КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
N 1970 від 29.10.2002
(Розпорядження втратило чинність на підставі Розпорядження
Київської міської державної адміністрації
N 1810 від 08.10.2013)
Про Регламент виконавчого органу
Київської міської ради (Київської
міської державної адміністрації)
( Із змінами, внесеними згідно з Розпорядженнями КМДА
N 915 від 05.06.2006
N 1050 від 16.08.2007
N 1135 від 28.08.2007 )
На виконання п. 2 постанови Кабінету Міністрів України від 11.12.99 N 2263 "Про затвердження Типового регламенту місцевої державної адміністрації" та постанови Кабінету Міністрів України від 13.03.2002 N 335 "Про внесення змін до Типового регламенту місцевої державної адміністрації":
1. Затвердити Регламент виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), що додається.
2. Контроль за додержанням Регламенту покласти на першого заступника, заступників голови Київської міської державної адміністрації.
Взяти до відома, що порушення працівниками виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) вимог Регламенту тягне за собою дисциплінарну відповідальність відповідно до законодавства.
3. Визнати такими, що втратили чинність розпорядження Київської міської державної адміністрації від 10.01.2001 N 1 "Про Регламент Київської міської державної адміністрації" та від 03.10.2001 N 2058 "Про внесення змін до розпорядження Київської міської державної адміністрації від 10.01.2001 N 1".
Голова О.Омельченко
Затверджено
розпорядженням Київської
міської державної
адміністрації
від 29.10.2002 N 1970
Регламент
виконавчого органу Київської міської ради
(Київської міської державної адміністрації)
Загальні положення
1. Регламент виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - Регламент) є нормативним актом, який регулює організаційно-процедурні питання внутрішньої діяльності Київської міської державної адміністрації.
2. Виконавчий орган Київської міської ради (Київська міська державна адміністрація), далі - Київська міська державна адміністрація - будує свою роботу на засадах законності, персональної відповідальності, поєднання загальнодержавних інтересів та інтересів міста.
3. Основні засади організації діяльності Київської міської державної адміністрації, його апарату та структурних підрозділів визначаються Законами України "Про столицю України - місто-герой Київ" ( 401-14 ), "Про місцеві державні адміністрації" ( 586-14 ), "Про місцеве самоврядування в Україні" ( 280/97-ВР ), положеннями про головні управління, управління, відділи та інші служби Київської міської державної адміністрації, розпорядженнями міської державної адміністрації з організаційних питань та цим Регламентом.
Розподіл обов'язків між Київським
міським головою, першим заступником,
заступниками голови, керівником апарату
Київської міської державної адміністрації,
планування її роботи
4. Розподіл обов'язків між міським головою, першим заступником, заступниками голови та керівником апарату Київської міської державної адміністрації здійснюється Київським міським головою.
При цьому визначаються:
функції і повноваження, закріплені за першим заступником, заступниками голови та керівником апарату Київської міської державної адміністрації;
управління, відділи та інші структурні підрозділи Київської міської державної адміністрації, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється першим заступником, заступниками голови та керівником апарату Київської міської державної адміністрації.
Міським головою визначаються також обов'язки першого заступника та заступників голови Київської міської державної адміністрації щодо спрямування та контролю діяльності відповідних районних у м. Києві державних адміністрацій.
5. Для виконання програм економічного і соціального розвитку міста та забезпечення ефективного функціонування міського господарства перший заступник, заступники голови та керівник апарату Київської міської державної адміністрації планують свою роботу з урахуванням пропозицій керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб Київської міської державної адміністрації.
6. Для координації діяльності Київської міської державної адміністрації складаються квартальні та тижневі плани основних заходів міської державної адміністрації згідно з додатком 1. Квартальні плани роботи складаються з переліків питань для розгляду на апаратних нарадах у міського голови, першого заступника, заступників голови та керівника апарату Київської міської державної адміністрації.
7. До переліку питань для розгляду на апаратних нарадах у міського голови включаються:
питання, пов'язані з реалізацією заходів соціально-економічного розвитку міста, функціонуванням галузей господарського комплексу та розв'язуванням проблем соціальної сфери, поліпшенням діяльності місцевих органів виконавчої влади, їх взаємодію з органами місцевого самоврядування;
питання, пов'язані з виконанням законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, рішень Київської міської ради, розпоряджень Київського міського голови, розпоряджень Київської міської державної адміністрації, хід реалізації яких оперативно розглядатиметься в порядку перевірки їх виконання;
питання з основних організаційно-масових заходів, проведення яких здійснюється Київською міською державною адміністрацією або за її участю.
На апаратних нарадах у міського голови в обов'язковому порядку також планується розгляд питань:
про підведення підсумків діяльності Київської міської державної адміністрації відповідно за квартал, півріччя, 9 місяців, рік і з визначенням основних напрямів подальшої роботи;
про роботу структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації, про роботу районних у м. Києві державних адміністрацій з виконання законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, рішень Київської міської ради, розпоряджень Київського міського голови, розпоряджень Київської міської державної адміністрації або із здійснення їх повноважень.
Заплановані питання щодо роботи головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації, районних у м. Києві державних адміністрацій повинні, як правило, передбачати проведення комплексної або цільової перевірки стану справ на місцях.
8. Письмові пропозиції до планів роботи на квартал подаються першим заступником, заступниками голови та керівником апарату Київської міської державної адміністрації з урахуванням пропозицій керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб Київської міської державної адміністрації, головами районних у м. Києві державних адміністрацій за 15 днів до кінця кварталу до управління організаційної роботи апарату Київської міської державної адміністрації. Підготовлений управлінням організаційної роботи до 20 числа останнього місяця кожного кварталу проект плану роботи розглядається першим заступником та заступниками голови Київської міської державної адміністрації, візується ними та передається до управління організаційної роботи для остаточного формування плану.
Пропозиції до плану-календаря основних заходів Київської міської державної адміністрації та районних у м. Києві державних адміністрацій на тиждень подаються у письмовому вигляді щочетверга до 12 години управлінню організаційної роботи для узагальнення.
Плани роботи затверджуються міським головою за поданням керівника апарату Київської міської державної адміністрації.
9. Додаткові (позапланові) питання включаються до затвердженого плану роботи Київської міської державної адміністрації за рішенням міського голови.
Виключення з плану роботи питання здійснюється за дозволом міського голови на підставі доповідної записки першого заступника, заступника голови та керівника апарату Київської міської державної адміністрації (відповідно до розподілу обов'язків).
10. Головні управління, управління, відділи, інші служби Київської міської державної адміністрації організують свою роботу відповідно до поточних планів роботи, що затверджуються їх керівником.
11. Контроль за виконанням планів роботи структурними підрозділами Київської міської державної адміністрації здійснюється першим заступником, заступниками голови та керівником апарату Київської міської державної адміністрації (відповідно до розподілу обов'язків).
Консультативні, дорадчі та інші
допоміжні органи Київської міської
державної адміністрації
12. Для сприяння здійсненню повноважень Київської міської державної адміністрації, міський голова утворює консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи і служби (ради, комісії, колегії, робочі групи тощо).
Завдання, функції та персональний склад зазначених органів і служб визначає міський голова.
13. Для погодженого розгляду питань, що належать до повноважень Київської міської державної адміністрації, обговорення найважливіших напрямів її діяльності може утворюватися колегія Київської міської державної адміністрації (далі - колегія) у складі міського голови (голова колегії), заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату (за посадою), а також керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації.
До складу колегії можуть входити керівники територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади (за згодою) та посадові особи органів місцевого самоврядування (за згодою), керівники районних у м. Києві державних адміністрацій, керівники підприємств, громадських організацій міста.
Персональний склад колегії затверджується міським головою.
14. Засідання колегії вважається правочинним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини загальної кількості її членів.
15. Засідання колегії проводяться у міру потреби.
16. Рішення колегії приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні членів колегії. У разі рівного розподілу голосів голос головуючого є вирішальним.
В окремих випадках за рішенням головуючого може бути застосована процедура таємного голосування.
