МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
N 36/5 від 29.06.99
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
5 липня 1999 р. за N 437/3730
(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Міністерства юстиції України
N 2053/5 від 04.11.2009)
Про здійснення заходів щодо захисту нотаріально
оформлюваних документів
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту
N 50/5 від 25.08.99
N 55/5 від 13.09.99
N 33/5 від 09.08.2000
N 24/5 від 17.04.2001
N 20/5 від 03.03.2004
N 67/5 від 14.07.2004
N 33/5 від 07.04.2005
N 110/5 від 28.12.2006 )
На виконання постанови колегії Міністерства юстиції України від 18 червня 1999 року N 21, з метою підвищення рівня захисту нотаріально оформлюваних документів та спрощення системи обігу спеціальних бланків нотаріальних документів НАКАЗУЮ:
1. ( Пункт 1 втратив чинність на підставі Наказу Мін'юсту N 55/5 від 13.09.99 ) Запровадити з 15 вересня 1999 року практику вчинення нотаріальних дій державними та приватними нотаріусами із застосуванням захисного знака нотаріальних документів. ( Пункт 1 в редакції Наказу Мін'юсту N 50/5 від 25.08.99 )
( Пункт 2 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 33/5 від 07.04.2005 )
3. Покласти на дочірнє підприємство "Інформаційно-видавничий центр українського нотаріату":
організацію виготовлення спеціальних бланків нотаріальних документів, уведених в обіг наказом Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 року N 7/5; ( Абзац другий пункту 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001 )
постачання спеціальних бланків нотаріальних документів державним нотаріальним конторам та приватним нотаріусам та ведення первинного обліку їх постачання. ( Абзац третій пункту 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001 )
4. Покласти на державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України:
ведення обліку постачання і витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів;
ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів. ( Пункт 4 в редакції Наказів Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001, N 33/5 від 07.04.2005 )
5. Затвердити Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів (додається). ( Пункт 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 33/5 від 07.04.2005 )
( Пункт 6 втратив чинність на підставі Наказу міністерства юстиції N 20/5 від 03.03.2004 )
7. Підпункт 35 пункту 4 Положення про Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласні, Київське та Севастопольське міські управління юстиції, затвердженого наказом Міністерства юстиції від 5 лютого 1999 року і зареєстрованого 5 лютого 1999 року за N 70/3363, викласти в такій редакції:
"35) контролює обіг спеціальних бланків та захисних знаків нотаріальних документів".
8. Департаменту нотаріату та ліцензування юридичної практики (Н.В.Круковес): подати наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493/92 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами, внесеними Указом Президента України від 21.05.98 N 493/98) та довести його до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.
9. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства юстиції України від 22.01.98 N 6/5 "Про внесення змін до Положення про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів" та від 08.05.98 N 23/5 "Про впорядкування системи обігу спеціальних бланків нотаріальних документів".
10. Департаменту державної реєстрації нормативних актів та правової роботи (Бутрименко В. В.) внести відповідні зміни до Державного реєстру нормативно-правових актів.
11. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого заступника Міністра юстиції України Б.С.Стичинського.
Міністр С.Р.Станік
Затверджено
Наказ Міністерства юстиції
України 29.06.99 N 36/5
(у редакції наказу
Міністерства юстиції України
від 28.12.2006 N 110/5)
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України 5 липня 1999 р.
за N 437/3730
Положення
про порядок постачання, зберігання,
обліку та звітності витрачання спеціальних
бланків нотаріальних документів
1. Загальні положення
1.1. Положення установлює порядок замовлення, постачання, зберігання, обліку постачання і звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів (далі - бланки) в Україні.
1.2. Бланки є неодмінною складовою документарного забезпечення нотаріального процесу. Бланки використовуються нотаріусами виключно при вчиненні нотаріальних дій.
1.3. Спеціальні бланки нотаріальних документів є бланками суворої звітності.
1.4. Бланки виготовляються відповідно до зразка й опису, затверджених Міністерством юстиції України.
1.5. Право інтелектуальної власності на дизайн бланків належить Міністерству юстиції України.
1.6. Міністерство юстиції України забезпечує організацію постачання, зберігання, обліку постачання й звітності витрачання бланків.
1.7. Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів (далі - Єдиний реєстр) - електронна база даних, яка містить інформацію про видані нотаріусам спеціальні бланки нотаріальних документів та їх витрачання нотаріусами, а також недійсні бланки.
