МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ

НАКАЗ
22.11.2006 N 358

Про затвердження Положення про департамент
документального забезпечення Міністерства
економіки України

Відповідно до структури центрального апарату Міністерства економіки України, затвердженої наказом Міністерства від 12.07.2005 N 199, у редакції наказу від 03.10.2005 N 320, зі змінами, наказую:

1. Затвердити Положення про департамент документального забезпечення Міністерства економіки України, що додається.

2. Вважати таким, що втратило чинність, Положення про відділ документального забезпечення Міністерства економіки України, затверджене наказом Міністерства від 08.11.2005 N 405.

Міністр В.О.Макуха

Затверджено
Наказ Міністерства
економіки України
22.11.2006 N 358

Положення
про департамент документального забезпечення
Міністерства економіки України

1. Загальні положення

1.1. Департамент документального забезпечення (далі - департамент) є структурним підрозділом центрального апарату Міністерства економіки України (далі - Міністерство), який підпорядкований першому заступникові Міністра згідно з розподілом обов'язків.

1.2. У своїй діяльності департамент керується Конституцією України ( 254к/96-ВР ), законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства, Положенням про Міністерство, положеннями про структурні підрозділи Міністерства, Інструкцією з діловодства у Міністерстві економіки (далі - Інструкція), затвердженою наказом Міністерства від 27.03.98 N 36, зі змінами, Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, у Міністерстві економіки України (далі - Інструкція з "ДСК"), затвердженою наказом Міністерства від 18.05.99 N 67, зі змінами, Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 03.06.97 N 62, вказівками Міністра, його перших заступників та заступників (далі - керівництво Міністерства), нормативно-правовими актами України з питань діловодства та архівної справи та цим Положенням.

1.3. Департамент має круглу печатку зі своїм найменуванням, а також використовує у своїй роботі гербову печатку Міністерства, відповідальність за зберігання та використання якої покладається наказом Міністерства на керівника департаменту, інші печатки і штампи із зазначенням найменування Міністерства, які видаються його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розпис.

1.4. Штатна чисельність департаменту визначається наказом Міністерства про затвердження штатного розпису.

1.5. До складу департаменту входять:

відділ методичного забезпечення діловодного процесу;

відділ попереднього розгляду вхідної кореспонденції;

відділ реєстрації та сканування вхідної кореспонденції;

відділ роботи зі зверненнями громадян та архіву.

1.6. Працівники департаменту здійснюють свої функції, керуючись діючими в Міністерстві Інструкціями з питань діловодства, цим Положенням та посадовими інструкціями.

1.7. Покладання на департамент обов'язків, не передбачених цим Положенням, і таких, що не стосуються питань діловодства, архівної справи та звернень громадян, не допускається.

2. Основні завдання департаменту

Головною метою діяльності департаменту є забезпечення діловодного процесу Міністерства, формування архіву Міністерства та роботи з архівними документами; здійснення організаційних заходів щодо проведення прийому громадян особисто керівництвом Міністерства та структурних підрозділів, а також роботи громадської приймальні Міністерства.

Для досягнення цієї мети департамент виконує завдання щодо:

2.1. Забезпечення реалізації в Міністерстві державної політики з питань діловодства, архівної справи, а також організаційне забезпечення реалізації в Міністерстві положень Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР );

2.2. Методичного забезпечення та організації процесу діловодства в центральному апараті Міністерства;

2.3. Здійснення методичного керівництва всім процесом діловодства в Міністерстві;

2.4. Здійснення контролю за дотриманням вимог законодавства до оформлення документів, які надсилаються до Секретаріату Президента України, Верховної Ради України та Секретаріату Кабінету Міністрів України (далі - вищі органи влади) тощо;

2.5. Здійснення систематичного аналізу документообігу в Міністерстві (кількість, склад вхідної та вихідної кореспонденції, у тому числі "Для службового користування" (далі - "ДСК"). Підготовка аналітичних матеріалів з цих питань для керівництва Міністерства;

2.6. Підготовки та подання на підпис Міністрові проектів наказів з питань діловодства;

2.7. Забезпечення, у межах своєї компетенції, взаємодії між структурними підрозділами Міністерства, діловодними службами вищих органів влади, інших міністерств, державних комітетів, підприємств, організацій, керуючись при цьому вимогами Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України (далі - Тимчасовий регламент), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 05.06.2000 N 915, зі змінами, Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153, зі змінами, Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893, зі змінами;

