Організація відрядження за кордон

ПИТАННЯ: Як правильно організувати відрядження за кордон, не порушуючи законодавство?

ВІДПОВІДЬ: У процесі господарської діяльності трапляються ситуації, коли підприємство змушене направляти своїх співробітників у службове відрядження до іншої місцевості або за кордон території України. У зв'язку з цим служба бухгалтерії повинна здійснити низку заходів для організації відрядження працівників підприємства.

Для відрядження працівника за кордон необхідно:

- Оформити наказ (розпорядження) керівника про направлення працівника у відрядження. (У наказі (розпорядженні) указуються місце, мета і строк поїздки).

- Оформити посвідчення про відрядження.

- Зробити запис у журналі реєстрацій посвідчень про відрядження.

Розділ 2 Інструкції № 59 визначає порядок здійснення відряджень працівників підприємства за кордон України.

Строк перебування у відрядженні (крім виїзду працівників для виконання монтажних, ремонтних, налагоджувальних, проектних, будівельних, пусконалагоджувальних робіт) установлений не більше 60 днів.

Підприємство зобов'язане забезпечити працівника коштами в національній валюті країни, куди направляється працівник або у вільно конвертованій валюті. Згідно з п. 1.3 Інструкції № 59 придбання коштів в іноземній валюті здійснюється в уповноваженому банку відповідно до норм чинного законодавства.

Якщо у підприємства є свій валютний рахунок, то для видачі авансу необхідно подати до банку заявку, у якій вказуються:

- номер наказу (розпорядження) про відрядження до країни перебування.

- прізвище, ім'я, по батькові працівника, що виїжджає,

- строк перебування у відрядженні,

- розрахунок готівкової суми, що видається відрядженому працівнику.

Також подається доручення банку для перерахування у касу банку готівкової суми валюти. Правилами № 119 використання готвікової валюти на території України встановлено перелік витрат для визначення суми готівкової валюти на витрати на відрядження. Він включає:

- транспортні витрати (до місця відрядження і назад на одного працівника не більше 1000 доларів США або в еквіваленті);

- витрати на проживання;

- добові витрати з урахуванням норм затверджених добових витрат (не більше 300 доларів США на одного працівника на добу для оплати витрат на проживання і добових витрат).

Згідно з Постановою КМУ № 663 розмір добових витрат для відряджень за кордон складає:

- 280 грн. (якщо у вартості рахунка на проживання не зазначена вартість харчування);

- 224 грн. (якщо у вартості рахунка на проживання зазначена вартість одноразового харчування);

- 154 грн. (якщо у вартості рахунка на проживання зазначена вартість дворазового харчування);

- 98 грн. (якщо у вартості рахунка на проживання зазначена вартість триразового харчування).

На суму витрат, пов'язану з витратами на території України, підприємство зобов'язане видати працівнику, що відряджається, аванс у національній валюті України.

Виїзд за кордон і повернення до України в один день вважаються одним днем відрядження, і добові виплачуються як за одну добу перебування за кордоном. У разі коли день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи збігається з днем зазначеної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідний день вибуття або день прибуття відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон. (Для країн, з якими не встановлений або спрощений прикордонний контроль.)

Якщо дата вибуття у відрядження або дата повернення з відрядження не збігається з датами за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України у закордонному паспорті або документі, що його замінює, то добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються відповідно до порядку, передбаченого для відряджень у межах України. При цьому за дні перетину кордону України відповідно до зазначених відміток добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон. (Для країн, з якими встановлений повний прикордонний контроль.)

Якщо виникає необхідність направити працівника у службове відрядження за кордон, але підприємство не має відкритого валютного рахунку, йому необхідно звернутися до уповноваженого банку для вирішення питання забезпечення працівника необхідними коштами у валюті країни перебування або у вільно конвертованій валюті.

У статті 121 КЗпП України передбачені гарантії та компенсації працівників, що направляються в службові відрядження, виплачувані у порядку і розмірах, установлених законодавче. Забезпечення працівника коштами для фінансування його потреб не право, а обов'язок підприємства, яке направляє працівника у відрядження. Аванс може видаватися як готівковими коштами, так і в безготівковій формі з використанням платіжної картки у валюті країни перебування працівника, що відряджається, або в еквіваленті в іншій вільно конвертованій валюті.

Такої ж думки дотримується Мінфін у своєму листі № 31-03173-07-7/15222, у якому йдеться, що видача авансу в гривнях (у тому числі добових) працівнику, якого направляють у відрядження за кордон, є неправомірною.

