Электронный учет, бумажные распечатки и дела архивные

ВОПРОС: Бухгалтерский учет на нашем предприятии полностью компьютеризирован. Нужно ли в этих условиях распечатывать регистры бухучета (главную книгу, журналы, аналитические ведомости) и первичные документы для передачи в архив?

ОТВЕТ: В первую очередь следует отметить, что в соответствии с предписаниями п. 5 ст. 8 Закона Украины “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине” от 16.07.99 г. № 996-XІV предприятие на свое усмотрение:

- определяет учетную политику предприятия;

- выбирает форму бухгалтерского учета как определенную систему регистров учета, порядок и способ регистрации и обобщения информации в них с соблюдением единых основ, установленных данным Законом, и с учетом особенностей своей деятельности и технологии обработки учетных данных;

- разрабатывает систему и формы внутрихозяйственного (управленческого) учета, отчетности и контроля за хозяйственными операциями, определяет права работников на подписание бухгалтерских документов;

- утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации, дополнительную систему счетов и регистров аналитического учета.

Таким образом, перечень регистров бухгалтерского учета выбирается непосредственно самим предприятием, что должно быть зафиксировано в приказе об учетной политике.

Согласно п. 3 ст. 8 того же Закона ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксации фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, хранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами. Данным Законом не предусмотрена обязательная передача регистров бухучета на хранение в архивные учреждения, требуется лишь хранение их в течение установленного срока.

Общие вопросы взаимоотношений архивов и предприятий регулируются Законом Украины “О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях” от 24.12.93 г. № 3814-XII. Этим актом предусмотрено, что некоторые документы предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности подлежат обязательной передаче в Национальный архивный фонд (далее - НАФ). Речь идет о документах, которые считаются культурным наследием Украины и касаются ее истории. На наш взгляд, бухгалтерские регистры предприятия к таким документам не относятся.

Однако решать этот вопрос должен не бухгалтер и не собственник предприятия. В соответствии со ст. 6 “архивного” Закона внесение и изъятие документов из НАФ осуществляется на основании экспертизы их ценности комиссией, состоящей из специалистов архивного дела и делопроизводства, представителей научной и творческой общественности, а также других специалистов.

Подробно эта процедура описана в приказе Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41, которым утвержден Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов (далее - Перечень). В п. 1.1 Указаний по применению Перечня говорится, что Перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения документов и их отборе для внесения в состав НАФ или для уничтожения.

В то же время в соответствии с п. 3.6 Указаний организации, в которых не образуются документы НАФ, уничтожают их по согласованию с государственными архивными учреждениями, если надобность в них отпала и сроки их хранения по Перечню истекли. При этом уничтожение документов без предварительного утверждения описей дел постоянного хранения, а также нарушение установленных Перечнем сроков хранения является незаконным и влечет ответственность согласно действующему законодательству.

Из всего вышеизложенного можно сделать вывод о том, что ваше предприятие имеет возможность выбора:

- либо определить перечень регистров бухгалтерского учета, который используется на предприятии, регулярно распечатывать эти регистры и передавать их в архив или уничтожать на основании заключений экспертной комиссии, созданной на предприятии с привлечением представителей государственных архивных учреждений;

- либо хранить на предприятии регистры бухгалтерского учета в электронном виде в течение установленных сроков (по Перечню). По истечении этих сроков (3 года) и при условии завершения проверки предприятия налоговыми органами за данный период уничтожать их на основании заключений экспертных комиссий.

Можно, конечно, попробовать передать в архив документы и в электронном виде. Перечень предусматривает сроки хранения для документов (протоколов, справок, актов, программ, чертежей, таблиц) на машинных носителях до тех пор, пока в них не отпадет надобность (п. 2292 Перечня). Приказом Госкомархивов от 25.04.2005 г. № 49 утвержден даже специальный Порядок хранения электронных документов в архивных учреждениях.

На практике такая попытка может вызвать определенные трудности, связанные с недостаточным уровнем технического, методического и кадрового обеспечения государственных архивов. Кроме того, отсутствие электронной цифровой подписи на электронных документах позволяет сделать вывод о том, что они не имеют юридической силы документа. Поэтому обращение к таким данным, помещенным в архив, если в этом возникнет необходимость, все равно не позволит вам использовать их, например, для доказательства своей позиции в суде.

Сергей Козлович,
директор аудиторской фирмы “Фортекс”

Газета “Фортекс” № 17/2007 (№ 225), от 22.04.2007 г.