КОНСУЛЬТУЄ ДПА У ЧЕРНІГІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ

Терміни зберігання та порядок
знищення документів підприємця

Первинна документація (накладні, чеки, квитанції, акти тощо), облікові регістри (у тому числі Книга ф. № 10, Реєстр отриманих та виданих податкових накладних), зарплатні відомості, податкова звітність (декларації, розрахунки, відомості, довідки тощо) та інші повинні зберігатися протягом певних термінів, після чого знищуються або здаються до архіву.

У зв'язку з цим, перш ніж знищити якийсь документ, бажано з'ясувати, чи минув строк його зберігання. Терміни зберігання первинних документів, документів податкової звітності та іншої документації визначені Переліком типових документів, які створюються в органах державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41 (далі - Перелік № 41).

Він також призначений і для використання підприємцями - фізичними особами (п. 1.3 Переліку № 41).

Відповідно до цього нормативу обчислення термінів зберігання документів розпочинається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання документів, датованих 2002 роком, починається з 1 січня 2003 року. І якщо строк зберігання такого документа становить, наприклад, 3 роки, то він завершиться 1 січня 2006 року.

Тобто початок року - час, коли можна позбутися “баласту” документів, термін зберігання яких минув.

Терміни зберігання документів підприємця (у тому числі “податкових”)

Більшість документів, які підприємець використовує у своїй господарській діяльності, мають строк зберігання 3 роки. Але є й виключення. Наприклад, відомості для нарахування зарплати зберігаються й 5, і 75 років. Поговоримо докладніше про такі терміни.

Важливо звернути увагу, що стосовно окремих документів у Переліку № 41 містяться додаткові обмеження. Так, у ньому сказано, що деякі документи знищити можна лише після завершення перевірки державних податкових органів (після закінчення встановлених термінів їх зберігання й за умови, що період, якого стосуються ці документи, перевірений податківцями в межах планової перевірки).

Так, згідно з п. 315 Переліку № 41 строк зберігання три роки, за умови, що перевірку вже завершено, застосовується до такого масиву документів:

До переліку документів, які зберігаються три роки, за умови проведення перевірки, потрібно також включити податкові накладні, первинні документи і додатки до них щодо експортно-імпортних операцій, документи (акти, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт (все, що стосується податкового обліку).

Таких документів, а це фактично всі документи, які використовуються для підтвердження даних, відображених у податковій звітності підприємця, навіть якщо вони вже “відлежали” потрібний термін, позбуватися до податкової перевірки (планової) відповідного періоду не можна. Крім цього, у разі виникнення розбіжностей або порушення судових справ, ці документи - потрібно зберігати понад зазначений строк до ухвалення остаточного рішення відповідних інстанцій. При цьому з урахуванням норм Закону України “Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами” від 21.12.2000 р. № 2181-ІІІ для документів, які стосуються оподаткування, у випадку якщо на підставі їх даних подавалася податкова декларація (розрахунок), трирічний строк краще відраховувати від граничної дати подання такої декларації (розрахунку).

Виникає запитання: якщо податкову перевірку завершено, але належні три роки не минули, чи можна в цьому разі знищувати документи?

По-перше, якщо завершено позапланову перевірку, яка охопила певний період, а планової перевірки періоду, що нас цікавить, не було, то документи потрібно обов'язково зберігати саме до закінчення планової комплексної перевірки.

По-друге, навіть якщо у підприємця була саме планова комплексна перевірка, однаково потрібно витримати належні три роки та не знищувати документи до закінчення цього терміну. Адже прийти до підприємця можуть не лише перевіряючі з податкової. Ніхто з нас не застрахований від візитів представників органів прокуратури, ДСБЕЗ та інших відомств, візити яких можливі. Тому, якщо планову податкову перевірку вже завершено, а документи зберігаються менше трьох років, до закінчення належного терміну знищувати їх не можна.

Договори та угоди

Для окремих видів договорів і угод також встановлені різні терміни зберігання. Господарські, трудові та інші договори (п. 345 Переліку № 41) повинні зберігатися три роки після закінчення строку дії таких договорів за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства відповідного періоду. Кредитні договори (п. 54Д Переліку № 41), договори застави, переводу боргу (п. 55Д Переліку № 41) - п'ять років після закінчення терміну дії або погашення кредиту, боргу за тієї ж умови (проведення податківцями перевірки).