1.8. Єдиний реєстр організовується таким чином, щоб була можливість отримання інформації щодо кожного виданого та/або використаного бланка.
1.9. Єдиний реєстр використовується для обліку обігу бланків, а також для перевірки справжності бланків і статистичного аналізу.
1.10. Держатель Єдиного реєстру - Міністерство юстиції України, яке забезпечує його функціонування.
1.11. Адміністратор Єдиного реєстру - державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України, яке здійснює заходи по технічному й технологічному створенню та супроводженню програмного забезпечення Єдиного реєстру, наданню доступу до Єдиного реєстру, забезпечує збереження та захист даних, що містяться у Єдиному реєстрі, уносить до Єдиного реєстру відомості про видачу нотаріусам бланків, надає інформацію з Єдиного реєстру на запит осіб, перелік яких визначений в 6.6 цього Положення, а також виконує інші функції, передбачені цим Положенням.
1.12. Реєстраторами Єдиного реєстру є державні нотаріальні контори; державні нотаріальні архіви; приватні нотаріуси, які уклали відповідні договори з Адміністратором Єдиного реєстру та мають доступ до Єдиного реєстру через інформаційну мережу Міністерства юстиції України, уносять записи до Єдиного реєстру про витрачені та недійсні бланки, перевіряють за даними Єдиного реєстру справжність бланків, а також виконують інші функції, передбачені цим Положенням.
2. Порядок замовлення, постачання
та одержання бланків
2.1. Замовниками бланків є приватні нотаріуси, державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви (далі - нотаріуси).
2.2. Постачання бланків нотаріусам здійснюється дочірнім підприємством "Інформаційно-видавничий центр українського нотаріату" (далі - ІВЦУН).
2.3. Нотаріуси замовляють необхідну кількість бланків шляхом подання до ІВЦУН відповідної заявки через поштовий або факсовий зв'язок.
2.4. Нотаріуси одержують бланки від ІВЦУН за такою ціною:
2.4.1. Приватні нотаріуси - за ціною, визначеною в калькуляції, погодженій Міністерством юстиції України, що діє на день зарахування грошових коштів на рахунок ІВЦУН.
2.4.2. Державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви - за ціною, визначеною в калькуляції, погодженій Міністерством юстиції України, що діє на день відвантаження (відправлення) бланків.
2.5. ІВЦУН зобов'язаний своєчасно (день у день) надавати інформацію Адміністратору про постачання бланків нотаріусам.
2.6. Адміністратор Єдиного реєстру вносить до Єдиного реєстру відомості, отримані від ІВЦУН, про постачання бланків протягом дня з моменту отримання цих відомостей.
3. Зберігання бланків
3.1. Зберігання бланків у нотаріусів повинно бути організовано таким чином, щоб повністю забезпечити збереження їх від крадіжок, пожеж та пошкоджень.
3.2. Завідувачі державних нотаріальних контор, державні та приватні нотаріуси несуть персональну відповідальність за організацію зберігання, витрачання та обліку бланків.
3.3. У разі виявлення факту втрати або крадіжки бланків нотаріус, що відповідає за зберігання бланків, зобов'язаний негайно внести про це відомості до Єдиного реєстру, та повідомити органи внутрішніх справ для вжиття заходів з їх розшуку (зазначивши дату, серії та номери вкрадених чи втрачених бланків) та відповідне управління юстиції.
Відповідним управлінням юстиції за фактом крадіжки або втрати бланків призначається службове розслідування.
3.4. За недбале ставлення до зберігання та витрачання бланків нотаріуси несуть відповідальність згідно з чинним законодавством України.
3.5. При перевірках управліннями юстиції роботи нотаріусів в обов'язковому порядку перевіряється стан зберігання, витрачання й обліку бланків.
4. Недійсні бланки
4.1. Недійсними бланками вважаються: зіпсовані (при виготовленні документа), анульовані (унаслідок того, що вчинення нотаріальної дії не відбулося), дефектні (через відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів на бланках, наявність дубльованих номерів тощо), відсутні (що виявлено при відкритті пачки) та викрадені.
4.2. Нотаріуси здають зіпсовані, анульовані або дефектні бланки до ІВЦУН, про що складається акт у двох примірниках.
4.3. ІВЦУН знищує зіпсовані, анульовані або дефекті бланки, про що складається акт про знищення.
4.4. Знищення бланків здійснюється комісією у складі представника Української нотаріальної палати, представника ІВЦУН та представника Адміністратора Єдиного реєстру.