17. Засідання колегії оформлюються протоколами управлінням організаційної роботи апарату Київської міської державної адміністрації та підписуються Київським міським головою.
Рішення колегії проводяться у життя, як правило, розпорядженнями або дорученнями міського голови.
Оригінали рішень колегії зберігаються у відділі редагування документів, випуску рішень та розпоряджень управління документального забезпечення апарату Київської міської державної адміністрації.
Апарат
Київської міської державної адміністрації
18. Правове, інформаційно-аналітичне, методичне, кадрове, матеріально-технічне, організаційне забезпечення діяльності Київської міської державної адміністрації, систематичну перевірку виконання актів законодавства та розпоряджень Київської міської державної адміністрації здійснює її апарат.
19. Апарат відповідно до покладених на нього завдань:
1) опрацьовує документи, що надходять до Київської міської державної адміністрації, готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали, а також проекти доручень міського голови, першого заступника, заступників голови та керівника апарату Київської міської державної адміністрації;
2) здійснює опрацювання проектів розпоряджень Київського міського голови та Київської міської державної адміністрації, рішень Київської міської ради; за дорученням міського голови розробляє проекти розпоряджень з організаційних та кадрових питань;
3) перевіряє виконання актів законодавства, розпоряджень і доручень міського голови головними управліннями, управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами Київської міської державної адміністрації, а також районними у м. Києві державними адміністраціями, вивчає і узагальнює досвід роботи цих органів та надає практичну допомогу у її поліпшенні; розробляє пропозиції про удосконалення діяльності цих органів, здійснює контроль за своєчасним поданням ними доповідей, інформацій та інших матеріалів щодо виконання актів законодавства, розпоряджень, доручень міського голови;
4) забезпечує контроль за додержанням встановлених вимог до підготовки і погодження розпоряджень Київського міського голови та Київської міської державної адміністрації, їх реєстрацію, тиражування і доведення до виконавців;
5) аналізує за дорученням міського голови роботу органів місцевого самоврядування у межах і порядку, визначених законодавством, надає методичну та іншу практичну допомогу у поліпшенні організації їх роботи, готує пропозиції про поглиблення взаємодії міської державної адміністрації з органами місцевого самоврядування у спільному вирішенні питань економічного, соціального та культурного розвитку міста;
6) готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних та кадрових питань, що розглядаються міським головою;
7) опрацьовує і подає міському голові проекти планів роботи Київської міської державної адміністрації, забезпечує контроль за їх виконанням;
8) здійснює організаційне забезпечення засідань колегій, а також нарад, що проводяться міським головою, першим заступником та заступниками голови Київської міської державної адміністрації;
9) організовує особистий прийом громадян і розгляд звернень, що надійшли до Київської міської державної адміністрації, контролює вирішення порушених у них питань, узагальнює та аналізує пропозиції, що містяться в них, розробляє пропозиції, спрямовані на усунення причин, які викликають обґрунтовані скарги і зауваження громадян;
10) здійснює реалізацію повноважень, делегованих Київській міській державній адміністрації Київською міською радою;
11) бере участь у підготовці звітів про виконання програм соціально-економічного і культурного розвитку міста, а також про реалізацію повноважень, делегованих міською радою;
12) проводить відповідно до затвердженого міським головою плану роботу, пов'язану з організацією добору, розстановки, підвищення кваліфікації та заохоченням працівників Київської міської державної адміністрації, створенням кваліфікованого кадрового резерву і веденням обліку кадрів; вживає заходів для поліпшення організації та підвищення ефективності роботи працівників Київської міської державної адміністрації;
13) забезпечує міжнародну діяльність та організацію і координацію міжнародних заходів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації); проводить організаційне та інформаційне забезпечення офіційних візитів Київського міського голови, заступника міського голови - секретаря Київради, заступників голови Київської міської державної адміністрації за кордон для участі у міжнародних заходах та здійснює підготовку візитів і програм для закордонних делегацій з міст-побратимів та міст-партнерів; організовує інформаційне та протокольне забезпечення зустрічей Київського міського голови, заступника міського голови - секретаря Київради та заступників голови Київської міської державної адміністрації з послами іноземних держав та представниками міжнародних організацій у м. Києві;
14) забезпечує ведення діловодства, дотримання секретності і службової таємниці;
15) здійснює матеріально-технічне і господарсько-побутове забезпечення діяльності Київської міської державної адміністрації;
16) виконує інші функції відповідно до законодавства та за дорученням міського голови.
20. Апарат Київської міської державної адміністрації у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з головними управліннями, управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами Київської міської державної адміністрації та секретаріатом Київради.
21. Організація роботи апарату Київської міської державної адміністрації здійснюється відповідно до Регламенту, Інструкції з діловодства, а також положення про апарат, що затверджується міським головою.
Організація роботи з кадрами
у виконавчому органі Київської міської ради
(Київській міській державній адміністрації)
22. Організацію роботи з кадрами в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) здійснює управління кадрової роботи і нагород, а в головних управліннях, управліннях, відділах, інших структурних підрозділах міської державної адміністрації, районних у місті Києві державних адміністраціях - структурні підрозділи (відділ, сектор, служба) кадрів, основними завданнями яких є реалізація єдиної державної політики у сфері державної служби, з питань кадрової роботи та нагород.
23. Організація кадрової роботи у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) проводиться за затвердженим Київським міським головою річним планом, у якому визначено заходи з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників. Координацію роботи з кадрами у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) здійснює регіональна рада по роботі з кадрами.
24. Прийняття на державну службу до виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, визначеною законодавством.
Для проведення конкурсу розпорядженням Київського міського голови утворюються конкурсні комісії:
- Київської міської державної адміністрації, що розглядає питання заміщення вакантних посад начальників Головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації;
- апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
Організаційне забезпечення роботи конкурсних комісій здійснює управління кадрової роботи і нагород.
Прийняття осіб на роботу до виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) на посади, що не віднесені до категорій державних службовців, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.
25. Управління кадрової роботи і нагород разом з керівниками структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) організовують вивчення ділових та моральних якостей осіб, які претендують на посади державних службовців.
При прийнятті на державну службу відповідно до Закону України "Про державну службу" ( 3723-12 ) - може встановлюватися випробувальний термін до шести місяців. У разі негативного результату випробування особа звільняється з займаної посади державного службовця відповідно до законодавства про працю.
26. Особи, які вперше зараховуються на державну службу, складають Присягу державних службовців і підписують її текст, про що робиться запис у трудовій книжці, а також підписують текст Попередження про спеціальні обмеження, встановлені законами України "Про державну службу" ( 3723-12 ) та "Про боротьбу з корупцією" ( 356/95-ВР ) щодо прийняття на державну службу та проходження державної служби, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця.
Особи, які призначаються на посади віднесені до номенклатури посад працівників, що повинні мати допуск до роботи з таємними документами, можуть бути призначені на цю посаду тільки після отримання ними такого допуску.
27. У виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) для зайняття посад державних службовців та просування їх по службі, її структурних підрозділах створюється резерв кадрів, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню:
- Кабінетом Міністрів України - на посади Київського міського голови, першого заступника голови, заступників голови Київської міської державної адміністрації, голів районних у місті Києві державних адміністрацій;
- Київським міським головою за погодження з відповідними центральними органами виконавчої влади - на посади начальників Головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації, їх заступників;
- розпорядженням Київського міського голови - на посади працівників апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх ділової кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах виконавчого органу Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації).
28. Перевагу для зайняття посади державного службовця мають особи, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ділову ініціативу, постійно підвищують свій кваліфікаційний рівень.
Без конкурсного відбору за рішенням Київського міського голови, керівника управління, відділу та іншого структурного підрозділу виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) можуть бути переведені на більш високі посади державні службовці, які зараховані до кадрового резерву чи пройшли стажування, а також у інших випадках, передбачених законодавством.