Торгові патенти

Відповідно до Положення про виготовлення, зберігання та реалізацію торгових патентів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 13.07.98 р. № 1077, торгові патенти, термін дії яких закінчився, підприємець повинен повернути органу державної податкової служби. Якщо СПД припинив діяльність, яка підлягає патентуванню, то патент необхідно здати незалежно від строку його дії.

Свідоцтва про сплату єдиного податку
та довідки на найманих працівників

Свідоцтво про сплату єдиного податку відповідно до Порядку видання вищевказаного Свідоцтва, затвердженого наказом ДПАУ від 29.10.99 р. № 599, після закінчення терміну дії повинно в п'ятиденний строк бути повернуто підприємцем до податкового органу, що його видав (разом з усіма довідками, виданими на найманих працівників).

Повернути цей документ потрібно й у випадку, коли підприємець відмовляється від застосування спрощеної системи за своїм добровільним рішенням або змушений це зробити через законодавчий припис, а також якщо підприємець вирішує знятися з держреєстрації (ліквідуватися) - протягом 5 днів після закінчення останнього кварталу роботи за спрощеною системою.

Тепер щодо довідок на найманих працівників. Якщо підприємець не збирається залишати спрощену систему, то потрібно звернути увагу на такий момент: при звільненні найманого працівника в інтересах підприємця подати до податкового органу видану на таку особу довідку якомога раніше - хоч у день розірвання трудового договору з ним. У противному випадку можуть виникнути такі негативні наслідки: якщо трудовий договір буде розірвано в одному місяці, а довідку підприємець поверне тільки в наступному, то податківці будуть вимагати від підприємця доплатити єдиний податок за той місяць, у якому здана довідка (хоча працівник у цьому місяці вже не буде працювати).

Книга обліку доходів і витрат за ф. № 10

Як зазначено в листі ДПАУ від 05.11.97 р. № 17-0117/10-8886 “Про порядок ведення Книги обліку доходів і витрат громадянами - суб'єктами підприємницької діяльності”, використану Книіу ф. № 10 громадяни - суб'єкти підприємницької діяльності повинні здати до податкової адміністрації, де вона зберігається протягом 5 років.

Але, проаналізувавши вимоги пп. 2 п. 2 ст. 17 Закону України “Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування” від 09.07.2003 р. № 1058-ІV (далі - Закон № 1058), можна дійти висновку, що Книгу ф. № 10 як регістр із даними про доходи застрахованої особи (у цьому випадку підприємця) потрібно зберігати:

- з даними про чистий дохід за період до 01.07.2000 р. - протягом 75 років;

- з даними про чистий дохід за період після 01.07.2000 р. - протягом усього часу сплати пенсійних внесків і 5 років після припинення їх сплати, а потім передавати на зберігання до архіву. Все це стосується підприємця на загальній системі.

Що з цього приводу думають працівники Пенсійного фонду, невідомо - відповідних роз'яснень немає. Водночас із Порядку передання до архівних установ або підрозділів документів з обліку виплат (доходу) застрахованих осіб, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02.06.2004 р. № 741 (далі - Порядок. № 741), розробленого спеціально під ст. 17 Закону № 1058, випливає, що вищевказані терміни зберігання стосуються тільки особистих рахунків застрахованих осіб і розрахунково-платіжних відомостей.

Наявна деяка неоднозначність. Виходить, що єдиннику свою Книгу ф. № 10 після її повного заповнення потрібно здати до податкового органу. Отже, підприємцю на загальній системі потрібно офіційно поінформувати податківців про те, що Книга ф. № 10 у нього закінчилася, і повідомити про норми пенсійного законодавства. Потім, якщо податківці погодяться, залишити Книгу ф. № 10 у себе, якщо ні - віддати її в ДПІ.

Що стосується Книг ф. № 10, які ведуть реалізатори платників єдиного податку, то, на думку Державної податкової адміністрації України, викладену в листі від 06.05.2000 р. № 6304/7/17-0217 “Про Книги обліку доходів і витрат фізичних осіб, які знаходяться у трудових відносинах із платниками єдиного податку”, такі книги підприємець повинен зберігати у себе протягом трьох років.

Документація, пов'язана з
застосуванням РРО та розрахункових книжок

Ст.3 Закону України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” від 06.07.95 р. № 265/95-ВР передбачені окремі терміни зберігання документації щодо розрахунків через реєстратори розрахункових операцій (РРО) і з використанням розрахункових квитанцій (РК).