2.8. Розроблення та безпосередньої участі в підготовці проектів нормативно-правових актів вищих органів влади з питань діловодства, архівної справи та регулювання питання організації роботи зі зверненнями громадян;

2.9. Участі в експертизі цінності документів Міністерства, що накопичуються в процесі його діяльності, у тому числі "ДСК";

2.10. Здійснення вибірково у разі потреби перевірки стану діловодства в структурних підрозділах Міністерства;

2.11. Організаційного забезпечення роботи з реалізації в Міністерстві Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР );

2.12. Формування архіву Міністерства, забезпечення в установленому порядку роботи структурних підрозділів з їх документами, переданими до архіву Міністерства на зберігання.

3. Функції департаменту

Департамент відповідно до покладених на нього завдань у тісній взаємодії з іншими структурними підрозділами Міністерства, приймальними керівництва та відповідними діловодними, архівними службами і структурними підрозділами з питань роботи зі зверненнями громадян інших установ та організацій виконує такі функції:

3.1. Здійснює згідно з розділом 3 Інструкції приймання, первинний розгляд, реєстрацію всієї вхідної та вихідної урядової кореспонденції, відправлення в установленому порядку вихідної кореспонденції Міністерства;

3.2. Визначає коло порушених у документах питань та посадову особу, до компетенції якої вони належать, здійснює реєстрацію документів, направляє їх на розгляд керівництву Міністерства та структурних підрозділів;

3.3. Здійснює згідно з вимогами Інструкції відправлення вихідної кореспонденції на адресу юридичних та фізичних осіб через поштове відділення N 8 м. Києва, веде в установленому порядку їх облік, а також контроль над процесом використання коштів на авансовому рахунку;

3.4. Щодня здійснює моніторинг проходження документів у Міністерстві, у разі проведення службового розслідування - аналіз причин затримки документів;

3.5. Щомісяця готує аналітичні довідки про кількісний та якісний склад вхідної і вихідної кореспонденції Міністерства;

3.6. Щокварталу готує порівняльний аналіз кількісного та якісного складу кореспонденції Міністерства;

3.7. Здійснює первинний розгляд, облік документів з грифом "ДСК" та контроль за додержанням вимог Інструкції "ДСК" при роботі з відповідною інформацією;

3.8. Готує проекти нормативно-правових актів Міністерства з питань діловодства, архівної справи та роботи зі зверненнями громадян, бере безпосередню участь у розгляді проектів нормативно-правових актів вищих органів влади, що надходять до Міністерства на погодження, із зазначених питань;

3.9. Здійснює згідно з Інструкцією реєстрацію наказів Міністерства, у тому числі спільних, щодо основної діяльності;

3.10. Оформляє відповідно до вимог законодавства накази Міністерства для подальшого подання їх структурним підрозділом - виконавцем на державну реєстрацію;

3.11. Здійснює методичне керівництво процесом діловодства в структурних підрозділах Міністерства;

3.12. Здійснює первинний розгляд звернень громадян, що надійшли до Міністерства, їх реєстрацію та направлення на розгляд згідно із Законом України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР );

3.13. Здійснює первинний розгляд, реєстрацію та направлення на розгляд згідно із Законом України "Про статус народних депутатів" ( 2790-12 ) звернень і запитів народних депутатів України;

3.14. Вносить керівництву Міністерства пропозиції щодо вдосконалення процесу діловодства, архівної справи та організації роботи зі зверненнями громадян у Міністерстві;

3.15. Розробляє і забезпечує здійснення заходів щодо вдосконалення діловодства в центральному апараті Міністерства, роботи з архівними документами та зверненнями громадян, у разі потреби проводить наради з цих питань;

3.16. Вибірково перевіряє правильність оформлення вихідної кореспонденції зі структурних підрозділів Міністерства, визначає вартість відправлень, обробляє їх на маркувальній машині, щодня здійснює сумарний їх облік;

3.17. Забезпечує згідно з чергою приймання-передачу документів за телефаксом;

3.18. Здійснює облік бланків суворої звітності для листів Міністерства згідно з Інструкцією, раз у квартал перевіряє у структурних підрозділах ведення журналів їх обліку та приймає від них звіти про використання;