29. Відрядження керівництва, начальників головних управлінь, управлінь, відділів, інших структурних підрозділів та працівників апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) здійснюються відповідно до плану роботи адміністрації, її структурних підрозділів, а також згідно з документами центральних органів влади. Рішення про службові відрядження в межах України приймається щодо:
- Київського міського голови - Прем'єр-міністром України, а в разі його відсутності першим віце-прем'єр-міністром України;
- першого заступника голови і заступників голови Київської міської державної адміністрації - Київським міським головою;
- керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації - заступниками голови міської державної адміністрації згідно з розподілом функціональних обов'язків;
- голів районних у місті Києві державних адміністрацій - Київським міським головою, а в разі його відсутності - особою, яка його заміняє.
Відрядження оформляється розпорядженням Київського міського голови за поданням першого заступника, заступників голови, керівника апарату Київської міської державної адміністрації.
Проект розпорядження про відрядження в межах держави готується управлінням кадрової роботи і нагород апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), а про відрядження за кордон - управлінням міжнародних зв'язків апарату та Головним управлінням зовнішньоекономічних зв'язків та інвестицій Київської міської державної адміністрації.
Посвідчення про відрядження в межах держави оформляється управлінням кадрової роботи і нагород апарату на підставі виданого розпорядження і підписується керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), а до країн СНД - Головним управлінням зовнішньоекономічних зв'язків та інвестицій і підписується заступником голови Київської міської державної адміністрації - начальником Головного управління.
У разі, коли заступники голови, працівники апарату, керівники структурних підрозділів міської державної адміністрації від'їжджають у відрядження, що не оформляються у міській державній адміністрації, то вони повинні обов'язково повідомити про це Київського міського голову та отримати його письмову згоду на виїзд у відрядження.
Керівники підприємств, установ та організацій, що знаходяться у власності територіальної громади міста Києва, оформляють відрядження за місцем роботи. Вони повинні обов'язково повідомити про це заступника голови міської державної адміністрації у порядку підпорядкованості та отримати його письмову згоду на виїзд у відрядження.
30. Щорічні відпустки працівникам виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) надаються у встановленому порядку згідно з графіком відпусток.
Графік відпусток першого заступника, заступників голови, керівника апарату, керівників структурних підрозділів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), керівників головних управлінь, управлінь та інших служб міської державної адміністрації, голів районних у місті Києві державних адміністрацій затверджується розпорядженням Київського міського голови.
Графік відпусток працівників апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) затверджується наказом керівника апарату.
Перший заступник та заступники голови Київської міської державної адміністрації подають до управління кадрової роботи і нагород апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) щорічно до 15 грудня пропозиції щодо складання графіків щорічних відпусток керівників структурних підрозділів апарату Київської міської державної адміністрації, керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб.
Керівники структурних підрозділів апарату міської державної адміністрації подають до управління кадрової роботи і нагород щорічно до 15 грудня пропозиції, погоджені з заступниками голови та керівником апарат) Київської міської державної адміністрації щодо складання графіка щорічних відпусток працівників.
Відпустка надається на підставі заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім'я міського голови та оформлюється розпорядженням Київської міської державної адміністрації. Щодо керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб міської державної адміністрації, керівників структурних підрозділів апарату - заява про надання відпустки повинна бути погоджена першим заступником, відповідним заступником голови або керівником апарату Київської міської державної адміністрації.
Відпустки працівникам апарату надаються на підставі заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім'я керівника апарату. Заява про надання відпустки погоджується керівником структурного підрозділу апарату та відповідним заступником голови Київської міської державної адміністрації.
Відпустки працівникам апарату надаються наказом по апарату Київської міської державної адміністрації.
31. Відпустки керівникам підприємств, установ організацій, що знаходяться у власності територіальної громади міста Києва, надаються на підставі заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім'я Київського міського голови. Заява про надання відпустки погоджується першим заступником, заступником голови Київської міської державної адміністрації у порядку підпорядкованості.
Відпустка керівникам підприємств, установ та організацій, що знаходяться у власності територіальної громади м. Києва, оформлюється розпорядженням Київської міської державної адміністрації.
32. Київська міська державна адміністрація розглядає і вносить пропозиції щодо нагородження державними нагородами, відзнаками Президента України, присвоєння почесних звань України, нагородження Почесною грамотою Кабінету Міністрів України, Почесною грамотою Верховної Ради України, оголошення Подяки Прем'єр-міністра України та заохочення працівників апарату і структурних підрозділів міської державної адміністрації, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери її управління.
33. Матеріали з питань нагородження державними нагородами України та відзнаками Київського міського голови, які надходять до Київської міської державної адміністрації, реєструються у відділі по роботі з службовими документами управління документального забезпечення і передаються заступникам голови Київської міської державної адміністрації та керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) для подальшого розгляду і внесення пропозицій щодо розгляду матеріалів на засіданні комісії з розгляду матеріалів по нагородженню при виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації).
34. Підготовку матеріалів на засідання комісії (вивчення клопотань, підготовка порядку денного, попереднє ознайомлення членів комісії з матеріалами, а також оформлення протоколів засідання і витягів із них), організаційне забезпечення її засідань та контроль за своєчасним виконанням прийнятих рішень здійснює управління кадрової роботи та нагород апарату Київської міської державної адміністрації.
35. На кожного працівника, прийнятого на роботу до виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), оформляється особова справа.
36. Відповідальність за проведення кадрової роботи покладається на Київського міського голову, керівника апарату та керівників структурних підрозділів міської державної адміністрації.
Порядок підготовки і випуску розпоряджень
Київської міської державної адміністрації
37. Розпорядження Київської міської державної адміністрації видаються у межах повноважень, визначених законодавством України.
У разі відсутності міського голови його повноваження щодо видання розпоряджень Київської міської державної адміністрації виконує перший заступник голови Київської міської державної адміністрації.
38. Проекти розпоряджень вносяться за поданням першого заступника, заступників голови, керівника апарату, керівників головних управлінь, управлінь, відділів і служб Київської міської державної адміністрації, голів районних у м. Києві державних адміністрацій.
У разі, коли підготовка проекту розпорядження доручена кільком структурним підрозділам Київської міської державної адміністрації або районним у м. Києві державним адміністраціям, виконавець, зазначений першим, є відповідальним розробником.
39. До проекту розпорядження обов'язково додається пояснювальна записка згідно з додатком 2, що містить необхідні розрахунки, обґрунтування і прогнози соціально-економічних та інших наслідків його реалізації, до якої у разі потреби може додаватися інформаційно-довідковий матеріали (таблиці, графіки тощо).
40. Текст проекту розпорядження викладається українською мовою у стислій формі. Виклад окремих пунктів, додатків та тексту в цілому повинен бути органічно пов'язаним і не допускати можливості подвійного тлумачення змісту. Обов'язковою складовою частиною розпорядження є заголовок, який стисло розкриває його зміст. Преамбула проекту розпорядження, крім мотивів та цілей його видання, як правило, повинна містити посилання на відповідний закон або нормативні акти, що регулюють предмет правовідносин, зазначених у розпорядженні.
Проект розпорядження при необхідності повинен містити пункт щодо осіб, які здійснюють контроль за його виконанням.
41. На зворотному боці останньої сторінки проекту розпорядження друкуються дані про подання і погодження проекту, а саме: посада, прізвище та ініціали керівника, який подає або погоджує проект.
Проект розпорядження візують: керівник та юрисконсульт головного управління, управління, відділу чи іншої служби Київської міської державної адміністрації, яка вносить проект, заступники голови Київської міської державної адміністрації, керівники управлінь, організацій, яким у проекті розпорядження передбачені завдання, доручення, керівник контрольного управління апарату, голови відповідних районних у м. Києві державних адміністрацій у разі, коли зачіпаються інтереси районів.
До контрольного управління апарату подаються на погодження ті проекти розпоряджень, які готуються на виконання актів чи доручень органів влади вищого рівня, або в яких контроль за виконанням покладено на заступників голови Київської міської державної адміністрації та голів районних у м. Києві державних адміністрацій і визначені конкретні завдання. На таких розпорядженнях проставляється відмітка про взяття їх на контроль.
Проекти розпоряджень, що містять питання витрачання фінансових ресурсів, погоджуються Головним фінансовим управлінням.
