Документальне підтвердження витрат
на проживання у відрядженні
ЗАПИТАННЯ: Чи може касовий чек з готелю бути документом, що підтверджує витрати відрядженого в період службового відрядження? Чи потрібен такий чек для відображення затрат з проживання у складі валових витрат?
ВІДПОВІДЬ: Відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю України працівники мають право на відшкодування витрат і одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями. При цьому зазначені витрати та компенсації виплачуються в порядку і розмірах, установлюваних законодавством.
Так, у ст. 12 Закону України “Про оплату праці” від 24.03.95 р. № 108/95-ВР встановлено, що гарантії та компенсації працівникам у разі службових відряджень, установлені Кодексом законів про працю України, є мінімальними державними гарантіями.
Крім того, згідно зі ст. 46 Господарського кодексу України при укладенні з громадянином трудового договору (контракту, угоди) підприємство зобов'язане забезпечити належні і безпечні умови роботи, оплату праці, не нижче визначеної законом, та її своєчасне одержання працівниками, а також інші соціальні гарантії відповідно до законодавства України.
При направленні працівників у службові відрядження суб'єкти підприємницької діяльності повинні дотримуватися норм чинного законодавства з питань службових відряджень, зокрема Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України у редакції від 10.06.99 р. № 146 (далі - Інструкція).
Згідно з пп. 1.11 розділу 1 Інструкції витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, які підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо. За наявності документів, які підтверджують вартість наданих послуг (транспортні квитки, рахунки з готелю), зазначені затрати відносяться до бухгалтерських витрат.
Згідно з пп. 1.6 Інструкції підприємство за наявності підтверджувальних документів (в оригіналі) відшкодовує затрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, які надаються в готелях (прання, чищення, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором.
На думку Міністерства фінансів України (лист Міністерства фінансів України від 28.02.2002 р. № 041-407-133/12-1943), документом, що підтверджує витрати на наймання житлового приміщення, є розрахунковий документ (надрукований реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну), в якому зазначено прізвище працівника, направленого у відрядження, термін проживання, вартість основних і додаткових послуг, отриманих в готелі (мотелі) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи.
Нагадаємо також, що згідно з пп. 5.4.8 Закону України “Про оподаткування прибутку підприємств” у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР до валових витрат підприємства відносять затрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах з таким платником податків або є членами його керівних органів. Серед цих витрат є й вартість проживання в готелях (мотелях), а також включені до таких рахунків затрати на побутові послуги.
Витрати платника податків можуть бути включені до складу валових лише за наявності підтверджуючих документів та зв'язку такого відрядження з основною діяльністю підприємства:
- запрошень приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю платника податків;
- укладеного договору (контракту);
- інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові стосунки;
- документів, що засвідчують участь особи, яку відправлено стороною, у переговорах, конференціях або симпозіумах, що проводяться за тематикою, яка збігається з основною діяльністю платника податків.
“Бухгалтерія торговельного підприємства: від А до Я”, № 6, березень 2007 р.
Передплатний індекс 08074, 23338 (українською мовою)
та 08075, 23339 (російською мовою)