3.19. Забезпечує оформлення документів шляхом скріплення на них підписів посадових осіб гербовою печаткою Міністерства, несе відповідальність за її використання та зберігання, а також веде облік і контроль за зберіганням та використанням всіх печаток та штампів, що використовуються в роботі департаменту, здійснюючи їх видачу згідно з журналом обліку під розпис відповідальним працівникам департаменту;

3.20. Засвідчує підписи керівництва Міністерства, керівництва структурних підрозділів та працівників Міністерства відповідними штампами і печатками;

3.21. У разі потреби вибірково здійснює перевірку стану діловодства у структурних підрозділах Міністерства, узагальнює висновки перевірок та готує довідки для керівництва Міністерства з цих питань;

3.22. Здійснює організаційне забезпечення ведення прийому громадян керівництвом Міністерства та структурних підрозділів у громадській приймальні Міністерства (складає та погоджує з відповідними посадовими особами Міністерства графіки їх особистого прийому громадян, готує інформаційний матеріал про коло питань, що входять до компетенції відповідних структурних підрозділів, для розміщення його на сайті Міністерства та відповідному стенді біля громадської приймальні, періодично оновлює інформацію на стенді, здійснює реєстрацію громадян, що приходять на особистий прийом, забезпечує приймальні керівництва Міністерства журналами прийому громадян, здійснює попередній запис особистого прийому громадян керівництвом Міністерства, здійснює організаційні заходи щодо особистого прийому громадян керівництвом Міністерства та структурних підрозділів);

3.23. Перевіряє звернення громадян на їх відповідність Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), готує листи на адресу інших установ та організацій та направляє їм на розгляд звернення громадян, у яких порушуються питання, що не належать до компетенції Міністерства, інформують про це заявників; готує проекти рішень про відмову в задоволенні вимог, викладених у заяві (клопотанні), та забезпечують доведення його до відома громадянина в письмовій формі;

3.24. Забезпечує в установленому порядку роботу структурних підрозділів з документами, переданими ними в архів Міністерства на зберігання;

3.25. Бере участь у роботі експертної комісії Міністерства з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі його діяльності.

Організовує в установленому порядку експертизу документів, відбір їх до знищення, а також передає їх для знищення;

3.26. Вносить пропозиції керівництву Міністерства щодо забезпечення схоронності архівних документів;

3.27. Надає методичну допомогу структурним підрозділам Міністерства у складанні номенклатури їх справ, формуванні закінчених діловодством справ для подальшої передачі на зберігання в архів Міністерства.

Складає зведену номенклатури справ Міністерства згідно з поданими структурними підрозділами даними;

3.28. Перевіряє правильність формування структурними підрозділами архівних справ;

3.29. Приймає в установленому порядку сформовані справи на зберігання до архіву Міністерства;

3.30. Забезпечує в межах своєї компетенції додержання вимог Законів України "Про державну таємницю" ( 3855-12 ), "Про боротьбу з корупцією" ( 356/95-ВР ).

4. Права департаменту

Департамент має право:

4.1. Вимагати від працівників підрозділів при відправленні вихідної кореспонденції Міністерства усунення недоліків у оформленні документів;

4.2. Повертати відправнику документи, що надійшли до Міністерства з порушенням вимог чинної Примірної інструкції з діловодства ( 1153-97 ), попередньо склавши відповідного акта;

4.3. Відкривати конверти, адресовані працівникам Міністерства, крім тих, що мають позначку "особисто";

4.4. Під час проведення перевірки стану діловодства у структурних підрозділах Міністерства, у тому числі документів "ДСК", вимагати від керівників відповідних структурних підрозділів надання документів для перевірки та вносити їм пропозиції щодо необхідності усунення недоліків, виявлених перевіркою;

4.5. Вимагати від усіх працівників Міністерства додержання вимог Інструкції, Інструкції "ДСК" та наказів Міністерства з питань діловодства, архівної справи та щодо організаційної забезпечення роботи зі зверненнями громадян;

4.6. У разі потреби проводити наради з питань, які належать до компетенції департаменту, залучати до участі у них представників інших структурних підрозділів Міністерства, підвідомчих організацій;

4.7. Вибірково розкривати конверти з вихідною кореспонденцією структурних підрозділів та перевіряти правильність її оформлення;

4.8. Залучати до роботи над проектами нормативно-правових актів інші структурні підрозділи Міністерства;