Проекти розпоряджень, предметом яких є урегулювання підприємницької діяльності, погоджуються управлінням з питань підприємництва.
Всі проекти розпоряджень про дозвіл на виконання робіт, пов'язаних з ремонтно-реставраційними та будівельними роботами, розриттям, влаштуванням покриттів тротуарів і вулиць, погоджуються з управлінням координаційної роботи проектних і будівельних організацій апарату та мають бути погоджені з Київенерго, Київгазом, Київводоканалом, Укртелекомом для можливого одночасного прокладання або ремонту відповідних мереж.
Обов'язковому погодженню з Головним управлінням економіки та розвитку міста підлягають проекти розпоряджень з питань розміщення на території міста нових, реконструкції, розширення або ліквідації діючих об'єктів виробничого і невиробничого призначення підприємств (установ, організацій) незалежно від форм власності, передачі майна, що належить до комунальної власності територіальної громади міста, у власність інших підприємств, установ, організацій (в тому числі в порядку взаємозаліків та взаєморозрахунків), залучення інвесторів до будівництва нових, а також реконструкції існуючих об'єктів житлового та не житлового фонду, які належать до комунальної власності територіальної громади міста та його районів, створення спільних підприємств на базі майна комунальної власності територіальної громади міста, будівництва в м. Києві будь-яких об'єктів за рахунок бюджетних та позабюджетних коштів та інших питань, що призводять до зміни соціально-економічних показників розвитку міста.
Вказані питання підлягають обов'язковому узгодженню з заступниками голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.
Погоджені в установленому порядку проекти розпоряджень подаються у відповідний відділ організаційного забезпечення діяльності заступника голови Київської міської державної адміністрації, який забезпечує погодження його з заступником голови Київської міської державної адміністрації та керівником юридичного управління.
42. Підготовлений згідно з вимогами пп. 37-40 цього Регламенту проект розпорядження подається у відділ редагування документів, випуску рішень та розпоряджень управління документального забезпечення апарату Київської міської державної адміністрації.
Відділ редагування документів, випуску рішень та розпоряджень управління документального забезпечення здійснює підготовку на підпис проектів розпоряджень, літературне редагування текстів та контроль за додержанням вимог щодо їх підготовки.
У разі порушення цих вимог відділ редагування документів, випуску рішень та розпоряджень повертає проект розпорядження у відповідний відділ організаційного забезпечення діяльності заступника голови для доопрацювання.
Всі проекти розпоряджень, що носять нормативний характер та мають загальноміське значення, погоджуються з усіма заступниками голови Київської міської державної адміністрації. Перший заступник голови Київської міської державної адміністрації візує проект розпорядження останнім.
43. Тривалість опрацювання проекту розпорядження в апараті не повинна перевищувати 10 робочих днів (у разі необхідності цей термін може бути продовжено заступником голови за обґрунтованим проханням посадової особи апарату).
44. Проекти розпоряджень погоджуються юридичним управлінням протягом терміну, що не перевищує 3 днів, а у разі додаткового вивчення поставлених у проекті розпорядження питань - 5 днів. При цьому візуються всі сторінки проекту розпорядження і додатків до нього, що носять нормативний характер (із зворотного боку).
45. Після візування проекту розпорядження юридичним управлінням внесення до нього змін і доповнень не допускається.
46. Зауваження та пропозиції, що виникають під час погодження проекту розпорядження, викладаються у письмовій формі на окремому аркуші. Виправлення, дописування та інші зміни тексту розпорядження під час погодження не допускаються.
У разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань на рівні структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації рішення про зняття або врахування зауважень приймають відповідно перший заступник, заступник голови та керівник апарату Київської міської державної адміністрації, до відання якого відноситься конкретне питання. У цьому випадку віза першого заступника, заступника голови, керівника апарату Київської міської державної адміністрації на проекті розпорядження підтверджує остаточну редакцію проекту, що вноситься. В окремих випадках такі проекти розпоряджень можуть вноситися для колегіального обговорення та прийняття рішення.
47. Рішення про внесення проекту розпорядження на колегіальне обговорення приймається міським головою за письмовим обґрунтуванням відповідного заступника голови Київської міської державної адміністрації.
Перед винесенням проекту розпорядження на публічне обговорення начальник відділу організаційного забезпечення діяльності відповідного заступника голови Київської міської державної адміністрації передає його на розгляд постійним комісіям Київської міської ради за відповідними напрямками роботи. ( Пункт 47 доповнено абзацом згідно з Розпорядженням КМДА N 915 від 05.06.2006 )
Заступник голови Київської міської державної адміністрації, який є відповідальним за підготовку проекту розпорядження, вивчає та узагальнює пропозиції, надані постійними комісіями Київської міської ради і враховує їх в остаточній редакції проекту розпорядження, що подається на підпис Київському міському голові. Пропозиції постійних комісій Київської міської ради, оформлені в письмовому вигляді на окремому аркуші, додаються до проекту розпорядження. ( Пункт 47 доповнено абзацом згідно з Розпорядженням КМДА N 915 від 05.06.2006 )
48. Проект розпорядження, який зачіпає інтереси населення міста, має важливе соціально-економічне значення для його розвитку, може бути винесений на публічне обговорення.
Рішення про проведення публічного обговорення проекту розпорядження приймає міський голова на підставі звернення головного розробника цього проекту.
У разі прийняття головою рішення про інформування населення стосовно проекту розпорядження текст інформаційного повідомлення передається прес-службі Київської міської державної адміністрації для доведення його до відома населення.
У разі проведення публічного обговорення проекту розпорядження головний розробник вносить до відділу редагування документів, випуску рішень та розпоряджень управління документального забезпечення апарату проект розпорядження разом з довідкою про проведення публічного обговорення, в якій зазначаються коло осіб, які були залучені до публічного обговорення, результати цього обговорення, рішення щодо врахування пропозицій, мотиви та обґрунтування їх відхилення (в цілому або частково).
48-1. Проект розпорядження про схвалення програмного документа концептуального характеру, що зачіпає права, свободи, гарантовані Конвенцією про захист прав людини і основоположних свобод, підлягає опрацюванню з урахуванням положень зазначеної Конвенції та практики Європейського суду з прав людини. При цьому головний розробник визначає:
- чи містяться у проекті розпорядження положення, що зачіпають права та свободи, гарантовані Конвенцією про захист прав людини і основоположних свобод;
- яких положень Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод стосується проект розпорядження.
Головний розробник забезпечує врахування у проекті розпорядження положень Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод.
Результати опрацювання проекту розпорядження відображаються головним розробником у пояснювальній записці. ( Регламент доповнено пунктом 48-1 згідно з Розпорядженням КМДА N 1135 від 28.08.2007 )
49. Проекти розпоряджень, що подаються на підпис в остаточній редакції, мають містити візи керівника головного управління, управління, відділу або служби Київської міської державної адміністрації, що зробила подання, відповідного заступника голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату, начальника юридичного управління апарату.
50. Додатки до розпоряджень візують: керівник головного управління, управління, відділу або служби Київської міської державної адміністрації, що зробила подання, відповідний заступник голови Київської міської державної адміністрації, начальник юридичного управління. Додатки до розпоряджень підписує керівник апарату.
51. Відповідальність за якість підготовки проекту розпорядження, відповідність вимогам законодавства та літературне редагування несе заступник голови Київської міської державної адміністрації, до компетенції якого належать зазначені питання.
Також відповідальність за відповідність проекту розпорядження вимогам законодавства несе юридичне управління апарату.
52. Підготовлений та погоджений в установленому порядку проект розпорядження разом з іншими необхідними документами, розрахунком розсилки та текстом цього розпорядчо-правового документа на машинному носії (дискеті) подається начальником відділу організаційного забезпечення діяльності відповідного заступника голови Київської міської державної адміністрації до відділу редагування документів, випуску рішень та розпоряджень управління документального забезпечення апарату.
Розрахунок розсилки розпорядження повинен містити повну адресу організацій-одержувачів та бути підписаним начальником відділу організаційного забезпечення діяльності відповідного заступника голови Київської міської державної адміністрації.
