Консультація : Облік бланків трудових книжок

Облік бланків трудових книжок

ПИТАННЯ: Як відображаються в бухгалтерському й податковому обліку бланки вкладишів до трудових книжок?

ВІДПОВІДЬ: Для обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них на підприємстві повинна використовуватися така документація, затверджена наказом Міністерства статистики від 27.10.1995 р. № 277:

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (форма № П - 9).

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (форма № П - 10).

Книги обліку трудових книжок повинні бути пронумеровані, скріплені підписом керівника й печаткою підприємства.

Відповідно до п. 7 Інструкції № 58, у Книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них бухгалтерією відображаються всі операції, пов'язані з одержанням і використанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із вказівкою серії та номера кожного бланка.

Бланки трудових книжок і вкладишів зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності й видаються за заявкою в підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок. Підприємство зобов'язане постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.

По закінченні кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок, здає в бухгалтерію звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них і про суми, отримані за заповнені трудові книжки й вкладиші до них.

При виписці трудової книжки, вкладиша до неї або дубліката із працівника втримується її вартість згідно з п. 6.1 Інструкції № 58.

У випадку неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування їхніх бланків внаслідок недбалого зберігання вартість зіпсованих бланків відшкодовується підприємством. На зіпсовані під час заповнення бланки складається акт за формою № П-11, затверджений наказом № 277.

Якщо трудова книжка працівника загублена підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості. Інструкцією про застосування Плану рахунків не передбачений окремий субрахунок для відображення бланків строгого обліку. У зв'язку із цим, логічніше було б відображати їх у складі запасів на субрахунку 209 “Інші матеріали”. Списання вартості бланків здійснюється по дебету рахунку 94 “Інші витрати операційної діяльності”, а точніше - по субрахунках:

943 “Собівартість реалізованих виробничих запасів” - трудові книжки, виписані працівникам;

949 “Інші витрати операційної діяльності” - зіпсовані бланки.

Одночасно на забалансовому рахунку 08 “Бланки строгого обліку” ведеться облік наявності й руху бланків суворого обліку й звітності. Аналітичний облік ведеться по кожному бланку й місцям їхнього зберігання.

Розглянемо бухгалтерський і податковий облік трудових книжок і вкладишів до них на конкретному прикладі.

Приклад. Підприємство “Фелікс” придбало 10 бланків трудових книжок за ціною 12,5 грн., крім того - ПДВ -2,5 грн.

Протягом звітного місяця особі, відповідальній за заповнення трудових книжок, було видано в підзвіт 5 бланків трудових книжок, однак при заповненні 1 бланк трудової книжки був зіпсований.

Відображення операцій з обліку і списанню бланків трудових книжок у бухгалтерському й податковому обліку наведене в табл. 1.

Таблиця 1

№ з/п	Зміст операції	Сума, грн.	Кореспонденція рахунків		Податковий облік
№ з/п	Зміст операції	Сума, грн.	дебет	кредит	валовий доход, грн.	валові витрати, грн.
1	Перерахування передоплати за бланки трудових книжок	150,0	631	311	-	125,0
2	Відображення розрахунку з ПДВ	25,0	641	644	-	-
3	Оприбуткування бланків трудових книжок	125,0	209 бух	631	-	-
4	Відображення податкового кредиту по ПДВ	25,0	644	631	-	-
5	Одночасне відображення на забалансовому рахунку бланків	125,0	08	-	-	-
6	Передача бланків у підзвіт особі, відповідальній за їхнє заповнення	75,0	209 кад	209 бух	-	-
7	Оприбуткування грошей, сплачених працівниками	60,0	301	712	50,0	-
8	Відображення податкових зобов'язань по ПДВ	10,0	712	641	-	-
9	Відображення собівартості бланків	50,0	943	209 кад	-	*п.5.9
10	Списання зіпсованого бланка на підставі акту	12,5	949	209 кад	-	*п.5.9
11	Коректування податкового кредиту з ПДВ, що відповідає зіпсованому бланку	-2,5	641	644	-	-
11		2,5	949	644	-	-
12	Списання бланків трудових книжок по рахунку із забалансового рахунку	62,5	-	08	-	-
13	Відображення фінансового результату	50,0	712	791	-	-
		50,0	791	943	-	-
		15,0	791	949	-	-

Примітка. У нашому прикладі автор не задавався питанням розгляду ситуації, в результаті якої необхідно провадити розрахунок розміру матеріальної відповідальності працівника за псування бланка трудових книжок згідно з п. 7 Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, недостач, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого Постановою КМУ від 22.01.1996 р. № 116.

У прикладі умовно наведена ситуація, при якій відповідно до абзацу 4 ст. 130 КЗпП України на працівників не може бути покладена відповідальність за збиток, що відноситься до категорії нормального виробничо - господарського ризику.

Список використаних нормативно-правових актів

Інструкція № 58 - Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці й Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58.

Наказ № 277 - Наказ Мінстату від 27.10.1995 р. № 277 “Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу”.

“Консультант бухгалтера” № 38 (370) 18 вересня 2006 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)