4.5. Нотаріуси забезпечують зберігання актів про прийняття-передавання на знищення зіпсованих, анульованих або дефектних бланків, а ІВЦУН - зберігання актів про знищення зіпсованих, анульованих або дефектних бланків протягом п'яти років з моменту підписання таких актів.
5. Ведення Єдиного реєстру
5.1. ІВЦУН щоденно надсилає до Адміністратора Єдиного реєстру відомості про постачання бланків нотаріусам.
5.2. Унесення до Єдиного реєстру відомостей про постачання бланків нотаріусам здійснюється Адміністратором Єдиного реєстру після їх отримання від ІВЦУН.
5.3. Унесення до Єдиного реєстру відомостей про витрачання бланків здійснюється Реєстраторами Єдиного реєстру в день витрачання бланка.
5.4. Унесення до Єдиного реєстру відомостей про викрадені бланки здійснюється Реєстраторами Єдиного реєстру негайно.
5.5. Нотаріуси, які не мають власних систем доступу до Єдиного реєстру не пізніше 5-го числа наступного за звітним місяця подають до Адміністратора Єдиного реєстру звіти про витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів (додаток 1).
5.6. Унесення до Єдиного реєстру відомостей, передбачених пунктом 5.5 цього Положення, здійснюється Адміністратором Єдиного реєстру в строки, передбачені пунктом 5.3 цього Положення.
5.7. Коди витрачання бланків:
1 - договір про відчуження нерухомого майна, крім земельних ділянок;
2 - договір про відчуження транспортного засобу;
3 - інші договори;
4 - заповіт;
5 - свідоцтво про право на спадщину;
6 - свідоцтво про право власності;
7 - довіреність;
8 - заява;
9 - копія;
10 - переклад;
11 - дублікат;
12 - шлюбний договір;
13 - інші дії;
14 - установчі договори;
15 - договір про відчуження земельної ділянки;
21 - зіпсований бланк;
22 - анульований бланк;
23 - дефектний бланк;
24 - відсутній бланк;
25 - викрадений бланк.
5.8. Адміністратор Єдиного реєстру щомісяця не пізніше 20-го числа наступного за звітним місяця надсилає до відповідного управління юстиції інформацію про несвоєчасне внесення або невнесення нотаріусами до Єдиного реєстру відомостей про витрачання бланків або недійсні бланки, порушення пункту 7.3 цього Положення.
5.9. За несвоєчасне внесення або невнесення відомостей про витрачання бланків або недійсні бланки, порушення пункту 7.3 цього Положення управління юстиції на підставі відповідного повідомлення Адміністратора Єдиного реєстру призупиняє діяльність приватного нотаріуса або притягає до дисциплінарної відповідальності державного нотаріуса.
5.10. За систематичне невжиття заходів, передбачених пунктом 5.9 цього Положення, начальник відповідного управління юстиції несе персональну відповідальність, передбачену чинним законодавством України.
5.11. Адміністратор Єдиного реєстру здійснює зберігання звітів про витрачання бланків, передбачених пунктом 5.5 цього Положення, протягом трьох календарних років.
6. Перевірка бланків за даними Єдиного реєстру
6.1. Обов'язковій перевірці підлягає кожний бланк, на якому викладено текст документа, що подається нотаріусу для вчинення нотаріальних дій.
6.2. Перевірка справжності бланків здійснюється нотаріусом шляхом безпосереднього доступу до Єдиного реєстру.
6.3. Нотаріуси, які не мають власних систем доступу до Єдиного реєстру, здійснюють перевірку справжності бланка шляхом звернення до Реєстратора.
6.4. Пошук інформації в Єдиному реєстрі здійснюється за серією та номером відповідного бланка.
6.5. За перевірку справжності бланка за даними Єдиного реєстру справляється плата в розмірі, установленому Міністерством юстиції України, крім випадків, коли документ, текст якого викладено на бланку, надійшов до нотаріуса поштою.
6.6. Відомості з Єдиного реєстру надаються безкоштовно на письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв'язку з кримінальними, цивільними господарськими або адміністративними справами, що перебувають у їх провадженні, а також Міністерству юстиції України, головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласним, містах. Києві та Севастополі, районним, міським (міст обласного значення), міськрайонним управлінням юстиції у зв'язку із здійсненням ними повноважень, визначених чинним законодавством України.