53. Проекти розпоряджень подаються на підпис міському голові керівником апарату.
54. Підписані міським головою розпорядження реєструються відділом редагування документів, випуску рішень та розпоряджень управління документального забезпечення апарату, який забезпечує зняття необхідної кількості копій розпоряджень і відправлення їх зазначеним у розрахунку організаціям через відділ по роботі з службовою кореспонденцією управління документального забезпечення апарату.
55. Розпорядження Київської міської державної адміністрації набирають чинності з моменту їх видання, якщо самими розпорядженнями не встановлено пізніший термін введення їх у дію.
56. Розпорядження, що стосуються прав та обов'язків громадян або мають загальний характер, доводяться до відома населення Головним управлінням з питань взаємодії з засобами масової інформації Київської міської державної адміністрації і набирають чинності з моменту їх оприлюднення, якщо самими розпорядженнями не встановлено пізніший термін введення їх у дію.
57. Розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), видані на виконання функції державної виконавчої влади, що носять нормативно-правовий характер, зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, подаються на державну реєстрацію до Головного управління юстиції в місті Києві у п'ятиденний термін після їх видання і набирають чинності з моменту їх реєстрації, якщо самими розпорядженнями не встановлено пізніший термін введення їх у дію. ( Пункт 57 в редакції Розпорядження КМДА N 1135 від 28.08.2007 )
58. Забезпечення реєстрації розпоряджень в Київському міському управлінні юстиції покладається на керівників головних управлінь, управлінь, відділів, служб Київської міської державної адміністрації, за поданням яких видано розпорядження, та юридичне управління апарату Київської міської державної адміністрації.
59. Необхідність державної реєстрації розпорядження визначається начальником юридичного управління апарату при погодженні проекту, про що робиться спеціальна відмітка - "підлягає державній реєстрації".
60. Розпорядження, що подається на державну реєстрацію, супроводжується листом, який підписує відповідний заступник голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.
61. Супровідний лист повинен містити такі дані:
- обґрунтування підстав для видання розпорядження;
- відомості про чинні акти з цього питання, інформацію про строки приведення їх у відповідність до розпорядження, поданого на державну реєстрацію, а також про розпорядження, що втрачають чинність у зв'язку з виданням цього розпорядження.
На лицьовому або зворотному боці супровідного листа повинна бути відмітка про безпосереднього виконавця цього документа, яка складається з його імені, по батькові, прізвища і номера службового телефону.
62. При поданні розпорядження на державну реєстрацію заслуховуються, у разі необхідності, пояснення посадової особи, якій доручалася підготовка проекту розпорядження, та представника юридичного управління.
63. На державну реєстрацію розпорядження подається у трьох примірниках (оригінал і дві завірені копії).
64. Якщо на державну реєстрацію подається розпорядження про затвердження тарифів на надання послуг, до нього також додається калькуляція цих тарифів.
65. Якщо до розпорядження вносяться зміни чи доповнення, то разом з ними подається також і копія розпорядження, до якого вони вносяться.
65-1. Виконавчий орган Київської міської ради (Київська міська державна адміністрація) скасовує накази головних управлінь, управлінь, інших структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) повністю чи в окремій частині у разі їх невідповідності Конституції ( 254к/96-ВР ) і законам України, актам Президента України, постановам Верховної Ради, актам Кабінету Міністрів, рішенням Київської міської ради, розпорядженням Київського міського голови та розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) шляхом видання відповідних розпоряджень. Проект такого розпорядження готує юридичне управління апарату за рішенням Київського міського голови. ( Регламент доповнено пунктом 65-1 згідно з Розпорядженням КМДА N 1135 від 28.08.2007 )
Порядок підготовки і випуску рішень
Київської міської ради
66. Проекти рішень Київської міської ради, які подаються до Київради виконавчим органом Київської міської ради (Київською міською державною адміністрацією), готуються головними управліннями, управліннями, до компетенції яких віднесені порушені у проектах рішень питання.
Проект рішення має містити:
- назву документа;
- преамбулу з посиланням на відповідні законодавчі та нормативні акти із зазначенням номерів статей, частин, пунктів та підпунктів;
- додатки (якщо вони є).
Текст проекту рішення викладається українською мовою у стислій формі. Виклад окремих пунктів, додатків та тексту в цілому повинен бути органічно пов'язаним і не допускати подвійного тлумачення змісту.
Проект рішення подається до управління організаційної роботи секретаріату Київської міської ради разом із:
- супровідним листом за підписом Київського міського голови або першого заступника голови Київської міської державної адміністрації;
- пояснювальною запискою з обґрунтуванням необхідності прийняття рішення за підписом начальника головного управління, управління виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) - розробника проекту рішення;
- порівняльною таблицею (у разі подання проекту рішення про внесення змін до чинного рішення);
- переліком нових нормативних актів та актів, прийняття або перегляд яких необхідно здійснити для реалізації положень рішення;
- службовою адресою та контактними телефонами розробника проекту рішення та осіб, відповідальних за його супроводження.
У випадку внесення проекту рішення Київської міської ради, що передбачає матеріальні чи інші витрати міського бюджету, мають додаватись фінансово-економічне обґрунтування та пропозиції щодо джерел покриття цих витрат.
Проект рішення Київської міської ради візується Київським міським головою, першими заступниками голови Київської міської державної адміністрації, керівником та юрисконсультом головного управління, управління виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) - розробником проекту рішення, відповідною постійною комісією Київської міської ради, заступником голови Київської міської державної адміністрації, до відання якого віднесено порушене у проекті рішення питання, та начальником юридичного управління апарату.
Положення про головні управління, управління виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) затверджуються виконавчим органом Київської міської ради (Київською міською державною адміністрацією) з подальшим поданням на затвердження Київській міській раді. ( Пункт 66 в редакції Розпорядження КМДА N 1050 від 16.08.2007 )
67. Проекти рішень Київської міської ради, які подаються до Київради її постійними комісіями, та передані для погодження до Київської міської державної адміністрації, візуються заступником голови Київської міської державної адміністрації, до відання якого віднесено поставлене в проекті рішення питання, та начальником юридичного управління апарату Київської міської державної адміністрації.
68. Рішення Київради, підготовлені та погоджені в установленому порядку, подаються секретаріатом Київради у десятиденний термін після їх прийняття на засіданні Київради до відділу редагування документів, випуску рішень та розпоряджень управління документального забезпечення апарату Київської міської державної адміністрації.
69. Відділ редагування документів, випуску рішень та розпоряджень управління документального забезпечення апарату Київської міської державної адміністрації здійснює літературне редагування рішень Київради, перевіряє їх на відповідність встановленим вимогам щодо викладу і оформлення. У разі порушення цих вимог відділ повертає рішення до секретаріату Київради для доопрацювання.
70. Рішення Київради подаються на підпис Київському міському голові керівником апарату Київської міської державної адміністрації.
71. Підписані міським головою рішення Київради надходять до відділу редагування документів, випуску рішень та розпоряджень управління документального забезпечення апарату Київської міської державної адміністрації, який забезпечує реєстрацію, зняття необхідної кількості копій рішень та їх направлення до виконавців і секретаріату Київради.
Організація роботи з документами
у Київській міській державній адміністрації
72. Організація роботи з документами у Київській міській державній адміністрації здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства, затвердженої розпорядженням Київської міської державної адміністрації від 16.12.97 N 2047.
73. Діловодство у Київській міській державній адміністрації ведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з 1 січня щорічно.
74. Відповідальність за організацію виконання документів несуть міський голова, перший заступник та заступники голови Київської міської державної адміністрації (відповідно до розподілу обов'язків), керівник апарату, керівники головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації.
75. Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства в апараті Київській міській державній адміністрації здійснює управління документального забезпечення апарату.
Управління документального забезпечення апарату здійснює узагальнення та аналіз службової кореспонденції і інформує міського голову та керівника апарату за підсумками роботи за рік.