Невидача авансу працівнику, що відряджається, вважається порушенням його трудових прав (ст. 265 КЗпП України), і спричиняє накладення на керівника підприємства адміністративного штрафу в розмірі 15-50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 41 КУпАП).

Стаття 121 КЗпП України передбачає гарантію відрядженій особі її середнього заробітку на увесь період відрядження.

При обчисленні середньої заробітної плати слід керуватися Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим Постановою КМУ № 100.

Згідно з цим Порядком, збережена середня заробітна плата відрядженого визначається виходячи з виплат за останні 2 календарних місяці роботи, що передують від'їзду відрядженого у службове відрядження.

Нарахування виплат по заробітній платі перебуваючого у службовому відрядженні здійснюється шляхом множення середньоденного (середньогодинного) заробітку на число робочих днів (годин), що припадає на час перебування у відрядженні.

До середньої заробітної плати в усіх випадках її збереження включаються:

- основна заробітна плата;

- доплати і надбавки:

- за понаднормову роботу і роботу в нічний час; суміщення професій та посад;

- розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт працівниками-почасовиками;

- Високі досягнення у праці;

- керівництво бригадою,

- вислугу років та інші;

- виробничі премії та премії:

- за економію конкретних видів палива, електроенергії та теплової енергії;

- винагорода за підсумками річної роботи і вислугу років тощо.

При обчисленні середньої заробітної плати у випадках її збереження відповідно до чинного законодавства не враховуються:

- разові виплати за виконання окремих доручень, не пов'язаних з виконанням трудових обов'язків;

- разові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, що виходять на пенсію, вихідна допомога);

- компенсаційні виплати на відрядження;

- премії за винаходи і раціоналізаторські пропозиції,

- грошові та матеріальні винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо;

- пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати;

- літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів за авторським договором;

- вартість безоплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту і гігієни, молока і лікувально-профілактичного харчування;

- дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв і будинків відпочинку;

- виплати, пов'язані з ювілейними датами, днем народження;

- вартість безоплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива і сума коштів на їх відшкодування;

- заробітна плата за роботу за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її у середньому заробіток передбачено чинним законодавством);

- суми відшкодування шкоди, заподіяної працівнику каліцтвом або іншим ушкодженням здоров'я;

- доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового колективу у майно підприємства;

- компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв'язку з порушенням строків її виплати;

- виплати за час, протягом якого зберігається середній заробіток (за час виконання державних обов'язків, щорічну і додаткову відпустки, відряджень);

- допомога по тимчасовій непрацездатності.

Середньоденна (погодинна) заробітна пл'ата визначається розподілом заробітної плати за фактично відпрацьовані протягом двох місяців робочі дні на число відпрацьованих робочих днів (годин).

Середньомісячне число робочих днів розраховується діленням на 2 сумарного числа робочих днів за останні два календарних місяці згідно з графіком роботи підприємства, установи, організації.

У випадках підвищення тарифних ставок і посадових окладів на підприємстві, в установі, у розрахунковому періоді, у якому за працівником зберігається заробітна плата, вона коригується на коефіцієнт підвищення. На госпрозрахункових підприємствах і в організаціях коригування заробітної плати та інших виплат здійснюється з урахуванням їх фінансових можливостей.

У разі зміни тарифної ставки (посадового окладу) працівнику в зв'язку з присвоєнням більш високого розряду, переведенням на іншу високооплачувану роботу таке коригування середньої заробітної плати не здійснюється.

Працівникам бюджетних установ і організацій, яким згідно із законами України щомісяця перераховуються посадові оклади до рівня середньої (подвійної) заробітної плати у промисловості, такі щомісячні доплати у розрахунок середньої заробітної плати включаються, якщо це передбачено колективним договором по підприємству.

Список використовуваних нормативно-правових актів:

КЗпП України - Кодекс законів про працю України.

КУпАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення.

Інструкція № 59 - Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 у редакції від 10.06.1999 р. № 146.

Лист Мінфіну № 31-03173-07-7/15222 - лист Мінфіну від 20.08.2004 р. № 31-03173-07-7/15222 “Щодо службових відряджень”.

Постанова КМУ № 663 - Постанова КМ України від 23.04.1999 № 663 “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон”.

Правила № 119 - Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою НБУ від 26.03.1998 р. № 119.

Постанова КМУ № 100 Постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100 “Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати”.

“Консультант бухгалтера” №34 (366) 21 серпня 2006 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)