
4 лютого 2003 р. за N 88/7409
Положення
про створення і облік копій
страхового фонду унікальних
документів, що не є власністю держави
1. Це Положення розроблено відповідно до статті 13 і статті 14 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ), Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. N 1004. ( Пункт 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 27 від 18.02.2008 )
2. Дія цього Положення поширюється на архівні установи, що здійснюють повноваження власника, юридичних і фізичних осіб, у власності яких перебувають унікальні документи Національного архівного фонду (далі - власники документів) та уповноважених ними осіб. ( Пункт 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 27 від 18.02.2008 )
3. Власники унікальних документів або уповноважені ними особи зобов'язані створити страховий фонд унікальних документів та фонд користування у вигляді копій. ( Пункт 3 в редакції Наказу Державного комітету архівів N 27 від 18.02.2008 )
4. Власники унікальних документів або уповноважені ними особи надають унікальні документи державним архівним установам з метою створення за рахунок коштів державного бюджету копій для страхового фонду і фонду користування. ( Пункт 4 в редакції Наказу Державного комітету архівів N 27 від 18.02.2008 )
5. Копіювання унікальних документів здійснюють відповідні державні архівні установи, де зазначені документи внесено до Національного архівного фонду. ( Пункт 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 27 від 18.02.2008 )
6. Водночас із копіями страхового фонду унікальних документів державна архівна установа виготовляє обов'язковий комплект копій фонду користування, що залишається у державній архівній установі.
7. Державні архівні установи мають право на користування зазначеними копіями з дозволу власника унікальних документів або уповноваженої ним особи. ( Положення доповнено пунктом 7 згідно з Наказом Державного комітету архівів N 27 від 18.02.2008 )
8. Транспортування унікальних документів до державної архівної установи на копіювання здійснюється за рахунок власників, які повинні забезпечити їх збереженість під час переміщення.
9. Унікальні документи передаються до державних архівних установ для виготовлення копій за актом про тимчасове передавання унікальних документів до державного архіву (додаток). Акт складається в двох примірниках, по одному для кожної сторони.
10. Державна архівна установа, до якої передаються на копіювання унікальні документи, несе відповідальність за збереженість документів із часу їх надходження до часу повернення власнику або уповноваженій ним особі.
11. У разі настання форс-мажорних обставин (стихійне лихо, глобальні пожежі, виробничі аварії, військові дії, інші непереборні сили), якщо вони безпосередньо вплинули на збереженість унікальних документів, державна архівна установа звільняється від відповідальності за повне або часткове пошкодження унікальних документів, а також за своєчасність і якість виконання замовлення.
12. Під час приймання унікальних документів на копіювання перевіряються правильність оформлення акта, відповідність зазначених у ньому документів опису та фактичній наявності, а також їх фізичний стан.
13. У разі виявлення документів, що потребують реставрації, оправлення або консерваційно-профілактичного оброблення, їх власник повинен забезпечити виконання відповідних робіт. Власник документів може замовити виконання цих робіт у державній архівній установі, де зазначені документи внесено до Національного архівного фонду. ( Пункт 13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 27 від 18.02.2008 )
14. Визначені в пункті 13 види робіт виконуються державною архівною установою на договірних засадах на підставі замовлення, поданого власником документів або уповноваженою ним особою.
Форму замовлення визначено Порядком надання державними архівами установами допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, у поліпшенні умов зберігання, реставрації, консервації, створенні страхового фонду і фонду користування документами, затвердженим наказом Держкомархіву України від 25 квітня 2002 р. N 32 і зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28 травня 2002 р. за N 457/6745. ( Пункт 14 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 27 від 18.02.2008 )
15. На замовлення власника документів державна архівна установа може на договірних засадах виготовити для нього копії унікальних документів. Оплата робіт здійснюється відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством.
16. У разі неякісного виконання або невиконання замовлення кошти підлягають обов'язковому поверненню власнику документів.
17. Державні архівні установи можуть також надавати власникам допомогу в реставрації унікальних документів та створенні їх копій в межах виділених асигнувань. Дозвіл на проведення робіт на безоплатній основі дає керівник архівної установи.
18. Копії страхового фонду унікальних документів зберігаються за місцезнаходженням страхового фонду документів державної архівної установи, у якій зазначені документи внесено до Національного архівного фонду. ( Пункт 18 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 27 від 18.02.2008 )
19. Користування копіями унікальних документів здійснюється лише з дозволу власника документів або уповноваженої ним особи.
20. Облік копій страхового фонду і фонду користування унікальними документами здійснює державна архівна установа, що їх зберігає, згідно з чинним законодавством.
Начальник відділу зберігання та обліку
Національного архівного фонду
Держкомархіву України Г.П.Рижкова
Додаток
до пункту 8 Положення
про створення і облік копій
страхового фонду унікальних
документів,що не є власністю
держави
Акт N
про тимчасове передавання
унікальних документів ЗАТВЕРДЖУЮ
до
__________________ Керівник __________________
(назва державної (назва державної
архівної установи) архівної установи)
__________________
(підпис)
" " ____________ р. " " ____________ р.
__________________________ здав, а ___________________ прийняв на
(прізвище власника документів (назва державної
або уповноваженої ним особи, архівної установи)
N документа, що засвідчує
особу власника або уповноважену
ним особу, N реєстраційного
свідоцтва)
тимчасове зберігання такі унікальні документи:
------------------------------------------------------------------
|N | Назва | Дата | Кількість | Фізичний | Примітки|
|з/п| документа | доку- | справ, | стан | |
| | (повна, без | мента | аркушів, | документа | |
| | скорочень) | | кадрів | | |
| | | | негативів, | | |
| | | | позитивів, | | |
| | | | фотовідбитків, | | |
| | | | рулонів та ін. | | |
|---+-------------+-------+----------------+-----------+---------|
| | | | | | |
| | | | | | |
Разом __________________________________________ (справ, аркушів,
(цифрами і літерами)
кадрів негативів, позитивів, фотовідбитків, рулонів).
_________________________________________________ зобов'язується
(назва державної архівної установи)
" " ___________ р. повернути власнику отримані документи і не
видавати отриманих унікальних документів або їх копій у
користування, не надавати копій, довідок і витягів із цих
документів, не друкувати їх без дозволу власника.
Здав Прийняв
_______________________________ ______________________
(підпис, розшифрування підпису) (посада, підпис,
розшифрування підпису)
" " _____________ р. " " _____________ р.
Печатка державної
архівної установи
Документи_______________________________________ (справ, аркушів,
(цифрами і літерами)
кадрів негативів, позитивів, фотовідбитків, рулонів) повернуті.
Здав ______________________ Прийняв _______________________
(посада, підпис, (підпис, розшифрування підпису)
розшифрування підпису)
" " _____________ р. " "_______________ р.