76. Відповідальність за стан ведення діловодства і збереження документів у відділах першого заступника, заступників голови та керівника апарату Київської міської державної адміністрації, головних управліннях, управліннях, відділах та інших службах Київської міської державної адміністрації покладається на їхніх керівників.
У разі реорганізації структурного підрозділу апарату Київської міської державної адміністрації керівник цього підрозділу забезпечує передачу по акту всіх справ (документів) іншому структурному підрозділу, який визначений правонаступником.
Закінчені діловодством справи разом з контрольно-обліковими картками на документи (дискетами) передаються до архіву Київської міської державної адміністрації через 3 роки після завершення їх у діловодстві структурних підрозділів.
У разі ліквідації структурного підрозділу апарату Київської міської державної адміністрації керівник цього підрозділу по опису передає документи сектору архівного діловодства відділу редагування документів, випуску рішень та розпоряджень для наступного зберігання, який разом з ліквідаційною та експертною комісіями визначає цінність документів на підставі номенклатури справ.
77. Вся службова кореспонденція, що надходить до Київської міської державної адміністрації, приймається і опрацьовується відділом по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату, вводиться в базу даних електронної системи обліку та контролю і в той же день передається на розгляд міського голови, заступника міського голови - секретаря Київради та заступників голови Київської міської державної адміністрації відповідно до розподілу обов'язків. Термінові документи реєструються і передаються на розгляд негайно.
За дорученням Київського міського голови службові документи з питань, що потребують громадського обговорення, передаються на розгляд заступникові міського голови - секретареві Київської міської ради та постійним комісіям Київської міської ради за відповідними напрямками роботи для надання узгоджених пропозицій першим заступникам та заступникам голови Київської міської державної адміністрації, відповідальним за їх виконання. ( Пункт 77 доповнено абзацом згідно з Розпорядженням КМДА N 915 від 05.06.2006 )
Перші заступники, заступники голови Київської міської державної адміністрації, відповідальні за виконання доручень, подають Київському міському голові узагальнені пропозиції щодо необхідності винесення порушених питань на громадське обговорення. ( Пункт 77 доповнено абзацом згідно з Розпорядженням КМДА N 915 від 05.06.2006 )
78. Передача документів, зареєстрованих у відділі по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату, здійснюється під розписку у журналах реєстрів видачі службової кореспонденції за встановленою формою.
79. Службова кореспонденція, що підлягає розгляду міським головою, доповідається йому начальником управління документального забезпечення апарату Київської міської державної адміністрації.
80. На дорученнях міського голови, що містять контрольні терміни та потребують відповіді заявникам, відділом по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату робляться відмітки про взяття їх на контроль. Відділ по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату направляє копії цих документів з дорученнями та копією реєстраційно-контрольної картки до контрольного управління апарату.
81. Після розгляду документів заступниками голови Київської міської державної адміністрації працівники відповідних відділів організаційного забезпечення діяльності першого заступника, заступників голови та керівника апарату Київської міської державної адміністрації знімають необхідну кількість копій (за кількістю виконавців) і передають їх до відділу по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату. Оригінали доручень з відповідними документами зберігаються у відділах організаційного забезпечення діяльності першого заступника, заступників голови та керівника апарату Київської міської державної адміністрації. Якщо службовий документ не підлягає розмноженню, ознайомлення з ним і дорученням керівників Київської міської державної адміністрації здійснюють відповідні відділи організаційного забезпечення діяльності першого заступника, заступників голови та керівника апарату Київської міської державної адміністрації.
Прийом документів для перевідмітки і відправлення виконавцям здійснюється відділом по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату, як правило, до 14.00 щоденно.
82. Копії законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та інших нормативних актів, а також рішень Київради, розпоряджень міського голови та Київської міської державної адміністрації направляються до юридичного управління апарату.
83. Ініціативні листи керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації на ім'я міського голови попередньо розглядаються першим заступником та заступниками голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.
Службова кореспонденція, що містить питання фінансового забезпечення, розглядається головними розпорядниками бюджетних коштів згідно з бюджетною класифікацією та за дорученнями першого заступника, заступників голови та керівника апарату Київської міської державної адміністрації відповідно до розподілу обов'язків.
84. Проекти листів подаються на підпис міському голові, завізовані першим заступником, заступниками голови та керівником апарату Київської міської державної адміністрації із зазначенням на останній сторінці прізвища та ініціалів виконавця і його службового телефону.
85. Вся вихідна кореспонденція за підписом міського голови реєструється у відділі по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату. Копії листів формуються в справи згідно з номенклатурою та зберігаються у відділі по роботі з службовими документами до передачі в архів.
86. Вихідна кореспонденція за підписом першого заступника, заступників голови та керівника апарату Київської міської державної адміністрації реєструється у відповідних відділах організаційного забезпечення діяльності першого заступника, заступників голови та керівника апарату Київської міської державної адміністрації. У цих відділах також зберігаються копії листів, які формуються в справи згідно з номенклатурою.
87. Організація передачі та прийому інформації за допомогою електронної пошти між Київською міською державною адміністрацією та органами державної влади здійснюється сектором автоматизованих систем діловодства відділу по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату.
Сектор автоматизованих систем діловодства забезпечує регулярний прийом матеріалів 4 рази на день о 9-00, 12-00, 15-00, 18-00 годинах.
88. Службова кореспонденція та інформаційні матеріали, що надійшли електронною поштою, опрацьовуються, вводяться в базу даних електронної системи обліку та контролю у порядку, визначеному у пп. 76-80.
Інформаційні матеріали, які надійшли електронною поштою і мають великий об'єм, записуються на дискету та передаються для опрацювання керівникам структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації.
89. Для передачі електронною поштою файли з інформацією записуються виконавцем на дискету, яка обов'язково перевіряється антивірусною програмою (програми Dr. Web, Anti Viral Toolkit Pro), та передаються до сектора автоматизованих систем діловодства відділу по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату Київської міської державної адміністрації.
Інформація, що підлягає передачі, оформляється виконавцем у текстовому процесорі Word, шрифтом Times New Roman (за винятком відомостей, які формуються з баз даних).
На дискеті повинні бути записані лише файли, призначені для передачі.
Відповідальність за зміст інформації, яка передається електронною поштою, несе керівник відповідного структурного підрозділу апарату Київської міської державної адміністрації, який готує відповідні матеріали.
Організація контролю за виконанням документів
у Київській міській державній адміністрації
90. Контрольно-координаційні повноваження Київської міської державної адміністрації здійснюються: міським головою, першим заступником, заступниками голови та керівником апарату Київської міської державної адміністрації, керівниками структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації.
Організаційне та методичне керівництво контрольно-координаційною діяльністю структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації здійснює контрольне управління апарату Київської міської державної адміністрації.
Порядок організації контролю у Київській міській державній адміністрації регулюється Положенням про контрольне управління, цим Регламентом та Інструкцією з діловодства.
91. Контролю підлягають документи, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення у визначений термін або якщо терміни встановлено міським головою.
Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня (далі - акти законодавства), доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень та доручень міського голови, рішень Київської міської ради та колегій, розпоряджень Київської міської державної адміністрації, протоколів доручень, наданих міським головою під час апаратних нарад, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів Київської міської ради.
92. Облік і контроль за дотриманням порядку проходження службових документів в апараті Київської міської державної адміністрації здійснює управління документального забезпечення.
Безпосередній оперативний контроль за виконанням доручень здійснюють головні управління, управління, відділи та інші структурні підрозділи Київської міської державної адміністрації, а структурні підрозділи апарату забезпечують координацію роботи з організації і контролю за виконанням у цілому.
Контрольне управління здійснює координацію заходів щодо забезпечення контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, рішень Київської міської ради, розпоряджень і доручень міського голови та міської державної адміністрації, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів Київської міської ради; веде облік і базу даних контрольних документів для надання структурним підрозділам Київської міської державної адміністрації попереджувальних інформаційних матеріалів щодо термінів та якості їх виконання та з подальшим аналізом причин виникнення порушень у виконанні вимог зазначених документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.
