Ремонт и техобслуживание легкового авто:
как документально оформить;
кто должен классифицировать эти операции

ВОПРОС: Какими документами должен оформляться факт осуществления ремонта или технического обслуживания легкового автомобиля в случае, если их проводит сторонняя организация?

Кто должен разграничивать операции по ремонту и техобслуживанию - исполнитель работ или бухгалтер предприятия-заказчика?

ОТВЕТ:

I

Документальное оформление операций по техническому обслуживанию (далее - ТО) и ремонту автомобильных транспортных средств производится в соответствии с Правилами предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту автомобильных транспортных средств, утвержденными приказом Минтранса от 11.11.2002 г. № 792 (далее - Правила).

Остановимся на некоторых этапах предоставления услуг по ТО и ремонту, определяющих, на наш взгляд, порядок документального оформления таких услуг.

1. Прием и оформление заказов

1.1. Услуги предоставляются в присутствии заказчика*
с предоставлением гарантийных обязательств

Согласно п. 9 Правил такие услуги оформляются счетом-фактурой и нарядом-заказом (приложение 1 к Правилам). В этом случае разрешено не оформлять письменный договор.

Следует отметить, что таинственную природу счета-фактуры мы исследовали в предыдущей консультации, где пришли к выводу, что это обычный документ, который может выполнять две функции: (1) предлагать уплатить определенную сумму денег и (2) свидетельствовать о факте получения ТМЦ.

Минфин, правда, счет-фактуру первичным документом не признал, поскольку она, на его взгляд, не фиксирует хозяйственную операцию, распоряжение или разрешение на проведение хозоперации, а имеет только информационный характер (см. его письмо от 27.11.2006 г. № 31-34000-20-23/25136).

Кроме того, Минфин сообщил, что форма счета-фактуры не относится к типовым формам, утверждаемым Госкомстатом, и призвал желающих использовать сей документ руководствоваться требованиями Закона “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине”.

Насколько мы поняли позицию Минфина, утверждение соответствующей формы счета-фактуры он отдал на откуп самим предприятиям, но при этом призвал их соблюдать предписания ст. 9 Закона о бухучете. Решение, честно говоря, странное. Если счет-фактура не является первичным документом, то к чему соблюдать нормы ст. 9, выдвигающие требования к первичным документам? Ну да ладно.

Итак, предприятие - исполнитель может либо самостоятельно разработать счет-фактуру, ориентируясь на реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, и превратив ее тем самым в первичный документ, либо использовать вместо нее обычный счет**. И заказчика подобная самодеятельность исполнителя смущать не должна.

1.2. Услуги предоставляются в присутствии заказчика
без предоставления гарантийных обязательств

Пунктом 10 Правил установлено, что такие услуги*** могут оформляться только выдачей платежного документа, удостоверяющего оплату работ.

Видимо, под платежным документом, удостоверяющим оплату работ, Минтранс понимает расчетный документ, определение которого приведено в ст. 2 Закона об РРО:

“Расчетный документ - документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т.п. ), подтверждающий факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) средств, купли-продажи иностранной валюты, напечатанный а случаях, предусмотренных настоящим Законом (“О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговля, общественного питания и услуг”), и зарегистрированный в установленном порядке регистратором расчетных операций или заполненный от руки”.****

Конкретная форма платежного документа, которую использует исполнитель, будет зависеть от ряда индивидуальных особенностей этого исполнителя (является он юрлицом или физлицом, на какой системе налогообложения находится и т. д.).

1.3. Услуги предоставляются с оставлением автомобиля
на ответственное хранение у исполнителя

В этом случае помимо привычных счета-фактуры и наряда-заказа составляются также акт передачи-приемки дорожного транспортного средства (ДТС), его составляющих для предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту (приложение 2 к п. 16 Правил) и акт передачи-приемки дорожного транспортного средства (ДТС), его составляющих после предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту (приложение 3 к п. 37 Правил).

После выполнения работ согласно п. 41 Правил исполнитель также предоставляет заказчику гарантийный талон (п. 60 Правил допускает замену гарантийного талона специальной “гарантийной” отметкой в наряде-заказе или акте приемки-передачи после предоставления услуг)*****.

