Як організувати та оформити облік інкасації готівки

При організації нового торговельного підприємства виникає питання доставки готівкової виручки до банківської установи. Якщо обсяг коштів невеликий, готівку до банку підприємство передає самостійно. Але для підприємств з великим обігом готівки є сенс скористатися послугою інкасації.

Інкасація - збір і доставка коштів у касу установи банку. Донедавна така послуга надавалася лише Нацбанком. Проте зараз вже чимало банків мають письмовий дозвіл НБУ на надання послуги інкасації. Якщо банк, у якому відкрито рахунок підприємства, не має такого дозволу, тоді можна скористатися послугами служби інкасації Нацбанку, іншого банку (що має дозвіл) або держслужби охорони при МНС України. Для цього укладається договір за типовою формою, наведеною в Інструкції № 520 НБУ, або двосторонньою - між клієнтом банку та установою банку, або тристоронньою - між клієнтом банку, установою банку і службою інкасації (наприклад, з територіальним управлінням служби інкасації Національного банку). У договорі обумовлюється узгоджений сторонами графік заїзду інкасаторів, договірний тариф на послуги доставки і перерахування готівки (або фіксований, або у процентах від суми). За договором служба інкасації несе повну матеріальну відповідальність за схоронність опломбованих у сумці коштів при транспортуванні.

Зазначимо, що, інкасуючи виручку навіть у середині дня, підприємство не перевищить ліміт каси, якщо здасть надлімітну суму виручки поточного дня не пізніше наступного банківського дня (відповідно до Положення про ведення касових операцій).

Інкасація коштів безпосередньо у клієнтів банку здійснюється підрозділом перевезення валютних цінностей та інкасації коштів (далі - підрозділ інкасації) установ банків, службою інкасації Національного банку згідно з Інструкцією № 520. У відділі інкасації банку ведеться журнал обліку клієнтів банку, які обслуговуються підрозділом інкасації. На кожного клієнта банку щомісяця складається явочна картка з номером, за яким клієнт зареєстрований у такому журналі. Явочну картку відбитком печатки засвідчує керівник підрозділу інкасації.

Кожному клієнту залежно від розміру готівкової виручки банк видає потрібну кількість інкасаторських сумок з указівкою на них найменування цього банку і пломби до них. Інкасаторська сумка - це спеціальні мішки, кейси, інші засоби транспортування готівки, що забезпечують її схоронність і не дають можливості їх несанкціонованого відкриття. На кожній сумці проставляється порядковий номер сумки.

Клієнт банку надає установі банку два зразки пломби з чітким відбитком пломбіру. Якщо клієнт банку здає сумки з готівковою виручкою до інкасаторського пункту, то вищезазначені зразки пломб подаються у трьох примірниках. На відбитку пломби повинні бути зазначений номер реєстрації і скорочене найменування клієнта банку.

Начальник відділу інкасації і завкаси банку перевіряють зразки пломб і засвідчують їх пломбами на шпагаті нижче зразка пломби клієнта. Один примірник засвідченого зразка пломби передається клієнту банку. Цей зразок надається інкасатору під час отримання ним сумки з готівковою виручкою. Другий примірник, засвідчений завкаси, передається у касу банку для здійснення контролю під час прийняття сумок з готівковою виручкою від бригади інкасації.

Якщо клієнт банку здає готівкову виручку до інкасаторського пункту, то третій примірник зразка пломби передається інкасатору цього пункту для перевірки тотожності пломб на сумках з готівковою виручкою під час їх прийняття.

При здачі готівки уповноважена особа клієнта банку (касир підприємства):

- перераховує банкноти і монети, розсортовує їх за номіналом на придатні, зношені, керуючись порядком визначення платіжності банкнот і монет, установленими нормативно-правовими актами НБУ, обв'язує банкноти і вкладає в сумку, монети вкладає в мішечки для монет;

- заповнює комплект бланків (супровідну відомість, накладну і копію супровідної відомості) до кожної сумки під копіювальний папір і підписує кожний примірник;

- вкладає в сумку з готівкою перший примірник супровідної відомості;

- опломбовує сумку таким чином, щоб пломба була якнайближче до замка (кінці шпагату від зав'язаного вузла, що укладаються в паз пломби, повинні бути довжиною не більше двох сантиметрів);

- перевіряє службове посвідчення інкасатора з фотокарткою, доручення на інкасацію готівки, а також явочну картку, засвідчену відбитком печатки дільниці інкасації;

- здає сумку разом з накладною інкасатору;

- звіряє підпис інкасатора на копії супровідної відомості зі зразком його підпису на службовому посвідченні та дорученні, перевіряє наявність відбитка печатки дільниці інкасації;

- отримує від інкасатора порожню сумку, закріплену за цим Клієнтом.

Касир підприємства під час здачі інкасатору сумки робить у явочній картці всі передбачені записи (робити будь-які записи в явочній картці інкасатору забороняється).

Якщо інкасатору здають дві і більше сумок з готівковою виручкою або отримують від нього дві .і більше порожніх сумок, то в явочній картці в колонках “Номер сумки з грошовою виручкою” і “Номер прийнятої від інкасатора порожньої сумки” кількість сумок указується не цифрами, а словами. Приймаючи сумки, інкасатор перевіряє цілісність сумки (відсутність латок, зовнішніх швів, розриву тканини, невідбитих та пошкоджених пломб, розриву шпагату або вузлів на шпагаті тощо), цілісність швів, правильність її опломбування, цілісність шпагату, на якому відбита пломба, чіткість відбитка пломбіру, тотожність його зразку, відповідність номера прийнятої сумки номеру, зазначеному в явочній картці, накладній та копії супровідної відомості, наявність дати, підпису уповноваженої особи клієнта банку на накладній, відповідність суми виручки, зазначеної в явочній картці, записам у накладній та копії супровідної відомості і відповідність між сумами, зазначеними цифрами та словами в накладній і копії супровідної відомості, наявність підпису касира в явочній картці. Після цього інкасатор передає касиру підприємства порожню сумку, розписується на копії супровідної відомості, вказує на ній дату, ставить відбиток печатки.

За Положенням про ведення касових операцій документом, що свідчить про здачу виручки до банку через інкасаторів, є копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчена підписом і відбитком печатки інкасатора.

Приймаючи дві і більше сумок, інкасатор перевіряє кількість сумок і загальну суму готівки відповідно до записів у накладній та (або) копії супровідної відомості відповідно на кожну сумку, яку він приймає.

У разі виявлення під час перерахування банком готівки в сумках клієнта її нестачі або надлишку, а також сумнівних банкнот і монет банк складає акт за встановленою формою. Акт є беззаперечним і обов'язковим для Сторін.

Крім інкасації банки пропонують супутні послуги:

- перевезення спецвантажів (ювелірних виробів, музейних цінностей, дорогоцінних металів);

- обробка, перерахування та упакування грошей за правилами НБУ;

- доставка зарплати з підбором купюр необхідного номіналу;

- забезпечення розмінною монетою;

- інкасація готівки без відкриття рахунка в банку тощо.

Список використаних нормативно-правових актів

Інструкція № 520 - Інструкція з організації перевезення валютних цінностей та інкасації коштів в установах банків України, затверджена постановою Правління НБУ від 03.12.2003р. № 520 у редакції від 15.12.2004 р. № 644.

Положення про ведення касових операцій - Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

“Консультант бухгалтера” №34 (366) 21 серпня 2006 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)