ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ

ЛИСТ
07.06.2006 N 03-622

Про строки зберігання
та порядок знищення
документів приватного підприємця

Дякуємо за порушені у Вашому листі питання і роз'яснюємо таке:

1. Відповідно до доповнень до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (далі - Перелік), затверджених наказом Держкомархіву України від 26.11.2001 р. N 93 і зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11.12.2001 р. за N 1023/6214, податкові накладні; первинні бухгалтерські документи і додатки до них з експертно-імпортних операцій; документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт зберігаються 3 роки за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення (ст. 72Д, 74Д, 82Д).

2. Документи, перевірені податковими органами, не можуть бути знищені раніше встановлених для них строків зберігання.

3. Види специфічної документації із зазначенням строків її зберігання вносяться до Переліку на підставі пропозицій відповідних органів виконавчої влади, інших центральних установ певної галузі чи сфери діяльності. У даному випадку Держкомархів не може визначити строки зберігання такого документа, як книга N 10, оскільки це стосується компетенції Державної податкової адміністрації України, а також Пенсійного фонду (якщо облікові дані, що містить книга N 10, впливають на розрахунок пенсій підприємця або найманих ним осіб).

Якщо зазначені вище установи внесуть пропозиції щодо доповнення Переліку певними видами документів, Держкомархів їх обов'язково розгляне.

4. Порядок зберігання та знищення документів, що створюються в діяльності юридичних осіб усіх форм власності, визначають Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Держкомархіву від 16.03.2001 р. N 16 і зареєстровані в Мін'юсті 08.05.2001 р. за N 407/5598. Порядок роботи з документами приватних підприємців - фізичних осіб поки не унормовано. Разом з тим Держкомархівом передбачається розроблення такого нормативного документа.

5. Як зазначалося вище, спеціальної форми акта про вилучення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, чинними нормативними актами не передбачено. Запропонована Вами форма акта може бути застосована приватним підприємцем, однак акт має бути погоджений з відповідною архівною установою.

Заступник Голови Державного комітету Г.Портнов