Бывает, что какие-то неисправности выявляются уже в процессе ТО или ремонта. Такие неполадки вносятся в дефектную ведомость (п. 11 Правил).

В ряде ситуаций стороны прибегают также к заключению договора в письменной форме. В этом случае оформляется смета расходов, которая подписывается сторонами и становится неотъемлемой частью договора (п. 22 Правил).

2. Оплата услуг

Оформление финансовых документов зависит от того, является заказчик юридическим лицом или не является. В соответствии с п. 24 Правил, если на техобслуживание и ремонт принят автомобиль юрлица, исполнитель выписывает финансовые документы на оплату услуг и материалов отдельно по ремонту и отдельно по ТО (скорее всего, имеются в виду отдельные счета-фактуры).

Пункт 26 Правил в числе расчетных документов, удостоверяющих предоставление услуг, называет квитанцию об оплате работ и налоговую накладную******. На наш взгляд, данный перечень, естественно, может быть расширен за счет других легальных расчетных документов (например, кассового фискального чека, квитанции к приходному кассовому ордеру и т. д.).

Таким образом, перечень необходимых “ремонтных” документов зависит от нескольких факторов, а именно: производятся услуги в присутствии заказника или нет, предоставляются ли исполнителем гарантийные обязательства, является ли заказчик юридическим лицом и т. д. То есть в самом простом случае заказчику необходим как минимум один платежный документ, удостоверяющий оплату услуг, а в самом сложном - наряд-заказ (договор, акт выполненных услуг), счет-фактура (счет) и платежный документ.

II

А теперь - об обязательствах по разграничению операций по ТО и ремонту.

Из Правил следует, что классифицировать операции по ТО и ремонту должен исполнитель. Так, согласно п. 3 Правил исполнитель еще до заключения договора должен предоставить заказчику необходимую, доступную и достоверную информацию относительно перечня работ по ТО и ремонту.

Во-первых, разграничение на техническое обслуживание и ремонт производится исполнителем на основании перечней и порядка выполнения работ, регламентированных разработчиком (производителем) дорожно-транспортных средств и их составляющих в инструкциях по эксплуатации и (или) в сервисных книжках, а также в нормативных документах.

Во-вторых, примерный перечень операций по ТО содержится в приложениях А, Б и В к Положению о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденному приказом Минтранса от 30.03.98 г. № 102.

При этом исходя из п. 24 Правил можно сделать вывод о том, что “первоначальной” является именно эксплуатационная (сервисная) документация производителя и что только при ее отсутствии следует ориентироваться на приложения к вышеупомянутому Положению. Это и понятно: документация производителя учитывает специфику каждой модели и поэтому выступает главным ориентиром в определении услуг по ТО.

В-третьих, разграничение упомянутых операций, произведенное исполнителем, заботливо фиксируется в отдельных финансовых документах на оплату ремонта и ТО.

Так что у бухгалтера-заказчика хотя бы по поводу распределения голова болеть не должна.

________________________

* В этом случае нет необходимости оставлять автомобиль (его составляющие) на ответственное хранение у исполнителя.

** Отметим также, что счет-фактура или счет могут служить доказательством заключения договора, свидетельствуя о принятии заказа к исполнению (см. постановление ВХС Украины от 28.02.2006 г. по делу № 20-11/274). То же самое, кстати, касается и наряда-заказа.

*** Имеются в виду подкачка пневматических шин, работы посменного технического обслуживания, диагностические работы без вмешательства в конструкцию автомобиля и т. п.

**** Практически идентичное определение расчетного документа приводится в п. 1.2 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине.

***** Пункт 41 Правил упоминает еще ряд документов: справку-счет на номерные составные части, справку о цвете (при перекраске), приемо-сдаточный акт на газовое оборудование и т. п.

****** Причем в случае с НН - со странной оговоркой “для юридических лиц”. Судя по всему, в Минтрансе не знают, что плательщиками НДС могут быть и физлица.

“Бухгалтер” № 32, август (IV) 2007 г.
Подписной индекс 74201