Так, контрольні стрічки РРО, використані книги обліку розрахункових операцій (а з ними ті ж 2-звіти) і розрахункові книжки повинні зберігатися протягом трьох років після їх закінчення.

Відомості про нарахування
заробітної плати найманим працівникам

У своїй діяльності підприємець обов'язково повинен складати відомості про нарахування заробітної плати найманим працівникам, доходів громадянам за виконання робіт (послуг) за договорами цивільно-правового характеру. При цьому такі відомості повинні зберігатися у підприємця протягом:

- за період до 01.07.2000 р. - 75 років;

- за період після 01.07.2000 р. - протягом усього часу сплати пенсійних внесків і протягом 5 років після припинення їх сплати, а потім передаються на зберігання до архіву (у порядку, передбаченому Порядком № 741).

Документи щодо сплати внеску
до пенсійного фонду і внесків до соцфондів

Платіжні документи, які свідчать про сплату внеску до Пенсійного фонду “за себе” (зі свого чистого доходу) і сплату страхових внесків до соціальних фондів “за себе” (сплачуються добровільно), підприємцю рекомендуємо взагалі не знищувати, а зберігати протягом невизначеного терміну.

Обчислення термінів зберігання документів

Як ми вже відзначали, обчислення термінів зберігання документів ведеться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Виключення становлять зазначені в Переліку № 41 випадки, наприклад, коли відлік починається з дати закінчення строку дії договору. У випадку з податковими документами іноді відлік краще починати з граничної дати подання податкової декларації (розрахунку).

Знищення документів підприємцем

Давайте розберемося, що ж робити зі старими документами, термін зберігання яких уже минув. Після того, як СПД переконався, що н:чого не зашкодить йому позбутися старого документа, настає час його знищення.

Так само як і зберігати документи, знищувати їх потрібно керуючись нормами Переліку № 41. Згідно з п. 3.6 Переліку № 41 знищувати документи, що вже не потрібні і строки зберігання яких минули (та не підлягають обовязковому переданню до архіву), необхідне за погодженням з державними архівними установами. Як правило, переданню до відомчого архіву підлягають документи, які мають певну історичну цінність, або документи з постійним терміном зберігання.

Щодо інших документів (які не мають постійного строку зберігання та не мають історичну цінність), то їх підприємець може знищити, але з дотриманням установленої законодавством процедури. При цьому підприємцю не потрібно створювати експертні комісії для визначення цінності документів, як це роблять юридичні особи.

Єдине, що б ми порадили зробити, - це скласти акт на знищення документів, який завжди може стати у пригоді у разі виникнення будь-яких розбіжностей, претензій з боку перевіряючих органів. Цей акт може мати такий вигляд.

Усього 3 (три) справи за 2001 - 2002 рр. здати на знищення до організації з заготівлі вторинної сировини за приймально-здавальною накладною.

Затверджую:

СПД Іванченко С.П. ____________________

“20” січня 2006 р.
СПД Іванченко С. П.
20.01.2006 р. м. Харків

Акт № 1
про виділення документів, які підлягають знищенню

СПД Іванченком С. П. відібрано на знищення документи, які не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення (на підставі Переліку типових документів, що створюються в органах державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, затвердженого наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41).

Усього 3 (три) справи за 2001 - 2002 рр. здати на знищення до організації з заготівлі вторинної сировини за приймально-здавальною накладною.

СПД Іванченко С. П._________________

“20” січня 2006 р.

Відібрані на знищення та включені до відповідних актів документи можна знищувати. Причому для юридичних осіб передбачений особливий порядок знищення: документи повинні бути передані організаціям, які займаються заготівлею вторинної сировини. А підприємці не зобов'язані здавати документи на знищення організаціям, що займаються такою заготівлею. Але якщо обсяги документів, підготовлених на знищення, більші, здати їх на переробку значно зручніше, ніж, наприклад, спалити.

Слід зауважити, що спалювати документи не заборонено. У листі Державного комітету архівів України від 12.01.2001 р. № 05-26 зазначено, що при незначному обсязі документів, виділених на знищення, їх можна спалити, але при цьому в акті робиться відповідна відмітка. Однак, про який обсяг під словом “незначний” у цьому листі йде мова, дотепер невідомо. Тому підприємець повинен сам для себе визначити залежно від наявного обсягу документів, підготовлених на знищення, що йому буде краще зробити: спалити документи або здати їх на переробку до організації з заготівлі вторсировини.

Відділ зв'язків із громадськістю,
ЗМІ та масово роз'яснювальної роботи