7. Прикінцеві положення
7.1. У межах нотаріального округу дозволяється передавання бланків між нотаріусами. Такі операції повинні супроводжуватися складанням акта про приймання-передавання з одночасним повідомленням Адміністратора Єдиного реєстру для внесення відповідних змін до Єдиного реєстру. До такого повідомлення додається примірник акта про приймання-передавання.
7.2. Витрати, пов'язані з використанням бланків, відшкодовують особи, щодо яких або в інтересах яких вчинені нотаріальні дії.
7.3. Забороняється передача бланків за межі нотаріального округу.
7.4. У разі анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю особа зобов'язана у триденний термін передати бланки, які залишилися невикористаними, до ІВЦУН, про що складається акт про приймання-передавання. Для внесення відповідних змін до Єдиного реєстру ІВЦУН негайно надає Адміністратору Єдиного реєстру повідомлення про приймання-передавання бланків. До такого повідомлення додається примірник акта про приймання-передавання.
7.5. ІВЦУН, нотаріуси відповідають за своєчасність та вірогідність відомостей, які вони надають Адміністратору Єдиного реєстру для внесення до Єдиного реєстру та/або вносять.
7.6. Адміністратор Єдиного реєстру відповідає за своєчасність унесення та відповідність даних у Єдиному реєстрі даним звітів нотаріусів та відомостям, наданим ІВЦУН.
7.7. Адміністратор здійснює комплекс програмних, технологічних та організаційних заходів щодо забезпечення захисту інформації, яка міститься у Єдиному реєстрі, від несанкціонованого доступу.
( Положення із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 33/5 від 09.08.2000, N 24/5 від 17.04.2001, N 67/5 від 14.07.2004, N 33/5 від 07.04.2005; в редакції Наказу Мін'юсту N 110/5 від 28.12.2006 )
Додаток 1
до Положення про порядок
постачання, зберігання,
обліку та звітності
витрачання спеціальних
бланків нотаріальних
документів
ЗВІТ
про витрачання бланків
Державний Герб України
Міністерство юстиції Державне 04050, м. Київ,
України Єдиний реєстр підприємство вул. Мельникова, 81
спеціальних бланків "Інформаційний літ. А
нотаріальних центр" Тел. (044) 206-71-38
документів Міністерства
юстиції
України
Серія _____, N _____ - _______
Нотаріус ________________ N свідоцтва _________ тел. ____________
Нотаріальна контора _____________________________________________
Коди витрачання: 1 - договір відчуження нерух. майна, крім
зем.діл.; 2 - договір відчуження трансп. засобів; 3 - інші
договори; 4 - заповіт; 5 - свідоцтво про право на спадщину; 6 -
свідоцтво про право власності; 7 - доручення; 8 - заява; 9 -
копія; 10 - переклад; 11 - дублікат; 12 - шлюбний контракт; 13 -
інші дії; 14 - установча угода; 15 - договір відчуження
зем.ділянки; 21 - зіпсований; 22 - анульований; 23 - дефектний; 24
- відсутній; 25 - викрадений.
------------------------------------------------------------------
|01 | |02 | |03 | |04 | |05 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|06 | |07 | |08 | |09 | |10 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|11 | |12 | |13 | |14 | |15 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|16 | |17 | |18 | |19 | |20 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|21 | |22 | |23 | |24 | |25 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|26 | |27 | |28 | |29 | |30 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|31 | |32 | |33 | |34 | |35 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|36 | |37 | |38 | |39 | |40 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|41 | |42 | |43 | |44 | |45 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|46 | |47 | |48 | |49 | |50 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|51 | |52 | |53 | |54 | |55 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|56 | |57 | |58 | |59 | |60 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|61 | |62 | |63 | |64 | |65 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|66 | |67 | |68 | |69 | |70 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|71 | |72 | |73 | |74 | |75 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|76 | |77 | |78 | |79 | |80 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|81 | |82 | |83 | |84 | |85 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|86 | |87 | |88 | |89 | |90 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|91 | |92 | |93 | |94 | |95 | |
|--------+---+--------+---+--------+---+--------+---+--------+---|
|96 | |97 | |98 | |99 | |00 | |
------------------------------------------------------------------
У графах таблиці надруковано останні дві цифри номера бланка
Зразок заповнення таблиці ----------------
|82 | |
|06.05.2006| 2 |
----------------
Посада _______________ Підпис _______________ Дата ______________
М.П.
( Додаток 1 в редакції Наказів Мін'юсту N 24/5 від 17.04.2001, N 33/5 від 07.04.2005, N 110/5 від 28.12.2006 )