4.9. Відмовляти заявникам у наданні інформації у разі, коли питання, порушені ними, не належать до компетенції відділу;

4.10. Давати письмові зауваження на копіях листів структурним підрозділам у разі неправильного оформлення документів для відправлення на адресу вищих органів влади;

4.11. Повертати адресатам в установленому порядку документи у разі виявлення порушень вимог діловодства;

4.12. Інформувати в установленому порядку вищі органи влади про некомплектність документів, що надійшли до Міністерства з порушенням вимог діловодства (відсутність додатків, не адресовані Міністерству тощо), необхідність їх заміни;

4.13. Вимагати від працівників приймалень керівництва Міністерства прискорення розгляду документів;

4.14. Вимагати від працівників приймалень керівництва Міністерства перенесення резолюцій на реєстраційні картки та електронні їх версії, а також зазначення строків виконання їх при використанні позначок "ТЕРМІНОВО", "НЕГАЙНО";

4.15. Вимагати від працівників приймалень керівництва Міністерства у разі зміни першого виконавця чи складу виконавців доручень обов'язково зазначати на реєстраційних картках, їх електронних версіях прізвище особи, що внесла ці зміни, та дату їх внесення;

4.16. Не приймати неправильно сформовані справи на зберігання до архіву Міністерства;

4.17. Здійснювати перевірку повної передачі структурними підрозділами справ до архіву Міністерства;

4.18. Відмовляти у прийнятті анонімних звернень громадян;

4.19. Вимагати від керівництва структурних підрозділів забезпечення додержання строків передачі справ до архіву Міністерства;

4.20. Пересилати за належністю відповідному органу влади чи посадовій особі звернення громадян, у яких порушуються питання, що не належать до компетенції Міністерства, про що інформувати заявника. Листи-інформування подавати від імені департаменту за підписом його керівника;

4.21. Повертати заявникові звернення, що надійшли до Міністерства без дотримання вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), з одночасним наданням йому за підписом керівника департаменту роз'яснення.

5. Керівництво департаменту

Департамент очолює директор, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом Міністерства відповідно до законодавства і має заступника директора департаменту, на якого покладається виконання його обов'язків у разі відсутності, та заступника директора департаменту - начальника відділу, який виконує обов'язки директора департаменту в разі відсутності самого директора департаменту та його звільненого заступника (через хворобу, перебування у відпустці, відрядженні).

Директор департаменту безпосередньо підпорядкований першому заступнику Міністра, до компетенції якого згідно з розподілом обов'язків належать питання діловодства, роботи зі зверненнями громадян та архівної справи.

Директор департаменту:

5.1. Керує діяльністю департаменту, несе персональну відповідальність за виконання покладених на департамент завдань та здійснення ним своїх функцій, організовує і забезпечує у визначені строки виконання доручень керівництва Міністерства;

5.2. Затверджує посадові інструкції заступника директора департаменту та заступника директора департаменту - начальника відділу, начальників відділів, що входять до складу департаменту, та їх заступників;

5.3. Погоджує положення про відділи, що входять до складу департаменту;

5.4. Забезпечує належні умови праці у відділах департаменту, вирішує питання з керівництвом Міністерства щодо технічного забезпечення роботи департаменту, раціональний розподіл обов'язків між працівниками, додержання ними правил внутрішнього трудового розпорядку, а також вживає заходів щодо підвищення рівня кваліфікації працівників департаменту;

5.5. Подає Міністрові через першого заступника Міністра в установленому порядку кандидатури працівників на заміщення вакантних посад, пропозиції щодо присвоєння їм рангів державних службовців, заохочення, а також накладення дисциплінарного стягнення і звільнення з обійманої посади згідно із законодавством;

5.6. Визначає коло питань, що належать до компетенції його заступників та начальників відділів, виходячи з їх функцій;

5.6. Проводить виробничі наради у департаменті;

5.7. Підписує (візує) документи, підготовлені у межах компетенції департаменту;

5.8. Забезпечує в межах компетенції додержання працівниками відділу вимог Законів України "Про державну таємницю" ( 3855-12 ) та "Про боротьбу з корупцією" ( 356/95-ВР ).

5.9. Створює всі умови для просування працівників по службі.

Заступник директора департаменту документального забезпечення А.В.Тесленко