93. Контроль за ходом виконання актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень міського голови здійснюється шляхом:
- аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання в цілому або окремих встановлених ними завдань;
- систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;
- періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;
- розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на апаратних нарадах у міського голови або заступників голови Київської міської державної адміністрації (відповідно до розподілу обов'язків) з виконання встановлених завдань.
Контроль за виконанням актів законодавства і доручень Президента України та на їх виконання інших актів законодавства здійснюється на підставі планів контролю, які розробляються структурними підрозділами апарату Київської міської державної адміністрації, відповідальними за контроль (додаток 3).
План контролю погоджується контрольним управлінням та затверджується заступником голови Київської міської державної адміністрації відповідно до розподілу обов'язків.
Інформація щодо виконання планів контролю подається до контрольного управління апарату.
94. Відповідальність за виконання доручення голови несуть особи, зазначені у резолюції керівника першими, або визначені відповідальними.
95. Акти і доручення Президента України, що надійшли до Київської міської державної адміністрації, виконуються у строки, встановлені Президентом України.
Акти і доручення Кабінету Міністрів України, що надійшли до Київської міської державної адміністрації, виконуються в строки, встановлені Прем'єр-міністром, віце-прем'єр-міністрами України.
Якщо строк не визначено, виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з моменту підписання акту чи доручення.
Строки виконання інших службових документів, що надійшли до Київської міської державної адміністрації, не повинні перевищувати 30 календарних днів (за винятком тих, в яких встановлено конкретний строк) від дня їх реєстрації у відділі по роботі з службовими документами управління документального забезпечення апарату.
Якщо акт законодавства або доручення мають виконувати кілька виконавців, інформація подається на особу, зазначену першою, або відповідальною за контроль, і не пізніше 5 робочих днів до закінчення строку.
При необхідності подовжити строк виконання акта законодавства чи доручення відповідальний за виконання повинен звернутись з відповідною пропозицією до посадової особи, яка встановила термін виконання, та письмово повідомити контрольне управління апарату про згоду посадової особи щодо подовження термінів виконання. Питання про перенесення строку виконання порушується не пізніше як за 5 робочих днів до його закінчення.
Запити народних депутатів України виконуються протягом 15 днів згідно з Законом України "Про статус народного депутата України" ( 2790-12 ). Якщо протягом зазначеного терміну питання не можливо вирішити, надається проміжна відповідь Голові Верховної Ради України і народному депутату.
Звернення народних депутатів України виконується протягом 10 днів.
Запити депутатів місцевих рад виконуються в строки, встановлені відповідною радою, а звернення депутатів місцевих рад розглядаються в десятиденний строк згідно з Законом України "Про статус депутатів місцевих рад" ( 93-15 ).
Якщо питання протягом зазначеного терміну неможливо вирішити, народному депутату України чи депутату місцевої ради надається проміжна відповідь. Строк виконання депутатських запитів або звернень, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його отримання.
В разі ненадходження інформації від співвиконавців у визначений термін, особа, визначена відповідальною, письмово повідомляє контрольне управління апарату про можливий зрив своєчасного виконання завдань (доручень) з вини співвиконавців.
96. Щоквартально до 3-го числа наступного за звітним місяцем і по мірі вирішення визначених завдань відповідальні за їх виконання або контроль відповідні керівники структурних підрозділів Київської міської державної адміністрації та районних у м. Києві державних адміністрацій надають звіт контрольному управлінню про виконання рішень Київради, розпоряджень міського голови та розпоряджень Київської міської державної адміністрації або окремих їх пунктів, доручень міського голови, даних на апаратних нарадах, інших контрольних документів для узагальнення та аналізу.
97. Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання визначених завдань доповідаються керівнику апарату Київської міської державної адміністрації на щотижневих апаратних нарадах, а в разі необхідності і міському голові.
З матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи неповного виконання завдань, міський голова, перший заступник або заступник голови Київської міської державної адміністрації (відповідно до розподілу обов'язків) дає доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань.
98. Інформація (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, що подається відповідно Президенту України, Кабінету Міністрів України, іншим органам виконавчої влади вищого рівня, підписується міським головою або за його дорученням заступником голови Київської міської державної адміністрації відповідно до розподілу обов'язків.
99. Виконані контрольні документи знімаються з контролю відповідальною за виконання особою за погодженням з контрольним управлінням апарату.
Акти і доручення Президента України знімаються з контролю за погодженням з Головним контрольним управлінням Адміністрації Президента України.
100. Щомісячно контрольним управлінням Київської міської державної адміністрації готується міському голові аналітична довідка про стан виконавської дисципліни.
Порядок підготовки і проведення апаратних нарад
та нарад з окремих питань у Київській міській
державній адміністрації
101. Міський голова, перший заступник, заступники голови та керівник апарату Київської міської державної адміністрації проводять наради з метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до повноважень Київської міської державної адміністрації.
Апаратна нарада проводиться міським головою або за його дорученням одним із заступників голови Київської міської державної адміністрації, як правило, щоп'ятниці.
Організаційно-технічне забезпечення підготовки та проведення апаратних нарад здійснює управління організаційної роботи апарату.
102. Порядок денний апаратної наради формується на підставі примірного переліку питань, що складається на квартал та затверджується міським головою.
За рішенням міського голови на розгляд апаратної наради можуть вноситися питання, не передбачені примірним переліком.
103. До кожного з питань порядку денного апаратної наради головними управліннями, управліннями та службами Київської міської державної адміністрації, відповідальними за підготовку питань, готуються довідковий матеріал, проект протокольних доручень та, при необхідності, проект розпорядження Київської міської державної адміністрації, список запрошених осіб для розгляду питання та список виступаючих по даному питанню.
104. Відповідальність за якість та своєчасність підготовки матеріалів покладається на першого заступника, заступників голови та керівника апарату Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.
105. Підготовлені матеріали, погоджені в установленому порядку, подаються до управління організаційної роботи апарату за 4 дні до засідання для узагальнення і підготовки необхідного комплекту документів.
Питання, що потребують фінансового забезпечення, узгоджуються з Головним фінансовим управлінням.
106. Коло службових осіб, які запрошуються на апаратну нараду з питань порядку денного, визначається першим заступником, заступниками голови та керівником апарату Київської міської державної адміністрації, відповідальними за підготовку питань.
107. Учасники апаратної наради запрошуються на засідання управлінням організаційної роботи апарату Київської міської державної адміністрації. Додатково запрошені на апаратні наради з окремих питань учасники запрошуються відповідним відділом організаційного забезпечення діяльності першого заступника, заступника голови та керівника апарату Київської міської державної адміністрації, який відповідає за підготовку цього питання.
108. Доручення, напрацьовані під час апаратної наради, оформлюються протокольно управлінням організаційної роботи не пізніше ніж у триденний термін і подаються на затвердження головуючому на засіданні. Протокол апаратної наради візується керівником відповідного головного управління, управління, служби та першим заступником, заступником голови, керівником апарату Київської міської державної адміністрації, відповідальними за підготовку питання.
У разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань на рівні першого заступника, заступників голови та керівника апарату Київської міської державної адміністрації рішення про остаточну редакцію окремих пунктів протоколу апаратної наради приймається міським головою. В цьому випадку спірне питання вноситься керівником апарату на розгляд міському голові для прийняття ним остаточного рішення.
109. Порядок підготовки та проведення нарад з окремих питань, організація роботи постійних або тимчасових робочих органів визначається положеннями про них.
110. Наради з окремих питань проводяться міським головою, першим заступником, заступниками голови та керівником апарату Київської міської державної адміністрації відповідно до планів роботи, а також виходячи з оперативної необхідності.
Коло службових осіб, запрошених на наради, визначається відповідним керівником, з ініціативи якого вони проводяться.
111. Запрошення на наради (крім апаратних) або за іншою службовою необхідністю голів районних у м. Києві державних адміністрацій здійснюється за погодженням з міським головою.
112. Повідомлення про запрошення на наради здійснюється відповідним відділом завчасно, як правило, не пізніше, ніж за 1 день до їх проведення. Рішення, прийняті на нарадах, оформлюються протоколами із зазначенням виконавців та термінів виконання.
Запрошення представників засобів масової інформації для участі в нарадах та інших офіційних заходах Київської міської державної адміністрації чи окремих її структурних підрозділах здійснюється виключно Головним управлінням з питань взаємодії з засобами масової інформації за погодженням з міським головою або першим заступником, заступником голови та керівником апарату Київської міської державної адміністрації.
Організація прийому громадян у Київській
міській державній адміністрації.
Порядок розгляду письмових звернень
113. Прийом громадян у Київській міській державній адміністрації здійснюють: Київський міський голова, перший заступник, заступники голови Київської міської державної адміністрації згідно з графіком, затвердженим Київським міським головою. Порядок прийому громадян у Київській міській державній адміністрації, запис громадян на прийом до керівників Київської міської державної адміністрації проводить відділ прийому та опрацювання звернень громадян управління документального забезпечення апарату.
Організацію прийому громадян Київським міським головою забезпечує відділ прийому та опрацювання звернень громадян управління документального забезпечення апарату, першим заступником та заступниками голови Київської міської державної адміністрації - відповідні відділи організаційного забезпечення діяльності першого заступника та заступників голови Київської міської державної адміністрації.
114. Контроль за виконанням доручень, даних під час прийому громадян, здійснюють відповідно відділ прийому та опрацювання звернень громадян та відділи організаційного забезпечення діяльності першого заступника та заступників голови Київської міської державної адміністрації. Результати їх виконання доповідаються відповідним керівникам Київської міської державної адміністрації у встановлені строки.
115. Письмові звернення громадян, що надходять до Київської міської ради та Київської міської державної адміністрації, приймаються, реєструються та попередньо розглядаються відділом прийому та опрацювання звернень громадян управління документального забезпечення апарату адміністрації, який передає їх Київському міському голові, заступнику міського голови - секретарю Київради або відповідним заступникам голови Київської міської державної адміністрації для розгляду по суті.
При необхідності, окремі звернення з відповідними дорученнями можуть надсилатися на розгляд районним у м. Києві державним адміністраціям відділом прийому та опрацювання звернень громадян апарату Київської міської державної адміністрації безпосередньо.
116. Контроль за своєчасним та якісним розглядом звернень громадян у Київській міській державній адміністрації здійснюють:
відділ прийому та опрацювання звернень громадян управління документального забезпечення апарату Київської міської державної адміністрації - по зверненнях, які надійшли з органів влади та управління вищого рівня, від депутатів усіх рівнів, засобів масової інформації та інших органів і поставлених ними на контроль, а також по зверненнях, які розглядаються відділом безпосередньо;
відділи організаційного забезпечення діяльності першого заступника, заступників голови та керівника апарату Київської міської державної адміністрації - по письмових зверненнях, які надійшли з органів державної влади та управління вищого рівня, депутатів усіх рівнів, засобів масової інформації і надісланих до Київської міської державної адміністрації для розгляду, а також по зверненнях, які надійшли до Київської міської державної адміністрації безпосередньо.
117. Управління документального забезпечення апарату Київської міської державної адміністрації здійснює узагальнення та аналіз прийому громадян і розгляду письмових звернень до Київської міської ради та Київської міської державної адміністрації та інформує через керівника апарату Київської міської державної адміністрації Київського міського голову за підсумками роботи за півріччя та рік.
Інформування населення міста про діяльність
Київської міської державної адміністрації
118. Інформування населення міста Києва про діяльність Київської міської державної адміністрації здійснюється Головним управлінням з питань взаємодії з засобами масової інформації.
119. Джерелами інформації є:
- розпорядження міського голови;
- розпорядження міської державної адміністрації, протоколи нарад, плани офіційних та робочих заходів міського голови, першого заступника і заступників голови Київської міської державної адміністрації.
120. Керівники структурних підрозділів апарату Київської міської державної адміністрації взаємодіють з Головним управлінням з питань взаємодії з засобами масової інформації та оперативно надають на його прохання всі необхідні матеріали та інформацію, зміст якої погоджується з міським головою або відповідними заступниками голови Київської міської державної адміністрації.
Керівник апарату Б.Стичинський
Додаток 1
до Регламенту Київської
міської державної
адміністрації
ЗАТВЕРДЖУЮ
Київський міський голова
________________________
"___"________ 200 р.
ПЛАН-КАЛЕНДАР
основних заходів Київської
міської державної адміністрації
на ___________________________________
(період, на який планується робота)
------------------------------------------------------------------
| Дата і час проведення | Назва заходів, місце їх |Відповідальні |
| | проведення | |
------------------------------------------------------------------
Додаток 2
до Регламенту Київської
міської державної
адміністрації
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
до проекту розпорядження
__________________________
(назва)
У пояснювальній записці висвітлюються такі питання:
1. Обґрунтування необхідності прийняття
розпорядження
Зазначається підстава розроблення проекту (зокрема, на
виконання актів законодавства, з власної ініціативи). Чи
обумовлено розроблення проекту необхідністю врегулювання
проблемного питання у тій чи іншій сфері суспільних відносин і
негативні наслідки, пов'язані з цим, чи прийняття розпорядження
передбачає вирішення цього питання в регіоні.
2. Мета і завдання прийняття розпорядження
Розкриваються концептуальна ідея, покладена в основу проекту
розпорядження; кінцева мета, якої планується досягти реалізацією
цього розпорядження. Визначаються практичне значення і цільова
спрямованість проекту.
3. Загальна характеристика та
основні положення проекту розпорядження
Відображаються предмет правового регулювання, структура,
склад і найважливіші положення проекту.
4. Стан нормативно-правової бази
у даній сфері правового регулювання
Зазначається перелік нормативно-правових актів, що діють у
даній сфері суспільних відносин, а також перелічуються
неврегульовані питання і пропонується механізм їх вирішення.
У разі потреби зазначається, які розпорядження мають бути
визнані такими, що втратили чинність, а до яких повинні бути
внесені зміни у зв'язку з прийняттям розробленого проекту
розпорядження, а також пропозиції щодо розроблення
нормативно-правових актів, необхідних для реалізації проекту
розпорядження, що вноситься.
5. Фінансово-економічне обґрунтування
Фінансово-економічне обґрунтування проекту розпорядження
подається у разі, коли його реалізація потребує матеріальних та
інших витрат. Наводиться розрахунок необхідних асигнувань на
реалізацію розпорядження із зазначенням конкретних витрат і джерел
їх покриття.
Якщо реалізація розпорядження не потребує додаткових
матеріальних та інших витрат, про це необхідно зазначити.
6. Прогноз соціально-економічних та
інших наслідків прийняття розпорядження
Дається оцінка впливу реалізації розпорядження на
соціально-економічну ситуацію в регіоні, галузі чи на
підприємстві.
Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати
чотирьох аркушів.
_____________________ _________ _____________________________
(посада керівника (підпис) (ім'я та прізвище)
головного розробника)
Додаток 3
до Регламенту Київської
міської державної
адміністрації
ЗАТВЕРДЖУЮ
заступник голови Київської
міської державної
адміністрації
________ __________________
(підпис) (ім'я та прізвище)
ПЛАН КОНТРОЛЮ
____________________________________________
(назва структурного підрозділу, яка здійснює
оперативний контроль)
------------------------------------------------------------------
| Вх. N, |Форми та методи | Термін | Відповідальні |
|дата доручення | контролю | виконання | виконавці |
|вид документа, | (отримання і | | |
| назва | вивчення | | |
| | проміжної або | | |
| | підсумкової | | |
| | інформації | | |
| | виконавців, | | |
| | аналіз | | |
| | статистичних | | |
| | даних і | | |
| | звітності, | | |
| | заслуховування | | |
| |на нарадах тощо)| | |
|---------------+----------------+---------------+---------------|
| | | | |
------------------------------------------------------------------
__________________________________ _______ ____________________
(керівник структурного підрозділу) (підпис) (ім'я та прізвище)
"__"___________ 200_ р.
"Погоджено" Начальник відділу контролю